Akta osobowe 2017 – jak uniknąć błędów - ebook

Rozdział 1.

Zasady ogólne

Prawidłowe prowadzenie, przechowywanie i udostępnianie dokumentacji pracowniczej

Dla każdego pracownika trzeba założyć osobną teczkę, z podziałem na 3 części i osobnym wykazem dokumentów w każdej części. Dokumenty powinny zostać ponumerowane i ułożone chronologicznie. Należy pamiętać, by nie przechowywać oryginałów dokumentów składanych przez pracownika.

Osobna teczka dla każdego pracownika

Dla każdego pracownika pracodawca powinien założyć i prowadzić oddzielną teczkę akt osobowych. Taką (pustą oczywiście) teczkę można zakupić w wielu sklepach z materiałami biurowymi lub też przygotować samodzielnie.

Założenie teczki jest konieczne dla każdej osoby zatrudnionej na podstawie: umowy o pracę, mianowania, powołania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę. Nie ma znaczenia liczba zatrudnionych pracowników ani wymiar ich zatrudnienia. Obowiązek założenia teczki powstaje nawet, gdy pracodawca zatrudnił tylko 1 osobę na podstawie umowy o pracę na pół etatu.

Zleceniobiorcy itp. bez teczki

Nie ma obowiązku prowadzenia teczek akt osobowych dla osób zatrudnionych na podstawie umów zlecenia, umów o dzieło, cywilnoprawnych kontraktów menedżerskich oraz w ramach tzw. samozatrudnienia.

Teczka zbiorowa jest niedopuszczalna

Pracodawca nie może prowadzić akt zbiorowych, nawet jeżeli w teczce znajduje się dokument podpisany przez kilku pracowników.

Przykład

Czterech pracowników magazynu podpisało umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Pomimo to nie można ich dokumentów umieścić w jednej teczce. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej powinna być sporządzona w tylu egzemplarzach, by możliwe było przekazanie po jednym egzemplarzu każdemu pracownikowi oraz włączenie po jednym egzemplarzu do części B akt osobowych każdego z pracowników, którego umowa dotyczy.

Akta osobowe w trzech częściach

Każda teczka akt osobowych powinna składać się z trzech części: A, B i C. Te części powinny być wyraźnie oddzielone:

▶w części A – należy gromadzić dokumenty związane z ubieganiem się kandydata o zatrudnienie,

▶w części B – należy gromadzić dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,

▶w części C – należy gromadzić dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Pełny wykaz dokumentów, które powinny znajdować się w aktach osobowych, zawarty jest w rozporządzeniu w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (patrz: Podstawa prawna).

Porządek chronologiczny, numeracja i wykaz

Dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych należy ułożyć w porządku chronologicznym, ponumerować i opisać w wykazie dokumentów (osobnym dla każdej części akt osobowych). Najwygodniej jest wpinać dokumenty od najstarszych do najnowszych, nie ma bowiem wówczas konieczności wypinania wszystkich dokumentów, gdy chcemy dodać nowy dokument. Umieszczając nowy dokument, należy każdorazowo nadać mu kolejny numer i uzupełnić wykaz dokumentów o jego tytuł.

Pewien praktyczny problem może powstać, jeśli pracownik doniesie dokument po czasie, np. brakujące świadectwo pracy z poprzedniego miejsca pracy. Aby w takiej sytuacji za każdym razem nie przepisywać wykazu na nowo, warto pomiędzy poszczególnymi pozycjami w wykazie zostawić nieco miejsca. Można wówczas dopisać ten dokument do wykazu, nadając mu oznaczenie cyfrowo-literowe, przykładowo numer: 1a, 1b lub 1c.

Przykład

Pracownik doniósł po czasie dyplom ukończenia studiów. Aby nie tworzyć na nowo wykazu dokumentów, uzupełniono dotychczasowy wykaz w następujący sposób:

1. ....................................

2. Świadectwo pracy z Prochem sp. z o.o.

2a. Dyplom studiów wyższych

3. Orzeczenie lekarskie

4. ....................................

Przechowywanie oryginałów zabronione

W aktach osobowych należy przechowywać odpisy lub kopie składanych przez pracownika dokumentów. Nigdy oryginały. Można żądać od pracownika przedłożenia oryginałów dokumentów tylko do wglądu lub sporządzenia ich odpisów albo kopii. Oczywiście zasada ta nie dotyczy dokumentów sporządzanych przez pracodawcę lub na jego polecenie.

Przykład

W aktach osobowych przechowuje się oryginał zaświadczenia o ukończonych szkoleniach bhp czy też np. oryginał orzeczenia lekarskiego. Nie wolno natomiast przechowywać oryginałów świadectw pracy z poprzedniego miejsca pracy dostarczonych przez pracownika.

Podstawa prawna

▶§ 1 ust. 3, § 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62, poz. 286 ze zm.),

▶art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r., poz. 1666).

Iwona Jaroszewska-Ignatowska

radca prawny, prowadzi Kancelarię Prawa Pracy

Nie ma obowiązku przechowywania dokumentacji pracowniczej w określonych miejscach, np. w szafach pancernych

Pracodawca ma obowiązek przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach, które nie grożą im uszkodzeniem lub zniszczeniem.

Dokumentacja nie może ulec zniszczeniu bądź uszkodzeniu

Pracodawca jest zobowiązany do przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Ustawodawca nie precyzuje, jakie warunki przechowywania należy uznać za grożące uszkodzeniem lub zniszczeniem dokumentacji pracowniczej. Dlatego też wydaje się, że dotyczy to sytuacji wyjątkowych, jak np. brak nadzoru nad dokumentami czy też przechowywanie ich w miejscu narażonym na negatywne działanie warunków atmosferycznych.

Przechowywanie akt osobowych i dokumentacji można zlecić innemu podmiotowi

Pracodawca, który prowadzi przedsiębiorstwo, ma obowiązek przechowywać akta osobowe i inną dokumentację pracowniczą we własnym zakresie, ale nie ma przeszkód, aby te czynności zlecił innej, specjalistycznej firmie.

Obowiązki nie ustają w przypadku likwidacji pracodawcy

W przypadku postawienia pracodawcy w stan likwidacji lub ogłoszenia jego upadłości, odpowiednio likwidator lub syndyk masy upadłości wskazuje podmiot prowadzący działalność w dziedzinie przechowywania dokumentacji, któremu zostanie ona przekazana do dalszego przechowywania. Ponadto zapewnia na ten cel środki finansowe, na czas, jaki pozostał do końca 50-letniego okresu przechowywania dokumentacji, liczonego: od dnia zakończenia pracy u danego pracodawcy – dla dokumentów osobowych lub od dnia wytworzenia – dla dokumentacji płacowej. Dokumentacja przekazywana do dalszego przechowywania powinna być przed przekazaniem właściwie uporządkowana.

Niewłaściwe przechowywanie dokumentacji pracowniczej jest wykroczeniem

Warto zaznaczyć, że każdy, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, pozostawia dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem – podlega karze grzywny. Grzywna ta może wynieść od 1.000 do 30.000 zł.

Podstawa prawna

▶art. 94 pkt 9b, art. 281 pkt 7 ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U. z 2016 r., poz. 1666),

Darmowy fragment