50 praktycznych formuł na każdą okazję - ebook

Wstęp

Za pomocą formuł można wykonać bardzo różne zadania w Excelu i ułatwić sobie codzienną pracę z tym programem. W książce znajdziesz zbiór 50 formuł, które przydadzą się każdemu przy wielu okazjach. Zanim przejdziemy do omówienia praktycznych przykładów, przedstawiamy kilka zasad i trików, które ułatwią pracę z formułami. Dowiesz się, jak szybciej wpisywać formuły, rozwiązywać pojawiające się problemy i unikać typowych błędów.

Formuły umożliwiają wykonanie różnych zadań, jednym z najczęstszych są obliczenia. W książce znajdziesz wiele praktycznych formuł, które umożliwią wykonanie nawet najbardziej skomplikowanych kalkulacji. Jednak formuły mogą służyć nie tylko do obliczeń, ale również do wykonywania działań na tekście, niekiedy całkiem skomplikowanych. Można kopiować określony fragmenty tekstu, łączyć teksty z różnych komórek i wiele innych. Dlatego przedstawiamy także kilka praktycznych formuł, które pomogą uporządkować teksty w Twoich arkuszach.

Praktycznie każdy użytkownik Excela zmagał się z obliczeniami dotyczącymi dat i godzin. Typowe problemy to uwzględnienie dni roboczych czy pojawianie się ujemnych wartości czasu. Z naszymi formułami poradzisz sobie z każdym z tych problemów. Częstym zadaniem w Excelu jest wyszukanie określonej wartości na liście. Znalezienie np. maksimum czy minimum jest dość proste. Jednak arkusz kalkulacyjny, dzięki formułom, daje w tym zakresie dużo większe możliwości. Kilka przedstawionych w tej książce formuł pokaże, jak z nich korzystać.1. Jak sprawnie posługiwać się formułami

Zanim przejdziemy do omówienia praktycznych przykładów, warto poznać kilka zasad i trików, które ułatwią pracę z formułami. Dowiesz się, jak szybciej wpisywać formuły, rozwiązywać pojawiające się problemy i unikać typowych błędów.

Formuła 1. Pokazywanie nazw argumentów funkcji na pasku formuły

W tej poradzie pokazujemy, w jaki sposób można ułatwić sobie wpisywanie argumentów funkcji przy tworzeniu formuły za pomocą skrótu klawiaturowego powodującego wstawienie argumentów funkcji. Przykład oprzemy na skoroszycie składającym się z dwóch arkuszy.

Rysunek 1.1. Arkusz z danymi pracowników

W pierwszym arkuszu znajdują się dane pracowników przedstawione na rysunku 1. Natomiast w drugim arkuszu chcesz, aby w komórce B7 automatycznie była wpisywana data urodzin pracownika, którego nazwisko i imię będzie wpisane do komórki B3. W tym celu musisz użyć funkcji WYSZUKAJ.PIONOWO. Zaznacz komórkę B3 i naciśnij klawisz znaku równości =, wpisz lub wybierz nazwę funkcji, a następnie naciśnij klawisz rozpoczęcia nawiasu (.

Rysunek 1.2. Wpisywanie funkcji, jakiej chcesz użyć w formule

Teraz musisz wpisywać poszczególne argumenty funkcji. Często przy wpisywaniu argumentów można się pomylić. Dlatego można teraz przytrzymać wciśnięte klawisze oraz , i nacisnąć klawisz A, aby wstawić poszczególne argumenty funkcji w postaci nazw argumentów, tak jak pokazano na rysunku 3.

Rysunek 1.3. Wstawienie argumentów funkcji po naciśnięciu kombinacji klawiszy , i A

Klikając dwukrotnie myszką argument funkcji, zostanie on zaznaczony i można zamiast nazwy tego argumentu wpisać prawidłowy zakres komórek lub wartość, jaką powinien on posiadać. Następnie można dwukrotnie kliknąć myszką kolejny argument i dokonać odpowiedniej zmiany. W ten sposób można wpisać poszczególne argumenty w nieco prostszy sposób, unikając ewentualnych błędów w składni formuły.

Rysunek 1.4. Formuła po wprowadzeniu prawidłowych argumentów funkcji

Formuła 2. Unikanie niepoprawnych formuł

Podczas pracy z arkuszem kalkulacyjnym nie sposób ustrzec się przed popełnianiem błędów w formułach. W bardziej skomplikowanych skoroszytach znalezienie formuły z błędem potrafi być naprawdę czasochłonnym wyzwaniem.

Przede wszystkim należy pamiętać, aby każdą formułę rozpoczynać od znaku równości (=), w przeciwnym razie wpisany tekst formuły zostanie wyświetlony jako zawartość komórki.

Po drugie, każdy nawias kiedyś się zaczyna i kiedyś się kończy – liczba nawiasów otwierających i zamykających musi być taka sama w każdej formule.

Jedną z najczęstszych przyczyn błędów w działaniu skoroszytu jest nieprowadzenie wszystkich argumentów wymaganych przez daną formułę. Są wprawdzie formuły, które argumentów nie posiadają (np. DZIŚ), ale większość funkcji wymaga podania co najmniej jednego argumentu.

Zawsze więc trzeba podawać wszystkie argumenty i to w formacie przewidzianym przez daną funkcję.

Na przykład funkcja LITERY.WIELKIE(X) przyjmuje jako argument X zarówno ciąg tekstowy („krzesło”), jak i odwołanie do komórki (E4).

Rysunek 1.5. Funkcja LITERY.WIELKIE zmienia sposób wyświetlania ciągu tekstowego

Podanie błędnego argumentu (niezgodnego ze składnią danej funkcji) będzie skutkowało błędem #ARG! Albo podawaniem przez arkusz błędnego wyniku.

Rysunek 1.6. Funkcja SUMA(A;B;C;…) jako argumenty przyjmuje liczby czy odwołania do komórek z liczbami, ale już nie wartości tekstowe. Efektem jest błąd #ARG!

Wprowadzając dane liczbowe, należy je wprowadzać „gołe”, tj. bez jakichkolwiek symboli (np. dolar, euro) czy przedzielania tysięcy przecinkami (np. 5,000,000). Komórka powinna bowiem posiadać bezwzględnie określoną wartość, a to co dana wartość prezentuje (kwota pieniędzy, temperatura), wynika ze sposobu sformatowania tej komórki, a nie jej zawartości.

Co zrobić, gdy formuła =2+2 wyświetla jako zawartość komórki 4,00 zamiast 4? Okazuje się, że za niewłaściwe „działanie” komórek często jest odpowiedzialne złe ustawienie ich formatowania. Najczęściej jest to spowodowane np. sformatowaniem komórki jako typ danych Liczbowe, a następnie – po długiej pracy z arkuszem – stwierdzenie, że warto tam trzymać wynik obliczenia bez miejsc po przecinku. Niestety wówczas najczęściej zapominamy o przywróceniu komórki do typu danych Ogólne. Warto więc wyrobić sobie nawyk ustawiania formatowania komórek na Ogólne, np. gdy wyczyścimy ich zawartość:

1. Zaznacz komórki, których formatowanie chcesz wyczyścić.

2. Z karty Narzędzia główne w polu Liczba należy wybrać z rozwijanej listy Forma liczb pozycję Ogólne.

Rysunek 1.7. Lista Forma liczb w polu Liczba

Jeszcze inną „przypadłością” jest używanie przy mnożeniu zamiast znaku * litery x.

Pożytecznym przyzwyczajeniem jest także umieszczanie wszelkich ciągów tekstowych podawanych jako argumenty funkcji pomiędzy znakami cudzysłowu. Pozwala to uniknąć błędów w przypadku gdy tekst zawiera spację czy niektóre znaki specjalne. Co więcej, taka formuła jest najczęściej znacznie bardziej czytelna.

Na przykład formuła =”Dzisiaj mamy dzień tygodnia: „ & TEKST(DZIŚ();”dddd”) wyraźnie oddziela dwa ciągi tekstowe od funkcji DZIŚ().

Irytującym błędem jest także błąd dzielenia przez zero. Na przykład jakaś formuła dzieli każdą ilość towaru w jednej z kolumn tabeli na określoną liczbę palet. Jeżeli nie wpisz liczby palet dla danego towaru, którego jest 10 sztuk to wynik dzielenia 10/0 będzie wypisany jako błąd #DZIEL/0!. Zapewne wolelibyśmy wówczas mieć wpisane po prostu 0, jako że tak mała ilość towaru nie będzie wymagała ani jednej palety. Posłuży do tego funkcja =JEŻELI.BŁĄD(10/0;0), która stwierdzi, iż 10/0 jest błędem i w związku z tym wypisze 0. Oczywiście zamiast 10 można wpisać adres komórki z ilością towaru.

Darmowy fragment