ABC inwentaryzacji w firmie - ebook

Firmy prowadzące księgi powinny przeprowadzić inwentaryzacje

Jednym z elementów rachunkowości, zgodnie z art. 4 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości (dalej: UoR) jest okresowe ustalanie lub sprawdzanie drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Przeprowadzenie tych czynności jest jednym z podstawowych warunków uzyskania rzetelnych informacji niezbędnych do sporządzenia sprawozdania finansowego.

Zatem obowiązek przeprowadzenia prac inwentaryzacyjnych ciąży na wszystkich podmiotach prowadzących księgi rachunkowe zgodnie z ustawą o rachunkowości. A zatem dotyczy przede wszystkim:

● wszystkich osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej,

● osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, spółek cywilnych i osobowych prawa handlowego, jeśli prowadzą obowiązkowo (po przekroczeniu progu 1,2 mln euro przychodów) lub dobrowolnie księgi rachunkowe,

● osób zagranicznych, oddziałów i przedstawicielstw przedsiębiorców zagranicznych, w rozumieniu przepisów o swobodzie działalności gospodarczej;

● jednostek niewymienionych wcześniej, jeżeli otrzymują one na realizację zadań zleconych dotacje lub subwencje z budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego lub funduszów celowych,

● jednostek sektora finansów publicznych.

Obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji dotyczy także podmiotów, które przygotowują sprawozdania finansowe zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Sprawozdawczości Finansowej/Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości. Regulacje te nie zawierają przepisów związanych między innymi z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i innych aspektów organizacyjno- technicznych, a zatem na podstawie art. 2 ust. 3 UoR należy w tym zakresie stosować wymogi wynikające z ustawy o rachunkowości.Remanent warto przeprowadzać przy zastosowaniu zasad dotyczących spisu z natury

Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą nieprowadzące ksiąg rachunkowych przeprowadzają remanent. Jest to w praktyce wykorzystanie inwentaryzacyjnej metody spisu z natury w celu określenia stanu ilościowego i wartościowego towarów handlowych, materiałów (surowców) podstawowych i pomocniczych, półwyrobów, produkcji w toku, wyrobów gotowych, braków i odpadów. Można i warto wykorzystać tu wskazówki dotyczące spisu natury, ponieważ dzięki nim remanent na koniec roku lub na inny dzień określony przepisami prawa podatkowego staje się wiarygodny.

Pamiętać też należy, że regulacje prawne, które mają zastosowanie w jednostkach prowadzących księgi rachunkowe, to nie tylko ustawa o rachunkowości, ale także:

a) Dział piąty ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze. zm.),

b) rozporządzenie Rady Ministrów z 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu (tekst jedn: Dz.U. z 1996 r. nr 143, poz. 662),

c) rozporządzenie Rady Ministrów z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie (tekst jedn.: Dz.U. z 1996 r. nr 143, poz. 663),

d) obowiązujące w jednostce zasady (polityka) rachunkowości i zakładowy planu kont.

Dla jednostek należących do sektora finansów publicznych, zwłaszcza dla samorządowych zakładów budżetowych, jednostek budżetowych, urzędów obsługujących jednostki samorządu terytorialnego czy organa władzy państwowej, szczególne znaczenie dodatkowo mają:

● rozporządzenie Ministra Finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (Dz.U. z 2010 r. nr 128, poz. 861 ze zm.),

● rozporządzenie Ministra Finansów z 7 grudnia 2010 r. w sprawie sposobu prowadzenia gospodarki finansowej jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych (Dz.U. z 2010 r. nr 241, poz. 1616).

Inne podmioty muszą wziąć oczywiście pod uwagę także regulacje dotykające ich specyfiki działalności. Dotyczy to w szczególności banków, muzeów czy bibliotek.Cel inwentaryzacji to weryfikacja rzetelności prowadzonej ewidencji

Inwentaryzacja jest niestety często postrzegana tylko jako obowiązek wynikający z przepisów prawa. W istocie jest to jednak także okazja do zweryfikowania nie tylko rzetelności i aktualności prowadzonej ewidencji, ale przede wszystkim przyjrzenia się, w jaki sposób jest chroniony i zarządzany majątek jednostki, jak pracownicy wywiązują się z zadań na nich ciążących. Na pierwszymi miejscu należy rozpatrywać zatem funkcję kontrolno-rozliczeniową inwentaryzacji. Obowiązek przeprowadzenia prac wynikający z ustawy o rachunkowości ma być „przypomnieniem” i wskazaniem, jak ważna jest to funkcja. Z drugiej strony ma zabezpieczyć jej należyte wykonanie.

A zatem można wskazać, że celem każdej inwentaryzacji (nie tylko tej tzw. rocznej) jest:

1) prawidłowe, rzetelne i wiarygodne ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów jednostki,

2) porównanie ustalonego stanu faktycznego ze stanem ewidencyjnym (księgowym),

3) ustalenie i wyjaśnienie ewentualnych różnic inwentaryzacyjnych, tj. między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach rachunkowych,

4) doprowadzenia danych wynikających z ksiąg rachunkowych do ich zgodności ze stanem faktycznym, a tym samym zapewnienia realności wynikających z nich informacji ekonomicznych zestawianych w sprawozdaniu finansowym,

5) rozliczenia osób odpowiedzialnych za powierzone im składniki majątku

6) dokonania oceny gospodarczej przydatności składników majątku jednostki, co jest szczególnie istotne dla wyceny bilansowej aktywów i pasywów,

7) stworzenie warunków do usprawnienia gospodarki majątkiem przez przeciwdziałanie ujawnionym przejawom nieprawidłowości i marnotrawstwa, czyli przeciwdziałania nieprawidłowościom w gospodarowaniu majątkiem jednostki.

Aby mogły być realizowane te cele inwentaryzacji, przeprowadzając ją, należy kierować się określonymi zasadami.

Tabela: Zasady przeprowadzania inwentaryzacji

+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Zasada | Jej realizacja |
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Terminowości i częstotliwości | Polega na przeprowadzeniu inwentaryzacji w terminach zgodnych z planem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą o rachunkowości, umożliwiających przygotowanie zamknięcia ksiąg rachunkowych |
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Podwójnej kontroli | Polega na pomiarze składników majątkowych przez dwie osoby, w celu wyeliminowania ewentualnych niedokładności w liczeniu i uzyskania pewności, że składniki majątkowe zostały policzone zgodnie ze stanem faktycznym, przejawia się odpowiednio licznym składem zespół spisowych, uczestnictwem w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej, która też obserwuje przebieg spisu i jego prawidłowość, uczestnictwem w spisie kontrolerów spisowych, weryfikowaniem prawidłowości ustalania sald w drodze potwierdzenia salda i weryfikacji zapisów przez co najmniej dwie osoby |
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Tzw. zamkniętych drzwi | Polega na dokonywaniu spisu, jeśli to możliwe, przy zamkniętych drzwiach, co oznacza, że w czasie inwentaryzacji nie dokonuje się żadnego obrotu mieniem, wydania i przyjęcia zapasów odbywają się wg ściśle określonych reguł, zasada ta też przejawia się tym, że ustala się salda na określony dzień, a nie w okresie |
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Rzetelnego obrazu | Konieczne jest ustalenie rzeczywistego, prawdziwego i obiektywnie stwierdzonego stanu inwentaryzowanych aktywów i pasywów, zasada mająca decydujące znaczenie przy ocenie rzetelności, prawidłowości i kompletności inwentaryzacji, a polegająca na dokładnym pomiarze, identyfikacji nazw, symboli, cen oraz wartości pieniężnej i użytkowej |
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Kompletności (kompleksowości) | Polega na kompletnym objęciu spisem wszystkich składników majątkowych, objętych ewidencją bilansową, a będących na stanie jednostki; ma ona zastosowanie szczególnie w czasie inwentaryzacji zdawczo-odbiorczej oraz w związku ze zmianą formy własności |
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Kolejności zdarzeń | Polega na określeniu kolejności prac w czasie inwentaryzacji, co przyczynia się do usprawnienia spisu i skrócenia go w czasie. Realizacja tej zasady polega na ustaleniu harmonogramów i planów inwentaryzacji |
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Zaskoczenia | Polega na przeprowadzeniu spisu w momencie nieoczekiwanym; szczególnie stosowana do niezapowiedzianych kontroli gotówki w kasie, a także wobec osób, do których istnieje ograniczone zaufanie, nie jest stosowana w czasie inwentaryzacji rocznej, ale w czasie inwentaryzacji kontrolnych o charakterze wyrywkowym |
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Uczestnictwa w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej | Polega na tym, że w spisie z natury powinna uczestniczyć osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone jej mienie, a jedynie w wyjątkowych sytuacjach (np. w czasie choroby) może uczestniczyć osoba upoważniona przez osobę materialnie odpowiedzialną, a jeśli nie jest to możliwe, to skład komisji należy poszerzyć do co najmniej trzech osób. Jedna z nich powinna reprezentować interesy osoby odpowiedzialnej materialnie |
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Komisyjności | Polega na przeprowadzaniu spisu z natury przez co najmniej dwie osoby, co zwiększa wiarygodność, niepodważalność takich spisów, także w procesach sądowych o roszczenia z tytułu niedoborów; również metody pozostałe wykorzystują pracę zespołową, kontrolę przez przełożonego lub inną osobę przeprowadzonych weryfikacji sald i dokumentów |
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Fachowości zespołów spisowych | Polega na dobieraniu do zespołów spisowych tylko osób posiadających fachową wiedze, znających gospodarkę magazynową, a także wykazujących się znajomością asortymentową spisywanych składników. Realizuje się ją także poprzez przeprowadzenie szkolenia przedinwentaryzacyjnego, w trakcie którego zespoły spisowe zostają zapoznane nie tylko z przebiegiem inwentaryzacji, ale przede wszystkim ze specyfiką spisywanych aktywów |
+---------------------------------------------------------+-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+

Dla porządku warto wskazać, że istnieją następujące rodzaje inwentaryzacji:

1) pełna inwentaryzacja okresowa, polegająca na ustaleniu stanu wszystkich składników aktywów i pasywów znajdujących się w inwentaryzowanej jednostce organizacyjnej;

2) pełna inwentaryzacja ciągła, polegająca na sukcesywnym ustalaniu rzeczywistego stanu poszczególnych składników majątku z zachowaniem terminów częstotliwości inwentaryzacji określonych w ustawie o rachunkowości (należy również sporządzić plan, według którego inwentaryzowane będą składniki majątku). Warunkiem stosowania tego rodzaju inwentaryzacji jest prowadzenie ewidencji ilościowo-wartościowej składników składowanych na terenie strzeżonym;

3) wyrywkowa inwentaryzacja okresowa lub ciągła, polegająca na ustaleniu w ciągu roku, w dowolnym terminie, rzeczywistego stanu części składników majątku, z ogółu powierzonych danej osobie materialnie odpowiedzialnej;

4) inwentaryzacja uproszczona, zarządzana na wniosek złożony przez Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej w porozumieniu z Głównym Księgowym. Uproszczona inwentaryzacja trwale oznaczonych numerami inwentarzowymi środków trwałych oraz wyposażenia polega na sprawdzeniu prawidłowości ich ewidencji księgowej przez bezpośrednie porównanie jej danych ze stanem rzeczywistym oraz na ustaleniu i wyjaśnieniu różnic inwentaryzacyjnych.

Darmowy fragment