Komunikacja w firmie i w zespole - ebook

Po się komunikujemy?

Komunikowanie się to proces wzajemnego przekazywania informacji, umiejętności, pojęć, idei i uczuć za pomocą symboli tworzonych poprzez słowa, dźwięki, obrazy i dotyk. W specyficznych sytuacjach znaczenie w komunikacji może mieć również zapach. Zatem w komunikacji używamy właściwie wszystkich zmysłów — nawet jeśli czynimy to nieświadomie.

Można zatem powiedzieć, że jeśli słowa są TREŚCIĄ przekazu, to postawa ciała, gesty, ton głosu są KONTEKSTEM, w którym przekaz jest osadzony. Dopiero ich połączenie tworzy ZNACZENIE komunikatu.

Z psychologicznego punktu widzenia istotą procesu komunikacji jest zatem KTO, CO, JAK, W JAKIM KONTEKŚCIE, KOMU i z jakim SKUTKIEM przekazuje informacje.

Do istoty komunikacji można również podchodzić w bardzo pragmatyczny sposób. Jeśli przyjmiemy bowiem, że komunikacja jest jedynie środkiem do osiągania celów, to można powiedzieć, że:

„W komunikacji nie chodzi o to, co chcemy powiedzieć (przekazać), ale o to, co dzięki temu chcemy osiągnąć” (P. Forsyth, 1998).

Dane, informacje, wiedza i ich znaczenie w komunikacji

Dane, informacja i wiedza to terminy, pomiędzy którymi zachodzą pewne relacje, które przedstawia poniższy rysunek.

Poziom najniższy, to dane przechowywane w różnych systemach informatycznych, zbiorach i archiwach. Z reguły ich jest najwięcej. Nawet starannie wyselekcjonowane i wstępnie przetworzone (np. zagregowane) dane to jeszcze nie jest informacja. Dopiero właściwie przetworzone dane stają się informacją. I z natury rzeczy jest ich mniej niż danych. Warto podkreślić, że z surowych danych możemy uzyskać tylko informacje. Dopiero połączenie informacji, z doświadczeniem i intuicją użytkowników (zarówno nadawcy jak i odbiorcy) może stworzyć wartość dodaną w postaci wiedzy.

Innymi słowy: informacją są dane uporządkowane w celu wykorzystania ich do podejmowania decyzji/ reagowania/działania. To, czy informacja stanie się wiedzą, zależy od umiejętności osoby przedstawiającej informacje, jak i odbiorcy.

W ogólnej klasyfikacji informacji, niezbędnej z punktu widzenia zarządzania firmą i ludźmi w zespołach, można wyróżnić trzy zasadnicze strumienie informacji.

Pierwszy — obejmuje informacje tworzone przez przedsiębiorstwo dla potrzeb własnych/wewnętrznych.

Drugi — informacje tworzone w otoczeniu, a wykorzystywane przez przedsiębiorstwo.

Trzeci strumień — to informacje tworzone w przedsiębiorstwie, a przeznaczone dla otoczenia.

Korzyści, jakie można uzyskać dzięki zastosowaniu świadomego zarządzania informacją, zależą w dużej mierze od strategii wybranej przez przedsiębiorstwo.

Jeżeli jest to na przykład strategia dominacji przez obniżkę kosztów, to zarządzanie informacją ukierunkowane jest na wykrywanie kosztownych prac i działań, które w istocie są zbędnym balastem. Na poziomie firmy kluczowe znaczenie nabiera zatem stosowanie rozwiązania typu controlling lub lean management. Na poziomie komunikacji i informacji w zespołach odgrywają rolę np. informacje zwrotne, dzielenie się wiedzą i doświadczeniem, oceny okresowe, itp.

Z kolei, gdy firma realizuje strategię dominacji innowacyjnej, wymagane będzie ulepszenia przepływów informacji pomiędzy pracownikami i zespołami uczestniczącymi w procesach innowacyjnych, a także usprawnienia przepływów informacyjnych na linii otoczenie-przedsiębiorstwo. Warto przy tym pamiętać, że może wiązać się to ze wzrostem kosztów funkcjonowania struktury firmy.

Darmowy fragment