Korekty ZUS 2016. Umowa o pracę. Umowy cywilnoprawne - ebook

Rozdział 1. Wzorcowa lista płac

Pytanie, jak powinna wygładać lista płac, bardzo często zadają sobie nie tylko pracodawcy, płacowcy czy księgowi. O tym myślą wszyscy pracownicy, którzy patrząc na swoją indywidualną listę płac, próbują zrozumieć, o co chodzi z wyliczeniami i dlaczego wynik wynagrodzenia do wypłaty tak bardzo się różni od pozycji największej, przy której często jest słowo „brutto”. Żaden przepis nie reguluje, jak powinna wyglądać lista płac, jakie informacje powinny na niej być wskazane i w jakiej kolejności.

WAŻNE

Nie ma przepisów, które pozwalałyby pracodawcy określić wygląd list płac dla wszystkich pracowników sporządzanych jako jeden dokument, ale już w kwestii informowania poszczególnych pracowników o ich naliczeniach ustawodawca wypowiedział się w kilku miejscach. Kodeks pracy jest tą regulacją, która przede wszystkim zobowiązuje pracodawcę, by prowadził on ewidencję dotyczącą czasu pracy i wpływu tej ewidencji na wynagrodzenie pracownika.

W art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy na pracodawcę został nałożony obowiązek prowadzenia list obecności, list płac oraz innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i potwierdzającej wysokość wypłacanego pracownikom wynagrodzenia. To pracodawca musi mieć możliwość udowodnienia, że w danym okresie pracownik był nieobecny w pracy, i wskazując długość tej nieobecności, pokazać zależność pomiędzy wypłaconym wynagrodzeniem a czasem faktycznie przepracowanym. Obowiązek ten wydaje się bardzo prosty, ale w praktyce rodzi wiele problemów i nieporozumień. Kolejnym, bardzo ważnym aktem regulującym obowiązek pracodawcy, który ma założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, jest § 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. To nie tylko akta osobowe mają mieć formę udokumentowanych relacji pracodawca – pracownik, ale także każda wypłata świadczeń na rzecz pracownika musi być udokumentowana. Wiąże się to bardzo ściśle z kolejnym obszarem obowiązków pracodawcy występującego w roli płatnika w kontaktach z ZUS oraz urzędem skarbowym. Pracodawca jest bowiem co miesiąc zobowiązany obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od danego zatrudnionego (czy to na umowę o pracę, czy na podstawie umów cywilnoprawnych), pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku także przesłać pracownikowi i urzędowi informacje podatkowe (najczęściej PIT-11) niezbędne do rocznego rozliczenia się podatnika z urzędem skarbowym.

Comiesięczne obowiązki pracodawca ma nie tylko względem fiskusa. Przepisy zobowiązują go również do obliczania co miesiąc składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, pobrania ich z wynagrodzenia, przekazania do ZUS i wypełniania odpowiednich dokumentów rozliczeniowych dla wszystkich ubezpieczonych. Praktyka pokazuje, że te obowiązki nie byłyby możliwe do zrealizowania przez pracodawców bez pomocy naliczonych list płac. To właśnie w nich mamy zarówno odzwierciedlone podstawy do naliczania składek na ubezpieczenie społeczne, jak i podstawę składki zdrowotnej, a także przychód do opodatkowania. I chociaż nie ma jednego urzędowego wzoru listy płac, to i tak w praktyce wszystkie wyglądają podobnie. A dla ułatwienia rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym listy płac zawierają wiele podobnie brzmiących pozycji. Lista płac jest:

- podstawą do wypłaty pensji pracownikom, po przeliczeniu wynagrodzenia od brutto do netto,
- podstawą do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz wypłaconych zasiłków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych,
- podstawą do rozliczenia pracodawcy z urzędem skarbowym i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy,
- udokumentowaniem kosztów wynagrodzeń ponoszonych przez pracodawcę z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz fundusze finansowane przez pracodawcę,
- podstawą do sporządzenia dokumentacji księgowo-finansowej rozliczającej wydatki poniesione ze środków pracodawcy na poczet wynagrodzeń pracowniczych, tak by stosowne rozliczenie księgowe spowodowało zaliczenie ich w koszty uzyskania przychodu danej firmy,
- podstawą do zweryfikowania poprawności naliczonych i należnych świadczeń na rzecz pracowników zarówno przez samych pracowników, jak i instytucje zewnętrzne do tego upoważnione.

Obok roli listy płac w zakładzie pracy pojawia się także jej zakres, który najprościej można definiować jako kalkulację wynagrodzenia pracownika:

- od wyliczenia wartości wynagrodzenia zasadniczego brutto,
- poprzez naliczenie składek społecznych ZUS, składki zdrowotnej i zaliczki na podatek dochodowy,
- aż do naliczenia wynagrodzenia do wypłaty, gdzie od wynagrodzenia netto odejmujemy potrącenia i doliczamy dodatki.

Należy przy tym wszystkim pamiętać, że lista płac to nie pojedynczy dokument za dany miesiąc czy z danego tytułu, ale cykl wyliczeń wykonywanych w określonej kolejności z uwzględnieniem podstaw i zwolnień z naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek w ujęciu danego roku kalendarzowego. To narastające obliczenia, bez których płatnik składek i płatnik zaliczek na podatek dochodowy nie byłby w stanie poprawnie zrealizować swoich obowiązków, gdyby nie kontynuował obliczeń miesiąc po miesiącu.

Podsumowując, na liście płac od wynagrodzenia brutto odejmujemy składki społeczne, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek i wyliczamy wynagrodzenie netto. Później obliczamy wynagrodzenie do wypłaty. Umieszczamy na niej dane pracodawcy, oznaczenie rodzaju listy płac oraz okresu, którego lista dotyczy, a także podpisy osób sporządzających i zatwierdzających listę.

Kwota do wypłaty

Wszelkie obliczenia wartości wynagrodzenia do wypłaty dokonywane są indywidualnie dla każdego pracownika z uwzględnieniem m.in. następujących składników:

- wynagrodzenia zasadniczego naliczonego na podstawie stałej stawki miesięcznej z uwzględnieniem liczby dni przepracowanych w danym okresie lub na podstawie stawki godzinowej z uwzględnieniem liczby godzin przepracowanych w danym okresie przez poszczególnych pracowników,
- premii, nagród, prowizji i innych elementów zmiennych uzależnionych od wyników pracy pracowników,
- wynagrodzenia wraz z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatku za pracę w porze nocnej, dodatku za pracę w warunkach szkodliwych, wynagrodzenia za dyżur, wynagrodzenia za niezawiniony przestój czy też wynagrodzenia za czas urlopu,
- stałych dodatków i ryczałtów, a także wszelkiego rodzaju ekwiwalentów,
- wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego, wypadkowego czy świadczenia rehabilitacyjnego,
- jednorazowych nagród czy gratyfikacji,
- ekwiwalentów pieniężnych za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
- odpraw i rekompensat związanych z rozwiązaniem stosunku pracy,
- stałych potrąceń obowiązkowych i dobrowolnych z wynagrodzenia i zasiłków,
- jednorazowych dodatków, wyrównań lub potrąceń,
- świadczeń rzeczowych pozostawionych do dyspozycji pracowników,

A oprócz tego lista płac jest podstawą:

1) naliczeń składek na ubezpieczenia społeczne:

- składki emerytalnej – 9,76%,
- składki rentowej – 1,5%,
- składki chorobowej – 2,45%;

2) naliczeń składek na ubezpieczenie zdrowotne:

- w pełnej wysokości – 9%,
- potrącanej z zaliczki na podatek dochodowy – 7,75%;

3) naliczeń zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wg skali podatkowej – 18 lub 32% aż po ustalenie ostatecznej wysokości wynagrodzenia do wypłaty z danej listy płac.

WAŻNE

Lista płac często ma postać trzech różnych wydruków:

- zbiorczego wydruku całej listy płac dla wszystkich pracowników, która stanowi dokumentację płacową,
- podsumowania listy płac, tzw. zbiorówki, która nie zawiera indywidualnych obliczeń poszczególnych pracowników, tylko stanowi dokumentację księgową jako suma wszystkich składników do zaksięgowania oraz
- indywidualnego „paska płacowego”, który otrzymuje pracownik.

Często są one w takim samym układzie i kształcie drukowane, wybór dokonywany jest tylko w zakresie szczegółowości, w zależności od odbiorcy tej listy płac. Równie często możemy się spotkać z różnymi formami listy płac w zależności od tego, jak bardzo mamy rozbudowany system kadrowo-płacowy, który umożliwia odpowiednie grupowanie i układanie na wydruku danych płacowych. Jedno jest pewne, im mniej mamy pytań o poszczególne pozycje na liście płac, tym lepiej jest ten wydruk przygotowany i mniej budzi wątpliwości oraz znaków zapytania. Mamy nadzieję, że nasza publikacja pozwoli Państwu zwrócić uwagę również na ten element współpracy z pracownikiem.

Zadania listy płac

Lista płac, wraz z dokumentacją, na podstawie której została sporządzona:

- stanowi udokumentowanie wydatków ze środków pracodawcy przeznaczonych na wynagrodzenia dla pracowników,
- jest dowodem do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i zasiłków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych,
- jest podstawą do odprowadzenia do urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy, naliczonych i pobranych z wynagrodzeń pracowników.

Obowiązkowe dane na każdej stronie

Podstawowe informacje dotyczące listy płac to nazwa firmy (może być w postaci pieczątki), numer strony, oznaczenie lub nazwa listy płac oraz miesiąc i rok, za jaki została sporządzona. Numer strony, oznaczenie oraz miesiąc i rok, za który została sporządzone lista, należy zamieścić na każdej stronie dokumentu. Uniemożliwi to przypadkowe przypisanie strony danej listy do innego formularza. Każda strona listy płac powinna zawierać podsumowanie wszystkich kolumn zawierających dane liczbowe. Oznacza to, że należy obliczać kwoty do przeniesienia na następną stronę listy płac.

W większych firmach listę płac zawsze podpisują – oprócz specjalistów ds. wynagrodzeń, czyli sporządzających listę – co najmniej 2 osoby, tj. osoba sprawdzająca i ta, która akceptuje listę wynagrodzeń do wypłaty. W małych firmach jednak nie ma dwóch osób do sprawdzania i akceptowania tego typu dokumentów. Wystarczy wtedy podpis osoby sporządzającej i drugiej jako sprawdzającej i zatwierdzającej do wypłaty.

Sposób sporządzenia listy płac

Listy płac nie są sporządzane według obowiązującego wzoru. Powinny jednak zawierać niezbędne elementy.

Lista płac za marzec 2016 roku

Lp.

Imię i nazwisko

Płaca zasadnicza wynikająca z umowy o pracę

Płaca zasadnicza po potrąceniach

Wynagrodzenie za urlop, ekwiwalent

Nagroda (premia uznaniowa)

Premia regulaminowa

Inne składniki wynagrodzenia

Wynagrodzenie chorobowe

Zasiłki chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze

Wynagrodzenie brutto

Podstawa składek na ubezpieczenia społeczne

Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika

Koszty uzyskania przychodu

Dochód do opodatkowania

Podatek dochodowy od osób fizycznych według skali podatkowej

Kwota wolna od podatku

Podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne

Część składki na ubezpieczenie zdrowotne potrącona z podatku

Część składki na ubezpieczenie zdrowotne odliczana z wynagrodzenia

Zaliczka na podatek dochodowy do urzędu skarbowego

Wynagrodzenie netto

Potrącenia

Do wypłaty

4 + 5 + 6 + 7 + 8 + 9 + 10

9,76%

1,50%

2,45%

11–13–14–15–16

11–10–13–14–15

20 × 7,75%

20 × 9,00% – 21

18–19–21

11–13–14–15–21–22–23

24–25

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

1.

Michałkowski Jan

3.000,00

2.500,00

0,00

200,00

0,00

135,00

350,00*

0,00

3.185,00

2.835,00

276,70

42,53

69,46

111,25

2.685,00

483,30

46,33

2.796,31

216,71

34,96

220,00

2.324,64

300,00

2.024,64

2.

Nowak Anna

3.600,00

3.000,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

420,00

3.420,00

3.000,00

292,80

45,00

73,50

139,06

2.870,00

516,60

46,33

2.588,70

200,62

32,36

270,00

2.505,72

150,00

2.355,72

* Kwoty wyliczone na podstawie średniej płacy z ostatnich 12 miesięcy po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne.

data sporządzenia .............................

sporządził ..........................................

sprawdził ..........................................

zatwierdził .......................................

Objaśnienie poszczególnych kolumn

Kolumna 1. Liczba porządkowa przypisana kolejnym pracownikom

Kolumna 2. Imię i nazwisko pracownika

Kolumna 3. Wynagrodzenia zasadnicze pracownika wynikające z umowy o pracę

W przypadku płacy zasadniczej nie ma ograniczeń kwotowych, jednak wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia w ustawie.

Kolumna 4. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika, które wynika z umowy o pracę, pomniejszone o kwoty odpowiadające okresowi choroby, urlopu bezpłatnego, urlopu macierzyńskiego itp.

Przykład

1. Pracownik był nieobecny z powodu choroby. Przyczyna nieobecności pracownika została potwierdzona zaświadczeniem ZUS ZLA. Za okres 5 dni przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80% podstawy wymiaru (pracownik nr 1). Aby obliczyć należność za część miesiąca dla pracownika otrzymującego wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej, który był nieobecny w pracy z powodu choroby, należy miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30 i pomnożyć przez liczbę dni nieobecności w pracy. Otrzymaną kwotę odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za cały miesiąc. Stawkę za 1 dzień oblicza się w następujący sposób: 3.000 zł : 30 dni == 100 zł. Kwota do potrącenia za 5 dni choroby wynosi: 5 dni × 100 zł = 500 zł; 3.000 zł – 500 zł = 2.500 zł.

2. Pracownica była nieobecna w pracy na skutek niezdolności do pracy z tytułu opieki nad chorym dzieckiem trwającej 5 dni. Otrzymuje ona zasiłek opiekuńczy w wysokości 80% (pracownik nr 2). Wyliczenie wynagrodzenia należnego za przepracowaną część miesiąca wygląda podobnie jak w przypadku pracownika nr 1:

3.600 zł : 30 dni = 120 zł; 120 zł × 5 dni = 600 zł; 3.600 zł – 600 zł = 3.000 zł.

Kolumna 5. Wynagrodzenie za urlop

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 kp).

Kolumna 6. Nagrody (premie uznaniowe)

O przyznaniu takiego świadczenia decyduje pracodawca. Jeśli ten nie przyzna nagrody, pracownik nie może jej żądać.

W przykładzie pracownik nr 1 otrzymał nagrodę w wysokości 200 zł.

Kolumna 7. Premie regulaminowe

Podobnie jak premia uznaniowa, premia regulaminowa jest dodatkowym składnikiem wynagrodzenia za pracę. Warunki jej przyznania są określone regulaminem premiowania, mogą wynikać z treści umowy o pracę lub też być zawarte w układach zbiorowych pracy.

W przeciwieństwie do premii uznaniowej, zasady przyznawania premii regulaminowej są bardzo szczegółowe i czytelne. Nie ma w nich miejsca na subiektywizm. Przykładem są regulaminy premiowania handlowców.

Przykład

Handlowiec sprzedaje miesięcznie 100 sztuk towaru. Otrzymuje wtedy 300 zł premii. Przy sprzedaży miesięcznej 101–200 sztuk towaru otrzymuje 400 premii.

Kolumna 8. Inne składniki wynagrodzenia

Są to m.in. dodatek stażowy, wynagrodzenie za przepracowane godziny nadliczbowe itp. W przykładowej liście płac pracownikowi nr 1 naliczono wynagrodzenie za przepracowane godziny nadliczbowe w kwocie 135 zł.

Kolumna 9. Wynagrodzenie chorobowe

Pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia chorobowego za okres 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, natomiast w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – do okresu 33 lub 14 dni nie wlicza się dni sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny.

Darmowy fragment