Nowoczesna korespondencja biznesowa po niemiecku - ebook

Listy i e-maile Briefe und E-Mails

Listy znane dotychczas z korespondencji biznesowej przejdą zapewne niedługo ostatecznie do historii. Powodem jest rozwijająca się błyskawicznie technika. Tak jak dawniej listy pisane odręcznie zastąpiła maszyna do pisania, a potem maszynę do pisania zastąpił komputer, tak dziś maile coraz bardziej wypierają „klasyczną” korespondencję listowną.

Również wysyłanie faksów odchodzi powoli w zapomnienie. Wprawdzie wiele firm podaje jeszcze także swój numer faksu, ale praktyczne wykorzystanie tej techniki błyskawicznie maleje w dobie wszechobecnych maili i skanerów.

Jednak wiele zasad dotyczących dawniej (i jeszcze teraz) listów biznesowych dotyczy także wysyłania korespondencji drogą mailową. Dlatego w wielu firmach w dalszym ciągu pisze się „klasyczne” listy biznesowe, z tą tylko różnicą, że nie są wysyłane pocztą, lecz jako załącznik do maila, na ogół w formacie pdf.

Nie tylko firmy wysyłają listy biznesowe do innych firm. Czasem „zwykły człowiek” również musi napisać list biznesowy. To może być np. aplikacja o pracę albo pismo do urzędu, albo też reklamacja po zakupie jakiegoś towaru.

Dla tych z Państwa, którzy pracują w niemieckich firmach lub w firmach utrzymujących kontakty z Niemcami, znajomość reguł nowoczesnej niemieckiej korespondencji biznesowej jest absolutną koniecznością.

Kiedy napisać list, a nie e-mail?

- W oczywistych przypadkach kiedy korespondujesz z klientem, który nie posługuje się pocztą elektroniczną.
- Kiedy chcesz do korespondencji dołączyć ulotki, broszury itp., szczególnie większą ilość, a przypuszczasz, że twój odbiorca może ich nie wydrukować, gdyby były załączone do maila.
- Kiedy chcesz wysłać np. jakieś specjalnie przygotowane zaproszenie na ładnym papierze.
- Kiedy potrzebny ci jest podpis kwitujący osobisty odbiór korespondencji.
- Kiedy chcesz pokazać, że włożyłeś w korespondencję trochę wysiłku, ponieważ zależy ci na wywarciu dobrego wrażenia na odbiorcy czy zbudowaniu pozytywnych skojarzeń.
- Kiedy piszesz do jakiejś firmy/klienta po raz pierwszy, list wygląda bardziej oficjalnie i wiarygodnie, mniej kojarzy się ze spamem niż mail; pierwsze wrażenie jest bardzo ważne i kreuje opinię o piszącym i o firmie.
- Mail może wylądować w skrzynce „Spam”.

Układ listu

Układ listu biznesowego reguluje w Niemczech norma DIN5008. Przewiduje ona kilka możliwych wariantów, które prezentujemy poniżej.

Ramki służą wyłącznie do obrazowego przedstawienia, które części składowe listu mają się gdzie konkretnie znajdować; oczywiście pisząc list, nie używamy ramek. Również punkty (•) służą wyłącznie do pokazania, gdzie wg normy ma być ile pustych linijek.

Dwa pierwsze przykłady są identyczne, w pierwszym pokazujemy dokładnie ramy danych obszarów tekstu, w drugim widzimy to samo – bez ramek.

+----------------------------+------------------------------------------+
| - | Platz für Logo(-Schrift) |
| - | |
| - | |
| - | |
| - | |
| - | |
+----------------------------+------------------------------------------+
| Firma · Straße · 00000 Ort | |
+----------------------------+------------------------------------------+
| - | Vorgangsnummer: |
| | |
| Anrede | - |
| | |
| Name | Ansprechpartner: Vorname Name |
| | |
| Straße | Abteilung: xx |
| | |
| PLZ Ort | - |
| | |
| - | Telefon: 000 111 222-20 |
| | |
| | Telefax: 000 111 222-40 |
| | |
| | E-Mail: [email protected] |
| | |
| | Internet: www.domain.de |
+----------------------------+------------------------------------------+

-

Datum: 12.12.2016

-

Betreff

-

-

-

Sehr geehrte Damen und Herren,

-

-

-

-

-

Mit freundlichen Grüßen

-

- Firmenname (möglich)

-

-

-------------------------- ------------------------------
Vorname Name (ranghöher) Vorname Name (rangniedriger)
-------------------------- ------------------------------

-

- Anlagen

-

-

-

-

-

-

-

-

+------------+----------------------+----------------+-----------------+
| Firmenname | Telefon 0000 xxxx-0 | Bankverbindung | Handelsregister |
| Straße 40 | | | Amtsgericht XXX |
| 10000 Ort | Telefax 0000 xxxx-yy | Bank | HRB 0000 |
| | [email protected] | | |
| | www.ihre-domain.de | IBAN: DE000000 | |
| | | | |
| | | BIC: DEUTXXXX | |
+------------+----------------------+----------------+-----------------+

+----------------------------+--------------------------------------+
| | Platz für Logo(-Schrift) |
+----------------------------+--------------------------------------+
| Firma · Straße · 00000 Ort | |
+----------------------------+--------------------------------------+
| Anrede | Vorgangsnummer: |
| | |
| Name | Ansprechpartner: Vorname Name |
| | |
| Straße | Abteilung: xx |
| | |
| PLZ Ort | Telefon: 000 111 222-20 |
| | |
| | Telefax: 000 111 222-40 |
| | |
| | E-Mail: [email protected] |
| | |
| | Internet: www.domain.de |
+----------------------------+--------------------------------------+

Datum: 12.12.2016

Betreff

Sehr geehrte Damen und Herren,

Mit freundlichen Grüßen

Firmenname (möglich)

-------------------------- ------------------------------
Vorname Name (ranghöher) Vorname Name (rangniedriger)
-------------------------- ------------------------------

Anlagen

+------------+----------------------+----------------+-----------------+
| Firmenname | Telefon 0000 xxxx-0 | Bankverbindung | Handelsregister |
| Straße 40 | | | Amtsgericht XXX |
| 10000 Ort | Telefax 0000 xxxx-yy | Bank | HRB 0000 |
| | [email protected] | | |
| | www.ihre-domain.de | IBAN: DE000000 | |
| | | | |
| | | BIC: DEUTXXXX | |
+------------+----------------------+----------------+-----------------+

----------------
Platz für Logo
----------------

------------------------- ---
Firma, Straße, PLZ, Ort
------------------------- ---

+--------------------+---+
| | |
+--------------------+---+
| | |
+--------------------+---+
| Firma | |
| | |
| Anrede (Frau/Herr) | |
| | |
| Titel/Name | |
+--------------------+---+

Betreff

Sehr geehrte Damen und Herren,

Mit freundlichen Grüßen

Firmenname (möglich)

-------------------------- ------------------------------
Vorname Name (ranghöher) Vorname Name (rangniedriger)
-------------------------- ------------------------------

+------------+----------------------+----------------+-----------------+
| Firmenname | Telefon 0000 xxxx-0 | Bankverbindung | Handelsregister |
| Straße 40 | | | Amtsgericht XXX |
| 10000 Ort | Telefax 0000 xxxx-yy | Bank | HRB 0000 |
| | [email protected] | | |
| | www.ihre-domain.de | IBAN: DE000000 | |
| | | | |
| | | BIC: DEUTXXXX | |
+------------+----------------------+----------------+-----------------+

--------------------------
Platz für Logo(-Schrift)
--------------------------

-------------------------
Firma, Straße, PLZ, Ort
-------------------------

+--------------------+---+----------------+
| | | |
+--------------------+---+----------------+
| | | |
+--------------------+---+----------------+
| Firma | | |
| | | |
| Anrede (Frau/Herr) | | |
| | | |
| Titel/Name | | |
| | | |
| Straße Hausnummer | | |
| | | |
| PLZ Ort | | |
| | | |
| Land | | [email protected] |
+--------------------+---+----------------+
| | | |
+--------------------+---+----------------+

----------------------------- --------------------------------- --------------- ------------
Ihr Zeichen, Ihre Nachricht Unser Zeichen, Unsere Nachricht Telefon, Name Datum
29.01.2016
----------------------------- --------------------------------- --------------- ------------

Betreff

Sehr geehrte Damen und Herren,

Mit freundlichen Grüßen

Firmenname (möglich)

-------------------------- ------------------------------
Vorname Name (ranghöher) Vorname Name (rangniedriger)
-------------------------- ------------------------------

+------------+----------------------+----------------+-----------------+
| Firmenname | Telefon 0000 xxxx-0 | Bankverbindung | Handelsregister |
| Straße 40 | | | Amtsgericht XXX |
| 10000 Ort | Telefax 0000 xxxx-yy | Bank | HRB 0000 |
| | [email protected] | | |
| | www.ihre-domain.de | IBAN: DE000000 | |
| | | | |
| | | BIC: DEUTXXXX | |
+------------+----------------------+----------------+-----------------+

Ogólne zwroty do listów i maili

Podajemy tu trzy zestawy najpotrzebniejszych zwrotów, których można używać w bardzo wielu sytuacjach.

Zwroty grzecznościowe – powitalne i pożegnalne – są typowe we wszelkiego rodzaju listach i mailach biznesowych. Zwrotów ze „środka” używamy naturalnie zależnie od konkretnej sytuacji.

Zwroty grzecznościowe – powitalne:

---------------------------------- ----------------------------
Po niemiecku Po polsku
Sehr geehrte Damen und Herren, Szanowni Państwo,
Sehr geehrte Frau …, Szanowna Pani,
Sehr geehrter Herr …, Szanowny Panie,
Sehr geehrte Frau Dr. …, Szanowna Pani Doktor,
Sehr geehrter Herr Dr. …, Szanowny Panie Doktorze,
Sehr geehrte Frau Professorin …, Szanowna Pani Profesor,
Sehr geehrter Herr Professor …, Szanowny Panie Profesorze,
Liebe Frau …, Droga Pani …,
Lieber Herr …, Drogi Panie …,
Lieber Thomas, Drogi Tomaszu,
Liebe Anna, Droga Anno,
---------------------------------- ----------------------------

Uwaga! We WSZYSTKICH powyższych zwrotach (oprócz pierwszego) wstawiamy
zawsze NAZWISKO adresata, a nie jego imię. Czyli np. „Sehr geehrte Frau Kramer” lub „Liebe Frau Kramer”, a nie „Sehr geehrte Frau Simone Kramer“ lub „Liebe Frau Simone“.

Po skrócie „Dr.“ w języku niemieckim stawiamy kropkę.

Uwaga! Jeśli nie znamy nazwiska adresata (wszystko jedno, jakiej jest on płci), to nie możemy napisać tylko „Sehr geehrter Herr” lub „Sehr geehrte Frau”. Również w takim wypadku sięgamy do neutralnego „Sehr geehrte Damen und Herren”, co jest zawsze bezpieczne i poprawne.

Zwroty na rozwinięcie listu – czyli część środkowa:

Po niemiecku Po polsku
----------------------------------------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------------------------------------------------
Wir schreiben Ihnen bezüglich … Piszemy do Państwa w sprawie …
Wir schreiben Ihnen im Zusammenhang mit … Piszemy do Państwa w związku z …
Bezug nehmend auf … W nawiązaniu do …
In Bezug auf … Nawiązując do …
Ich schreibe Ihnen, um mich nach … zu erkundigen. Piszę do Państwa z zapytaniem o …
Ihr Unternehmen wurde uns von … sehr empfohlen. Pańska firma została nam wysoce polecona/zarekomendowana przez …
Wären Sie so freundlich … Czy byłby Pan tak uprzejmy …
Ich wäre Ihnen sehr verbunden, wenn … Był(a)bym zobowiązany/-a, gdyby …
Wir würden uns sehr freuen, wenn Sie uns ausführlichere Informationen über … zusenden könnten. Bylibyśmy wdzięczni, gdyby mogli Państwo przesłać nam więcej informacji na temat …
Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden … Czy mógłby mi Pan przesłać …
Wir sind daran interessiert, … zu beziehen/erhalten. Jesteśmy zainteresowani nabyciem/otrzymaniem …
Ich möchte Sie fragen, ob … Chciał(a)bym zapytać, czy …
Können Sie mir … empfehlen? Czy mógłby mi Pan polecić …?
Würden Sie mir freundlicherweise … zusenden? Prosiłbym o przesłanie mi …
Wir wären Ihnen dankbar, wenn … Będziemy wdzięczni, jeśli …
Wir sind an … interessiert und würden gerne wissen, … Jesteśmy zainteresowani … i chcielibyśmy się dowiedzieć …
Wir haben Ihrer Werbung entnommen, dass Sie … herstellen. Z reklamy wnioskujemy, że produkują Państwo …
Wir beabsichtigen … Mamy zamiar/Nosimy się z zamiarem …
Leider müssen wir Ihnen mitteilen, dass … Z przykrością informujemy, że …
Weitere Informationen erhalten Sie auf unserer Internetseite unter www. … Więcej informacji może Pan znaleźć na naszej stronie internetowej www. …
Für weitere Auskünfte stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung. Jeżeli potrzebuje Pan/Pani dodatkowych informacji, jestem do Pana/Pani/Państwa dyspozycji.
Bitte lassen Sie uns wissen, falls wir Ihnen weiter behilflich sein können. W razie jakiejkolwiek potrzeby proszę się z nami kontaktować.
Vielen Dank im Voraus. Z góry dziękuję.
Ich wäre Ihnen äußerst dankbar, wenn Sie diese Angelegenheit so schnell wie möglich prüfen könnten. Będę bardzo wdzięczny za zapoznanie się ze sprawą tak szybko, jak to możliwe.
Bitte antworten Sie uns umgehend, da … Będę wdzięczny za szybką odpowiedź, ponieważ …
Ich freue mich auf die Zusammenarbeit. Liczę/Cieszę się na możliwość rozpoczęcia współpracy.
Vielen Dank für Ihre Hilfe in dieser Angelegenheit. Dziękuję za Pańską/Państwa pomoc w tej sprawie.
Bitte kontaktieren Sie mich. Meine Telefonnummer ist … Proszę o kontakt. Mój numer telefonu to …
Ich würde mich freuen, bald von Ihnen zu hören. Czekam na Pana/Pani/Państwa odpowiedź.

Zwroty grzecznościowe – pożegnalne:

+--------------------------+---------------------------------------------------+
| Po niemiecku | Po polsku |
+==========================+===================================================+
| Mit freundlichen Grüßen | Z poważaniem / Z serdecznymi pozdrowieniami / |
| | Z wyrazami szacunku / Serdecznie pozdrawiam, |
+--------------------------+---------------------------------------------------+
| Mit freundlichem Gruß | Z poważaniem / Z serdecznymi pozdrowieniami / |
| | |
| | Serdecznie pozdrawiam, |
+--------------------------+---------------------------------------------------+
| Mit verbindlichen Grüßen | Z uprzejmymi pozdrowieniami, |
+--------------------------+---------------------------------------------------+
| Freundliche Grüße | Serdeczne pozdrowienia, |
+--------------------------+---------------------------------------------------+
| Mit besten Grüßen | Z najlepszymi pozdrowieniami, |
+--------------------------+---------------------------------------------------+
| Beste Grüße aus … | Najlepsze pozdrowienia z …, |
+--------------------------+---------------------------------------------------+
| Herzliche Grüße | Serdeczne pozdrowienia (znacznie mniej formalnie) |
+--------------------------+---------------------------------------------------+
| Liebe Grüße | Serdeczne pozdrowienia (znacznie mniej formalnie) |
+--------------------------+---------------------------------------------------+
| Grüße | Pozdrowienia (znacznie mniej formalnie) |
+--------------------------+---------------------------------------------------+
| Mit den besten Wünschen | Z najlepszymi życzeniami, |
+--------------------------+---------------------------------------------------+1 Nawiązywanie kontaktów handlowych Geschäftsanbahnung

Wiele polskich firm pragnęłoby nawiązać kontakty biznesowe z niemieckojęzycznymi partnerami. Powszechnie panuje opinia, że z Niemcami „można się dogadać po angielsku”, ale niemiecka firma, mając do wyboru np. dostawcę z Polski komunikującego się tylko po angielsku i innego, piszącego po niemiecku, raczej wybierze tego drugiego. Tak jest po prostu znacznie wygodniej.

List do potencjalnego partnera handlowego powinien być napisany możliwie indywidualnie i tak, aby wzbudzał zaufanie.

W Niemczech wszystkie firmy mają obowiązek być członkiem lokalnej izby przemysłowo-handlowej – IPH (po niemiecku: Industrie- und Handelskammer, IHK). Niektóre z niemieckich izb przemysłowo-handlowych mają nawet strony internetowe w różnych językach (w tym też po polsku), aby ułatwić nawiązywanie międzynarodowych kontaktów. Izby przemysłowo-handlowe są bardzo wszechstronne w swojej działalności. Oprócz pomocy w nawiązywaniu kontaktów między firmami IPH udzielają porad i informacji, dysponują bazami danych o firmach, informują o targach i realizują programy publiczne wspierające udział w targach, wspierają firmy w składaniu wniosków o finansowanie udziału w targach, organizują wspólne ekspozycje i stanowiska na targach i sprawują nad nimi pieczę. IPH publikują też biuletyny informacyjne, oferują internetowe strony informacyjne, organizują konferencje, sympozja, szkolenia, seminaria itd., itp.

Oprócz poszczególnych regionalnych IPH istnieje też związek wszystkich izb przemysłowo-handlowych w Niemczech – Niemiecki Związek Izb Przemysłowych i Handlowych (Deutscher Industrie- und Handelskammertag, www.dihk.de).

Wiele ciekawych informacji po polsku można znaleźć np. na stronie Ambasady Rzeczypospolitej Polskiej (Wydział Promocji Handlu i Inwestycji, www.berlin.trade.gov.pl/pl/).

Istnieje też specjalna Polsko-Niemiecka Izba Przemysłowo-Handlowa (po niemiecku: Deutsch-Polnische Industrie- und Handelskammer, AHK Polen, www.ahk.pl), której głównym zadaniem jest wspieranie niemieckich firm w Polsce i polskich w Niemczech oraz informowanie o rynku niemieckim.

Nawet jeśli mamy już potencjalnego partnera handlowego, dzięki http://www.marktplatz.pl/ można np. znaleźć transport międzynarodowy itp.

Poszukując więc niemieckiego partnera biznesowego, warto rozpocząć poszukiwania od dokładnego poczytania podanych stron internetowych i ewentualnie skontaktowania się z tymi organizacjami w swojej konkretnej sprawie.

Również poza oficjalnymi (także rządowymi) stronami wspierającymi polsko-niemieckie kontakty gospodarcze można w internecie znaleźć ogrom informacji i innych portali oferujących pomoc i kontakty branżowe.

Oczywiście nie jest naszym zamiarem robienie reklamy akurat jakiejś konkretnej firmie, w internecie jest ogromy wybór firm wspomagających w różny sposób międzynarodowe kontakty biznesowe. Wystarczy w wyszukiwarce wpisać odpowiednie słowa kluczowe, np.:

- deutsch polnische Geschäfte
- Geschäftskontakte Deutschland
- Geschäftskontakte Polen
- Geschäfte zwischen Polen und Deutschland
- Handelspartner Deutschland

lub po polsku:

- Niemcy handel zagraniczny
- biznes w Niemczech
- rynek niemiecki
- kontakty handlowe z Niemcami
- Niemcy wymiana handlowa

Można też szukać precyzyjniej, dopisując konkretną dziedzinę gospodarki, o którą nam chodzi.

I jeszcze jedno.

Firmy, które zamierzają współpracować z niemieckimi partnerami biznesowymi, bardzo zachęcamy do stworzenia także niemieckojęzycznej wersji swojej strony internetowej! To naprawdę jedna z podstawowych rzeczy. Proszę sobie wyobrazić, że chcą Państwo współpracować np. z węgierską firmą i cała strona tej firmy jest tylko po węgiersku.

Ważne jest także naprawdę poprawne tłumaczenie informacji. Przy przygotowywaniu materiału do tej książki natknęliśmy się na wiele stron polskich firm, które mają nie tylko częściowo błędne, ale wręcz śmieszne tłumaczenia na niemiecki, co naprawdę obniża wiarygodność przedsiębiorstwa w oczach niemieckiego partnera biznesowego.