Polityka rachunkowości 2017 z komentarzem do planu kont dla organizacji pozarządowych - ebook

Wykaz skrótów

art. – artykuł

BHP – bezpieczeństwo i higiena pracy

FGŚP – Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych

FP – Fundusz Pracy

kc – kodeks cywilny

kp – kodeks pracy

KSR – Krajowy Standard Rachunkowości

KŚT – Klasyfikacja Środków Trwałych

MSR – międzynarodowe standardy rachunkowości

NBP – Narodowy Bank Polski

NSA – Naczelny Sąd Administracyjny

OPP – organizacja pożytku publicznego

PFRON – Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

RMB – rozliczenia międzyokresowe bierne

RMK – rozliczenia międzyokresowe kosztów

udpp – ustawa o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie

UE – Unia Europejska

uor – ustawa o rachunkowości

updof – ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych

updop – ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych

uptu – ustawa o podatku od towarów i usług

usdg – ustawa o swobodzie działalności gospodarczej

VAT – podatek od towarów i usług

WDT – wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów

WNIP – wartości niematerialne i prawne

WNT – wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów

WSA – wojewódzki sąd administracyjny

ZFRON – zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych

ZFŚP – zakładowy fundusz świadczeń pracowniczych

ZFŚS – zakładowy fundusz świadczeń socjalnych

ZPK – zakładowy plan kont

ZUS – Zakład Ubezpieczeń SpołecznychWstęp

W publikacji zawarto najważniejsze wskazówki związane z elementem dokumentacji polityki rachunkowości, którym jest zakładowy plan kont. Opracowanie to może być przydatne zwłaszcza przy przygotowywaniu, wdrażaniu, aktualizowaniu oraz sprawdzaniu poprawności stosowanych w poszczególnych jednostkach rozwiązań w zakresie całości lub określonych fragmentów zakładowego planu kont.

W opracowaniu – poza typowymi tematami, które są regulowane w zasadach polityki rachunkowości – zostały zamieszczone stosowne komentarze objaśniające sposób dokonywania zapisów w obrębie poszczególnych kont.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych wszystkie jednostki są zobowiązane przestrzegać zasad określonych w ustawie o rachunkowości (dalej: uor) oraz w innych obowiązujących je przepisach prawa. W konkretnej organizacji bezpośrednią podstawą prowadzenia rachunkowości nie może być jedynie uor, lecz akt prawny, którego przepisy są wprost do tej jednostki adresowane. W szczególności są to następujące regulacje:

•ustawa z 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1817 ze zm.),

•ustawa z 7 kwietnia 1989 r. – Prawo o stowarzyszeniach (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 21),

•ustawa z 6 kwietnia 1984 r. o fundacjach (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 40),

•statuty jednostek.

Ma to szczególne znaczenie w kontekście wymogów związanych z wyodrębnianiem działalności statutowej – odpłatnej i nieodpłatnej oraz działalności gospodarczej prowadzonej przez organizacje pozarządowe.

W każdej jednostce musi być też dokument opisujący jej zindywidualizowaną politykę rachunkowości. Powinien on uwzględniać jej uwarunkowania oraz potrzeby, a równocześnie nie pozostawać w sprzeczności zarówno z przepisami uor, jak i z innymi przepisami prawa znajdującymi się na styku z rachunkowością, np. ustawami podatkowymi. Takim aktem normatywnym, zgodnie z art. 10 uor, jest dokumentacja opisująca przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, którą powinna posiadać każda jednostka zobowiązana do stosowania przepisów uor.

Przypomnijmy, że dokumentacja polityki rachunkowości powinna obejmować głównie zasady dotyczące:

•określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych;

•przyjętych metod wyceny aktywów i pasywów, a także ustalania wyniku finansowego w ramach przewidzianego dla jednostki w ustawie prawa wyboru;

•sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, w tym zwłaszcza:

a) zakładowego planu kont (dalej: ZPK), określającego:

– wykaz syntetycznych kont księgi głównej,

– przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, w tym np. komentarz do zapisów typowych operacji, korespondencję kont itp.,

– zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z syntetycznymi kontami księgi głównej;

b) wykazu ksiąg rachunkowych, a przy prowadzeniu tych ksiąg z zastosowaniem techniki komputerowej – wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych, z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych w procesie przetwarzania danych;

c) opisu systemu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych z zastosowaniem komputerów – opisu systemu lub podsystemu informatycznego, zawierającego wykaz programów, procedur lub funkcji, zależnie od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, a zwłaszcza metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, jak również określenie wersji oprogramowania i dat rozpoczęcia ich eksploatacji;

•opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym ksiąg rachunkowych, dowodów księgowych oraz innych dokumentów będących podstawą dokonanych zapisów w tych księgach.

Dokumentację opisującą przyjęte zasady (politykę) rachunkowości ustala w formie pisemnej i aktualizuje – w miarę potrzeby – kierownik jednostki, co wynika z art. 10 ust. 3 uor.

Budując ZPK, należy pamiętać o trzech bardzo istotnych przepisach uor. Muszą one być zawsze wzięte pod uwagę przy planowaniu technicznych rozwiązań księgowych.

Po pierwsze, zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 11 uor, ilekroć w ustawie jest mowa o przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości – tylekroć rozumie się przez to wybrane i stosowane przez jednostkę rozwiązania dopuszczone ustawą, w tym także określone w MSR, zapewniające wymaganą jakość sprawozdań finansowych. ZPK musi uwzględniać przyjęte zasady związane z wyceną aktywów i pasywów, ustalaniem wyniku finansowego, sporządzaniem sprawozdań finansowych i uwzględnianiem innych potrzeb informacyjnych użytkowników systemu rachunkowości.

Po drugie, art. 4 ust. 1 uor wskazuje, że jednostki muszą stosować przyjęte zasady (politykę) rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy. Zatem ZPK musi być tak skonstruowany, aby umożliwiał dostarczenie rzetelnych i wiernie odzwierciedlających stan faktyczny informacji.

Po trzecie, art. 8 ust. 1 uor przypomina, że określając zasady (politykę) rachunkowości, należy zapewnić wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki, przy zachowaniu zasady ostrożności. A zatem należy zadbać o odpowiednią szczegółowość poziomów gromadzenia danych i zapewnić elastyczność ZPK, jeśli pojawi się potrzeba pozyskania innych nowych danych. Kierownicy jednostek powinni zastanowić się, czy uproszczenia nie przyniosą więcej szkody niż korzyści.

Tworząc politykę rachunkowości i jej dokumentację, warto pamiętać o możliwości wynikającej z art. 10 ust. 3 uor. W sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy jednostki mogą stosować krajowe standardy rachunkowości wydane przez Komitet Standardów Rachunkowości, a w przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego – mogą stosować międzynarodowe standardy. Stosowanie KSR w sprawach nieuregulowanych przepisami o rachunkowości prowadzi do przyjęcia rozwiązań, które uznaje się za zapewniające rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego jednostki.

Podkreślić należy, że od 2015 roku kierownicy jednostek powinni wiedzieć, iż decyzja o stosowaniu tylko wybranych KSR spośród tych, które jej dotyczą, albo przyjęcie tylko niektórych ich postanowień są równoważne decyzji o nieprzyjęciu do stosowania KSR. Nie ma potrzeby ujawnienia w sprawozdaniu finansowym faktu nieprzyjęcia KSR do zasad (polityki) rachunkowości, stosowanych przez jednostkę (KSR 7 pkt 3.2.4).

W myśl art. 10 ust. 3 uor w przypadku braku odpowiedniego standardu krajowego jednostki mogą stosować MSR. Należy zauważyć, że prawo jednostki do stosowania MSR w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy jest warunkowe, gdyż w pierwszej kolejności jednostka powinna stosować KSR, a staje się to możliwe wtedy, gdy kierownik jednostki podjął decyzję o włączeniu KSR do przyjętych przez nią zasad (polityki) rachunkowości. Jednostki, które postanowiły nie stosować KSR, nie mogą stwierdzać w przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości, że w sprawach nieuregulowanych przepisami ustawy stosują MSR, gdyż byłoby to naruszenie warunków prawa do stosowania MSR, określonych przez ustawodawcę w przywołanych przepisach ustawy.

Może się zdarzyć, że dane zagadnienie nie zostało uregulowane we wszystkich trzech źródłach. Wtedy można zastosować rozwiązania ustalone we własnym zakresie, jednak nie w sposób dowolny, lecz mając na względzie potrzeby (specyfikę i uwarunkowania) jednostki.

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby regulacje w zakresie wyboru rozwiązań dotyczących prowadzenia rachunkowości nie pozostawały z nią w sprzeczności oraz były dostosowane do potrzeb jednostki. Przede wszystkim powinny zapewniać rzetelne prowadzenie ksiąg rachunkowych i poprawne opracowanie sprawozdania finansowego.

Przykład. Dokument polityka rachunkowości

Uchwała Zarządu

z 1 stycznia 2017 r.

w sprawie Polityki Rachunkowości

Na podstawie art. 4 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.), zwanej dalej ustawą, wprowadza się z dniem 1 stycznia 2017 r. Politykę Rachunkowości do stosowania w …………………………..

Polityka stanowi załącznik do niniejszej uchwały.

Prezes Zarządu

.................................

1. Zakres zagadnień przyjętych w niniejszym dokumencie

Zasadniczym celem przedstawionych dalej zasad jest obowiązek stosowania rozwiązań przewidzianych w uor oraz umożliwienie osiągnięcia następujących celów:

•rzetelnego i prawidłowego ustalenia oraz jasnego odzwierciedlenia stanu majątkowego i finansowego organizacji,

•prawidłowego ustalenia wyniku finansowego,

•sporządzenia prawidłowych sprawozdań finansowych,

•ustalenia podstaw do rozliczeń z tytułu podatków, opłat, składek itp.,

•prawidłowego ustalenia stanów rozliczeń z kontrahentami,

•stworzenia skutecznej kontroli wewnętrznej dokonywanych operacji gospodarczych.

Wszelkie zmiany dotyczące ustalonych zasad wymagają formy pisemnej.

Przyjęta do stosowania dokumentacja dotycząca zasad prowadzenia rachunkowości obejmuje:

•wykaz kont księgi głównej i kont pomocniczych oraz zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych,

•ogólne zasady klasyfikacji i ujmowania w księgach rachunkowych zdarzeń gospodarczych,

•zasady wyceny aktywów i pasywów,

•zasady i terminy przeprowadzania inwentaryzacji,

•ustalenie rodzajów dowodów księgowych oraz wymogów stawianych dowodom księgowym,

•zasady dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych,

•zasady kwalifikowania składników majątkowych do środków trwałych i zasady ich umarzania,

•zasady ewidencji rzeczowych składników aktywów obrotowych,

•zasady ewidencji, rozliczania i kalkulacji kosztów,

•opis zasad ustalania wyniku finansowego,

•sporządzanie, zatwierdzanie i ogłaszanie sprawozdań finansowych,

•ogólne zasady funkcjonowania programu komputerowego do prowadzenia ksiąg rachunkowych,

•opis stosowanych zasad ochrony danych, programów i sprzętu informatycznego.

Polityka rachunkowości uwzględnia w szczególności przedmiot działalności organizacji.

2. Księgi rachunkowe

2.1. Miejsce, czas oraz technika prowadzenia ksiąg rachunkowych

Księgi rachunkowe są prowadzone w ............................................................................

albo

Prowadzenie ksiąg rachunkowych powierzono podmiotowi uprawnionemu do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. Jest nim ...............................................................................................................................................................................................

(podać adres siedziby lub wskazać inne miejsce lub podmiot prowadzący usługowo księgi jednostki)

Rokiem obrotowym jest okres kolejnych 12 miesięcy kalendarzowych rozpoczynający się z dniem ....................................................................

Księgi rachunkowe prowadzi się w języku polskim i w walucie polskiej, zgodnie z postanowieniami art. 9 i art. 11 ust. 1 uor.

Księgi rachunkowe są otwierane na początek każdego roku obrotowego, a zamykane na dzień kończący rok obrotowy. W skład roku obrotowego wchodzą śródroczne okresy sprawozdawcze, którymi są kolejne miesiące kalendarzowe.

Księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera z wykorzystaniem oprogramowania wspomagającego ich prowadzenie. Program komputerowy zabezpiecza powiązanie poszczególnych zbiorów stanowiących księgi rachunkowe w jedną całość odzwierciedlającą dziennik i księgę główną. Dziennik umożliwia uzgodnienie jego obrotów z obrotami zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej.

Ewidencja księgowa na kontach księgi głównej spełnia podstawowe zasady:

•podwójnego księgowania,

•systematycznego i chronologicznego prowadzenia ewidencji na kontach księgi głównej,

•odnośnie do zapisów w dzienniku – zapewnia chronologiczne ujęcie wszystkich zdarzeń, kolejną numerację, ciągłość liczenia sum zapisów i umożliwienie jednoznacznego powiązania ze sprawdzonymi i zatwierdzonymi dowodami księgowymi,

•zapisy w księgach powinny być dokonane w sposób zapewniający ich trwałość przez czas nie krótszy od wymaganego do przechowywania ksiąg rachunkowych.

2.2. Podstawa zapisów w księgach rachunkowych i korekta błędów

Księgi rachunkowe organizacji pozarządowej powinny być prowadzone rzetelnie, bezbłędnie, sprawdzalnie i na bieżąco.

Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone rzetelnie, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone bezbłędnie, jeżeli wprowadzono do nich kompletne i poprawnie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe, zapewniono ciągłość zapisów oraz bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych. Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działań stosowanych procedur obliczeniowych, a w szczególności:

•udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych;

•zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów umożliwiających sporządzenie sprawozdania finansowego i innych sprawozdań, w tym podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych;

•w związku z prowadzeniem ksiąg rachunkowych za pomocą komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych;

•zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów w księgach rachunkowych.

Księgi rachunkowe organizacji pozarządowej uznaje się za prowadzone na bieżąco, jeżeli spełniają trzy podstawowe kryteria:

•pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązującym sprawozdań finansowych, deklaracji podatkowych;

•zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej na poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, a za rok – nie później niż do 85. dnia po dniu bilansowym;

•ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Organizacja pozarządowa dopuszcza możliwość poprawy błędów w zapisach przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu oraz podpisanie poprawki i umieszczenie na niej daty. Takie poprawki muszą być dokonane przed zamknięciem miesiąca lub przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnych zapisów, dokonane tylko zapisami dodatnimi albo tylko ujemnymi. W razie ujawnienia błędów po zamknięciu okresu sprawozdawczego dozwolone są tylko korekty za pomocą dowodu korygującego – również tylko zapisami dodatnimi albo ujemnymi.

2.3. Dowody księgowe

2.3.1. Cechy dowodu księgowego

Organizacja pozarządowa za podstawę zapisów w księgach rachunkowych przyjmuje, że są to dowody wymienione w ustawie o rachunkowości (art. 20 ust. 2 i 3) zawierające co najmniej dane określone w art. 21 tej ustawy.

Dowód księgowy powinien zawierać:

•określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny,

•określenie stron dokonujących operację,

•opis operacji oraz jej wartość,

•podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

•stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu dekretacji, a także podpis osoby odpowiedzialnej za wskazanie.

Można zaniechać zamieszczania dekretacji i podpisów, jeżeli dane operacje gospodarcze wynikają z techniki dokumentowania zapisów księgowych. Wartość na dowodzie może być pominięta, jeżeli w toku przetwarzania danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Dowód księgowy w walucie obcej powinien zawierać przeliczenie ich wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu przeprowadzenia operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia zamieszcza się bezpośrednio na dowodzie, chyba że system przetwarzania danych zapewnia automatyczne przeliczenie tych walut, a wykonanie przeliczenia potwierdza odpowiedni wydruk. Jeżeli dowód nie dokumentuje przekazania lub przejęcia składnika majątkowego aktywów, przeniesienia prawa własności lub użytkowania wieczystego gruntu albo jest dowodem zastępczym, podpisy osób mogą być zastąpione znakami zapewniającymi ustalenie tych osób. Na żądanie organów kontroli lub biegłego rewidenta należy zapewnić wiarygodne przetłumaczenie na język polski treści wskazanych przez nich dowodów sporządzonych w języku obcym.

W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych zezwala się na udokumentowanie operacji gospodarczych za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji i zatwierdzonych przez głównego księgowego oraz zarząd organizacji. Dotyczy to następujących operacji gospodarczych:

•usług obcych, na które nie otrzymano dowodów źródłowych;

•opłat, na które nie otrzymano decyzji właściwych organów;

•opłat skarbowych i pocztowych, na które nie otrzymano dowodów wpłat.

Zastępcze dowody księgowe (oświadczenia) powinny w każdym przypadku zawierać następujące dane:

•datę dokonania operacji gospodarczych;

•datę wystawienia dowodu;

•cel poniesienia wydatku;

•przedmiot i wartość operacji gospodarczych przy zakupie (z zastrzeżeniem, że przedmiotem nie mogą być zakupy opodatkowane VAT), rodzaj składników majątkowych i cenę jednostkową;

•podpis osoby, która bezpośrednio dokonała wydatku, i podpis kierownika jednostki zatwierdzający ten wydatek;

•inne niezbędne informacje potwierdzające rzetelność i wiarygodność operacji gospodarczych.

2.3.2. Kontrola dowodów księgowych

Zarząd organizacji wprowadza kontrolę dowodów księgowych. Dowody księgowe obejmuje się kontrolą: merytoryczną, formalną i rachunkową, których celem jest sprawdzenie legalności, rzetelności oraz prawidłowości zdarzeń i operacji gospodarczych wyrażonych w tych dowodach.

Kontrola merytoryczna polega na sprawdzeniu, czy dane zawarte w dokumencie są zgodne z zamówieniem, umową, zleceniem i obowiązującymi przepisami, oraz sprawdzeniu, czy wyrażona w dowodzie operacja gospodarcza jest celowa z punktu widzenia ekonomicznego jednostki.

Kontrola merytoryczna dokonywana jest przez:

•pracownika organizacji w zakresie celowości zdarzenia, które dokumentuje dowód księgowy, oraz prawidłowości merytorycznej;

•osobę upoważnioną do wprowadzenia danych do ksiąg rachunkowych w zakresie poprawności udokumentowania zdarzenia pod względem zgodności z przepisami prawa.

Kontrola formalna polega na stwierdzeniu zgodności formy i elementów dokumentu, w szczególności zgodności z wymogami wobec dowodów księgowych określonymi w art. 20, 21 i 22 uor oraz przepisach dotyczących VAT. Kontroli dokonuje osoba upoważniona do wprowadzenia dokumentu do ksiąg rachunkowych.

Kontrola rachunkowa polega na sprawdzeniu poprawności arytmetycznej danych oraz sposobu ujęcia w księgach (dekretacja), a także potwierdzeniu wykonania tej czynności podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania. Dekretacja na dokumentach księgowych wskazująca sposób ujęcia w księgach może nastąpić odręcznie lub automatycznie, w przypadku gdy dany rodzaj dowodu jest zawarty w dowodzie księgowym. Osoby sprawdzające dowód księgowy powinny na znak wykonania tych czynności zamieścić swoje podpisy na dowodzie.

2.3.3. Dekretacja dowodów księgowych

Każdy dowód podlegający ujęciu w księgach rachunkowych powinien – po sprawdzeniu – zostać zakwalifikowany do ujęcia w księgach przez uprawnioną osobę. Stwierdzenie zakwalifikowania dowodu polega na wskazaniu miesiąca, w którym dokument powinien zostać ujęty w księgach rachunkowych, oraz kont, na których operację należy zaksięgować. Nie ma potrzeby umieszczania tych danych, jeśli dowód księgowy jest przygotowywany za pomocą komputera, a technika przetwarzania danych wskazuje jednoznacznie sposób księgowania tego rodzaju dowodów.

Nie wymaga się umieszczania dekretów na dowodach księgowych bezpośrednio przekazywanych z modułów sprzedażowych, jeśli zostaje zapewniona integralność zapisów w systemie finansowo-księgowym i sprzedażowym, a faktury sprzedaży ujmowane są według ich numerów danych w module sprzedażowym.

Kierownik jednostki zarządza konieczność umieszczania danych dotyczących rodzaju kosztu i rodzaju projektu, którego ten koszt dotyczy, na każdym dokumencie potwierdzającym poniesienie nakładów kosztowych. Osobą odpowiedzialną za umieszczenie tych informacji jest pracownik organizacji bądź bezpośrednio odpowiedzialny za poniesienie tego kosztu lub osoba przez niego wskazana.

3. Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych i sprawozdawczości

3.1. Nadrzędne zasady rachunkowości

Obowiązkiem organizacji jest prowadzenie rachunkowości według podstawowych (nadrzędnych) zasad w celu jasnego i rzetelnego przedstawienia obrazu sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku organizacji. W związku z powyższym wprowadza się nadrzędne zasady rachunkowości:

3.1.1. Zasada rzetelnego obrazu (wiarygodności)

Organizacja jest zobowiązana stosować określone ustawą zasady rachunkowości, rzetelnie i jasno przedstawiając sytuację majątkową i finansową oraz wynik finansowy.

3.1.2. Zasada przewagi treści nad formą

Zasada przewagi treści nad formą oznacza, że sprawozdanie finansowe powinno przedstawiać informacje odzwierciedlające ekonomiczną treść zdarzeń i transakcji, a nie tylko ich formę prawną.

3.1.3. Zasada ciągłości

Przyjmuje się założenie ciągłości w formie jednolitej długości okresu sprawozdawczego, powiązania bilansu zamknięcia z bilansem otwarcia, ciągłości przyjętych zasad wyceny aktywów i pasywów, kwalifikacji, prezentacji oraz metod zaliczania przychodów i rozliczania kosztów, zapewniających porównywalność informacji finansowych za kolejne lata obrotowe. Zmiana dotychczas stosowanych zasad na inne przewidziane w uor wymaga podania w informacji dodatkowej uzasadnienia tych zmian, wpływu na wynik finansowy, przeliczenia pozycji sprawozdania finansowego roku poprzedzającego według zasad roku, w którym dokonano zmiany w celu uzyskania porównywalności.

3.1.4. Zasada memoriału

W księgach rachunkowych organizacji należy ująć wszystkie osiągnięte, przypadające na ich rzecz przychody oraz obciążające je koszty związane z tymi przychodami dotyczące danego roku obrotowego, niezależnie od terminu ich zapłaty. Koszty dotyczące danego okresu to koszty poniesione oraz koszty, które zostaną poniesione w następnych okresach, jeżeli dotyczą danego okresu.

Przez związek kosztów z przychodami danego roku należy rozumieć powiązanie w sposób bezpośredni z konkretnym przychodem tego roku lub w sposób pośredni z ogółem przychodów, co oznacza, że w przyszłości nie będzie można tych kosztów przyporządkować do konkretnego przychodu. Koszty te obciążą wynik finansowy okresu, w którym zostały poniesione.

3.1.5. Zasada współmierności

W celu zapewnienia współmierności przychodów i związanych z nimi kosztów zaliczane będą koszty przypadające na ten okres sprawozdawczy, mimo że jeszcze nie zostały poniesione. Z kolei przychody lub koszty dotyczące przyszłych okresów zostaną ujęte drugostronnie w aktywach bilansu. Zasada obowiązuje w zakresie kosztów dotyczących ich przychodów ze sprzedaży produktów oraz towarów, a także operacji finansowych. Nie dotyczy to kosztów ogólnego zarządu i handlowych, jako zależnych tylko od upływu czasu oraz pozostałych przychodów i kosztów operacyjnych, jak też zysków i strat nadzwyczajnych. Pozostałe przychody i koszty operacyjne oraz zyski i straty nadzwyczajne uznaje się za powstałe w momencie realizacji lub uzyskania pewności, że realizacja nastąpi, natomiast pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne – w momencie powzięcia informacji o ich poniesieniu.

3.1.6. Zasada kontynuacji działania

Zasada kontynuacji działania zakłada, że jednostka będzie kontynuowała w dającej się przewidzieć przyszłości działalność w niezmniejszonym istotnie zakresie, jeżeli nie jest to niezgodne z przepisami prawa lub rzeczywistością gospodarczą. Przyjęcie takiego założenia uzasadnia wycenę posiadanych zasobów i ich stopniowego zużycia na podstawie faktycznie poniesionych kosztów (zasada kosztu historycznego). Kierownik organizacji jest odpowiedzialny za uzasadnienie założenia kontynuacji działalności.

3.1.7. Zasada ostrożności

Poszczególne składniki aktywów i pasywów wycenia się, stosując rzeczywiście poniesione na ich nabycie ceny lub koszty niezbędne do ich wytworzenia, z zachowaniem zasady ostrożności. W tym celu należy w wyniku finansowym organizacji uwzględnić:

•zmniejszenia wartości użytkowej lub handlowej składników aktywów, w tym również dokonane odpisy amortyzacyjne lub umorzeniowe;

•wyłącznie niewątpliwe pozostałe przychody operacyjne i zyski nadzwyczajne;

•wszystkie poniesione pozostałe koszty operacyjne i straty nadzwyczajne;

•rezerwy na znane organizacji ryzyko, grożące straty oraz skutki innych zdarzeń.

Zdarzenia należy uwzględnić także wtedy, gdy zostaną ujawnione między dniem bilansowym a dniem, w którym rzeczywiście następuje zamknięcie ksiąg rachunkowych. Jedynie niektóre organizacje mikro wymienione w art. 3 ust. 1a pkt 2 uor mogą zrezygnować z tej zasady.

3.1.8. Zasada istotności

Przyjęta przez organizację polityka rachunkowości zapewnia wyodrębnienie w rachunkowości wszystkich zdarzeń istotnych do oceny sytuacji majątkowej i finansowej oraz wyniku finansowego przy zachowaniu zasady ostrożności. Istotność zależy od kwoty i charakteru pozycji ocenianych w konkretnych okolicznościach. Podejmując decyzję o tym, czy dana pozycja lub pozycje zagregowane są istotne, charakter i rozmiary pozycji należy oceniać łącznie.

3.1.9. Zasada podwójnego zapisu

Każda operacja wyrażana wartościowo ma być rejestrowana w księgach rachunkowych co najmniej na dwóch kontach po przeciwstawnych stronach tych kont, tzn. po stronie Wn jednego konta i równocześnie po stronie Ma konta przeciwstawnego, z zachowaniem równowartości kwot po obu stronach.

3.2.0. Zasada kompletności i chronologii zapisów

W księgach rachunkowych organizacji ma być zapewniona kompletność ujęcia operacji gospodarczych zarówno w porządku chronologicznym, jak i systematycznym, z tym że poszczególne operacje mają być ujęte w okresach sprawozdawczych, których dotyczą. Zapisy dokonane w księgach rachunkowych uważa się za kompletne, jeżeli wszystkie operacje dokonane w danym okresie sprawozdawczym (miesiącu sprawozdawczym) zostaną ujęte w księgach rachunkowych tego okresu.

W celu zapewnienia kompletności zapisów księgowych operacje gospodarcze o charakterze ciągłym, powtarzające się, należy dzielić i ujmować co najmniej w okresach miesięcznych (oddzielnie każdy miesiąc). Dotyczy to także operacji księgowanych na podstawie dowodów zbiorczych (raportów, zestawień), w których ujmuje się kolejno następujące po sobie operacje – w sposób zapewniający ich księgowanie w miesiącu, którego dotyczą. Obowiązek zapisów chronologicznych uważa się za spełniony, jeżeli operacje gospodarcze ujmuje się w księgach rachunkowych w kolejności następowania po sobie zdarzeń, procesów i zjawisk, na podstawie których wprowadzono je do ksiąg rachunkowych.

3.2.1. Błąd wpływający na jakość sprawozdania finansowego

Błąd istotny (podstawowy) to błąd, w następstwie którego nie można uznać sprawozdania finansowego sporządzonego i zatwierdzonego w poprzednich okresach za spełniające wymagania prawidłowości, rzetelności i jasności – odnosi się na kapitał własny jako zysk (strata) z lat ubiegłych. Korekty pozostałych błędów wpływają na wynik roku bieżącego.

Nie stanowią błędu podstawowego:

•skutki zdarzeń, które nie wpływały istotnie na dane wykazane w sprawozdaniach finansowych za lata ubiegłe i wobec tego nie podważały wiarygodności tych sprawozdań (konieczne jest łączne rozpatrywanie ogółu błędów, których kumulacja może zniekształcić sprawozdanie finansowe);

•skutki ustawowych lub dokonanych przez jednostkę zmian zasad (polityki) rachunkowości, z wyjątkiem sytuacji gdy przepisy wprowadzające zmiany przewidują odniesienie wywołanych tym skutków na kapitał własny;

•skutki zmian szacunków (np. stawek amortyzacyjnych), wysokość odpisów aktualizujących lub rezerw;

•skutki zdarzeń, które do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego, mimo dołożenia należytych starań, nie mogły być jednostce znane.

Ujawnienie błędu istotnego wymaga uwzględnienia w rozliczeniach podatku dochodowego za lata podatkowe, w których błędnie ustalono wynik, a tym samym podstawę opodatkowania.

4. Sprawozdanie finansowe

Organizacja sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 6 do uor albo organizacja sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z załącznikiem nr 1 do uor, przy czym rachunek zysków i strat będzie sporządzany w wersji porównawczej (lub kalkulacyjnej – właściwe należy wybrać).

5. Opis stosowanych metod wyceny aktywów i pasywów

Do wyceny aktywów i pasywów stosuje się następujące kategorie:

•cena nabycia,

•cena sprzedaży netto,

•kwota wymaganej lub wymagająca zapłaty,

•wartość nominalna,

•trwała utrata wartości,

•koszt wytworzenia,

•skorygowana cena nabycia.

Cena nabycia (art. 28 ust. 2 uor) to cena zakupu składnika aktywów, obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu VAT oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu – powiększona o obciążenia o charakterze publicznoprawnym oraz o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, załadunku, wyładunku, składowania lub wprowadzenia do obrotu, a obniżona o rabaty, upusty i inne zmniejszenia lub odzyski.

Cena sprzedaży netto (art. 28 ust. 5 uor) to możliwa do uzyskania na dzień bilansowy cena jego sprzedaży, pomniejszona o przypadający od sprzedaży VAT oraz akcyzę, pomniejszona o rabaty, opusty i inne podobne zmniejszenia oraz koszty związane z przystosowaniem składnika aktywów do sprzedaży i dokonaniem tej sprzedaży, a powiększona o należną dotację przedmiotową.

Kwota wymaganej (wymagająca) zapłaty to kwota wyrażona w złotych zapłaty, której oczekuje jednostka od kontrahenta według stanu na dzień bilansowy, lub kwota zobowiązania, która powinna zostać zapłacona kontrahentowi.

Wartość nominalna środków pieniężnych (gotówka, czeki, wyemitowane przez jednostkę papiery wartościowe, np.: akcje, obligacje, bony depozytowe) jest uwidoczniona w tych środkach pieniężnych. Jeśli gotówka, czeki lub papiery wartościowe są wyrażone w walutach obcych, wycenia się je po ustalonym przez NBP na dzień bilansowy średnim kursie tych walut.

Trwała utrata wartości (art. 28 ust. 7 uor) jako kategoria wyceny oznacza istnienie dużego prawdopodobieństwa, że kontrolowany przez organizację składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości (w znacznej części lub całości) przewidywanych korzyści ekonomicznych. Fakt ten uzasadnia dokonanie odpisu aktualizującego, doprowadzającego wartość składnika aktywów wynikającą z ksiąg rachunkowych do ceny sprzedaży netto, a w przypadku jej braku – do ustalenia w inny sposób wartości godziwej.

Koszt wytworzenia produktu obejmuje koszty pozostające w bezpośrednim związku z danym produktem oraz uzasadnioną część kosztów pośrednio związanych z wytworzeniem tego produktu. Koszty bezpośrednie obejmują wartość zużytych materiałów bezpośrednich, koszty pozyskania i przetworzenia związane bezpośrednio z produkcją i inne koszty poniesione w związku z doprowadzeniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje w dniu wyceny. Do uzasadnionej, odpowiedniej do okresu wytwarzania produktu, części kosztów pośrednich zalicza się zmienne pośrednie koszty produkcji oraz tę część stałych, pośrednich kosztów produkcji, które odpowiadają poziomowi tych kosztów przy normalnym wykorzystaniu zdolności produkcyjnych. Za normalny poziom wykorzystania zdolności produkcyjnych uznaje się przeciętną, zgodną z oczekiwaniami w typowych warunkach, wielkość produkcji za daną liczbę okresów lub sezonów, przy uwzględnieniu planowych remontów. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie kosztu wytworzenia produktu, jego wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży netto takiego samego lub podobnego produktu, pomniejszonej o przeciętnie osiągany przy sprzedaży produktów zysk brutto ze sprzedaży, a w przypadku produktu w toku – także z uwzględnieniem stopnia jego przetworzenia.

Do kosztów wytworzenia produktu nie zalicza się następujących kosztów:

1) będących konsekwencją niewykorzystanych zdolności produkcyjnych i strat produkcyjnych;

2) ogólnego zarządu, które nie są związane z doprowadzaniem produktu do postaci i miejsca, w jakich się znajduje na dzień wyceny;

3) magazynowania wyrobów gotowych i półproduktów, chyba że poniesienie tych kosztów jest niezbędne w procesie produkcji;

4) sprzedaży produktów.

Koszty te wpływają na wynik finansowy okresu sprawozdawczego, w którym zostały poniesione.

Szczegółowe zasady wyceny aktywów i pasywów zostały zawarte przy opisach kont stosowanych do ich ewidencji.

6. Zasady ochrony i archiwizowania dokumentacji systemu rachunkowości

6.1. System przetwarzania danych

Księgi rachunkowe organizacji są prowadzone przy użyciu programu finansowo-księgowego ……….. Program jest aktualizowany przez producenta – autoryzowanego dystrybutora firmy …………. z siedzibą w …….., zgodnie ze zmianami przepisów podatkowych oraz zmianami prawa bilansowego.

Program realizuje wszystkie podstawowe operacje księgowe – od tworzenia planu kont dostosowanego do potrzeb informacyjnych organizacji i łatwego księgowania dokumentów poprzez automatyczny bilans zamknięcia, pełne rozrachunki i rozliczenia, aż do gotowych lub zdefiniowanych przez administratora zestawień i sprawozdań.

Zapisy księgowe pochodzące z modułów – zbiorów, tworzących pomocnicze księgi rachunkowe – powinny być wprowadzane do modułu głównego automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności. Zapisy te powinny spełniać warunki określone w art. 20, ust. 5 uor, w szczególności z następujących powodów:

a) zapewnienia ich trwałej i czytelnej postaci,

b) umożliwienia stwierdzenia źródła ich pochodzenia,

c) zapewnienia możliwości sprawdzenia poprawności przetworzenia określonych danych,

d) zapewnienia ochrony danych źródłowych w miejscu ich wprowadzania na zasadach określonych w zakładowych przepisach dotyczących ochrony danych.

6.2. Ochrona dokumentów i ksiąg rachunkowych

Fizyczne zabezpieczenie zewnętrzne zapewnia ochronę przed dostępem osób nieupoważnionych do następujących elementów systemu rachunkowości i dokumentacji organizacji:

•sprzętu komputerowego wspomagającego księgowość organizacji,

•księgowego systemu informatycznego,

•zasad rachunkowości,

•ksiąg rachunkowych,

•dowodów księgowych,

•dokumentacji inwentaryzacyjnej,

•sprawozdań finansowych.

W celu właściwej ochrony ksiąg rachunkowych stosowane są:

•nośniki danych odporne na zagrożenia,

•systematycznie tworzone – rezerwowe kopie zbiorów danych zapisanych na trwałych nośnikach informacji.

Komputerowe wydruki danych powinny spełniać wymagania określone w art. 13 ust. 2–6 uor, a w szczególności:

1) powinny być trwale oznaczone nazwą skróconą organizacji lub jej jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej, której dotyczą, oraz zrozumiałą nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej;

2) powinny być wyraźnie oznaczone odnośnie do roku obrotowego, miesiąca i daty sporządzenia;

3) powinny posiadać automatycznie numerowane strony z oznaczeniem pierwszej i ostatniej (koniec wydruku) oraz być sumowane na kolejnych stronach w sposób ciągły w miesiącach i w roku obrotowym;

4) powinny być oznaczone nazwą programu przetwarzania danych.

Wszystkie dowody księgowe przenoszone za pośrednictwem urządzeń łączności powinny być oznaczane przez ich zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych, w sposób automatyczny wcześniej zdefiniowany i zgodny z przyjętymi zasadami (polityką) rachunkowości.

Darmowy fragment