Excel zaawansowany - ScoreCard - zarządzanie procesami biznesowymi z użyciem Excela - ebook

Wstęp

Excel to jedno z najpotężniejszych narzędzi do raportowania oraz analizowania faktów biznesowych. Bez wątpienia najlepsze, pod warunkiem że umie się wykorzystać jego możliwości bezpośrednio w biznesie. Niniejsza książka to zbiór praktycznych przykładów mających zastosowanie w międzynarodowych firmach. Za pomocą sprawdzonych metod pozwoli ona zrozumieć sposób działania tej aplikacji, co jest niezbędne do dalszej optymalizacji pracy z tym narzędziem oraz lepszej analizy danych.

W książce poruszane są kwestie dotyczące obszarów szeroko rozumianego zarządzania, które dopiero wchodzą do naszych firm, jak zarządzanie z zastosowaniem zbalansowanej karty wyników czy weryfikacji jakości baz danych. Znalazła się w niej również wiedza na temat zastosowania Excela w procesach związanych z Business Intelligence czy Data Mining.

Niniejsza pozycja stanowi nie tylko kompendium wiedzy na temat praktycznego korzystania z Excela, ale również jest to zbiór wartościowych i sprawdzonych strategii zarządzania, stosowanych z powodzeniem w międzynarodowych korporacjach. Liczymy, że zaprezentowane rozwiązania spotkają się z Państwa zainteresowaniem, a publikacja stanie się punktem wyjściowym do zgłębienia wybranej metody działania i wdrożenia w Państwa organizacji.

Przykłady zawarte w podręczniku możliwe są do wykonania w Excelu 2007 i jego nowszych wersjach. Arkusze z opisywanymi przykładami można pobrać z Internetu.

UWAGA

Wszystkie pliki Excela z przykładami omawianymi w książce można pobrać ze strony: http://online.wip.pl/download/exceltom2.zip1. Zbalansowana karta wyników

Firma to zbiór procesów i cech charakterystycznych dla danej działalności i branży, w której funkcjonuje, otoczenia konkurencyjnego oraz przyjętej strategii przedsiębiorstwa. Organizacja, która pragnie odnieść sukcesy na konkrecyjnym rynku, musi łączyć teorię z praktyką. Powinna mieć nie tylko opracowaną dobrą strategię, lecz również zdolność do jej prawidłowej realizacji. Im większa jednostka, tym trudniej jej to urzeczywistnić.

Aby nadać wspólny kierunek działaniom poszczególnych komórek organizacyjnych, by wszyscy pracownicy pracowali efektywnie na rzecz przedsiębiorstwa, aby monitorować postęp w realizacji strategicznych założeń firmy, stosuje się zbalansowaną kartę wyników – ScoreCard. Wdrożenie karty wyników daje organizacji możliwość uczenia się. Jest to najbardziej twórczy i najważniejszy aspekt całej koncepcji zarządzania za pomocą karty wyników.

Zastosowanie mierników ułatwia przełożenie skomplikowanych założeń biznesowych na bardziej precyzyjną formę. Położony nacisk na związki przyczynowo-skutkowe umożliwia planowanie działań, również w dłuższej perspektywie. Pozwala każdemu pracownikowi, bez względu na poziom zaszeregowania, na zrozumienie, jak i które elementy codziennej pracy są zbieżne z celami całej organizacji oraz jaki mają wpływ na sukces firmy.

W procesie planowania i podejmowania decyzji określa się ilościowo konkretne zadania poprzez właściwy zbiór mierników realizowanych celów oraz czynników przyszłego sukcesu. Porównanie realizowanego zestawu miar z docelowymi określają obszary wymagające optymalizacji, której należy dokonać na podstawie odpowiednich decyzji strategicznych dokonywanych na poziomie kadry menedżerskiej. Strategiczna karta wyników nie tylko mierzy zmiany w organizacji, ale również je kreuje.

Sposób mierzenia efektywności firmy silnie wpływa na sposób zachowań pracowników oraz postrzegania firmy przez zewnętrznych partnerów. We współczesnych warunkach silnej konkurencji przetrwanie i sukces firmy uzależnione są od systemów mierzenia i zarządzania, które wynikają z jej strategii i możliwości.

BalancedScoreCard (BSC, strategiczna karta wyników – SKW, zrównoważona karta wyników – ZKW, zbalansowana karta dokonań, karta wyników) – jest narzędziem rachunkowości zarządczej, wykorzystywanym na potrzeby zarządzania strategicznego, wspierającym działalność przedsiębiorstwa przez pomoc dla procesu wdrażania strategii biznesowej. Mierzy efektywność podmiotu, pozwala na bieżącą kontrolę i wspiera działania motywacyjne. Pozwala doskonale przełożyć ogólną wizję przedsiębiorstwa na konkretne działania operacyjne i przejrzyste cele dla pracowników firmy na jej wszystkich szczeblach organizacyjnych. Jest narzędziem komunikacji kierowników z otoczeniem zewnętrznym i wewnętrznym organizacji. Dzięki niej można zaprezentować relacje zachodzące między inwestycjami w rozwój jednostki, optymalizacją procesów a wynikami finansowymi i rynkowymi. Dodatkowo dzięki temu narzędziu możliwe jest sterowanie przyszłymi działaniami, które pozwalają szybko reagować na zmieniające się uwarunkowania gospodarcze. Stanowi dowód świadomej prorozwojowej polityki organizacji i zachęca potencjalnych kontrahentów do współpracy.

Rysunek 1.1. Podstawowe pojęcia – gdzie powinien być umiejscowiony ScoreCard

ScoreCard jest zupełnie nowym podejściem do określenia mierników efektywności realizacji strategii. Zachowując finansowe mierniki określone w czasie, karta wyników wprowadza strategiczne miary dla poprawy przyszłej efektywności ekonomicznej przedsiębiorstwa. Miary te, określone w perspektywie klienta, procesów wewnętrznych oraz rozwoju wynikają z przełożenia strategii na konkretne cele dla wszystkich obszarów działalności danej firmy.

Strategiczna karta wyników jest nie tylko systemem mierzenia efektywności firmy, jest centralnym elementem zarządzania firmą, który pozwala lepiej organizować i optymalizować procesy zarządcze. System ten stanowi swojego rodzaju spoiwo pomiędzy działaniami zarządu a pracownikami. Proces zarządzania, zainspirowany kartą wyników, umożliwia organizacji skoncentrowanie się na wdrażaniu długofalowej strategii. Wykorzystywany w ten sposób ScoreCard może stać się fundamentem procesu zarządzania organizacją.

1.1. Obszary pomiarów

Zbalansowana karta wyników przekłada misję i strategię na cele i mierniki pogrupowane w czterech różnych perspektywach:

● finansowej,

● klienta,

● procesów wewnętrznych,

● uczenia się przedsiębiorstwa.

ScoreCard to schemat, wspólny język używany przez wszystkich pracowników, mówiący o misji i strategii firmy w krótkiej i w dłuższej perspektywie. Wykorzystuje mierniki, aby objaśnić pracownikom różnych szczebli, jakie czynniki wpływają na obecny i przyszły sukces firmy. Miary stosowane w zbalansowanej karcie wyników dzielą się na wynikowe, dotyczące wydarzeń przeszłych dokonanych, oraz prognozujące, które, bazując na tym, co się wydarzyło, szacują wpływ tych zdarzeń na przyszłość funkcjonowania firmy; mają bardziej charakter jakościowy niż ilościowy. Zarząd komunikując oczekiwane wyniki realizacji strategii oraz czynniki, które wpływają na jej sukces, próbuje ukierunkować energię, umiejętności i wiedzę całej firmy na realizację celów długoterminowych.

ScoreCard pozwala zachować równowagę pomiędzy celami krótko- i długoterminowymi organizacji, pomiędzy oczekiwanymi przez zarząd wynikami oraz czynnikami, które wpływają na ich realizację. Uwzględnienie w karcie wielu miar sprawia, że konstrukcja zbalansowanej karty wyników wydaje się dość skomplikowana, lecz odpowiednio zbudowana zawiera jednolity cel nadrzędny firmy i przejrzysty plan jego osiągnięcia.

1.2. Perspektywa finansowa

Odzwierciedla długoterminowy cel przedsiębiorstwa. Mierzy obecny sukces finansowy firmy, jako biznesu, i obrazuje główny cel działalności, jakim jest zwrot zaangażowanego kapitału. Zakres odpowiednich wskaźników w tej perspektywie powinien uwzględniać między innymi: rentowność, płynność przepływów pieniężnych, zaangażowanie majątku, kontroli zasobów. Najbardziej popularne cele i strategie w obrębie tej perspektywy (w kolejności od najpopularniejszych do mniej popularnych):

● Wzrost i struktura przychodów oraz udział w danym segmencie rynku.

● Nowe produkty. Typowym miernikiem w tym zakresie jest monitorowanie procentowego udziału przychodów ze sprzedaży nowych produktów.

Darmowy fragment