Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu - ebook
Zastosowanie tabel przestawnych w kontrolingu - ebook
Tabele przestawne są świetnym narzędziem do analizy dużych zbiorów danych. Ta funkcjonalność Excela umożliwia prowadzenie analiz w dowolnym układzie z interesującym użytkownika stopniem szczegółowości, jak również przejrzystych, dynamicznych wizualizacji. Tabele przestawne sprawdzają się również jako narzędzie zwiększające wydajność pracy, ponieważ umożliwiają przygotowanie dowolnej liczby powtarzających się i aktualizujących zestawień. W książce autor pokazuje, jak analizować dane m.in. sprzedażowe, kosztowe i produkcyjne z wykorzystaniem tabel przestawnych. Każdy rozdział to oddzielny przykład podpowiadający, w jaki sposób efektywnie pracować z danymi, tak aby uzyskane informacje stanowiły niezawodną podstawę podejmowania trafnych decyzji biznesowych. Co istotne, książka prezentuje różne niestandardowe sposoby wykorzystania tabel przestawnych: przygotowanie macierzy kosztów, wytypowanie najlepiej sprzedających się produktów czy szybkie wyszukiwanie przeterminowanych należności.
Spis treści
1 Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego
1.1 Dostosowywanie pól tabeli przestawnej
1.2 Modyfikacja tabeli przestawnej – pokaż strony filtru raportu
1.3 Obliczenia w tabeli przestawnej
1.4 Grupowanie danych w tabeli przestawnej
1.5 Wykresy przestawne
2 Tygodniowy raport marży brutto dla najlepiej sprzedających się produktów
2.1 Wyznaczenie numeru tygodnia w zestawieniu faktur sprzedaży
2.2 Obliczenie kosztów materiałowych
2.3 Budowa tabeli przestawnej obrazującej sprzedaż poszczególnych produktów w każdym tygodniu
2.4 Niestandardowe pozycje obliczeniowe tabeli przestawnej – pole obliczeniowe
3 Tygodniowy raport marży brutto na topowych produktach – wykres przestawny
3.1 Sprawdzanie poprawności danych – rozwijana lista
3.2 Funkcja WEŹDANETABELI
3.3 Wykres kołowy – struktura sprzedaży w wybranym przez użytkownika tygodniu
3.4 Wykres skumulowany kolumnowy – porównanie wybranej wielkości z czterech tygodni na każdym z produktów
4 Macierz kosztów transportu
4.1 Budowa macierzy
4.2 Funkcja JEŻELIBŁĄD
4.3 Wyróżnienia wartości – formatowanie warunkowe
5 Wiekowanie należności
5.1 Wyszukiwanie z użyciem funkcji WYSZUKAJPIONOWO
5.2 Wiekowanie przy użyciu tabeli przestawnej
6 Raport wykonania budżetu kosztów poszczególnych MPK z zewnętrznej bazy Access
6.1 Połączenie tabeli przestawnej z bazą danych
6.2 Budowa tabeli przestawnej – raport wykonania kosztów
6.3 Wybór MPK i miesiąca
6.4 Odświeżanie tabeli i ustawienia połączenia z bazą danych
7 Raporty produkcyjne – grupowanie pól tabeli przestawnej
7.1 Utworzenie raportu produkcji w podziale na miesiące i grupy produktów
7.2 Grupowanie wartości tekstowych
7.3 Grupowanie wartości liczbowych
8 Automatyczne generowanie dużej liczby raportów przy użyciu tabeli przestawnej
8.1 Raport zamówienia
8.2 Raport zamówienia jako tabela przestawna
8.3 Procentowy udział wartości każdego produktu w całości wartości zamówienia
8.4 Automatyczne wygenerowanie raportu dla każdego z zamówień
9 Graficzna prezentacja kosztów utrzymania jakości produktów
9.1 Procentowy udział poszczególnych grup kosztów w całości kosztów jakości
9.2 Procentowy udział i wartość poszczególnych grup kosztów w podziale na miesiące
10 Wizualizacja wyników sprzedażowych za pomocą tabeli przestawnej
10.1 Tworzenie tabeli przestawnej z danych sprzedażowych
10.2 Wizualizacja wyników sprzedaży firmy
10.3 Format wyświetlanych danych w polu Wartości
10.4 Układ raportu tabeli przestawnej
10.5 Style tabeli przestawnej
10.6 Sumy cząstkowe i końcowe
10.7 Wyróżnianie elementu w tabeli przestawnej
10.8 Zmiana układu wyświetlania pól w obszarze Wartości tabeli przestawnej
10.9 Stworzenie możliwości wyboru miesięcy – filtr tabeli przestawnej
Kategoria: | Poradniki |
Zabezpieczenie: |
Watermark
|
ISBN: | 978-83-269-3363-9 |
Rozmiar pliku: | 18 MB |
FRAGMENT KSIĄŻKI
Tabele przestawne są świetnym narzędziem do analizy dużych zbiorów danych. Ta funkcja Excela umożliwia tworzenie wizualizacji, przygotowywanie zestawień lub analiz w dowolnym układzie z interesującym użytkownika stopniem szczegółowości. Sprawdza się również jako narzędzie zwiększające wydajność pracy, ponieważ umożliwia automatyczne przygotowanie dowolnej liczby powtarzających się zestawień.
Książka dostarcza wiedzy niezbędnej do samodzielnego tworzenia tabel przestawnych, począwszy od podstaw, szybko przechodząc do wykorzystywania zaawansowanych możliwości. Jednocześnie nie jest to sucha wiedza, ale pokazana na praktycznych, biznesowych zastosowaniach Excela, opracowanych przez doświadczonego analityka finansowego.
Autor pokazuje, jak za pomocą Excela analizować dane sprzedażowe, kosztowe i produkcyjne z użyciem tabel przestawnych. Każdy rozdział to oddzielny przykład, jak efektywnie pracować z danymi i wydobywać z nich informacje umożliwiające podejmowanie dobrych decyzji biznesowych. Co istotne, książka prezentuje różne pomysłowe sposoby wykorzystania tabel przestawnych: przygotowanie macierzy kosztów, wytypowanie najlepiej sprzedających się produktów czy szybkie wyszukiwanie przeterminowanych należności. Ważnym obszarem jest również prezentacja danych. W tym przypadku książka pokazuje sposoby tworzenia wykresów przestawnych, a dopełnieniem jest pokazanie, jak modyfikować tabele przestawne od strony wizualnej.
Wszystkie pliki Excela z przykładami
omawianymi w książce można pobrać
ze strony:
http://online.wip.pl/download/exceltom6.zip1. Tworzenie i modyfikacja tabeli przestawnej. Przygotowanie wykresu przestawnego
Tabela przestawna jest rozbudowanym i interakcyjnym narzędziem do szybkiego podsumowania dużych ilości danych, tworzenia analiz w interesującym nas układzie oraz o określonym stopniu szczegółowości.
Tabele przestawne służą przede wszystkim do:
• gromadzenia danych liczbowych i ich podsumowywania, np. według kategorii i podkategorii, oraz tworzenia niestandardowych obliczeń i formuł;
• rozwijania i zwijania poziomów danych w celu sprecyzowania uzyskanych wyników oraz przechodzenia do szczegółów danych podsumowania w celu analizowania interesujących użytkownika obszarów;
• przenoszenia wierszy do kolumn lub kolumn do wierszy (czyli „przestawianie”) w celu uzyskania różnych podsumowań danych źródłowych;
• filtrowania, sortowania, grupowania i warunkowego formatowania najbardziej użytecznych i interesujących podzbiorów danych, co umożliwia użytkownikowi skoncentrowanie się na żądanych informacjach.
W przykładzie (rysunek 1.1) w zakładce znajdują się miesięczne koszty z lat 2004–2005 w podziale na konta, MPK oraz rodzaj kosztu. Zadaniem użytkownika jest przygotowanie w krótkim czasie zestawienia miesięcznych kosztów MPK w poszczególnych latach.
W tym celu przechodzimy na wstążkę Wstawianie/Tabele/Tabela przestawna. Pojawi się okno tworzenia tabeli przestawnej (rysunek 1.2). Określamy zakres, z którego będą pochodzić dane (w tym przykładzie jest to cała tabela z kosztami).
Trzeba pamiętać, aby każda kolumna miała nazwę – nagłówek. Można również pobierać dane z zewnętrznych źródeł. Następnie określamy, gdzie ma być stworzony raport tabeli przestawnej. W tym wypadku raport tabeli umieścimy w nowym arkuszu.
Klikamy OK i w nowym arkuszu utworzy się raport tabeli przestawnej (rysunek 1.3).
W prawej części okna Excela pojawi się Lista pól tabeli przestawnej (rysunek 1.4). W górnej części okna znajduje się lista nagłówków wszystkich kolumn zaznaczonych jako źródło do stworzenia tabeli. Poniżej przedstawione mamy obszary tabeli przestawnej:
• Etykiety wierszy – służy do wyświetlania pól jako wierszy z boku raportu,
• Etykiety kolumn – służy do wyświetlania pól jako kolumn u góry raportu,
• Wartości – obszar przeznaczony do wyświetlania podsumowujących danych liczbowych,
• Filtr raportu – służy do filtrowania całego raportu na podstawie wybranego elementu w filtrze raportu.
W naszym przykładzie w etykietach wierszy umieszczamy pole MPK, w etykietach kolumn dodajemy pole miesiąc, w filtr raportu wstawiamy rok, natomiast w wartości wrzucamy pole kwoty. Dodawanie pól do poszczególnych obszarów raportu tabeli odbywa się na zasadzie przeciągnij i upuść. W wyniku tego otrzymaliśmy zestawienie kosztów w podziale na poszczególne MPK (wiersze raportu) i poszczególne miesiące (kolumny raportu).
Okno obszarów raportu wygląda teraz następująco (rysunek 1.6).
Obecnie w tabeli mamy koszty z lat 2004 i 2005. Co zrobić, jeżeli potrzebujemy kosztów tylko z roku 2004? Do tego służy filtr raportu, gdzie z rozwijanej listy wybieramy rok 2004. W wyniku tego otrzymujemy tylko dane za rok 2004 (rysunek 1.7).
Interesuje nas np. kwota kosztów w styczniu z MPK 3003 i chcemy poznać elementy kosztów składające się na całą kwotę. Wystarczy kliknąć dwukrotnie daną kwotę (rysunek 1.8).
W wyniku tego utworzy się nowy arkusz z zestawieniem pozycji składających się na daną kwotę (rysunek 1.9).
1.1. Dostosowywanie pól tabeli przestawnej
Mamy wcześniej stworzoną tabelę przestawną, w której koszty są przedstawione w układzie MPK/miesiące.
Chcemy ustawić kwoty kosztów w formacie walutowym (złotówki) z dwoma miejscami po przecinku, z separatorem tysiąca. Można zrobić to na dwa sposoby. Pierwszy – mając kursor umieszczony na jakiejkolwiek kwocie kosztów z menu podręcznego wybieramy opcję Ustawienia pola wartości (rysunek 1.10).
W wyniku tej operacji pojawi się okienko Ustawienia pola wartości, w którym można wybrać typ obliczeń tabeli. W naszym wypadku wybieramy Sumę (ponieważ chcemy policzyć sumę kosztów w poszczególnych miesiącach na poszczególne MPK (rysunek 1.11).
Jeżeli klikniemy przycisk Format liczby, będziemy mogli określić format, w jakim ma być pokazywana suma (rysunek 1.12).
Efektem końcowym będzie przejrzyste zestawienie, jak na rysunku 1.13.
Jeśli chcemy poznać procentowy układ kosztów poszczególnych MPK w ogólnej kwocie kosztów miesiąca, przechodzimy do Ustawień pola wartości, otwieramy zakładkę Pokazywanie wartości jako i w polu Pokaż wartości jako wybieramy % kolumny. Jeżeli natomiast chcemy uzyskać procentowy podział poszczególnych kosztów w miesiącach, na MPK wybieramy % wiersza (rysunek 1.14).Klikamy OK i otrzymujemy zestawienie pokazujące procentowy udział kosztów MPK w ogólnej kwocie kosztów miesiąca (rysunek 1.16).
1.2. Modyfikacja tabeli przestawnej – pokaż strony filtru raportu
W omawianym wcześniej przykładzie mamy stworzoną tabelę, która pokazuje sumę kosztów na poszczególnych kontach, w poszczególnych latach z możliwością wyboru MPK w filtrze raportu. Co natomiast zrobić, jeżeli potrzebujemy taką tabelę dla każdego MPK z osobna? Tworzyć kilkanaście tabel? Rozwiązanie jest proste – w filtrze raportu umieszczamy MPK (parametr, dla którego chcemy mieć osobne zestawienia).
Darmowy fragment