Excel w praktyce. Wydanie luty-marzec 2014 r. - ebook

Od Redaktora

Drodzy Czytelnicy!

Tysiące kolumn i wierszy mogą obejmować dane, z którymi na co dzień przychodzi nam się zmierzyć. Prawie zawsze pojawia się problem nawigacji po tak obszernych arkuszach. Paski przewijania nie są zbyt wygodne, ponieważ trudno jest ustawić odpowiedni obszar za pomocą myszy. Istnieją wprawdzie pewne niestandardowe rozwiązania, ale nie do końca spełniają oczekiwania użytkowników. Warto sięgnąć po proste makra i tak zmodyfikować swój roboczy arkusz, aby praca z nim była szybsza i wygodniejsza. Więcej na ten temat w tekście Formanty formularza – nawigacja po arkuszu może być wygodniejsza F 160.

Jeżeli na jednym wykresie chcemy przedstawić dane z obszernego zestawienia, bardzo prawdopodobne, że nie otrzymamy czytelnej prezentacji. Dużo korzystniej jest przedstawiać tylko część informacji (np. zmiany w wybranym przedziale czasu lub ogólnie rysujący się trend zmian). W tekście Prezentacja graficzna – szybka selekcja danych na wykresie P 079 przeczytamy, jak zbudować wykres, który przedstawi dane stanowiące tylko fragmenty tabeli źródłowej (określone wiersze). Wybór wartości będzie wspomagany przez formuły wyszukujące.

Przyjmijmy, że w pracy mamy do czynienia z zestawieniami, w których w obrębie jednej kolumny występują wielokrotnie te same wpisy. Dotyczyć to może na przykład miast, nazw produktów, imion czy nawet nazwisk pracowników. W niektórych sytuacjach przydatne staje się posortowanie listy, gdzie kryterium jest częstość występowania określonego wpisu w tabeli. Zapoznajmy się z hasłem Przetwarzanie danych – rozkład tabeli według częstości ich występowania P 080, a sprawnie wykonamy takie sortowanie.

Bardzo często się zdarza, że w arkuszach z obszernymi zestawieniami najczęściej interesuje nas jedynie niewielki fragment tabeli. Takie cząstkowe zestawienie uzyskamy dzięki filtrowaniu. Niestety, gdy zawartość arkusza ulegnie zmianie, konieczne będzie grupowanie danych od nowa. Okazuje się, że nie musimy tracić na to czasu. Jeżeli dodamy do arkusza odpowiednie formuły, a ich działanie uzależnimy od pól kombi, bardzo szybko otrzymamy przefiltrowane listy cząstkowe z uwzględnionymi zmianami w arkuszu. Więcej na ten temat w tekście Pola kombi – jak w szybki sposób utworzyć cząstkowe listy danych P 081.

Problemem przy prowadzeniu np. magazynu jest żmudne przeglądanie kolejnych regałów w poszukiwaniu konkretnego towaru, który w danej chwili okazał się potrzebny. Przygotujmy zatem sprytną wyszukiwarkę, która pomoże nam błyskawicznie zlokalizować określony towar w naszym magazynie. O tym, jak ją wykonać, przeczytamy w haśle Wyszukiwarka – tworzymy narzędzie oparte na dynamicznym formatowaniu warunkowym W 106.

Serdecznie pozdrawiam

Redaktor Naczelny poradnika „Excel w praktyce”([email protected])