Optymalizacja kosztów w praktyce dentystycznej. Zarządzaj skutecznie swoimi finansami - ebook

Rozdział 1. Współpraca z biurem rachunkowym w gabinecie stomatologicznym

Gabinety stomatologiczne rozliczają się w zdecydowanej większości, prowadząc podatkowe księgi przychodów i rozchodów (PKPiR). Przepisy rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR przewidują m.in. obowiązki podatnika przy współpracy z biurem rachunkowym. Oto one:

Krok 1. Wybieramy biuro rachunkowe

Tak naprawdę przedsiębiorcy powinni kierować się opiniami na temat biura rachunkowego od jego obecnych lub byłych klientów. Solidność i fachowość prowadzących biuro rachunkowe to podstawa poczucia bezpieczeństwa i ograniczenie obaw na wypadek ewentualnej kontroli.

Niemniej jednak trzeba pamiętać o dwóch istotnych kwestiach dotyczących biur rachunkowych, o których mowa w przepisach ustawy o rachunkowości.

Po pierwsze, usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą polegającą na świadczeniu usług w zakresie:

•prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;

•okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;

•wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;

•sporządzania sprawozdań finansowych;

•gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej wymaganej dokumentacji;

•poddania badaniu, składania do właściwego rejestru sądowego, udostępniania i ogłaszania sprawozdań finansowych w przypadkach przewidzianych ustawą.

Oczywiście, w przypadku PKPiR nie wszystkie wymienione czynności znajdą zastosowanie, ale chodzi tu o zakres działalności prowadzonej przez biuro rachunkowe, które w zdecydowanej większości przypadków prowadzi księgi rachunkowe, czyli tzw. pełną rachunkowość.

Ważne

Działalność w wymienionym zakresie mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:

•mają pełną zdolność do czynności prawnych;

•nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 ustawy o rachunkowości (chodzi m.in. o prowadzenie ksiąg niezgodnie z przepisami).

Po drugie, niezbędne jest ubezpieczenie OC. Wspomniani wyżej przedsiębiorcy mają bowiem obowiązek zawrzeć umowę ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z prowadzoną działalnością z zakresie usługowego prowadzenia ksiąg. Obowiązek ten nie dotyczy jedynie przedsiębiorców, biegłych rewidentów oraz doradców podatkowych, jeżeli ubezpieczyli się od odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone przy wykonywaniu tych zawodów w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg.

Krok 2. Zawarcie umowy z biurem rachunkowym

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR wskazuje, że biuro rachunkowe w rozumieniu jego przepisów to przedsiębiorca uprawniony na podstawie odrębnych przepisów do prowadzenia ksiąg, który na podstawie umowy zawartej z podatnikiem świadczy usługi w tym zakresie.

W pierwszej kolejności trzeba więc zawrzeć umowę z biurem rachunkowym. Z reguły biura dysponują wzorami takich umów, dzięki czemu prowadzący gabinet nie musi poświęcać czasu na konstruowanie zapisów umowy. Jednak trzeba pamiętać o kilku kwestiach, które zawiera umowa z biurem. Są to:

•miejsce przechowywania dokumentów księgowych;

•terminy i sposób dostarczenia dokumentów do biura (ale też np. co się stanie w razie dostarczenia po umówionym terminie);

•zakres odpowiedzialności biura ze wskazaniem, kiedy biuro odpowiedzialności nie ponosi (np. w razie niedostarczenia mu dokumentów, dostarczania prowadzącym biuro nieprawdziwych informacji itp.);

•wysokość i zasady ustalania wynagrodzenia biura rachunkowego (w tym zakresie biura stosują bardzo różne zasady ustalania swojego wynagrodzenia, ale z reguły zależy ono od ilości dostarczanych dokumentów);

•okres trwania umowy, w tym zasady jej zmiany i wypowiedzenia;

•tryb rozwiązywania umowy oraz zwrotu dokumentacji księgowej i podatkowej.

Współpracując z biurem rachunkowym, trzeba pamiętać o właściwym wypełnianiu własnych obowiązków, tj. przede wszystkim terminowym dostarczaniu do biura dokumentów księgowych.

Krok 3. Zawiadomienie urzędu skarbowego

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów przewiduje, że jeżeli na zlecenie podatnika prowadzenie księgi zostało powierzone biuru rachunkowemu, podatnik jest obowiązany:

•w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy z biurem rachunkowym zawiadomić o tym naczelnika urzędu skarbowego, któremu zostało złożone zawiadomienie o prowadzeniu księgi, wskazując nazwę i adres biura, miejsce (adres) prowadzenia oraz przechowywania księgi i dowodów związanych z jej prowadzeniem;

•prowadzić w miejscu wykonywania działalności ewidencję sprzedaży.

Ważne

Ewidencję sprzedaży trzeba zbroszurować i kolejno ponumerować jej karty. Ewidencja powinna zawierać co najmniej następujące dane:

•numer kolejny wpisu;

•datę uzyskania przychodu nieudokumentowanego fakturami, rachunkami oraz

•kwotę tego przychodu.

Zwolnienie z obowiązku ewidencji sprzedaży przewidziano jedynie w przypadku podatników, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Krok 4. Dokonywanie zapisów przez biuro rachunkowe

Przepisy rozporządzenia wskazują też zasady dokonywania zapisów księgowych przez biuro rachunkowe. Dokonuje się ich w porządku chronologicznym na podstawie przewidzianych dowodów księgowych oraz sum miesięcznych przychodów wynikających ze wspomnianej wyżej ewidencji lub danych wynikających z zestawienia (raportów fiskalnych) przekazywanych przez podatnika zgodnie z postanowieniami umowy, w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Ważne

Podatnicy, którzy ewidencjonują obrót przy zastosowaniu kas rejestrujących, dokonują zapisów w księdze na podstawie danych wynikających z raportów dobowych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu. Zapisów można też dokonywać na koniec każdego miesiąca, w terminie zapewniającym rozliczenie z budżetem, na podstawie danych wynikających z raportów miesięcznych skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

Podstawa prawna

•§ 3 pkt 5, § 8, § 30 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 728).

•Art. 76a i 76h ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 1047 ze zm.).

Sławomir Liżewski

Jaką umowę podpisać z biurem rachunkowym

Wiele zmian w przepisach, głównie w prawie podatkowym, jak również w VAT, spowodowało potrzebę korzystania z profesjonalnych usług księgowo-rachunkowych. Z biegiem czasu wprowadzano kolejne przepisy, a już istniejące zostały na bieżąco zmienione. Dlatego też biura rachunkowe świadczą kompleksowe usługi w zakresie rozliczania działalności, doradztwie, jak też pomocy w zakładaniu działalności niezależnie od formy prawnej, zajmując się wszelkimi formalnościami związanymi z utworzeniem nowego podmiotu czy też zmianą biura rachunkowego.

Podstawą prawną współpracy pomiędzy biurem rachunkowym a gabinetem stomatologicznym zlecającym mu prowadzenie ksiąg jest umowa. Odpowiedzialność biura rachunkowego jest związana z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązań umownych. Umowa z biurem rachunkowym do celów dowodowych powinna mieć formę pisemną. Większość biur rachunkowych proponuje swoim klientom własny wzór umowy. Nie oznacza to jednak, że nie można wprowadzić własnych zmian w takiej umowie.

Określenie i zapisanie wszystkich obowiązków biura na etapie umowy zaoszczędzi nam niepotrzebnych wątpliwości i sporów w przyszłości.

O czym należy pamiętać w takiej sytuacji:

1. Dokładne określenie stron umowy (w przypadku osoby fizycznej trzeba wskazać jej imiona, nazwisko, datę urodzenia, imiona rodziców, adres zamieszkania, numer dokumentu potwierdzającego tożsamość oraz numer PESEL; gdy stroną umowy jest przedsiębiorca, należałoby dodatkowo podać nazwę, pod jaką prowadzi działalność, NIP).

Obecnie zniesiono obowiązek posiadania certyfikatu księgowego wydawanego przez Ministerstwo Finansów, by móc prowadzić biuro rachunkowe. Jednak jeżeli biuro taki certyfikat posiada, dobrze byłoby, aby zostało załączone do umowy. Świadczy to o kwalifikacjach i profesjonalizmie biura, które będzie prowadziło rozliczenia finansowe. W przypadku braku certyfikatu można śmiało poprosić o certyfikaty ukończenia kursów, z których wynikałoby, że osoba, której powierzamy nasze finansowo-podatkowe sprawy, jest do tego przygotowana.

Jeżeli biurem rachunkowym jest spółka (np. sp. z o.o., S.A.), konieczne jest podanie nazwy spółki, adresu siedziby, numeru wpisu do KRS i osoby uprawnionej do reprezentacji. Załącznikiem do umowy warto, by był odpis z KRS spółki, który dostępny jest w szybki elektroniczny sposób pod adresem: https://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu.

2. Dokładny opis zakresu umówionych usług i inne zobowiązania biura rachunkowego

Umowa z biurem rachunkowym na prowadzenie spraw finansowo-podatkowych gabinetu stomatologicznego powinna zawierać dokładny opis zakresu usług, do którego zobowiązuje się biuro. Zakres usług, na jaki możemy umówić się z biurem, jest szeroki, niemniej jednak do podstawowych, które powinny się znaleźć w umowie, należą:

•Określenie formy prowadzonej ewidencji – księga przychodów i rozchodów lub księgi handlowe z należytą starannością, w sposób zgodny z obowiązującymi przepisami prawa i na podstawie otrzymywanych od gabinetu stomatologicznego dokumentów oraz innych informacji.

•Określenie, kto jest dysponentem ksiąg w czasie trwania umowy z biurem rachunkowym. Oczywiście najczęściej i najwygodniej, jeżeli dysponentem księgi w trakcie trwania umowy jest biuro. Po zakończeniu umowy zbiory danych w formie archiwum, zdatnym do odtworzenia przy wykorzystaniu oprogramowania tożsamego z oprogramowaniem, w którym prowadzono księgę, powinny zostać wydane do dyspozycji zleceniodawcy (gabinetu stomatologicznego).

•Określenie, czym jest prowadzenie księgi przychodów i rozchodów lub ksiąg handlowych (przykład zapisu umowy):

a) dokonywanie w imieniu i na rzecz gabinetu stomatologicznego zapisów księgowych odpowiadających poszczególnym zdarzeniom gospodarczym na podstawie dostarczonej przez gabinet dokumentacji lub innych informacji udzielonych przez zleceniodawcę (gabinet stomatologiczny),

Darmowy fragment