Polityka rachunkowości 2020 z komentarzem do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych - ebook

Wstęp

Oddajemy w Państwa ręce dziesiąte wydanie książki „Polityka rachunkowości z komentarzem do planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych”. Opracowanie to analogicznie do poprzedniego wydania zostało przygotowane na podstawie uregulowań zawartych w ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 869 ze zm.), ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm.), z uwzględnieniem wielu przepisów wykonawczych wydanych na ich podstawie, uwzględniających specyfikę działalności jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, jak również innych przepisów mających zastosowanie w określonych częściach w odniesieniu do tych jednostek.

Głównym celem niniejszego opracowania jest pomoc dla kierowników jednostek w przygotowaniu dokumentacji opisującej przyjęte w jednostce zasady rachunkowości, jak również pomoc dla służb finansowo-księgowych w zakresie rozwiązań ewidencyjnych, które są częstokroć odmienne od rozwiązań ewidencyjnych występujących w podmiotach spoza sfery jednostek sektora finansów publicznych. Jednostki powinny jednak pamiętać, że zaproponowane w opracowaniu rozwiązania co do zakresu formy, jak też treści dokumentacji dotyczącej przyjętych zasad rachunkowości oraz co do rozwiązań ewidencyjnych są propozycją do ewentualnego wykorzystania i nie mają one obligatoryjnego charakteru.

Dziesiąte wydanie książki, tak jak poprzednie, składa się z kilku części. Rozdział pierwszy zawiera wprowadzenie do polityki rachunkowości, w którym określono ogólne wskazówki, co ma być przedmiotem jej treści oraz jakich zasad jednostka powinna obligatoryjnie przestrzegać przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych. Rozdział drugi zawiera propozycję/wzór dokumentacji opisującej przyjęte zasady rachunkowości w państwowych lub samorządowych jednostkach budżetowych. W rozdziale trzecim przedstawiono taką propozycję/wzór dokumentacji dla samorządowych zakładów budżetowych. Rozdział czwarty opisuje zasady funkcjonowania poszczególnych kont, jak również przedstawia:

- ich treść ekonomiczną,
- zasady prowadzenia ewidencji analitycznej,
- zasady ewidencji na poszczególnych kontach ze wskazaniem konta przeciwstawnego,
- przyporządkowanie klasyfikacji budżetowej do poszczególnych kont kosztowych,
- sposób wyceny oraz rodzaje dowodów księgowych będących podstawą zapisów księgowych,
- charakterystykę sald poszczególnych kont.

Rozdział piąty prezentuje praktyczne rozwiązania w ewidencji księgowej operacji występujących w jednostkach budżetowych i samorządowych zakładach budżetowych. Przedstawiono tu kilka sposobów dekretowania dla operacji typowych, jak i nietypowych, które stwarzają najwięcej trudności w ich zaksięgowaniu. Na końcu został umieszczony aktualny wykaz aktów prawnych powołanych w publikacji.

Przekazywana do Państwa rąk publikacja uwzględnia wszystkie wprowadzone w ostatnim okresie zmiany do ustawy o rachunkowości, ustawy o finansach publicznych oraz przepisów wykonawczych.

Reasumując, zarówno jednostki budżetowe, jak i samorządowe zakłady budżetowe powinny pamiętać, że ustalane przez nie zasady rachunkowości po raz pierwszy, jak też każde ich kolejne aktualizacje wynikające ze zmian przepisów, specyfiki działalności jednostki, rozszerzenia lub zaprzestania części jej działalności – muszą zapewniać możliwość sporządzania sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych oraz innych określonych odrębnymi przepisami (§ 20 rozporządzenia ministra rozwoju i finansów z 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej; Dz.U. z 2017 r. poz. 1911 ze zm.). Oznacza to, że przy ich ustalaniu, a zwłaszcza przy konstruowaniu planu kont należy pamiętać o podstawowych zasadach, z których wynika, że:

- konta wskazane w planach kont trzeba traktować jako standardową liczbę kont, która może być ograniczona jedynie o konta służące do księgowania operacji gospodarczych niewystępujących w jednostce lub placówce albo uzupełniona o konta zgodne co do treści ekonomicznej, w tym również przy wykorzystaniu symboli kont, które nie mają zastosowania w jednostce,
- plan kont dla budżetu jednostki samorządu terytorialnego może być uzupełniony, w miarę potrzeby, o właściwe konta planu kont dla jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych,
- konta wskazane w planach kont ujętych w załącznikach do rozporządzenia mogą być dzielone na dwa lub więcej kont syntetycznych,
- zakładowy plan kont powinien uwzględniać ustalenia dysponenta części budżetowej lub zarządu jednostki samorządu terytorialnego dotyczące zasad grupowania operacji gospodarczych istotnych dla rodzaju działalności,
- zapewniać możliwość sporządzenia sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.

Oprócz wymienionych powyżej zasad jednostki powinny również pamiętać o zapisach § 21 cytowanego rozporządzenia. Zapisy te określają, że w przypadku gdy przepisy dotyczące sporządzania sprawozdań nakładają obowiązek:

- wykazywania w sprawozdaniach obrotów na określonych kontach – stosowana technika księgowości powinna umożliwić prawidłowe ustalenie wysokości tych obrotów,
- uzyskiwania informacji również w innych układach niż określone w planie kont – ewidencja aktywów, pasywów oraz kosztów i przychodów może być dokonywana według innych dodatkowych klasyfikacji.

Prawidłowo sporządzona polityka rachunkowości pozwala wyeliminować wiele błędów, zwłaszcza tych dotyczących wyceny i ewidencji księgowej. Jednocześnie trzeba pamiętać, jak ważną rolę we właściwym funkcjonowaniu systemu rachunkowości jednostki odgrywają odpowiedni obieg oraz kontrola i przechowywanie dokumentów księgowych.

W dziesiątym wydaniu publikacji, analogicznie do poprzednich, zawarto przykłady zapisów różnych zdarzeń czy operacji gospodarczych występujących w jednostkach, w świetle rozwiązań wynikających z przepisów powołanych w opracowaniu.Rozdział I. Wprowadzenie do polityki rachunkowości

Jednostki budżetowe oraz samorządowe zakłady budżetowe, będąc jednostkami sektora finansów publicznych zobowiązanymi do prowadzenia ksiąg rachunkowych, stosownie do postanowień art. 10 ust. 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2019 r. poz. 351 ze zm., dalej: uor), mają obowiązek stworzyć dokumentację opisującą przyjęte przez każdą z nich zasady rachunkowości. Zasady te, zwane również polityką rachunkowości, powinny określać pojęcia wraz z ich opisem, reguły stosowane w jednostce, dokumenty i metody stosowane w czynnościach i procedurach księgowych jednostki.

Polityka rachunkowości musi nazywać i opisywać:

1) ścisłe terminy trwania roku obrotowego (zwanego również rokiem obrachunkowym) obejmującego kolejnych 12 miesięcy oraz jego podział na okresy sprawozdawcze,

2) stosowane przez jednostkę metody wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego,

3) sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych, czyli podstawowych urządzeń księgowych służących do rejestrowania zdarzeń gospodarczych w jednostce, w tym:

a) zakładowego planu kont, ustalającego wykaz ksiąg głównych, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej, którego podstawą sporządzenia dla państwowych i samorządowych jednostek budżetowych oraz samorządowych zakładów budżetowych jest plan kont stanowiący załącznik nr 3 do ww. rozporządzenia w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej,

b) wykaz ksiąg rachunkowych, a w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych za pomocą komputera – wykaz zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na informatycznych nośnikach danych oraz ich jednoznaczne identyfikatory, wraz z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych,

c) opis procesu przetwarzania danych, a przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych za pomocą komputera – opis systemu informatycznego zawierającego dokładny i szczegółowy wykaz wszystkich programów tworzących ten system, zastosowanych procedur lub funkcji, w zależności od struktury oprogramowania, wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania, a ponadto dokładne określenie wersji oprogramowania i daty rozpoczęcia jego eksploatacji,

d) system służący ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych oraz wszystkich innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania w nich zapisów.

Opracowanie, jak również aktualizowanie tych zasad, zgodnie z przepisami art. 10 ust. 2 uor, należą do obowiązków kierownika każdej jednostki. Brak opracowania takiej dokumentacji, jak też prowadzenie ksiąg rachunkowych wbrew przepisom ustawy o rachunkowości, stosownie do postanowień art. 77 tej ustawy, podlegają karze grzywny lub karze pozbawienia wolności do lat 2, a nawet obu tym karom łącznie.

Opracowanie właściwej polityki rachunkowości ma niewątpliwie wpływ także na uniknięcie ewentualnego popełnienia czynów naruszenia dyscypliny finansów publicznych, do których między innymi, stosownie do postanowień art. 18 ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z z 2019 r. poz. 1440 ze zm.), zaliczamy:

- zaniechanie przeprowadzenia i rozliczenia inwentaryzacji albo przeprowadzenie lub rozliczenie inwentaryzacji w sposób niezgodny z przepisami ustawy o rachunkowości,
- wykazanie w sprawozdaniu budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.

Aby ułatwić pracę pracownikom działów księgowych, którzy są w przeważającej części twórcami tych dokumentów, w dalszej części opracowania został zaprezentowany przykład polityki rachunkowości, do ewentualnego wykorzystania, po odpowiednim dostosowaniu tych zasad do zindywidualizowanej specyfiki jednostki od strony organizacyjnoprawnej oraz przedmiotu jej działalności.

W zależności od uznania jednostka w ramach swojej polityki rachunkowości może opracować wewnętrzne dokumenty dotyczące następujących zagadnień:

– obiegu i kontroli dokumentów księgowych,

– zasad przeprowadzania inwentaryzacji,

– zasad rejestracji, wydawania i przechowywania druków ścisłego zarachowania,

– obrotu kasowego,

– zasad dotyczących płatności.

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział I. Wprowadzenie do polityki rachunkowości

Rozdział II. Polityka rachunkowości dla jednostek budżetowych

Rozdział III. Polityka rachunkowości dla samorządowych zakładów budżetowych

Rozdział IV. Komentarz do planu kont

Rozdział V. Plan kont w przykładach

Wykaz aktów prawnych

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71