Prawo pracy w spółce z o.o. Prawa i obowiązki zarządu - ebook

Rozdział I. Umowa o pracę w spółce z o.o.

Zawierając umowę o pracę, zarząd spółki powinien zdecydować, jaki będzie jej rodzaj, ponieważ od tego zależy m.in., w jaki sposób będzie mógł tę umowę rozwiązać. Może wybrać spośród następujących rodzajów umów o pracę:

- na czas określony,
- na czas wykonania określonej pracy,
- na czas nieokreślony,
- na zastępstwo, a także
- przedwstępna umowa o pracę oraz umowa o pracę na okres próbny – umowy, którymi wolno poprzedzić zawarcie właściwej umowy o pracę.

UMOWA O PRACĘ NA OKRES PRÓBNY

Zatrudniając nowego pracownika, warto go najpierw sprawdzić. Umowę o pracę na okres próbny zawiera się, aby poznać kwalifikacje pracownika i ocenić jego przydatność do pracy na danym stanowisku. Okres próbny to także czas dla pracownika na zorientowanie się, jakie są wymagania, warunki pracy i stosunki panujące w spółce. Jeśli zarząd albo pracownik po upływie okresu próbnego dojdą do wniosku, że współpraca powinna się zakończyć, wówczas można rozstać się praktycznie bez problemów.

Zawarcie umowy o pracę na okres próbny nie jest obowiązkowe. Oznacza to, że chcąc po raz pierwszy na danym stanowisku zatrudnić pracownika, możesz od razu podpisać umowę na czas nieokreślony, na czas określony lub na czas wykonania określonej pracy.

Umowa na okres próbny ma następujące zalety:

Zalety umowy na okres próbny

1. można bez ponoszenia dużych kosztów sprawdzić przydatność pracownika do pracy,
2. gdy dana osoba okaże się nieodpowiednim pracownikiem, rozstając się z nią, zarząd nie ponosi dużych kosztów jej zatrudnienia,
3. łatwo można zakończyć współpracę z daną osobą – po zakończeniu okresu próbnego, który może trwać np. dwa tygodnie,
4. bez trudności można wypowiedzieć taką umowę, ponieważ okres wypowiedzenia nie jest długi (np. trzy dni przy okresie próbnym krótszym niż dwa tygodnie); w przeciwieństwie do umowy na czas określony zaletą umowy na okres próbny jest możliwość jej wypowiadania bez względu na czas, na jaki została zawarta.

Czas trwania umowy o pracę na okres próbny

Umowa na okres próbny może zostać zawarta na maksymalnie trzy miesiące (art. 25 § 2 kp). Jeżeli jednak zarząd uzna, że krótszy okres wystarczy na „sprawdzenie pracownika”, można go skrócić np. do dwóch tygodni, miesiąca czy dwóch miesięcy.

Umów na okres próbny się nie przedłuża. Gdy umowa na okres próbny wynoszący np. jeden miesiąc okaże się zbyt krótka, aby sprawdzić pracownika, nie wolno (nawet poprzez porozumienie stron) przedłużyć jej o czas brakujący do dopuszczalnego okresu trzech miesięcy ani też zawrzeć jej powtórnie. Podobnie okres dłuższej usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy (np. choroba) nie uzasadnia ponownego zawarcia umowy na okres próbny czy przedłużenia jej trwania. Po rozwiązaniu umowy na okres próbny wolno jedynie nawiązać inny rodzaj umowy o pracę albo zrezygnować ze współpracy z pracownikiem.

+------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| WAŻNE |
| |
| Jeśli z pracownikiem zostanie zawarta umowa na okres próbny przekraczający trzy miesiące i pracownik po upływie tego czasu nadal pracuje w spółce, to po tym okresie umowa ta staje się umową na czas nieokreślony – chyba że zarząd potrafi udowodnić, że jego wolą było zatrudnienie pracownika na podstawie innej terminowej umowy o pracę. |
+------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+

Umowa na okres próbny z danym pracownikiem na dane stanowisko pracy może być zawarta tylko raz, choć od tej zasady są wyjątki.

Kolejna umowa na okres próbny

Jeżeli pracownik ma podjąć pracę innego rodzaju i zarząd uzna to za uzasadnione, może powtórnie zawrzeć umowę na okres próbny. To, że pracownik sprawdził się na poprzednim stanowisku pracy, nie oznacza, że okaże się przydatny na nowym stanowisku.

Ponowna umowa na okres próbny nie może być zawarta z pracownikiem, jeśli zmienia się jedynie nazwa stanowiska pracy, a zakres obowiązków pracownika pozostaje ten sam. Można powtórnie zatrudnić pracownika na okres próbny tylko wtedy, gdy zmiana rodzaju wykonywanych przez pracownika czynności uzasadnia ponowne poddanie go próbie.

PRZEDWSTĘPNA UMOWA O PRACĘ

Często pomiędzy momentem przyjęcia przez daną osobę propozycji zatrudnienia na dane stanowisko a faktycznym rozpoczęciem przez nią pracy upływa pewien okres. Na ogłoszenie rekrutacyjne nierzadko odpowiadają osoby zatrudnione u innych pracodawców, wobec których obowiązują określone w przepisach prawa pracy lub umowie o pracę okresy wypowiedzenia. Warto zabezpieczyć się na wypadek, gdyby potencjalny pracownik wycofał się z przyjętej propozycji zatrudnienia, np. z tego powodu, że spółka, w której dotychczas był zatrudniony, przebiła ofertę przyszłego pracodawcy.

W tym celu można zawrzeć umowę przedwstępną, która zagwarantuje nawiązanie stosunku pracy w określonym terminie albo przynajmniej, w razie wycofania się przez pracownika, odszkodowanie dla spółki.

Dopuszczalność zawarcia przedwstępnej umowy o pracę

Zawieranie przedwstępnych umów o pracę stanowi gwarancję nawiązania stosunku pracy. Takie rozwiązanie jest korzystne zarówno dla pracownika, jak i pracodawcy. Przepisy kp nie regulują zasad zawierania umów przedwstępnych, nie oznacza to jednak, że umowy takie nie mają podstawy prawnej lub też są niedopuszczalne. Umowy przedwstępne między przyszłymi stronami stosunku pracy zostały uznane za dopuszczalne przez orzecznictwo sądowe jeszcze w latach 70. XX wieku.

Sąd Najwyższy stwierdził, że dopuszczalne jest zawarcie umowy, przez którą strony zobowiązują się do zawarcia umowy o pracę. Uznał też, że taka umowa realizuje podstawowe funkcje prawa pracy, czyli organizacyjną i ochronną, przez to, że z jednej strony zabezpiecza i zapewnia zakładowi pracy gwarancję zatrudnienia konkretnej osoby, a z drugiej zabezpiecza i zapewnia pracownikowi w przyszłości pożądane zatrudnienie.

Umowa przedwstępna – na czym polega

Umowa przedwstępna polega na tym, że jedna lub obie strony umowy zobowiązują się do zawarcia w przyszłości umowy o pracę, a więc złożenia oświadczenia woli wywołującego skutki w zakresie prawa pracy. Zawarcie takiej umowy nie powoduje nawiązania stosunku pracy, lecz strony zobowiązują się do zawarcia takiej umowy w przyszłości (natomiast w razie odmowy jej zawarcia przez jedną ze stron druga strona posiada określone uprawnienia, o których mowa w art. 390 kc).

Korzyści zawarcia umowy przedwstępnej

Dla pracodawcy zawarcie umowy może być korzystnym rozwiązaniem, gdy w jego ocenie nawiązanie stosunku pracy z potencjalnym kandydatem powinno być poprzedzone uzyskaniem przez niego dodatkowych kwalifikacji lub odbyciem szkolenia. W takim przypadku przyszły pracownik może zobowiązać się w umowie przedwstępnej, że odbędzie stosowny kurs i w chwili zawarcia umowy o pracę będzie posiadał odpowiednie kwalifikacje.

Jeśli przyszły pracownik obawia się zawarcia umowy przedwstępnej, można go przekonać, że umowa taka jest dla niego korzystna, gdyż zapewnia mu nawiązanie stosunku pracy, chroniąc go np. przed ewentualnością wycofania się przez przyszłego pracodawcę w okresie wypowiedzenia u dotychczasowego pracodawcy. Dążeniem stron może być również chęć udokumentowania wynegocjowanych warunków umowy o pracę, zanim zostanie zawarta właściwa umowa.

Istotne elementy umowy przedwstępnej

Umowa przedwstępna powinna określać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej, a zatem postanowienia umowy o pracę (art. 389 § 1 kc). Jeśli umowa zawiera te zapisy, wówczas strona, której odmówiono zawarcia umowy przyrzeczonej, może zażądać odszkodowania lub podpisania właściwej umowy. Brak istotnych postanowień umowy powoduje, że umowa przedwstępna uważana jest za nieważną (patrz: wyrok SA w Katowicach z 14 stycznia 2000 r., sygn. akt I ACa 914/99, opubl. OSA 2001/2, poz. 8 str. 45).

Umowa o pracę powinna określać strony umowy, rodzaj umowy o pracę (czy jest zawarta na czas określony, czy nieokreślony), datę jej zawarcia oraz warunki płacy i pracy, a w szczególności:

- rodzaj pracy,
- miejsce jej wykonywania,
- wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem jego składników,
- wymiar czasu pracy,
- termin rozpoczęcia pracy

(art. 29 § 1 kp).

Wyżej wymienione elementy dotyczące zobowiązania stron do zawarcia umowy o pracę oraz warunki pracy i płacy powinny zostać określone w umowie przedwstępnej.

Braki w umowie – skutek

Umowa przedwstępna musi być skierowana do drugiej strony i zawierać istotne postanowienia umowy przyrzeczonej. Warto także wiedzieć, że nie można uzupełnić tego oświadczenia o elementy, których ono nie zawierało. Mówi o tym wyrok SN z 19 stycznia 1998 r., sygn. akt I PKN 482/97.

Przykład

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Spółka z o.o. zajmująca się leasingiem samochodowym podpisała z Janem Kowalskim umowę przedwstępną, w której strony zobowiązały się do zawarcia w terminie jednego miesiąca umowy o pracę. W umowie strony wskazały, że pracownik będzie świadczył pracę w pełnym wymiarze czasu pracy od dnia zawarcia umowy o pracę, za określonym wynagrodzeniem, w miejscu siedziby spółki. Pominięto jednak rodzaj pracy, jaką pracownik miałby wykonywać. Umowa jest nieważna, gdyż wskazanie rodzaju pracy jest istotnym elementem umowy o pracę, który nie znalazł uregulowania w umowie przedwstępnej. W ten sposób wypowiedział się również Sąd Najwyższy (zob. wyrok SN z 10 września 1997 r., sygn. akt I PKN 243/97, opubl. OSNAPIUS 1998/12, poz. 357).
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Jeśli brakujące elementy należało zaliczyć do istotnych postanowień umowy o pracę, a nie zostały one określone w umowie przedwstępnej, wówczas dochodzenie przez stronę roszczeń (odszkodowania lub – w przypadku pracownika – dodatkowo zawarcia umowy o pracę) jest bezprzedmiotowe. Potwierdza to wyrok SA w Lublinie z 19 lutego 1998 r., sygn. akt I ACa 42/98, opubl. OSA 2000/2, poz. 5 str. 34.

Dodatkowe postanowienia w umowie przedwstępnej

W umowie przedwstępnej mogą znaleźć się postanowienia regulujące inne kwestie niż te, które składają się na istotne elementy umowy o pracę. Na przykład pracodawcy może zależeć na określeniu obowiązków pracownika, pracownikowi zaś na wskazaniu, że będzie mu przysługiwać np. samochód służbowy czy laptop.

+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Ważne |
| |
| Bardziej precyzyjne uregulowanie praw i obowiązków oraz wzajemnych roszczeń stron umowy – a nie ograniczenie się tylko do istotnych postanowień umowy o pracę – w większym stopniu gwarantuje dalsze bezkonfliktowe relacje stron oraz w razie sporu wyklucza możliwość podnoszenia zarzutów przez nierzetelnego przyszłego pracownika. |
+-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+

Zastrzeżenie warunku

Umowa przedwstępna może zostać zawarta z zastrzeżeniem warunku (por. uchwała SN z 21 marca 1968 r., sygn. akt III CZP 23/68, opubl. OSNCP 1969, nr 1, poz. 5). Zobowiązanie do zawarcia umowy o pracę można zatem uzależnić od zdarzenia przyszłego i niepewnego (art. 89 kc). Pracodawca może np. zobowiązać się do zawarcia umowy o pracę pod warunkiem uzyskania przez przyszłego pracownika określonych kwalifikacji. Jeśli warunek ten nie zostanie spełniony, pracodawca będzie zwolniony z obowiązku zawarcia przyrzeczonej umowy o pracę.

Termin zawarcia umowy przyrzeczonej

Umowa przedwstępna nie musi wskazywać terminu zawarcia umowy przyrzeczonej. Jednak ze względów praktycznych zdecydowanie zalecane jest określenie terminu zawarcia umowy o pracę. Nie trzeba będzie wówczas ustalać tej daty (korespondować, składać oświadczeń itp.) Ponadto, unika się wówczas sporu o ustalenie terminu, który może okazać się niedogodny dla jednej ze stron.

Sąd Najwyższy w wyroku stwierdził, że termin wystąpienia zdarzenia wyznaczającego zawarcie przyrzeczonej umowy o pracę musi być konkretny i znany stronom przynajmniej w przybliżeniu (zob. wyrok SN z 14 grudnia 2004 r., sygn. akt II PK 108/2004, opubl. OSNP 2005/15, poz. 223). Termin zawarcia umowy o pracę nie musi być określony datą kalendarzową, lecz może go wyznaczać każde zdarzenie przyszłe i pewne. Istotne jest jak najdokładniejsze określenie terminu zawarcia umowy o pracę, ponieważ z tym terminem pozostaje w najściślejszym związku data nawiązania stosunku pracy. Termin określający nawiązanie stosunku pracy może być wyznaczony jednostkami miary czasu (np. za tydzień, miesiąc lub kwartał), opisem daty (np. Dzień Dziecka) lub zdarzenia.

Jednocześnie w przytoczonym powyżej orzeczeniu sąd uznał, że wskazanie przedziału czasu np. „od 1 lutego do 31 czerwca 2008 r.” nie stanowi spełnienia wymogu prawidłowego określenia początkowego terminu zawarcia umowy przyrzeczonej.

Nie ma przeszkód, by strony po zawarciu umowy przedwstępnej ustaliły termin zawarcia umowy o pracę w osobnym porozumieniu w takiej formie, w jakiej zawarły tę umowę.

Często w chwili podpisywania umowy przedwstępnej strony nie wiedzą dokładnie, kiedy rozwiąże się umowa pracownika z poprzednią firmą. Są natomiast zainteresowane tym, aby pracownik miał czas na przejście do nowego pracodawcy. W takiej sytuacji można wyznaczyć końcowy termin na zawarcie umowy, a zatem np. podpisując umowę 1 lutego, można napisać, że pracownik do 30 czerwca powinien zawrzeć z pracodawcą umowę o pracę.

Jeśli zarząd i przyszły pracownik nie chcą w przedwstępnej umowie o pracę określić terminu zawarcia umowy przyrzeczonej, należy się posłużyć regułami zawartymi w art. 390 § 1 kc. Wówczas do wyznaczenia terminu zawarcia umowy zarząd może upoważnić:

- jedną ze stron – wtedy umowa powinna być zawarta w określonym przez tę stronę terminie,
- obie strony – jeżeli w takiej sytuacji każda ze stron wyznaczyła inny termin, wiążący jest termin wskazany przez tę stronę, która wcześniej złożyła oświadczenie w tej sprawie.

PRZYKŁAD

+---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| W przedwstępnej umowie o pracę zawartej pomiędzy spółką „P&PG Sp. z o.o.” a Janem Kowalskim 16 marca 2015 r. strony nie wskazały terminu zawarcia umowy o pracę, lecz zawarły postanowienie, że obie strony są upoważnione do wyznaczenia tego terminu. |
| |
| Prezes spółki 3 kwietnia złożył Janowi Kowalskiemu oświadczenie, że wyznacza termin na zawarcie umowy o pracę na 22 kwietnia br. W odpowiedzi Jan Kowalski wskazał, że dla niego terminem dogodnym jest 11 maja br. Strony są związane terminem 22 kwietnia i w tym dniu powinny zawrzeć umowę o pracę. |
+---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+

Termin ostateczny

Jeżeli termin zawarcia umowy przyrzeczonej nie zostanie wyznaczony w ciągu roku od dnia zawarcia umowy przedwstępnej, nie można już zażądać zawarcia umowy przyrzeczonej. Natomiast samo zawarcie przyrzeczonej umowy o pracę może nastąpić później, czyli po upływie roku od daty zawarcia umowy przedwstępnej.

Forma umowy przedwstępnej

Przepisy kc nie przewidują żadnej konkretnej formy, w jakiej powinna być zawarta umowa przedwstępna. Zgodnie z art. 76 kc strony mogą ją ustalić, jednak dla przejrzystości ustalonych warunków pracy i płacy, a także do celów dowodowych zaleca się formę pisemną tej umowy.

Nie jest wykluczone zawarcie umowy przedwstępnej w formie ustnej, ale wtedy trudniej jest jednak udowodnić stronie domagającej się odszkodowania czy zawarcia umowy o pracę, że pomiędzy stronami faktycznie doszło do zawarcia umowy przedwstępnej. W takiej sytuacji mają zastosowanie ogólne zasady składania oświadczeń woli, które określone są w art. 61 i in. kc. Oświadczenie woli uznaje się za złożone z chwilą, gdy druga osoba mogła się zapoznać z jego treścią. Natomiast odwołanie takiego oświadczenia jest skuteczne, jeżeli doszło jednocześnie z tym oświadczeniem lub wcześniej.

Skutki formy ustnej

Osoba kwestionująca fakt zawarcia umowy przedwstępnej może np. twierdzić, że nie złożyła drugiej stronie oświadczenia woli, w którym zobowiązała się do zawarcia umowy o pracę, lecz prowadziła tylko negocjacje w celu ustalenia warunków pracy i płacy. Jeżeli istnieją poważne wątpliwości dotyczące zamiarów stron, pomocne są zasady interpretacji określone w art. 65 kc. Oświadczenie woli należy tak tłumaczyć, jak tego wymagają zasady współżycia społecznego oraz panujące zwyczaje, przy czym należy raczej ustalić, jaki był zgodny zamiar stron i cel umowy, niż opierać się na jego dosłownym brzmieniu.

Uchylanie się od zawarcia umowy przyrzeczonej

Uchylanie się od obowiązku zawarcia umowy przyrzeczonej polega na tym, że strona podjęła działania zmierzające do tego, by nie przystąpić do zawarcia umowy przyrzeczonej, lub zaniechała dokonania koniecznych działań. Pracownik może uchylać się od zawarcia umowy o pracę w ten sposób, że nie przystąpi do jej zawarcia w wyznaczonym terminie, np. będzie unikać kontaktu z potencjalnym pracodawcą, gdyż otrzymał inną, bardziej korzystną ofertę pracy.

Roszczenia stron

Gdy strona uchyla się od obowiązku zawarcia umowy przyrzeczonej, drugiej stronie przysługuje odmienne roszczenie w zależności od tego, w jakiej formie została zawarta umowa przedwstępna (art. 390 kc).

Jeżeli umowa przedwstępna została zawarta:

- na piśmie, to każda ze stron może domagać się odszkodowania, zaś pracownik może domagać się także zawarcia umowy,
- ustnie, wtedy każda ze stron może domagać się wyłącznie odszkodowania.

Pracodawca nie może dochodzić zawarcia umowy przyrzeczonej. W prawie pracy obowiązuje zasada wolności pracy i wolności zatrudnienia (art. 10 § 1 i 11 kp). Każdy ma prawo do swobodnie wybranej pracy, a nawiązanie stosunku pracy oraz ustalenie warunków pracy i płacy, bez względu na podstawę prawną tego stosunku, wymaga zgodnego oświadczenia woli pracodawcy i pracownika.

Żądanie naprawienia szkody

Poszkodowana strona umowy przedwstępnej może domagać się odszkodowania z tytułu szkody, jaką poniosła, licząc na zawarcie umowy przyrzeczonej i podejmując w związku z tym określone działania. Jest to tzw. ujemny interes umowny, zwany też negatywnym interesem umownym. Pod tym pojęciem są również utracone korzyści poniesione w związku z zawarciem umowy przedwstępnej (patrz: wyrok SN z 14 października 2005 r., sygn. akt III CK 103/05).

Odszkodowanie może obejmować tylko nakłady i wydatki potrzebne do zawarcia umowy przyrzeczonej (zob. wyrok SA w Warszawie z 12 września 2006 r., sygn. akt VI ACa 243/06). Oznacza to, że zarząd może domagać się odszkodowania uwzględniającego to, co miałby, gdyby nie nawiązał umowy przedwstępnej, nie może natomiast dochodzić tego, co uzyskałby, gdyby przyrzeczona umowa została zawarta. Jeśli spółka poniosła szkodę, zarząd powinien wystąpić do sądu z powództwem o zasądzenie odpowiedniej kwoty stanowiącej rekompensatę z tego tytułu.

Darmowy fragment