Vademecum dokumentacji kadrowej. Część II - ebook

Wstęp

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z najczęściej kontrolowanych przez PIP obowiązków pracodawcy. Aby pomóc zatrudniającym w prawidłowym wywiązaniu się z tych powinności, przygotowaliśmy drugą część „Vademecum dokumentacji kadrowej”. Jest to kompendium zawierające wzory dokumentów najczęściej wykorzystywanych przez pracodawców.

W tej części publikacji Czytelnicy znajdą wzory przykładowo wypełnionych dokumentów związanych z urlopami, czasem pracy i wynagrodzeniami. Do tego praktyczny komentarz eksperta, jak przygotować dany dokument – a przede wszystkim na co zwrócić uwagę, by poprawnie go wypełnić. Wszystko zilustrowane mnóstwem przykładów z praktyki kadrowej. Dzięki temu Czytelnicy z łatwością dostosują wzór do konkretnej sytuacji i własnych potrzeb.

Komentarz eksperta do każdego wzoru oprócz informacji na temat wypełniania dokumentu zawiera także opis stanu prawnego, najważniejsze orzecznictwo sądów pracy oraz stanowiska urzędowe dotyczące stosowania konkretnego pisma, regulaminu czy procedury.

Niemniej istotną, a często problematyczną kwestią jest przechowywanie pism związanych z zatrudnianiem pracowników. Dlatego też w przypadku każdego dokumentu wskazujemy, gdzie powinien być on przechowywany, zwłaszcza, że nie każdy dokument może znaleźć się w teczce personalnej pracownika.

Przedstawiamy również dokumenty, których wprowadzenie nie jest bezwzględnie wymagane przez przepisy. Ich wdrożenie może jednak przynieść pracodawcy korzyści i zabezpieczyć firmę na wypadek sporu z pracownikiem przed sądem pracy.

Pokazujemy także, na co zwracać uwagę, by nie popełnić błędu przy sporządzaniu danego dokumentu i nie narazić się na zarzuty inspektorów PIP w trakcie kontroli. Dodatkowo każdy z działów zawiera tekst-poradę w zakresie kontroli PIP na temat konsekwencji naruszenia przez pracodawcę wybranych przepisów o urlopach, czasie pracy czy wynagrodzeniach.

Do „Vademecum dokumentacji kadrowej – urlopy, czas pracy, wynagrodzenia” dołączona jest płyta CD. Zawiera ona szablony przydatnych dokumentów kadrowych.

Zapraszam do lektury

Anna Makarczuk

redaktorRozdział I. Urlopy wypoczynkowe

W tym rozdziale przedstawiamy wzory dokumentów związanych z udzielaniem pracownikom urlopów wypoczynkowych.

Warto wiedzieć:

 Jak w prosty i poprawny sposób przygotować plan urlopów oraz jak go stosować?

 Co muszą zawierać nie tylko wnioski urlopowe, ale też dokumenty niezbędne do przesunięcia terminu urlopu czy do odwołania pracownika z urlopu?

 Jaki zapis warto wprowadzić do regulaminu pracy (czy innego aktu wewnątrzzakładowego), aby uporządkować zasady udzielania pracownikom urlopów na żądanie?

 Dlaczego warto stosować w firmie pisemne informacje dla pracowników o konieczności wykonania zaległych urlopów wypoczynkowych?

 Jak poprawnie sporządzić dokument odwołania z urlopu wypoczynkowego i w jakich konkretnie sytuacjach można z niego skorzystać?

 Jakie będę sankcje dla pracodawcy w razie nieprawidłowości w ustaleniu wymiaru urlopu wypoczynkowego pracowników?

 Kiedy pracodawca może zastosować porozumienie o niewypłaceniu pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

W tym rozdziale Czytelnicy znajdą następujące wzory:

■ Plan urlopów na 2015 rok

■ Wniosek pracownika o urlop wypoczynkowy

■ Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego na żądanie

■ Potwierdzenie zgłoszenia i udzielenia urlopu wypoczynkowego na żądanie

■ Regulamin pracy – fragment dotyczący urlopów na żądanie

■ Wniosek pracownika o przesunięcie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego

■ Informacja o konieczności wykorzystania zaległego urlopu

■ Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

■ Porozumienie o niewypłaceniu pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który pracownik będzie wykorzystywał w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę

Plan urlopów wypoczynkowych

Ustalanie planu urlopów jest jednym ze sposobów udzielania pracownikom należnego im w każdym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego (art. 161 Kodeksu pracy). Pracodawca zapewnia sobie w ten sposób wykorzystywanie przysługującego pracownikom urlopu zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami. Zapobiega to więc zamieszaniu i nieporozumieniom, które mogą się pojawić przy składaniu wniosków urlopowych przez wielu pracowników w tym samym terminie. O tym, jak w prosty i poprawny sposób przygotować plan urlopów oraz jak go stosować, piszemy w tym artykule.

Dowiesz się z niego:

■ Jakie informacje powinny się znaleźć w planie urlopów

■ Którzy pracodawcy sporządzają plan urlopów wypoczynkowych

■ Na jakie okresy tworzy się plan (na rok, pół roku, na kwartał)

■ Czy w planie urlopów uwzględnia się również urlopy zaległe pracowników

■ Kto konkretnie w firmie sporządza plan urlopów, a kto go zatwierdza

■ Czy mając plan urlopów, można wymagać od pracowników jeszcze wniosków urlopowych

PLAN URLOPÓW na 2015 ROK

Uwaga! Występujące we wzorach oznaczenia od 1 do 8 odnoszą się do kolejnych zagadnień omawianych w dalszej części artykułu.

Gdy nie ma planu, potrzebny będzie wniosek urlopowy

Plan urlopów muszą tworzyć pracodawcy, u których w zakładzie działają zakładowe organizacje związkowe, chyba że związki zawodowe zgodzą się na nieustalanie planu. Nie muszą, choć mogą tworzyć plan urlopów pracodawcy, u których w zakładzie nie działają związki zawodowe. Plan może ustalać zatem każdy pracodawca, nawet jeśli zatrudnia kilku pracowników.

W przypadku gdy w firmie nie tworzy się planu urlopów, pracownikom są udzielane urlopy wypoczynkowe na ich wniosek, po porozumieniu się z pracodawcą co do terminu rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy, dalej: kp) – patrz: przykład 1.

Najczęstszą praktyką jest planowanie na cały rok

Przepisy prawa pracy nie określają, na jaki okres ma zostać ustalony plan urlopów. W praktyce najczęściej spotyka się plany sporządzane na cały rok kalendarzowy. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca sporządzał taki dokument na okresy krótsze niż rok, np. na pół roku, na kwartał.

Trzeba stworzyć dokument odpowiednio wcześniej i powiadomić pracowników

Przepisy nie określają terminu na ustalenie planu. Jednak powinien on zostać utworzony i podany do wiadomości pracowników najpóźniej na dzień przed datą, od jakiej ma obowiązywać (patrz: przykład 2).

Informacja dla zatrudnionych – zgodnie z firmową praktyką

Plan urlopów trzeba ustalić odpowiednio wcześnie i podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w konkretnej firmie (art. 163 § 2 kp). Można:

wywiesić go na tablicy informacyjnej lub

■ rozesłać do wiadomości pracowników wewnętrzną pocztą (e-mailem), jak również

■ umieścić dokument w wewnętrznej sieci internetowej firmy – intranecie.

Sposób podawania do wiadomości pracowników ważnych dla nich informacji, np. planu urlopów, trzeba określić w przepisach wewnątrzzakładowych (regulamin pracy) albo w umowach o pracę (gdy w firmie nie ma regulaminu pracy).

1. ZATRUDNIENIE W STYCZNIU, A WOLNE JUŻ W LUTYM

Pracownik nabył prawo do 26 dni urlopu z dniem 1 stycznia (nie jest to jego pierwsza praca i jest zatrudniony na czas nieokreślony). W dniu 1 lutego złożył pracodawcy wniosek o udzielenie mu 10 dni urlopu. Pracownik ma prawo złożyć taki wniosek, a pracodawca, jeżeli nieobecność pracownika nie zakłóci toku pracy, powinien udzielić mu urlopu.

2. CZAS DO KOŃCA ROKU

Pracodawca tworzy plan urlopów na rok. Dokument ten musi być więc gotowy i podany do wiadomości pracowników najpóźniej ostatniego dnia roboczego dla tej firmy w roku poprzednim. A zatem jeśli plan ma obowiązywać od 1 stycznia danego roku, to musi zostać podany do wiadomości pracowników najpóźniej 31 grudnia roku poprzedniego, o ile jest to dzień roboczy w konkretnej firmie. Pracownicy mają bowiem prawo rozpocząć wykorzystywanie urlopu wypoczynkowego, począwszy od pierwszego dnia roku kalendarzowego, na który stworzony został plan urlopów.

Gdyby natomiast plan urlopów sporządzany był kwartalnie, to wówczas powinien on zostać podany pracownikom do wiadomości najpóźniej ostatniego dnia roboczego przed rozpoczęciem okresu (kwartału), na jaki ma obowiązywać.

Ustalenia dotyczą wszystkich zatrudnionych

Planem urlopów obejmuje się wszystkich pracowników danej firmy, tj. wszystkie osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę. Nie dotyczy natomiast zleceniobiorców ani osób współpracujących z firmą w ramach innych umów cywilnoprawnych.

Pracownicy tymczasowi – do uzgodnienia

Uwzględnienie w planie urlopów pracowników tymczasowych może nastąpić na podstawie uzgodnień pomiędzy pracodawcą użytkownikiem a agencją pracy tymczasowej. Jest to istotne, w szczególności gdy okres wykonywania pracy tymczasowej obejmuje co najmniej 6 miesięcy. W takim przypadku pracodawca użytkownik jest bowiem zobowiązany umożliwić pracownikowi wykorzystanie urlopu (art. 10 ust. 1 i 2 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych – patrz: Podstawa prawna).

Osoby nieobjęte planem składają wnioski

Zdarzyć się może, że pomimo sporządzenia planu urlopów w firmie jeden pracownik (lub kilku pracowników) nie został ujęty (nie zostało ujętych) w planie. Następuje to, np. gdy pracownikowi udzielono urlopu wychowawczego na okres 3 lat, ale po roku za zgodą pracodawcy powrócił on do pracy. Udzielenie urlopu wypoczynkowego pracownikowi nieujętemu w planie urlopów następuje na mocy porozumienia między pracownikiem a pracodawcą, po złożeniu wniosku urlopowego. W zasadzie nic nie stoi także na przeszkodzie, aby po porozumieniu się z pracownikiem „dopisać” go do planu urlopów.

Planuje się cały urlop bieżący i zaległy – z pominięciem tego „na żądanie”

Zasadą jest, że w planie rocznym uwzględnia się cały przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy, z wyjątkiem 4 dni urlopu „na żądanie”. Oznacza to, że w planie umieszczamy zarówno cały urlop za rok bieżący, jak i urlop zaległy, jeżeli taki pozostał pracownikowi do wykorzystania (art. 163 § 1 kp w związku z art. 168 kp). Skoro bowiem plan urlopów będzie ustalany na następny rok, to powinien on uwzględniać cały przysługujący pracownikowi urlop wypoczynkowy, w tym także ten zaległy.

Natomiast plany sporządzane na krótsze okresy, np. półroczne lub kwartalne, powinny zawierać uzgodnienia co do wykorzystania urlopu w danym okresie. Sporządzanie planów kwartalnych nie oznacza bowiem obowiązku wykorzystania przez wszystkich pracowników części urlopu odpowiadającej okresowi, na jaki sporządza się plan. Może się więc zdarzyć i tak, że niektórzy pracownicy nie będą objęci kwartalnym planem urlopów, z uwagi na chęć wykorzystania przysługującego im urlopu w całości w ramach kolejnego planu kwartalnego.

W planie nie uwzględnia się jedynie 4 dni tzw. urlopu na żądanie. Podlega on nieco innym zasadom niż „zwykły urlop” wypoczynkowy. Pracownik nie musi składać wniosku o urlop „na żądanie” ani także uzgadniać z pracodawcą terminu jego wykorzystania. Nie może jednak samowolnie udać się na ten urlop, lecz musi uzyskać zgodę pracodawcy. Pracodawca, ze względu na szczególne okoliczności, może zaś żądaniu pracownika odmówić (zob. wyrok Sądu Najwyższego z 28 października 2009 r., sygn. akt II PK 123/09, OSNP 2011/11–12/148). Z założenia bowiem jest to urlop na nieprzewidziane sytuacje (art. 1672 kp).

Sporządzając plan urlopów, trzeba pamiętać, że zasadą jest wykorzystanie przez pracownika urlopu w całym przysługującym mu wymiarze.

Możliwy podział na części

Podzielenie urlopu na części możliwe jest jedynie w sytuacji, kiedy zatrudniony złoży odpowiedni wniosek w tej sprawie (art. 162 kp).

Co najmniej 14 dni kalendarzowych – z wyjątkiem

Jeśli pracownik złoży wniosek o podzielenie urlopu wypoczynkowego na części, trzeba zwrócić szczególną uwagę, by przynajmniej jedna z nich obejmowała nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych. Przy czym nie musi to być od razu pierwsza z zaplanowanych części.

Chodzi tu o 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku, a nie urlopu (patrz: przykład 3 na następnej stronie).

Nie można uwzględnić wniosku, w którym pracownik podzieli sobie urlop na kilka części, tak że ani jedna nie będzie obejmowała 14 dni wolnych.

Zasada, że jedna z części urlopu wypoczynkowego powinna trwać nie mniej niż 14 kolejnych dni kalendarzowych, może nie zostać zrealizowana w przypadku:

■ osoby, która podejmuje w danym roku pierwszą w życiu pracę,

■ pracownika rozpoczynającego lub kończącego pracę w danej firmie w trakcie roku kalendarzowego.

3. DZIESIĘĆ DNI URLOPOWYCH

Pracownicy działu handlowego wykonują pracę od poniedziałku do piątku. Wszystkie soboty i niedziele są wolne. Jeden z handlowców złożył wniosek o podzielenie urlopu na części, proponując od razu terminy wykorzystania urlopu. Jedna z części obejmowała 10 dni roboczych, pozostałe zaś zawierały okresy krótsze.

Wniosek pracownika jest prawidłowy i zgodny z zasadą, że jedna z części urlopu powinna obejmować 14 kolejnych dni kalendarzowych. Wprawdzie we wskazanym okresie pracownik wykorzysta 10 dni urlopu wypoczynkowego, ale ostatnim dniem pracy przed urlopem będzie dla niego piątek (więc przed rozpoczęciem urlopu będzie miał wolną sobotę i niedzielę), a w pracy pojawi się dopiero po urlopie kończącym się w piątek i wolnym weekendzie. Oznacza to, że w tym okresie pracownik skorzysta z 16 kolejnych dni kalendarzowych wolnego, wliczając w to wolne dla niego soboty i niedziele. Tym samym jego wniosek w tym zakresie będzie zgodny z przepisami.

Pracownik, który po raz pierwszy podejmuje pracę w danym roku, nabywa w pierwszym roku pracy urlop „z dołu”, czyli po przepracowaniu jednego miesiąca w wymiarze 1/12 wymiaru urlopu przysługującego po przepracowaniu roku. Ilość przysługującego mu urlopu ustala się więc „z opóźnieniem”, w zależności od okresu faktycznie przepracowanego.

W związku z powyższym niezwykle trudne byłoby zaplanowanie takiemu pracownikowi urlopu wypoczynkowego, tak aby jedna z części wypoczynku obejmowała 14 dni. Nie jest to oczywiście wykluczone, ale trzeba pamiętać, że pracownik ma prawo skorzystać z urlopu (za zgodą pracodawcy) od razu po nabyciu prawa do niego, nie czekając, aż uzbiera mu się większa ilość urlopu.

Natomiast sytuacja pracownika uprawnionego do kolejnego urlopu wypoczynkowego, który rozpoczyna lub kończy pracę w firmie w trakcie roku kalendarzowego, przedstawia się odmiennie. Wprawdzie pracownik uprawniony do kolejnego urlopu nabywa urlop „z góry”, z dniem 1 stycznia danego roku lub z pierwszym dniem pracy, w zależności od tego, kiedy ją podejmie. Może się więc zdarzyć, że w danym roku w danej firmie nie będzie mu przysługiwała wystarczająca ilość urlopu (patrz: przykład 4).

4. WYPOWIEDZENIE ZŁOŻONE NA POCZĄTKU ROKU

Pracownik jest uprawniony do 26 dni urlopu wypoczynkowego w roku. Jest zatrudniony w pełnym wymiarze czasu pracy. Dnia 24 stycznia (piątek) złożył dwutygodniowe wypowiedzenie (umowa zawarta na czas określony, spełniająca warunki art. 33 kp) swojemu pracodawcy. Jego stosunek pracy ustał więc 8 lutego (sobota).

Ustalając ilość przysługującego pracownikowi urlopu, stosuje się zasadę proporcjonalności i zaokrągla niepełny kalendarzowy miesiąc pracy w górę do pełnego miesiąca (art. 1552a kp). Będzie mu wówczas przysługiwało tylko 5 dni urlopu (2/12 z 26 dni = 4,33, po zaokrągleniu w górę do pełnego dnia 5 dni urlopu).

Urlop uzupełniający – do planu

Ustalając plan urlopów, pracodawca powinien uwzględnić urlop uzupełniający, jeżeli w danym roku pracownik nabędzie do niego prawo.

Zapis planu w tej kwestii będzie jednak traktowany warunkowo. Jeśli pracownik nabędzie prawo do urlopu uzupełniającego w trakcie pracy w danej firmie, będzie miał prawo go wykorzystać w terminie ustalonym w planie.

Urlop zaległy – do 30 września

Jeżeli okaże się, że pracownik ma jeszcze niewykorzystany urlop wypoczynkowy z zeszłego roku, plan urlopów powinien go uwzględniać (art. 163 § 1 kp w związku z art. 168 kp). Pamiętajmy tylko, żeby urlop zaległy został wykorzystany przez pracownika do 30 września następnego roku. Wprawdzie urlop niewykorzystany w tym terminie nie przepada, ale pracodawca naraża się na odpowiedzialność za wykroczenie polegające na nieudzielaniu przysługującego urlopu wypoczynkowego (art. 282 § 1 pkt 2 kp).

Warto zaznaczyć, że zasadą jest wykorzystanie przez pracownika „starszego” urlopu. Jeżeli więc pracownik ma jeszcze do wykorzystania urlop za rok ubiegły, należy dopilnować, aby w pierwszej kolejności go wykorzystał.

Terminy urlopów dopasowuje się zarówno do potrzeb zakładu, jak i pracownika

Plan urlopów ustala pracodawca. Bierze przy tym pod uwagę:

■ wnioski pracowników zawierające propozycje wykorzystania urlopu wypoczynkowego,

■ konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w firmie.

Oznacza to, że pracodawca nie jest sztywno związany wnioskami pracowników. Nie musi uwzględniać w planie urlopów identycznych terminów wykorzystania urlopów, jakie proponowali podwładni.

Uzgodnienia z załogą są ograniczone datą

Negocjacje z pracownikami odnośnie do terminu wykorzystania urlopu nie mogą trwać w nieskończoność. Granice wyznacza zasada, że wykorzystanie urlopu następuje w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, a w sytuacjach wyjątkowych – do końca września następnego roku kalendarzowego (art. 161 i art. 168 kp).

W sytuacji gdy w zakładzie nie jest tworzony plan urlopów, ustalenie terminu wykorzystania i udzielenie urlopu następuje po porozumieniu z pracownikiem. A zatem tak długo, jak termin urlopu nie zyska akceptacji obu stron stosunku pracy, nie może on zostać udzielony. W praktyce oznacza to, że bez zgody pracownika nie można mu udzielić urlopu wypoczynkowego, chyba że jest to urlop zaległy albo pracownik jest w okresie wypowiedzenia umowy o pracę (art. 1671 kp).

Obowiązek udzielenia urlopu w roku, w którym pracownik nabył do niego prawo, wyznacza granicę dla negocjacji terminu wykorzystania urlopu. Zapobiega również sytuacji, w której pracownik nie będzie w stanie wykorzystać przysługującego mu urlopu przez kilka lat z powodu braku porozumienia co do jego terminu.

Mimo utworzenia planu urlopów nadal niewykluczone będzie:

■ przesunięcie terminu urlopu następujące na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami lub

■ przesunięcie terminu urlopu z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia w toku pracy (art. 164 kp),

■ przesunięcie urlopu z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność pracownika w pracy (art. 165 kp),

■ udzielenie urlopu w późniejszym terminie z powodu m.in. choroby, ćwiczeń wojskowych czy urlopu macierzyńskiego (art. 166 kp),

■ odwołanie z urlopu dokonane przez pracodawcę, gdy obecności pracownika w firmie wymagają okoliczności nieprzewidziane w chwili rozpoczynania urlopu (art. 167 kp).

Jeżeli pracodawca uwzględni jeden z powyższych wniosków pracownika albo sam odwoła pracownika z urlopu, to nie musi dokonywać korekty w planie urlopów. Części urlopu niewykorzystanej w terminie określonym planem udziela się w dacie uzgodnionej z pracownikiem.

Nie jest wymagany podpis pracownika

Podpis pracownika w planie urlopów nie jest konieczny, chyba że wymagają go przepisy wewnątrzzakładowe. Może on jednak znaleźć się w treści planu urlopowego jako potwierdzenie, że pracownik zapoznał się z ustalonym przez pracodawcę planem. Podpis powinien być w takim przypadku własnoręczny.

Najlepiej, aby dokument sporządzał kierownik działu

Do sporządzania planu urlopów zobowiązany jest pracodawca. Jednakże w praktyce rzadko zdarza się, że zajmuje się tym osobiście, w szczególności gdy firma liczy kilkudziesięciu lub nawet kilkuset pracowników. W takich firmach obowiązki pracodawcy są przydzielane dyrektorom, kierownikom działów, brygadzistom lub pracownikom działu kadr.

Najczęściej spotyka się sytuacje, w których to kierownicy działów lub brygadziści są odpowiedzialni za zebranie wniosków pracowników i ułożenie planu w taki sposób, by cały dział mógł normalnie funkcjonować w poszczególnych okresach. Za powierzeniem sporządzenia planu urlopów kierownikom poszczególnych działów przemawia to, że znają oni swoich pracowników, ich sytuacje życiowe i rodzinne oraz plany biznesowe swoich działów. Zarządzając zespołem pracowników, kierownicy nie powinni mieć trudności z wyznaczeniem osób na zastępstwo, rozdzielając obowiązki korzystających z urlopu wypoczynkowego.

Przyda się zatwierdzenie ustaleń

Sporządzony przez kierownika, brygadzistę lub inną upoważnioną osobę plan urlopów podlega zatwierdzeniu przez:

■ pracodawcę (jeśli jest osobą fizyczną) lub

■ osobę reprezentującą pracodawcę (w przypadku gdy pracodawca nie jest osobą fizyczną), np. prezesa lub wiceprezesa zarządu, dyrektora regionalnego, bądź

■ osobę wyznaczoną przez pracodawcę do prowadzenia spraw pracowniczych, np. głównego specjalistę w dziale kadr.

PIP skontroluje

Pamiętajmy, że prawidłowość ustalenia wymiaru przysługującego pracownikowi urlopu, a także sposób i termin jego udzielenia podlegają kontroli inspektora pracy. A zatem w trakcie kontroli inspektor może zażądać okazania planu urlopów. Pracodawca, który pomimo obowiązku utworzenia planu urlopów nie utworzył go, może spodziewać się wystąpienia inspektora zobowiązującego go do ustalenia planu. Inspektor pracy nie może za brak planu urlopów wręczyć pracodawcy mandatu.

Przechowywanie – ważne do celów dowodowych

Jeżeli pracodawcą jest organ państwowy lub samorządowy, państwowa lub samorządowa jednostka organizacyjna, wówczas mają one obowiązek przechowywania planu urlopów przez okres 2 lat (rozporządzenie ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych – patrz: Podstawa prawna).

Natomiast w stosunku do pracodawców niepaństwowych brak jest ogólnie obowiązujących przepisów regulujących okres przechowywania planów urlopowych. W związku z tym pracodawcy prywatni powinni samodzielnie ustalić ten okres. Przy tym powinien on odpowiadać co najmniej okresowi przedawnienia roszczeń w sprawach związanych z urlopem pracowników, tj. wynosić 3 lata od zakończenia roku kalendarzowego, na który sporządzane były plany urlopowe.

Przepisy prawa pracy nie określają także szczególnego sposobu przechowywania planów urlopowych. A zatem można użyć do tego celu osobnej teczki lub segregatora, tak aby w razie potrzeby można było łatwo odnaleźć konkretny plan.

Wniosek urlopowy – zgodnie z planem

Przepisy prawa pracy nie nakładają na pracownika obowiązku sporządzania wniosku o udzielenie urlopu wypoczynkowego, jeżeli w firmie ustalono plan urlopów, a termin wykorzystania urlopu jest zgodny z planem. Jednak zwykle, mimo planu, pracodawcy wymagają wypisywania przez pracowników wniosków urlopowych. Robi się to w celu potwierdzenia, że pracownik skorzystał z urlopu zgodnie z planem lub też nie. Taka praktyka nie jest wadliwa.

Na pewno pracownik powinien złożyć wniosek, gdy wymagają tego przepisy wewnątrzzakładowe, np. regulamin pracy. Również w sytuacji gdy termin ustalonego w planie urlopu nie odpowiada pracownikowi, powinien on złożyć umotywowany ważnymi przyczynami wniosek o przesunięcie terminu urlopu.

Podstawa prawna:

• art. 153, art. 1552a, art. 158, art. 161–168, art. 1821 § 6, art. 1823, art. 183, art. 205 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502),

• art. 10 ustawy z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych (Dz.U. nr 166 poz. 1608 ze zm.),

• rozporządzenie ministra kultury z 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. z 2002 r. nr 167 poz. 1375),

• art. 35 ustawy z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 167).

Autor

Katarzyna Wrońska-Zblewska

prawnik,

specjalista z zakresu prawa pracy

Wnioski pracowników związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych

Sezon urlopowy to okres, w którym każdy specjalista ds. kadrowych musi mieć pod ręką dokumenty związane z udzielaniem pracownikom urlopów wypoczynkowych – i to nie tylko wnioski urlopowe, ale też dokumenty niezbędne do przesunięcia terminu urlopu czy do odwołania pracownika z urlopu. Trzeba więc zadbać o ich zgromadzenie. Z tego artykułu dowiesz się:

■ Co musi zawierać wniosek pracownika o urlop wypoczynkowy. Kiedy pracodawca musi go zaakceptować

■ Jak potwierdzić złożenie przez pracownika w formie ustnej żądania urlopu

■ W jakich sytuacjach możliwe jest przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika

WNIOSEK PRACOWNIKA O URLOP WYPOCZYNKOWY

Uwaga! Występujące we wzorach oznaczenia od 1 do 6 odnoszą się do kolejnych zagadnień omawianych w dalszej części artykułu.

Forma wniosku

Ponieważ powszechne przepisy prawa pracy nie precyzują formy składania wniosków o urlop wypoczynkowy, może to nastąpić również ustnie.

Jednak do celów dowodowych warto ustalić w firmie, że wnioski urlopowe muszą być składane na piśmie. Na podstawie pisemnego dokumentu łatwiej wykazać, że urlop wypoczynkowy został udzielony zgodnie z wnioskiem oraz w terminie w nim wskazanym.

Przepisy wewnątrzzakładowe mogą zobowiązywać pracowników do składania pisemnych wniosków urlopowych i wówczas pracownicy powinni stosować się do tego wymogu. Istotne jest jednak nie tylko samo istnienie zapisów w regulacjach wewnętrznych pracodawcy, ale także to, w jaki sposób te zapisy są przestrzegane w praktyce. Jeśli więc praktyka jest inna niż formalnie ustalone regulacje zakładowe (np. pracodawca formalnie wymaga wniosków urlopowych na piśmie, ale jednocześnie często akceptuje ustne wnioski urlopowe pracowników), to wówczas staje się ona źródłem praw i obowiązków pracowniczych, a sądy w razie sporów będą ją brały pod uwagę.

Co musi zawierać wniosek urlopowy

Wniosek urlopowy powinien zawierać co najmniej:

■ informację, kto go złożył,

■ termin wykorzystania urlopu (datę początkową i końcową) – co jest niezbędne do podjęcia przez pracodawcę decyzji, czy udzielić urlopu w zaproponowanym przez pracownika terminie,

■ zapis wskazujący, z którego roku kalendarzowego urlop będzie wykorzystywany,

■ własnoręczny podpis pracownika,

■ podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę do udzielania urlopów pracownikom.

Natomiast pracownik nie ma obowiązku uzasadniać w treści wniosku urlopowego, dlaczego chce wziąć urlop i na co go wykorzysta.

Kiedy trzeba zaakceptować wniosek

Złożenie wniosku urlopowego przez pracownika nie rodzi po stronie pracodawcy bezwzględnego obowiązku udzielenia urlopu wypoczynkowego, w szczególności jeżeli nieobecność tego pracownika poważnie zakłóciłaby tok pracy w firmie. Od tej zasady istnieją jednak wyjątki. Pracodawca jest bowiem związany wnioskami urlopowymi złożonymi przez:

■ pracownicę, która bezpośrednio po urlopie macierzyńskim (czy dodatkowym urlopie macierzyńskim) chce wykorzystać przysługujący jej urlop wypoczynkowy, bez względu na to, czy zamierza po urlopie wypoczynkowym korzystać z urlopu wychowawczego, czy też nie (wyrok Sądu Najwyższego z 20 sierpnia 2001 r., sygn. I PKN 590/00, OSNP 2003/14/336). Dotyczy to również pracownika – ojca wychowującego dziecko, który korzysta z urlopu macierzyńskiego – obligatoryjnego czy dodatkowego oraz z urlopu ojcowskiego (art. 163 § 3, art. 1821 § 6 i art. 1823 kp),

■ młodocianego uczęszczającego do szkoły, wnioskującego o udzielenie urlopu przypadającego w okresie ferii szkolnych (art. 205 § 3 kp),

■ pracownika składającego wniosek o urlop na żądanie (jednak – w świetle uzasadnienia do wyroku Sądu Najwyższego z 26 stycznia 2005 r., sygn. II PK 197/04, OSNP 2005/17/271 – pracodawca może sprzeciwić się wykorzystaniu przez pracownika urlopu na żądanie, jeśli jego obecności w zakładzie pracy będą wymagały szczególne, nieprzewidziane okoliczności).

Trzeba sprawdzić, ile urlopu zostało do wykorzystania

Zanim pracodawca udzieli pracownikowi urlopu, musi sprawdzić, czy przysługuje mu tyle dni urlopu, o ile wnioskuje. Jeśli okaże się, że pracownik wnioskuje o więcej dni urlopu, niż mu pozostało do wykorzystania, będzie można wspólnie z pracownikiem dokonać korekty wniosku. W sytuacji gdy pracodawca omyłkowo udzieli pracownikowi dłuższego urlopu, niż mu przysługiwał w danym roku kalendarzowym – nie będzie mógł potrącić zawyżonego urlopu z puli przysługującej pracownikowi w roku następnym (patrz: przykład 1).

1. BEZ MOŻLIWOŚCI POTRĄCENIA W ROKU KOLEJNYM

Pracownik wystąpił z wnioskiem o 10 dni urlopu wypoczynkowego. Pracodawca wyraził zgodę i udzielił mu urlopu. Po powrocie pracownika do pracy okazało się, że w bieżącym roku kalendarzowym przysługiwało mu już tylko 7 dni urlopu. W takiej sytuacji pracodawca nie może „potrącić” czy też „udzielić zaliczkowo” pracownikowi 3 dni z urlopu za kolejny rok.

Podstawa prawna:

• art. 162, art. 163, art. 1672, art. 1673, art. 1821 § 6, art. 1823, art. 205 § 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).

WNIOSEK O UDZIELENIE URLOPU WYPOCZYNKOWEGO NA ŻĄDANIE

Darmowy fragment