Zarządzanie magazynem. Zapasy, WMS, Lean, Bezpieczeństwo - ebook

Wstęp

W książce, którą oddajemy Ci do rąk, prezentujemy praktyczne przykłady wdrożenia technik Lean, Kaizen i innych, które usprawniają proces zarządzania magazynem. Wdrażanie metodologii Lean Management jest trudne i pracochłonne, jednak nie zraziło to wielu firm w Polsce do wprowadzenia nowych metod do systemu zarządzania firmą i magazynem.

Znawcy przedmiotu definiują Lean Management jako filozofię zarządzania prowadzącą do skrócenia czasu od złożenia zamówienia do wysłania produktu dzięki eliminacji marnotrawstwa. Nie należy jednak w żadnym stopniu traktować Lean Management jako rozwinięcia masowej produkcji. Wręcz przeciwnie, Lean to produkcja elastyczna, gdzie ideałem, do którego powinno się dążyć, jest optymalizacja procesów zarządzania.

Opisujemy proces, który jest najbardziej widocznym elementem całego łańcucha dostaw, a który tak naprawdę należy eliminować lub redukować do minimum. Zapasy w magazynie, bo o nich mowa, są pewną formą zamrożonego, niepracującego kapitału. Przedstawiamy sposoby organizacji procesów magazynowych tak, aby trwały jak najkrócej i były realizowane przy jak najmniejszej zaangażowanej liczbie zasobów (jeśli już w ogóle muszą występować).

Magazynowanie występuje wszędzie tam, gdzie przepływ materiału jest wstrzymany, gdzie pojawia się oczekiwanie na kolejny proces zarówno transportowy, jak i produkcyjny. Są to czynności związane z okresowym gromadzeniem zapasów, ich składowaniem we właściwych warunkach oraz przekazywaniem odbiorcom. Konieczność magazynowania wynika z konieczności utrzymania ciągłości procesów produkcyjnych przez zabezpieczanie dostępnych materiałów oraz z faktu, że czas produkcji poszczególnych dóbr nie pokrywa się z czasem ich konsumpcji. Różnice te są łagodzone przez odpowiednie gromadzenie zapasów w odpowiednich magazynach, w których oprócz przechowywania towarów wykonywane są również inne zadania, jak np. ewidencjonowanie, kompletacja, paczkowanie czy porcjowanie.

Książka „Zarządzanie magazynem” jest skierowana do menedżerów logistyki, pracodawców, osób kierujących pracownikami, którzy w swoich zakładach pracy organizują lub prowadzą magazyny. Pracownicy magazynów są narażeni na różnego rodzaju zagrożenia wynikające m.in. z rodzajów przechowywanych w nim towarów, sposobu ich składowania, używanych środków transportu, specyficznych warunków pracy. Pracodawcy oraz osoby kierujące pracownikami muszą więc znać sposoby bezpiecznego organizowania i prowadzenia prac magazynowych. Muszą również umieć identyfikować zagrożenia i stosować odpowiednie środki ograniczające ich skutki. Taka wiedza potrzebna jest też samym magazynierom. Publikacja to zbiór materiałów wyjaśniających szczegółowo wszystkie te kwestie.

Niniejsze opracowanie zawiera też informacje dotyczące wymagań budowlanych i organizacyjnych dla budynków i pomieszczeń magazynów z uwzględnieniem różnych towarów w nich magazynowanych. Książka zawiera praktyczne wskazówki na temat organizacji bezpiecznej pracy w magazynach m.in. podczas transportu ręcznego oraz zmechanizowanego czy składowania materiałów rożnego pochodzenia. Publikacja jest również źródłem gotowych rozwiązań w zakresie wyposażenia magazynów w urządzenia do składowania. Wszystko zgodnie z wymaganiami przepisów oraz zasad bhp. Jest to również znakomite źródło wiedzy na temat wymagań w kwestii ochrony przeciwpożarowej.

Rozdział 1. Organizacja procesów magazynowych

W tym rozdziale opisujemy proces, który jest najbardziej widocznym elementem całego łańcucha dostaw, a który tak naprawdę należy eliminować lub redukować do minimum. Oszczędzanie pieniędzy w skarbonce jest niekorzystne, bo przecież lepiej, żeby pracowały dla nas w rentownej inwestycji, niż były magazynowane na koncie w banku. I tak samo należy traktować zapasy w magazynie, które również są pewną formą zamrożonego, niepracującego kapitału. Przedstawiamy sposoby organizacji procesów magazynowych, tak aby trwały jak najkrócej i były realizowane przy jak najmniejszej zaangażowanej liczbie zasobów (jeśli już w ogóle muszą występować).

Magazynowanie występuje wszędzie tam, gdzie przepływ materiału jest wstrzymany, gdzie pojawia się oczekiwanie na kolejny proces zarówno transportowy, jak i produkcyjny. Są to czynności związane z okresowym gromadzeniem zapasów, ich składowaniem we właściwych warunkach oraz przekazywaniem odbiorcom. Konieczność magazynowania wynika z konieczności utrzymania ciągłości procesów produkcyjnych przez zabezpieczanie dostępnych materiałów oraz z faktu, że czas produkcji poszczególnych dóbr nie pokrywa się z czasem ich konsumpcji. Różnice te są łagodzone przez odpowiednie gromadzenie zapasów w odpowiednich magazynach, w których oprócz przechowywania towarów wykonywane są również inne zadania, jak np. ewidencjonowanie, kompletacja, paczkowanie czy porcjowanie.

Wiele firm informatycznych dostarcza oprogramowanie, które wspiera procesy magazynowe i pozwala zmniejszyć koszty magazynowania. Może zdarzyć się jednak sytuacja, że wspomniane korzyści pojawią się jedynie w obszarze magazynu, a niekoniecznie w całym łańcuchu, czy to wewnątrz firmy, czy też w szerszym ujęciu – od dostawców do klientów. Aby uniknąć takiej sytuacji, ważne jest lepsze zrozumienie zależności pomiędzy procesami, pomiędzy którymi operacje transportu i magazynowania występują. Przy okazji poznawania własnych procesów odkryjesz, że część usprawnień można wdrożyć we własnym zakresie – często bowiem narzędzia informatyczne tak naprawdę realizują proste zadanie, zaspokajają podstawowe potrzeby, ale dzięki opakowaniu ich w skomplikowane procedury i graficzne interfejsy sprawiają wrażenie mocno zaawansowanych aplikacji. Lepsze zrozumienie podstaw działania i celowości prac wykonywanych w obszarze magazynu umożliwi Ci również prawidłowe zdefiniowanie wymagań dostawcy systemu informatycznego, a umiejętność rozgraniczenia podstawowych zadań, które nowe narzędzie pomoże Ci realizować, od tego, co w nim jest tylko dodatkiem, ułatwi negocjację korzystniejszych warunków.

Poniższy schemat ukazuje mapę strumienia wartości dla typowego procesu produkcyjnego w firmie FMCG. Jak widać, zapasy występują pomiędzy operacjami produkcyjnymi oraz pomiędzy grupami operacji, ale najistotniejsze jest to, że występują w obszarze przepływu materiału, który w największym stopniu decyduje o czasie reakcji na zamówienie klienta.

Wykres 1. Schemat łańcucha dostaw

Wiele istniejących opracowań przedstawia proces magazynowania odrębnie od pozostałych procesów w organizacjach produkcyjnych. Takie podejście może spowodować, że skupiając się na samym magazynowaniu, nie będziemy w stanie zorganizować go optymalnie z perspektywy całego łańcucha dostaw. Dlatego teraz skupimy się na przedstawieniu tego procesu z perspektywy wpływu, jaki ma na wszystkie ogniwa łańcucha. Opiszemy, jakie kluczowe elementy należy kontrolować i w jaki sposób rozpocząć jego usprawnianie, aby osiągnąć najlepsze efekty w całym łańcuchu. Postaramy się zarysować podstawowe aspekty, które pomogą lepiej przygotować się do wdrożenia zaawansowanych systemów informatycznych wspierających procesy magazynowe, lub nawet wskażemy, w jaki sposób poprawić procesy przy wykorzystaniu prostych rozwiązań, które możesz wykonać sam ze swoim zespołem.

Tak wygląda w największym uproszczeniu najczęściej występujący schemat procesu magazynowego w firmach FMCG. Niektóre czynności mogą być wykonywane w tym samym czasie, ale to już zależy od charakteru organizacji, przyjętych reguł lub specyfiki materiałów.

Podstawowe etapy procesu magazynowania

Do takich etapów należą:

1) Rozładunek towaru.

2) Kontrola wejściowa towarów przyjmowanych do magazynu:

•ilościowa – uprawniony pracownik porównuje zgodność ilości i rodzaju towarów dostarczonych z zamówieniem,

•jakościowa – na podstawie kart specyfikacji produktów lub certyfikatów analizy jakościowej, które dołączone są do dostawy, pracownik działu jakości dokonuje kontroli dostarczonych produktów oraz stanu ich opakowań. Zauważone braki przekazywane są z powrotem do dostawcy lub składowane w przeznaczonym do tego miejscu na terenie magazynu.

3) Wprowadzenie przyjętych towarów do ewidencji systemowej (nazwa, typ, ilość, parametry jakościowe) – w zależności od przyjętych dyspozycji, na podstawie faktury lub innego dokumentu dostawy, towary przyjmowane są do bazy danych, np. systemu księgowego, systemu klasy MRP. Towarom powinno się również nadać numer identyfikujący serię dostawcy, tak aby w przypadku wady wykrytej dopiero na późniejszych etapach produkcyjnych możliwe było odtworzenie historii ich przepływu, włącznie ze skutecznym przeprowadzeniem procesu reklamacji.

4) Oznakowanie towarów – na tym etapie albo bezpośrednio na przyjmowane materiały, albo na opakowania transportowe, w których będą magazynowane, nanoszone są oznakowania umożliwiające późniejszą identyfikację. Do najczęściej wykorzystywanych można zaliczyć etykiety z opisem numerycznym, słownym lub w formie kodu kreskowego. Dość efektywnym, aczkolwiek droższym, rozwiązaniem są etykiety RFID, mające tę przewagę nad zwykłymi etykietami, że emitowany przez nie sygnał zapewnia bezobsługowe wykonywanie transakcji podczas operacji przemieszczania pomiędzy kolejnymi obszarami, np. wydania na produkcję.

5) Składowanie towarów w magazynie – operator wózka widłowego przewozi towary do wyznaczonych miejsc ich składowania. Miejsca mogą być przypisane według ustalonych wcześniej reguł lub wskazane przez system informatyczny zgodnie z zaprojektowanym algorytmem. Najczęściej rozmieszczane są w taki sposób, aby możliwe było jak najszybsze dotarcie do wybranej pozycji i jak najlepsze wykorzystanie przestrzeni magazynowej.

6) Opracowanie harmonogramu wydań materiałów:

•zasilenie produkcji – najczęściej na podstawie planu produkcyjnego przygotowywany jest harmonogram wydań materiałów w konkretne miejsca na produkcji lub, jeśli wymaga tego zapewnienie jakości procesu wytwarzania, do śluz pomiędzy strefą magazynową a tzw. strefą białą produkcji. Dokument ten powinien zawierać informacje o kodzie materiału, terminie i ilości oraz ewentualnie wskazywać lokalizację, do której materiał wstawić, numerze serii surowca i numerze zlecenia, do którego materiał należy zaalokować;

•przygotowanie wysyłki – podobnie jak przy wydaniach na produkcję, z tą różnicą, że oprócz opracowania dziennego konieczne jest stworzenie tygodniowego planu wysyłek. Wydania materiałów na produkcję z reguły odbywają się w minimalnych partiach, tak aby ograniczyć zapas na hali produkcyjnej, natomiast kompletacje wysyłek poza firmę wymagają zarezerwowania większej powierzchni magazynowej. Żeby nie zastawić wyrobami cennego miejsca przed rampą załadunkową, plan kompletacji zamówień powinien zostać skrupulatnie przygotowany i w przypadku pojawienia się zmian w zamówieniach natychmiast korygowany. Dzięki temu oszczędza się pracę magazynierów, którzy nie muszą zawracać niepotrzebnych wyrobów na regały magazynowe. Natomiast przygotowanie tygodniowego planu upłynnia ruch samochodów na placu manewrowym przed magazynem i poprawia jakość informacji o realizacji zamówień przekazywanych klientom.

7) Wydawanie towarów z magazynu – końcowy etap realizacji zamówienia klienta, towar uprzednio przygotowany pod konkretne zamówienie jest ładowany na samochód klienta lub przez niego wynajętego spedytora. Ważne, aby z jednej strony kierowca posiadał dokumenty potwierdzające możliwość odbioru zamówienia, np. wydruk potwierdzenia zamówienia, podpisany druk wydania zewnętrznego (WZ), a z drugiej (ze strony magazynu) zostały przekazane komplety wymaganych certyfikatów, list przewozowy, ewentualnie inne ustalone z klientem, np. faktura.

Pozostałe zadania magazynu:

1) Usuwanie towarów uszkodzonych – także zużyte materiały eksploatacyjne oraz produkty uboczne usuwane są z przestrzeni magazynowej przez pracownika magazynu lub wynajętą w tym celu zewnętrzną firmę świadczącą usługi utrzymania czystości. Fizycznemu usunięciu takich towarów musi towarzyszyć transakcja w bazie danych polegająca na zdjęciu ze stanu magazynowego odpowiedniej ilości materiałów. Najczęściej wykorzystywane są do tego celu transakcje inwentaryzacji.

2) Inwentaryzacja ciągła i okresowa – proces zliczania materiałów w magazynie pozwalający na zapewnienie poprawności danych w systemie informatycznym, co ma ogromne znaczenie dla prawidłowej realizacji procesu zakupowego oraz planowania produkcji – o ewentualnym braku surowców do produkcji dowiesz się wcześniej niż przed uruchomieniem maszyny na produkcji. Inwentaryzacja ciągła powinna być przeprowadzana szczególnie na tych pozycjach magazynowych, które albo wykorzystywane są w największej ilości wyrobów, wpływając w ten sposób w największym stopniu na realizację planu produkcji, albo na pozycjach najbardziej wartościowych oraz na tych, na których najczęściej pojawiały się rozbieżności.

3) Kontrola wykorzystania przestrzeni magazynowej – konieczny jest bieżący monitoring wypełnienia magazynu, poszczególnych poziomów regałów czy konkretnych lokalizacji. Często bowiem rodzaj materiału wymusza możliwości składowania np. pomieszczenia z kontrolą warunków termicznych, wilgotności powietrza, regały przepływowe lub dostosowane do dużych gabarytów. W przypadku tych analiz również niezwykle istotne jest posiadanie w bazie danych prawidłowych informacji o stanie magazynowym nie tylko materiałów, ale także pustych kontenerów czy opakowań wykorzystywanych do transportu wewnętrznego.

Bardziej szczegółowy przegląd poszczególnych etapów przedstawiamy nie od początku procesu magazynowego, nie od tego, co jest na wejściu do procesu. Spojrzenie na magazynowanie zaczynamy z perspektywy klienta, czyli od wydania towaru z magazynu. Będziemy przesuwać się w górę strumienia, aż po przyjęcie towaru do magazynu. W takim ujęciu lepiej widać, jakie wymagania powinny zostać postawione przed każdym, wcześniejszym etapem procesu (począwszy od wysyłki wyrobu gotowego, poprzez procesy produkcyjne, a skończywszy na przyjęciu surowców i podzespołów do magazynu). Odmienne podejście, czyli zgodne z przepływem materiału, w kierunku od dostawy do wydania, może spowodować, że zbyt mocno skupimy się na tym, co otrzymujemy na wejściu, i na tym, jak najlepiej zorganizować to jedynie w ujęciu efektywności pracy magazynu, poświęcając zbyt mało uwagi temu, czego oczekuje od nas końcowy proces i łańcuch jako całość.

Zajmijmy się więc opisem zależności z perspektywy, jaką wyznacza klient, a wówczas zrozumiemy, jak powinien zostać zorganizowany każdy obszar w magazynie.

Wyobraźmy sobie sytuację, gdzie materiały w magazynie leżą dowolnie, odstawione tak, jak było wygodnie dostawcy lub magazynierowi pracującemu w obszarze dostaw. Raczej nietrudno się domyślić, gdzie te materiały się znajdują. Oczywiście najbliżej wejścia do magazynu, w obszarze przyjęcia dostaw. Każdy magazynier naturalnie będzie dążył do tego, aby zlokalizować towar jak najbliżej swojego obszaru, dzięki czemu swoje zadanie wykona szybko – efektywność jego pracy mierzona ilością przyjętych dostaw będzie bardzo wysoka.

A teraz wyobraźmy sobie idealnie poukładany magazyn, ale biorąc pod uwagę wyłącznie operatora pracującego w obszarze składowania. Jego zadaniem będzie optymalnie wykorzystać przestrzeń magazynową przy jednoczesnej efektywności swojej pracy. Zatem możliwe, że będzie przemieszczać się w sposób dla niego najszybszy i najwygodniejszy, lokalizując materiały niekoniecznie najbliżej miejsca wydań, a np. blisko ładowarki baterii wózka widłowego lub regałów, które są słabo zapełnione, bo manewrowanie i ustawianie na nich palet jest łatwiejsze.

Natomiast obszar bezpośrednio przy wydaniach na produkcję lub do sprzedaży to prawdopodobnie losowo zapełnione lokalizacje przez zwroty materiałów z produkcji lub przez zdekompletowane palety, w celu dołożenia do wysyłki brakujących kilku kartonów.

W tym przypadku i tak można powiedzieć, że magazyn jest dość efektywnie zorganizowany – występuje podstawowy podział kompetencji związany z podstawowymi funkcjami magazynu:

•przyjęcie,

•składowanie,

•wydanie zewnętrzne.

Możliwe są oczywiście sytuacje, w których magazyn jest tak niewielki, że do realizacji wszystkich funkcji wystarczy jedna osoba. Jednak to, co w tym przykładzie jest istotne, to przede wszystkim to, że obszary w magazynie nie mogą być zorganizowanie niezależnie od siebie. Nawet jeśli same w sobie będą w 100% efektywne, to cały proces magazynowania już niekoniecznie.

W kolejnych rozdziałach wyjaśniamy bardziej szczegółowo, jak zaprojektować układ magazynu i sposób realizacji jego zadań w sposób optymalny i bardziej korzystny dla całej organizacji.

Rozdział 2. Wydanie towaru do kolejnego ogniwa w łańcuchu, do sprzedaży lub na produkcję

Zasilenia produkcji w materiały

Często w materiałach opisujących procesy magazynowe pomijane są czynności związane z organizacją zasileń produkcji. Częściej opisy zasileń możemy znaleźć w materiałach dedykowanych dla zarządzających produkcją. A przecież to właśnie magazyn powinien w największym stopniu odpowiadać za zasilenie produkcji w komponenty i surowce. Operatorzy linii produkcyjnych nie powinni odrywać się od ich obsługi, nie mogą przerywać procesu wytwarzania, gdyż to ten właśnie proces jest najczęściej jedynym, który dodaje wartości produktowi. Całością przepływów materiałowych powinni zajmować się dedykowani pracownicy, tak aby linie produkcyjne, szczególnie wąskie gardła, mogły nieprzerwanie pracować.

Rozdział 3. Organizacja składowania

Rozdział 4. Proces przyjęcia dostawy do magazynu

Darmowy fragment