Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa - ebook
Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa - ebook
Publikacja nt. „wewnątrzzakładowych źródeł prawa” takich jak: regulamin pracy, regulamin wynagradzania czy premiowania, regulamin bezpieczeństwa informacji plus procedura dostępu do pomieszczeń służbowych, procedura antymobbingowa czy procedura antydyskryminacyjna. O ich ustalaniu, zmianach, terminach, co się z tym wiąże – elementy obowiązkowe regulaminu, kiedy konsultacje, kiedy konieczne porozumienia/wypowiedzenia zmieniające? Z wieloma wzorami dokumentów, przykładami zapisów w różnych regulaminach, z ciekawymi przykładami, orzeczeniami, stanowiskami i interpretacjami urzędowymi.
Spis treści
Kategoria: | Pracy |
Zabezpieczenie: |
Watermark
|
ISBN: | 978-83-269-4842-8 |
Rozmiar pliku: | 4,5 MB |
FRAGMENT KSIĄŻKI
Podstawowe dozwolone zapisy regulaminu pracy
Jednym z najczęściej funkcjonujących aktów prawa wewnątrzzakładowego jest regulamin pracy. Sprawdźmy, co powinno się w nim znaleźć, a jakich zapisów należy unikać i czy ustalając regulamin, warto trzymać się zasady „im więcej, tym lepiej”.
Obowiązek ustalenia regulaminu
Regulamin pracy jest aktem wewnętrznym, który ustala:
- organizację i porządek w procesie pracy oraz
- związane z tym prawa i obowiązki stron stosunku pracy (art. 104 § 1 Kodeksu pracy).
Obowiązek wydania regulaminu spoczywa na każdym pracodawcy, zatrudniającym co najmniej 20 pracowników, którzy nie są objęci postanowieniami układu zbiorowego pracy (zakładowego lub ponadzakładowego).
Samodzielnie lub po uzgodnieniu ze związkami
Tryb ustalania regulaminu pracy zależy od tego, czy u pracodawcy działają organizacje związkowe. Jeśli nie ma żadnych związków zawodowych – pracodawca samodzielnie wydaje regulamin (nie ma obowiązku uzgadniania go lub konsultowania z radą pracowników lub przedstawicielami załogi). Jeśli natomiast w zakładzie działają organizacje związkowe (jedna lub więcej), pracodawca ma obowiązek uzgodnić z nimi treść regulaminu pracy. Dopiero jeśli okaże się to niemożliwe, pracodawca może samodzielnie wydać akt.
Obowiązek uzgodnienia treści regulaminu ze związkami zawodowymi oznacza, że strony muszą dojść w tej kwestii do porozumienia. Jak podkreślił Sąd Najwyższy w uzasadnieniu do wyroku z 21 marca 2001 r. (sygn. akt I PKN 320/00, OSNP 2002/24/599): „ustawodawca nie tylko przewiduje udział zakładowej organizacji związkowej w jego tworzeniu, ale wymaga uzgodnienia z nią jego treści, a więc przyznaje tej organizacji w procesie stanowienia regulaminu pracy kompetencje o charakterze stanowczym”.
2 tygodnie na wejście w życie
Regulamin pracy wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy (czyli np. poprzez zamieszczenie w firmowym intranecie, wywieszenie na tablicy ogłoszeń lub rozesłanie do pracowników pocztą elektroniczną).
Ład, porządek, organizacja, czyli…
Zgodnie z art. 1041 Kodeksu pracy regulamin pracy, określając prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników związane z porządkiem w zakładzie pracy, powinien ustalać w szczególności:
- organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej;
- systemy i rozkłady czasu pracy oraz przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy;
- porę nocną;
- termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia;
- wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom;
- rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego;
- wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym zatrudnionym w innym celu niż przygotowanie zawodowe;
- obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą;
- przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, a także
- zawierać informacje o karach stosowanych z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników.
…kto komu podlega i kto reprezentuje pracodawcę
Każdy regulamin pracy powinien określać, kto jest bezpośrednim przełożonym poszczególnych pracowników oraz kto i w jakim zakresie jest wyznaczony do dokonywania czynności z zakresu spraw pracowniczych w imieniu pracodawcy (art. 31 kp).
Wyznaczenie osoby do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w imieniu pracodawcy powinno nastąpić w przepisach wewnątrzzakładowych . Taka osoba działa jako pracodawca, a więc sama też może dać pełnomocnictwo innej osobie do dokonania określonych czynności z zakresu prawa pracy (zob. wyrok SN z 8 czerwca 2006 r., sygn. akt II PK 315/05).
…prawa i obowiązki pracowników
W regulaminie pracy trzeba też uregulować sposób, w jaki pracownicy wykonują obowiązki i korzystają ze swoich praw. Warto tu ustalić:
- w jaki sposób pracownicy mają zabezpieczać pomieszczenia, narzędzia i dokumenty po zakończeniu pracy;
- czy i na jakich zasadach wolno im przebywać na terenie zakładu po godzinach pracy;
- w jakiej formie zlecane są nadgodziny (dzięki precyzyjnym zapisom na ten temat – np. ustalając, że praca w godzinach nadliczbowych polecana jest na piśmie przez bezpośredniego przełożonego kierownika – pracodawca może zabezpieczyć się przed ewentualnymi roszczeniami pracowników o wypłatę wynagrodzenia za godziny nadliczbowe);
- jakie są zasady składania wniosków urlopowych;
- zasady korzystania ze służbowego sprzętu (komputerów, telefonów) – regulamin może stanowić, że firmowy sprzęt służy wyłącznie do użytku służbowego, a pracodawca – na zasadach określonych w regulaminie – może kontrolować pocztę elektroniczną pracowników i strony internetowe przez nich przeglądane (zob. dalej: Zasady korzystania ze sprzętu komputerowego – przydatne zapisy, str. 41).
Uwaga! W niektórych regulaminach spotykany jest zapis, że pracownik ma obowiązek zapoznać się z obowiązującymi u pracodawcy procedurami i instrukcjami. Taki zapis nie uwalnia jednak pracodawcy od obowiązku zapoznania pracowników z tymi procedurami.
…nakaz trzeźwości
Regulamin pracy może nakazywać zachowanie trzeźwości na terenie firmy. Jest to szczególnie istotne w zakładach, w których przebywanie w stanie nietrzeźwości stwarza zagrożenie dla mienia, życia lub zdrowia. Naruszenie tego obowiązku, gdy jest ciężkie (umyślne lub wynika z rażącego niedbalstwa) może być nawet powodem dyscyplinarki.
…systemy czasu pracy
W regulaminie pracy trzeba określić, w jakich systemach czasu pracy pracują pracownicy (grupy pracowników). Jest to szczególnie ważne, gdy w firmie poza podstawowym systemem czasu pracy obowiązują jeszcze inne systemy, np. równoważny.
…zasady wypłaty pensji
W regulaminie pracy trzeba określić również miejsce, termin i czas wypłaty wynagrodzenia (art. 86 § 1 kp). Wypłata ta dokonywana jest w formie gotówkowej, chyba że pracownik wyrazi pisemną zgodę na przelewanie pensji na konto bankowe.
…i nic ponad to
A jakie zapisy nie powinny być wprowadzane do regulaminu pracy? Jak wskazał SN: „regulamin pracy nie może ustanawiać dla pracownika zakazu dodatkowego zatrudnienia u innego pracodawcy, tym bardziej zakazu konkurencji, gdyż jest to domena ustawy , a także układu zbiorowego pracy – wyrok Sądu Najwyższego z 25 kwietnia 2014 r., sygn. akt II PK 194/13. Zakaz podejmowania działalności konkurencyjnej – zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i po jego ustaniu – może wynikać z odrębnej umowy zawartej między pracodawcą a pracownikiem.
Regulamin pracy nie może także ustalać zasad korzystania ze zwolnień od pracy w sposób mniej korzystny niż gwarantują to pracownikom przepisy prawa pracy. Mogą więc znaleźć się w nim zapisy określające np. tryb wnioskowania o dni opieki nad dzieckiem, o których mowa w art. 188 kp (wymagane dokumenty, termin ich złożenia), ale już nie termin czy sposób korzystania z tych zwolnień. Pracodawca nie może np. regulaminowo „zakazać” pracownikom korzystania z dni opieki nad dzieckiem w okresie świątecznym.
Podobnie jest z urlopem na żądanie, czyli urlopem wypoczynkowym w wymiarze do 4 dni w roku kalendarzowym, z którego pracownik może skorzystać we wskazanym przez siebie terminie (art. 1672 kp). W regulaminie pracy warto ustalić zasady korzystania z urlopów na żądanie, a zwłaszcza:
- termin, w którym należy złożyć wniosek o urlop (np. najpóźniej przed rozpoczęciem pracy w dniu urlopu),
- formę złożenia wniosku o urlop (np. SMS-em, telefonicznie lub e-mailem),
- osobę (dział), do której należy wniosek skierować (np. przełożony).
Regulaminem pracy nie można natomiast wymagać, aby wniosek o urlop na żądanie pracownik składał np. nie później niż na 3 dni przed skorzystaniem z urlopu. Taki zapis de facto pozbawiałby pracownika możliwości skorzystania z urlopu w nagłych przypadkach.
Jak wskazał SN w wyroku z 15 listopada 2006 r. (sygn. akt I PK 128/06, OSNP 2007/23-24/346): „wniosek o udzielenie urlopu na żądanie powinien być zgłoszony najpóźniej w dniu rozpoczęcia urlopu, jednak do chwili przewidywanego rozpoczęcia pracy przez pracownika według obowiązującego go rozkładu czasu pracy”. Jednocześnie SN dopuścił możliwość korzystniejszego uregulowania tej kwestii i wprowadzenia do regulaminu pracy zapisu przewidującego późniejsze zgłoszenie wniosku o udzielenie urlopu na żądanie (zob. dalej: Urlop na żądanie – przyda się zapis w regulaminie pracy i dowody udzielenia urlopu, str. 30).
PODSTAWA PRAWNA
- art. 31, art. 104, art. 1041, art. 1672 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502 ze zm.).
Opracowanie: Emilia Wawrzyszczuk
specjalista prawa pracy i wynagrodzeń
Mniej niż 20 pracowników – zamiast informacji o warunkach zatrudnienia można wydać regulamin pracy
Wydanie regulaminu pracy, jak też regulaminu wynagradzania, przez pracodawcę zatrudniającego mniej niż 20 pracowników jest dopuszczalne. Mały pracodawca, który wyda regulamin pracy, nie ma obowiązku przekazywania pracownikom dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia – jeśli przed rozpoczęciem pracy zostali oni zapoznani z treścią tego regulaminu.
Kodeks pracy stanowi, że pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy, ustalającym warunki wynagradzania za pracę oraz przyznawania innych świadczeń związanych z pracą w zakresie i w sposób umożliwiający określanie na jego podstawie indywidualnych warunków umów o pracę, ustala warunki wynagradzania za pracę w regulaminie wynagradzania. W regulaminie wynagradzania pracodawca może ustalić także inne świadczenia związane z pracą i zasady ich przyznawania.
Mały pracodawca też może wydać regulamin wynagradzania
Regulamin wynagradzania ustala pracodawca, a jeżeli u pracodawcy działa zakładowa organizacja związkowa – pracodawca musi uzgodnić z nią treść regulaminu wynagradzania. Ustalony w tym trybie regulamin wynagradzania wchodzi w życie po upływie 2 tygodni od dnia podania go do wiadomości pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy. Z dniem wejścia w życie korzystniejsze postanowienia regulaminu zastępują dotychczasowe warunki umowy o pracę. Natomiast postanowienia regulaminu mniej korzystne wymagają dokonania przez pracodawcę wypowiedzenia zmieniającego warunki umowy o pracę lub innego aktu stanowiącego podstawę nawiązania stosunku pracy.
Jak wynika z powyższego, obowiązek wydania regulaminu wynagradzania dotyczy pracodawców zatrudniających co najmniej 20 pracowników, nieobjętych zakładowym układem zbiorowym pracy ani ponadzakładowym układem zbiorowym pracy. Żaden przepis nie zabrania jednak ustalenia takiego regulaminu u pracodawcy, który zatrudnia mniej niż 20 pracowników. Nie ma zatem przeszkód, aby regulamin wynagradzania został wprowadzony również u mniejszych pracodawców, zatrudniających np. kilka osób.
Z regulaminem pracy jest inaczej, ale też można
Nieco inaczej ustawodawca uregulował natomiast zasady tworzenia regulaminu pracy jako aktu, który ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników.
Zgodnie z art. 104 § 2 Kodeksu pracy regulaminu pracy nie wprowadza się, jeżeli:
- w zakresie, o którym mowa wyżej, obowiązują postanowienia układu zbiorowego pracy lub
- pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników.
Podobnie więc jak w przypadku regulaminu wynagradzania obowiązek wydania regulaminu pracy dotyczy tych pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 20 pracowników (jeśli nie są objęci zakładowym lub ponadzakładowym układem zbiorowym pracy). O ile jednak przepis art. 772 § 1 Kodeksu pracy dotyczący regulaminu wynagradzania ukształtowany jest w sposób „pozytywny”, tzn. wskazuje, że regulamin wprowadza pracodawca zatrudniający co najmniej 20 pracowników, o tyle zapis dotyczący regulaminu pracy jest ukształtowany w Kodeksie pracy w sposób „negatywny”. Wskazuje on, że regulaminu pracy nie wprowadza się, gdy kwestie związane z organizacją i porządkiem w procesie pracy regulują postanowienia układu zbiorowego pracy lub gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników – wyrażając tym samym jakby zakaz wprowadzania regulaminu pracy wśród mniejszych pracodawców. Stąd też mogą pojawić się wątpliwości dotyczące tego, czy mniejsi pracodawcy mają w ogóle możliwość wprowadzić taki regulamin.
Rozstrzygając te wątpliwości, należałoby jednak przyjąć, że intencją ustawodawcy nie było uniemożliwienie tworzenia regulaminu pracy u mniejszych pracodawców, a jedynie zwolnienie z tego obowiązku pracodawców zatrudniających mniej niż 20 pracowników. W konsekwencji wprowadzenie regulaminu pracy u tej grupy pracodawców należy uznać za dopuszczalne.
Regulamin pracy zastępuje dodatkową informację o warunkach zatrudnienia
W razie ustalenia regulaminu pracy przez pracodawcę zatrudniającego mniej niż 20 pracowników nie ma on obowiązku (wynikającego z art. 29 § 3 Kodeksu pracy) przekazywania zatrudnionym odrębnej informacji o porze nocnej, miejscu i czasie wypłaty wynagrodzenia oraz przyjętym sposobie potwierdzania przez pracowników przybycia do pracy i obecności w niej oraz usprawiedliwiania nieobecności. Kwestie te powinien bowiem określać regulamin pracy, a pracodawca jest obowiązany zapoznać każdego pracownika z treścią regulaminu pracy przed rozpoczęciem przez niego pracy.
Podstawa prawna
- art. 29 § 3, art. 772, art. 104–1043 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r., poz. 1502 ze zm.).
Katarzyna Pietruszyńska
prawnik, specjalista prawa pracy
Potwierdzenie zapoznania się pracownika z treścią regulaminu pracy
Ponieważ regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników, musi być znany każdemu pracownikowi danej firmy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy). W związku z tym pracodawcy, którzy go tworzą, mają obowiązek zapoznać z nim swoich pracowników. Dotyczy to także małych pracodawców, zatrudniających poniżej 20 pracowników (którzy nie muszą tworzyć regulaminu pracy), jeśli tylko dobrowolnie zdecydują się na jego wprowadzenie w swoim zakładzie.
Zanim pracownik przystąpi do pracy
Dokument oświadczenia o zapoznaniu się pracownika z treścią regulaminu pracy należy sporządzić i wręczyć pracownikowi zanim zostanie on dopuszczony do wykonywania pracy na umówionym stanowisku pracy. Brak potwierdzenia zapoznania się pracownika z regulaminem pracy jest nieprawidłowością w prowadzeniu akt osobowych. Inspektor pracy zwróci pracodawcy na to uwagę w wystąpieniu pokontrolnym. Wtedy będzie trzeba uzyskać od pracownika takie oświadczenie. Dokument należy przechowywać w części B akt osobowych (§ 6 ust. 2 pkt 2 lit. b rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika).
Darmowy fragment