Wakacje w firmie - rozliczanie wydatków od strony VAT, PIT/CIT i UOR - ebook

Rozdział IX

Ważne jest prawidłowe ujęcie wydatków w księgach

W księgach rachunkowych należy ujmować zdarzenia gospodarcze zgodnie z ich treścią ekonomiczną. W przypadku dofinansowywania wypoczynku kluczowe znaczenie ma fakt, czy zostało ono przyznane ze środków obrotowych, czy z zakładowego funduszu socjalnego. Ważne do celów księgowych jest też właściwe rozpoznanie konsekwencji podatkowych i ZUS przyznania pracowników takich świadczeń, bo od tego zależy ujęcie rozrachunków publicznoprawnych.

W przypadku przyznania dofinansowania pracownikowi wszelkie rozliczenia ujmowane są na koncie „Inne rozrachunki z pracownikami”. Natomiast jeśli dofinansowanie będzie przekazane bezpośrednio na konto organizatora, to należy wykorzystać dodatkowo zapisy na koncie „Pozostałe rozrachunki”.

Sposób ujęcia w księgach rachunkowych zdarzeń związanych ze zorganizowaniem wypoczynku, w sytuacji gdy koszt uczestnictwa pracownika został częściowo sfinansowany ze środków ZFŚS, a pozostała kwota została sfinansowana przez pracowników, będzie przebiegać w sposób przedstawiony w przykładzie poniżej.

W sytuacji gdy wypoczynek dla pracowników został sfinansowany lub dofinansowany ze środków ZFŚS w ramach działalności socjalnej, wydatki poniesione w związku z tym nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Wynika to wprost z art. 23 ust. 1 pkt 42 ustawy o PIT i art. 16 ust. 1 pkt 45 ustawy o CIT. Zgodnie z tymi przepisami nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków pracodawcy na działalność socjalną, o której mowa w przepisach o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych.

Przyznanie świadczeń z ZFŚS może rodzić konieczność ustalenia i pobrania zaliczki na podatek dochodowy. Dzieje się tak, gdy wartość świadczeń rzeczowych i pieniężnych przekroczy w roku kalendarzowym limit 380 zł.

PRZYKŁAD

Dopłata do wycieczki pracowniczej

Zakupiono wycieczkę dla pracownika ze środków ZFŚS za 260 zł brutto. Pracownik ma zwrócić 140 zł, ponieważ dofinansowanie ze środków funduszu zgodnie z wewnętrznym regulaminem nie może przekroczyć 50% wartości wypoczynku.

1. FV – zakup wycieczki dla pracownika 260 zł:

- Wn „Rozliczenie zakupu” 260 zł,

- Ma „Rozrachunki z dostawcami” 260 zł.

2. Rozliczenie wartości usługi w części obciążającej ZFŚS:

- Wn „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” 120 zł,

- Ma „Rozliczenie zakupu” 120 zł

3. Rozliczenie wartości usługi w części obciążającej pracownika:

- Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 140 zł,

- Ma „Rozliczenie zakupu” 140 zł.

4. WB – zapłata za zakupioną wycieczkę:

- Wn „Rozrachunki z dostawcami” 260 zł,

- Ma „Rachunek bankowy wyodrębnionych środków pieniężnych ZFŚS” 260 zł.

5. Potrącenie kwoty finansowanej przez pracowników z ich wynagrodzenia lub bezpośrednia wpłata do kasy pracodawcy:

- Wn „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń” lub „Kasa” 140 zł,

- Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 140 zł.

6. WB – refundacja środków w części opłaconej przez pracownika:

- Wn „Rachunek bankowy wyodrębnionych środków pieniężnych ZFŚS” 140 zł,

- Ma Rachunek bieżący 140 zł.

PRZYKŁAD

Świadczenia z ZFŚS

Pracownik złożył wniosek o dofinansowanie z ZFŚS do zakupionych przez siebie wczasów, dołączając dokumenty potwierdzające poniesienie takiego wydatku. Pracodawca przyznał pracownikowi dofinansowanie z ZFŚS w kwocie 800 zł (uzależnione od sytuacji materialnej pracownika), było to pierwsze świadczenie pieniężne przyznane pracownikowi w 2015 roku.

1. PK – przyznanie dofinansowania przez zakład pracy:

- Wn „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” 800 zł,

- Ma „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 800 zł

2. PK – potrącenie podatku dochodowego od kwoty dofinansowania od kwoty

800 zł – 380 zł = 420 zł

420 zł  18%=75,60 zł, czyli po zaokrągleniu 76 zł.

- Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 76 zł

- Ma „Rozrachunki publicznoprawne” 76 zł.

3. WB – wypłata świadczenia (po potrąceniu podatku):

- Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 724 zł

- Ma „Rachunek bieżący” 724 zł.

4. WB – refundacja środków z rachunku ZFŚS (kwota brutto):

- Wn „Rachunek bieżący” 800 zł,

- Ma „Rachunek bankowy wyodrębnionych środków pieniężnych ZFŚS”800 zł.

Pracownik może korzystać także z wypoczynku w zakładowym obiekcie socjalnym.

PRZYKŁAD

Wczasy w zakładowym ośrodku

Pracownik wykupił skierowanie na wczasy w zakładowym ośrodku wczasowym za kwotę 2.000 zł. Według kalkulacji takiego wypoczynku koszt wczasów 1 osoby w zakładowym ośrodku wynosi 2.500 zł. Z tego wynika, że pracownik otrzymał świadczenie rzeczowe w wysokości 500 zł. Jest to pierwsze świadczenie rzeczowe otrzymane przez pracownika w 2015 roku. Świadczenie to do wysokości 380 zł w roku podatkowym korzysta ze zwolnienia od podatku dochodowego, a od nadwyżki pracodawca musi pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.

1. PK – potrącenie podatku dochodowego od kwoty 120 zł (500 zł – 380 zł)  18% = 22 zł:

- Wn „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” 22 zł,

- Ma „Rozrachunki z urzędem skarbowym” 22 zł.

2. KP – pobranie opłaty od pracownika za skierowanie na wczasy 2.000 zł:

- Wn „Kasa” 2.000 zł

- Ma „Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych” 2.000 zł

Darmowy fragment