Wynagrodzenia 2015. 25 list płac z komentarzem, wyjaśnienia ekspertów - ebook

Wykaz skrótów i aktów prawnych użytych w książce

SN – Sąd Najwyższy

ZUS – Zakład Ubezpieczeń Społecznych

MPiPS – Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej

PIP – Państwowa Inspekcja Pracy

GIP – Główny Inspektorat Pracy

- Kodeks pracy – ustawa z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502),
- kc – ustawa z 23 kwietnia 1964 r. – Kodeks cywilny (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 121),
- kpc – ustawa z 17 listopada 1964 r. – Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 101),
- ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę – ustawa z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (Dz.U. nr 200, poz. 1679 ze zm.),
- ustawa zasiłkowa – ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 159),
- ustawa systemowa – ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1442 ze zm.),
- ustawa o ochronie danych osobowych – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1182),
- Ordynacja podatkowa – ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 749 ze zm.),
- ustawa o zwolnieniach grupowych – ustawa z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (tekst jedn.: Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.),
- ustawa o FUS – ustawa z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 1440 ze zm.),
- ustawa o ZFŚS – ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 592 ze zm.),
- ustawa o PIT – ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.),
- ustawa o CIT – ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 ze zm.),
- rozporządzenie składkowe – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.),
- rozporządzenie o wynagrodzeniach – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 62, poz. 289 ze zm.),
- rozporządzenie urlopowe – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz.U. nr 2, poz. 14 ze zm.),
- rozporządzenie o nieobecnościach – rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1632).Wstęp

Każdy pracodawca decydując się na zatrudnianie pracowników, podejmuje pewnego rodzaju wyzwanie, by sprostać nie tylko ich oczekiwaniom w zakresie wysokości wynagrodzenia, warunków pracy i możliwości rozwojowych, ale także wszelkim obowiązkom formalnoprawnym towarzyszącym roli pracodawcy. Dotyczą one zarówno codziennie widocznych relacji pomiędzy stronami stosunku pracy (gdzie możemy obserwować dokształcanie pracowników, motywowanie i nagradzanie, kształtowanie im warunków pracy, takich by podnosili swoje kwalifikacje i rozwijali się), jak i niewidocznego wprost, ale jakże ważnego elementu dbałości o przestrzeganie przepisów bhp i ppoż., braku dyskryminacji i przeciwdziałania mobbingowi idącemu w parze z terminowym i poprawnym wypłacaniem wynagrodzenia wraz ze wszystkimi jego składowymi.

W niniejszej publikacji skupiamy się przede wszystkim na tych „twardych”, ale często dla pracowników niewidocznych działaniach pracodawcy, mających na celu prawidłową administrację kadrowo-płacową. Z jednej strony pracodawca musi pamiętać o ochronie danych osobowych swoich pracowników, a z drugiej – wszystkim instytucjom uprawnionym ma obowiązek podawać te dane, zarówno w comiesięcznych rozliczeniach, jak i na żądanie. Prowadzenie akt osobowych rzadko spotyka się z zainteresowaniem podwładnych, ale już sporządzanie listy płac jest takim rodzajem działań, które często pracownik śledzi niemal na bieżąco. Zainteresowanie listą płac jest o tyle zrozumiałe, że przedsiębiorcy często sami mają problemy z prawidłowym stworzeniem listy płac dla swoich pracowników i można powiedzieć, że ich czujność wiąże się z dbałością o własny interes. Problem dotyczący naliczeń na liście płac wynika z tego, że pracodawcy mają możliwość dowolnego kształtowania swoich systemów wynagradzania, przyznając pracownikom, obok obligatoryjnych składników, jakim jest wynagrodzenie za pracę, wiele dobrowolnych składników. W większości mają one działanie motywacyjne, jednak często odzwierciedlają nie tylko świadczenia pieniężne wypłacane na rzecz pracowników, ale także różnego rodzaju świadczenia rzeczowe lub usługi sfinansowane przez pracodawcę. W praktyce oznacza to, że takie składniki należy inaczej ewidencjonować na liście płac, gdyż służą one przede wszystkim naliczeniu obciążeń publiczno-prawnych, a nie wypłaceniu tych wartości pracownikom. Sami pracownicy często nie rozumieją tego mechanizmu naliczeń i kierują do pracodawcy liczne pytania na ten temat. Pytania niejednokrotnie kończą się błędną odpowiedzią, gdyż tworzeniem listy płac w przedsiębiorstwie zajmują się osoby, które nie zawsze potrafią te mechanizmy wytłumaczyć. Chociaż same obliczenia są poprawne, to trudno je zrozumieć pracownikom. Wiedzą oni, że czasami pojawiają się błędy mające charakter rachunkowy, ale czasami te pomyłki dotyczą tego, co faktycznie powinno składać się na prawidłowe naliczanie rozmaitych składników wynagrodzenia i prawidłowe ich przekazywanie do dyspozycji pracowników. Dlatego przygotowaliśmy tę publikację jako zbiór przykładowych obliczeń na listach płac wraz z podaniem przy każdym przykładzie najważniejszych regulacji prawnych. Dzięki temu pracownicy działów płac mogą sprawdzić samych siebie.

Wszyscy pracodawcy wiedzą, że błędy w szczegółowych wyliczeniach wynagrodzeń mogą przedsiębiorcę drogo kosztować, a utracone zaufanie pracowników jeszcze trudniej odbudować niż zasoby finansowe uszczuplone z uwagi na konieczność zapłacenia odszkodowania czy odsetek. Korekta naliczeń na błędnie sporządzonej liście płac zawsze jest czasochłonna, niekiedy może okazać się bardzo trudna lub wręcz niewykonalna z uwagi na konsekwencje składowo-podatkowe danej pomyłki lub błędu. Pokazujemy więc, jak można ustrzec się przed koniecznością dokonywania korekt, a jeśli te okażą się konieczne, w naszej publikacji Czytelnicy znajdą fachową pomoc w tym zakresie z wieloma przykładami i praktycznymi podpowiedziami. Ta książka to praktyczny przewodnik i dla samego pracodawcy, i dla pracowników kadrowo-płacowych. Można dowiedzieć się z niej nie tylko, jak sporządzić listę płac i rozliczyć na niej pracę w godzinach nadliczbowych, nocnych czy wypłacić wynagrodzenie za czas urlopu. Czytelnik znajdzie tu także sposoby naliczania potrąceń, wypłacania odpraw i ekwiwalentów urlopowych czy rozliczania nieobecności pracowniczych. Wśród przykładowych list płac każdy znajdzie dla siebie ciekawy przykład, który będzie mógł wykorzystać w bieżącej pracy. Piszemy o sytuacjach życiowych w sposób przystępny i poruszamy tematy, o których nie piszą inni. Mamy nadzieję, że lektura tej publikacji będzie dla wszystkich jej czytelników inspiracją do prawidłowego sporządzania list płac, nawet w najbardziej trudnych i wieloskładnikowych przypadkach.

Budowa listy płac

Pytanie, jak powinna wygładać lista płac, bardzo często zadają sobie nie tylko pracodawcy, płacowcy czy księgowi. O tym myślą wszyscy pracownicy, którzy patrząc na swoją indywidualną listę płac, próbują zrozumieć, o co chodzi z tymi wyliczeniami i dlaczego wynik wynagrodzenia do wypłaty tak bardzo się różni od pozycji największej, przy której często jest słowo „brutto”. Żaden przepis nie reguluje, jak powinna wyglądać lista płac, jakie informacje powinny na niej być wskazane i w jakiej kolejności.

Ważne

Nie ma przepisów, które pozwalałyby pracodawcy określić wygląd list płac dla wszystkich pracowników sporządzanych jako jeden dokument, ale już w kwestii informowania poszczególnych pracowników o ich naliczeniach ustawodawca wypowiedział się w kilku miejscach. Kodeks pracy jest tą regulacją, która przede wszystkim zobowiązuje pracodawcę, by prowadził on ewidencję dotyczącą czasu pracy i wpływu tej ewidencji na wynagrodzenie pracownika.

W art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy na pracodawcę został nałożony obowiązek prowadzenia list obecności, list płac oraz innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i potwierdzającej wysokość wypłacanego pracownikom wynagrodzenia. To pracodawca musi mieć możliwość udowodnienia, że w danym okresie pracownik był nieobecny w pracy, i wskazując długość tej nieobecności, pokazać zależność pomiędzy wypłaconym wynagrodzeniem a czasem faktycznie przepracowanym. Obowiązek ten wydaje się bardzo prosty, ale w praktyce rodzi wiele problemów i nieporozumień. Kolejnym, bardzo ważnym aktem regulującym obowiązek pracodawcy, który ma założyć i prowadzić odrębnie dla każdego pracownika imienną kartę wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą, jest § 8 ust. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. To nie tylko akta osobowe mają mieć formę udokumentowanych relacji pracodawca – pracownik, ale także każda wypłata świadczeń na rzecz pracownika musi być udokumentowana. Wiąże się to bardzo ściśle z kolejnym obszarem obowiązków pracodawcy występującego w roli płatnika w kontaktach z ZUS oraz urzędem skarbowym. Pracodawca jest bowiem co miesiąc zobowiązany obliczyć zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych należną od danego zatrudnionego (czy to na umowę o pracę, czy na podstawie umów cywilnoprawnych), pobrać ją z wynagrodzenia, terminowo wpłacić do właściwego urzędu skarbowego, a na koniec roku także przesłać pracownikowi i urzędowi informacje podatkowe (najczęściej PIT-11) niezbędne do rocznego rozliczenia się podatnika z urzędem skarbowym.

Comiesięczne obowiązki pracodawca ma nie tylko względem fiskusa. Przepisy zobowiązują go również do obliczania co miesiąc składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe i zdrowotne, pobrania ich z wynagrodzenia, przekazania do ZUS i wypełniania odpowiednich dokumentów rozliczeniowych dla wszystkich ubezpieczonych. Praktyka pokazuje, że te obowiązki nie byłyby możliwe do zrealizowania przez pracodawców bez pomocy naliczonych list płac. To właśnie w nich mamy zarówno odzwierciedlone podstawy do naliczania składek na ubezpieczenie społeczne, jak i podstawę składki zdrowotnej, a także przychód do opodatkowania. I chociaż nie ma jednego urzędowego wzoru listy płac, to i tak w praktyce wszystkie wyglądają podobnie, gdyż na każdym pracodawcy ciążą podobne obowiązki. A dla ułatwienia rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym listy płac zawierają wiele podobnie brzmiących pozycji. Lista płac jest:

- podstawą do wypłaty pensji pracownikom, po przeliczeniu wynagrodzenia od brutto do netto,
- podstawą do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu naliczonych składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne oraz wypłaconych zasiłków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych,
- podstawą do rozliczenia pracodawcy z urzędem skarbowym i odprowadzenia zaliczek na podatek dochodowy,
- udokumentowaniem kosztów wynagrodzeń ponoszonych przez pracodawcę z uwzględnieniem składek na ubezpieczenia społeczne oraz fundusze finansowanych przez pracodawcę,
- podstawą do sporządzenia dokumentacji księgowo-finansowej rozliczającej wydatki poniesione ze środków pracodawcy na poczet wynagrodzeń pracowniczych, tak by stosowne rozliczenie księgowe spowodowało zaliczenie ich w koszty uzyskania przychodu danej firmy,
- podstawą do zweryfikowania poprawności naliczonych i należnych świadczeń na rzecz pracowników zarówno przez samych pracowników, jak i instytucje zewnętrzne do tego upoważnione.

Obok roli listy płac w zakładzie pracy pojawia się także jej zakres, który najprościej można definiować jako kalkulację wynagrodzenia pracownika:

- od wyliczenia wartości wynagrodzenia zasadniczego brutto,
- poprzez naliczenie składek społecznych ZUS, składki zdrowotnej i zaliczki na podatek dochodowy,
- aż do naliczenia wynagrodzenia do wypłaty, gdzie od wynagrodzenia netto odejmujemy potrącenia i doliczamy dodatki.

Należy przy tym wszystkim pamiętać, że lista płac to nie pojedynczy dokument za dany miesiąc czy z danego tytułu, ale cykl wyliczeń wykonywanych w określonej kolejności z uwzględnieniem podstaw i zwolnień z naliczania składek ZUS i zaliczki na podatek w ujęciu danego roku kalendarzowego. To narastające obliczenia, bez których płatnik składek i płatnik zaliczek na podatek dochodowy nie byłby w stanie poprawnie zrealizować swoich obowiązków, gdyby nie kontynuował obliczeń miesiąc po miesiącu.

Podsumowując, na liście płac od wynagrodzenia brutto odejmujemy składki społeczne, składkę zdrowotną i zaliczkę na podatek i wyliczamy wynagrodzenie netto. Później obliczamy wynagrodzenie do wypłaty. Umieszczamy na niej dane pracodawcy, oznaczenie rodzaju listy płac oraz okresu, którego lista dotyczy, a także podpisy osób sporządzających i zatwierdzających listę.

Kwota do wypłaty

Wszelkie obliczenia wartości wynagrodzenia do wypłaty dokonywane są indywidualnie dla każdego pracownika z uwzględnieniem m.in. następujących składników:

- wynagrodzenia zasadniczego naliczonego na podstawie stałej stawki miesięcznej z uwzględnieniem liczby dni przepracowanych w danym okresie lub na podstawie stawki godzinowej z uwzględnieniem liczby godzin przepracowanych w danym okresie przez poszczególnych pracowników,
- premii, nagród, prowizji i innych elementów zmiennych uzależnionych od wyników pracy pracowników,
- wynagrodzenia wraz z dodatkami za pracę w godzinach nadliczbowych, dodatku za pracę w porze nocnej, dodatku za pracę w warunkach szkodliwych, wynagrodzenia za dyżur, wynagrodzenia za niezawiniony przestój czy też wynagrodzenia za czas urlopu,
- stałych dodatków i ryczałtów, a także wszelkiego rodzaju ekwiwalentów,
- wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłków z ubezpieczenia społecznego: chorobowego, opiekuńczego, macierzyńskiego, wypadkowego, czy świadczenia rehabilitacyjnego,
- jednorazowych nagród czy gratyfikacji,
- ekwiwalentów pieniężnych za niewykorzystany urlop wypoczynkowy,
- odpraw i rekompensat związanych z rozwiązaniem stosunku pracy,
- stałych potrąceń obowiązkowych i dobrowolnych z wynagrodzenia i zasiłków,
- jednorazowych dodatków, wyrównań lub potrąceń,
- świadczeń rzeczowych pozostawionych do dyspozycji pracowników,

A oprócz tego lista płac jest podstawą:

1) naliczeń składek na ubezpieczenia społeczne:

- składki emerytalnej – 9,76%,

- składki rentowej – 1,5%,

- składki chorobowej – 2,45%;

2) naliczeń składek na ubezpieczenie zdrowotne:

- w pełnej wysokości – 9%,

- potrącanej z zaliczki na podatek dochodowy – 7,75%;

3) naliczeń zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych wg skali podatkowej – 18 lub 32% aż po ustalenie ostatecznej wysokości wynagrodzenia do wypłaty z danej listy płac.

ważne

Lista płac często ma postać trzech różnych wydruków:

- zbiorczego wydruku całej listy płac dla wszystkich pracowników, która stanowi dokumentację płacową,
- podsumowania listy płac, tzw. zbiorówki, która nie zawiera indywidualnych obliczeń poszczególnych pracowników, tylko stanowi dokumentację księgową jako suma wszystkich składników do zaksięgowania oraz
- indywidualnego „paska płacowego”, który otrzymuje pracownik.

Często są one w takim samym układzie i kształcie drukowane, wybór dokonywany jest tylko w zakresie szczegółowości, w zależności od odbiorcy tej listy płac. Równie często możemy się spotkać z różnymi formami listy płac w zależności od tego, jak bardzo mamy rozbudowany system kadrowo-płacowy, który umożliwia odpowiednie grupowanie i układanie na wydruku danych płacowych. Jedno jest pewne, im mniej mamy pytań o poszczególne pozycje na liście płac, tym lepiej jest ten wydruk przygotowany i mniej budzi wątpliwości i znaków zapytania. Mamy nadzieję, że nasza publikacja pozwoli Państwu zwrócić uwagę również na ten element współpracy z pracownikiem.Rozdział 1.

Wzorcowa lista płac

Lista płac, wraz z dokumentacją, na podstawie której została sporządzona:

- stanowi udokumentowanie wydatków ze środków pracodawcy przeznaczonych na wynagrodzenia dla pracowników,
- jest dowodem do rozliczenia pracodawcy z ZUS z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, ubezpieczenie zdrowotne i zasiłków finansowanych z funduszu ubezpieczeń społecznych,
- jest podstawą do odprowadzenia do urzędu skarbowego zaliczek na podatek dochodowy, naliczonych i pobranych z wynagrodzeń pracowników.

Obowiązkowe dane na każdej stronie

Podstawowe informacje dotyczące listy płac to nazwa firmy (może być w postaci pieczątki), numer strony, oznaczenie lub nazwa listy płac oraz miesiąc i rok, za jaki została sporządzona. Numer strony, oznaczenie oraz miesiąc i rok, za który została sporządzone lista, należy zamieścić na każdej stronie dokumentu. Uniemożliwi to przypadkowe przypisanie strony danej listy do innego formularza. Każda strona listy płac powinna zawierać podsumowanie wszystkich kolumn zawierających dane liczbowe. Oznacza to, że należy obliczać kwoty do przeniesienia na następną stronę listy płac.

W większych firmach listę płac zawsze podpisują – oprócz specjalistów ds. wynagrodzeń, czyli sporządzających listę – co najmniej 2 osoby, tj. osoba sprawdzająca i ta, która akceptuje listę wynagrodzeń do wypłaty. W małych firmach jednak nie ma dwóch osób do sprawdzania i akceptowania tego typu dokumentów. Wystarczy wtedy podpis osoby sporządzającej i drugiej jako sprawdzającej i zatwierdzającej do wypłaty.

Sposób sporządzenia listy płac

Listy płac nie są sporządzane według obowiązującego wzoru. Powinny jednak zawierać niezbędne elementy.

* Kwoty wyliczone na podstawie średniej płacy z ostatnich 12 miesięcy po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia społeczne.

Lista płac za styczeń 2015 roku

Lp.

Imię i nazwisko

Płaca zasadnicza wynikająca z umowy o pracę

Płaca zasadnicza po potrąceniach

Wynagrodzenie za urlop, ekwiwalent

Nagroda (premia uznaniowa)

Premia regulaminowa

Inne składniki wynagrodzenia

Wynagrodzenie chorobowe

Zasiłki chorobowe, macierzyńskie, opiekuńcze

Wynagrodzenie brutto

Podstawa składek na ubezpieczenia społeczne

Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika

Koszty uzyskania przychodu

Dochód do opodatkowania

Podatek dochodowy od osób fizycznych według skali podatkowej

Kwota wolna od podatku

Podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne

Część składki na ubezpieczenie zdrowotne potrącona z podatku

Część składki na ubezpieczenie zdrowotne odliczana z wynagrodzenia

Zaliczka na podatek dochodowy do urzędu skarbowego

Wynagrodzenie netto

Potrącenia

Do wypłaty

4 + 5 + 6 + 7 + 8 + 9 + 10

9,76%

1,50%

2,45%

11–13–14–15–16

11–10–13–14–15

20 × 7,75%

20 × 9,00% – 21

18–19–21

11–13–14–15–21–22–23

24–25

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

24

25

26

1.

Michałkowski Jan

3.000,00

2.500,00

0,00

200,00

0,00

135,00

350,00*

0,00

3.185,00

2.835,00

276,70

42,53

69,46

111,25

2.685,00

483,30

46,33

2.796,31

216,71

34,96

220,00

2.324,64

300,00

2.024,64

2.

Nowak Anna

3.600,00

3.000,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

420,00

3.420,00

3.000,00

292,80

45,00

73,50

139,06

2.870,00

516,60

46,33

2.588,70

200,62

32,36

270,00

2.505,72

150,00

2.355,72

data sporządzenia .......

sporządził ...........

sprawdził ..........

zatwierdził ...............

Objaśnienie poszczególnych kolumn

Kolumna 1. Liczba porządkowa przypisana kolejnym pracownikom

Kolumna 2. Imię i nazwisko pracownika

Kolumna 3. Wynagrodzenia zasadnicze pracownika wynikające z umowy o pracę

W przypadku płacy zasadniczej nie ma ograniczeń kwotowych, jednak wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia w ustawie.

Kolumna 4. Wynagrodzenie zasadnicze pracownika, które wynika z umowy o pracę, pomniejszone o kwoty odpowiadające okresowi choroby, urlopu bezpłatnego, urlopu macierzyńskiego itp.

Przykład

1. Pracownik był nieobecny z powodu choroby. Przyczyna nieobecności pracownika została potwierdzona zaświadczeniem ZUS ZLA. Za okres 5 dni przysługuje mu wynagrodzenie chorobowe w wysokości 80% podstawy wymiaru (pracownik nr 1). Aby obliczyć należność za część miesiąca dla pracownika otrzymującego wynagrodzenie w stałej stawce miesięcznej, który był nieobecny w pracy z powodu choroby, należy miesięczną stawkę wynagrodzenia podzielić przez 30 i pomnożyć przez liczbę dni nieobecności w pracy. Otrzymaną kwotę odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego pracownikowi za cały miesiąc. Stawkę za 1 dzień oblicza się w następujący sposób: 3.000 zł : 30 dni = 100 zł.

Kwota do potrącenia za 5 dni choroby wynosi: 5 dni × 100 zł = 500 zł; 3.000 zł – 500 zł = 2.500 zł.

2. Pracownica była nieobecna w pracy na skutek niezdolności do pracy z tytułu opieki nad chorym dzieckiem trwającej 5 dni. Otrzymuje ona zasiłek opiekuńczy w wysokości 80% (pracownik nr 2). Wyliczenie wynagrodzenia należnego za przepracowaną część miesiąca wygląda podobnie jak w przypadku pracownika nr 1: 3.600 zł : 30 dni = 120 zł; 120 zł × 5 dni = 600 zł; 3.600 zł – 600 zł = 3.000 zł.

Kolumna 5. Wynagrodzenie za urlop

Za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi przysługuje wynagrodzenie, jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował (art. 172 kp).

Kolumna 6. Nagrody (premie uznaniowe)

O przyznaniu takiego świadczenia decyduje pracodawca. Jeśli ten nie przyzna nagrody, pracownik nie może jej żądać.

W przykładzie pracownik nr 1 otrzymał nagrodę w wysokości 200 zł.

Kolumna 7. Premie regulaminowe

Podobnie jak premia uznaniowa, premia regulaminowa jest dodatkowym składnikiem wynagrodzenia za pracę. Warunki jej przyznania są określone regulaminem premiowania, mogą wynikać z treści umowy o pracę lub też być zawarte w układach zbiorowych pracy.

W przeciwieństwie do premii uznaniowej, zasady przyznawania premii regulaminowej są bardzo szczegółowe i czytelne. Nie ma w nich miejsca na subiektywizm. Przykładem są regulaminy premiowania handlowców.

Przykład

Handlowiec sprzedaje miesięcznie 100 sztuk towaru. Otrzymuje wtedy 300 zł premii. Przy sprzedaży miesięcznej 101–200 sztuk towaru otrzymuje 400 premii.

Kolumna 8. Inne składniki wynagrodzenia

Są to m.in. dodatek stażowy, wynagrodzenie za przepracowane godziny nadliczbowe itp. W przykładowej liście płac pracownikowi nr 1 naliczono wynagrodzenie za przepracowane godziny nadliczbowe w kwocie 135 zł.

Kolumna 9. Wynagrodzenie chorobowe

Pracodawca ma obowiązek wypłaty wynagrodzenia chorobowego za okres 33 dni w ciągu roku kalendarzowego, natomiast w przypadku pracownika, który ukończył 50. rok życia – do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego – do okresu 33 lub 14 dni nie wlicza się dni sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem lub chorym członkiem rodziny.

Wysokość wynagrodzenia chorobowego to 80% podstawy wymiaru (w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej chorobą oraz odosobnieniem wskutek choroby zakaźnej) lub 100% podstawy wymiaru, jeśli niezdolność do pracy była spowodowana:

- wypadkiem w drodze do pracy lub z pracy, chorobą przypadającą w okresie ciąży lub poddaniem się niezbędnym badaniom lekarskim, przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów, oraz poddaniem się zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów.

Wynagrodzenie chorobowe nie stanowi podstawy naliczania składek.

Pracownikowi nr 1 naliczono wynagrodzenie chorobowe należne za 5 dni w wysokości 350 zł, stanowiące 80% podstawy wymiaru.

Kolumna 10. Zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy

Od 34. dnia lub odpowiednio 15. dnia choroby w roku kalendarzowym pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy finansowany przez ZUS. Kwota tego zasiłku wynosi 80% podstawy wymiaru, natomiast za okres pobytu w szpitalu 70%. W określonych sytuacjach, tj. takich samych jak w przypadku wynagrodzenia chorobowego oraz w przypadku niezdolności do pracy spowodowanej wypadkiem przy pracy, wysokość zasiłku wynosi 100%. Wysokość zasiłku macierzyńskiego wynosi 100% podstawy wymiaru, a zasiłku opiekuńczego 80%. Wszystkie zasiłki wypłacane są z ubezpieczenia chorobowego i nie stanowią podstawy naliczania składek.

Zamieszczona lista płac przedstawia wypłatę z zasiłku chorobowego. Kolumna nr 10 dotyczy płatników zgłaszających do ubezpieczenia chorobowego więcej niż 20 osób.

Na liście płac pracownicy nr 2 naliczono zasiłek opiekuńczy należny za 5 dni w kwocie 420 zł.

Kolumna 11. Wynagrodzenie brutto

Jest to suma wszystkich składników wynagrodzenia oraz zasiłków wypłacanych z ubezpieczenia chorobowego (suma kolumn 4 + 5 + 5 + 6 + 7 + 8 + 9 + 10).

Kolumna 12. Podstawa składek na ubezpieczenia społeczne

Suma składników miesięcznego wynagrodzenia stanowi podstawę składek na ubezpieczenia społeczne. Do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe nie wlicza się m.in.:

- kwot wynagrodzenia chorobowego (kolumna 9),
- zasiłków z ubezpieczenia chorobowego (kolumna 10),
- dodatków stałych, np. dodatków stażowych przypadających na okres choroby, które zgodnie z przepisami wewnątrzzakładowymi (np. regulaminem wynagradzania) nie są zmniejszane za czas choroby.

Darmowy fragmentRozdział 6.

Odpowiedzialność specjalisty ds. kadr i płac

Jak każdy inny pracownik, osoba rozliczająca wynagrodzenia odpowiada przed pracodawcą za niedopełnienie swoich obowiązków pracowniczych oraz za szkodę, którą wyrządzi swoim działaniem. Zakres odpowiedzialności takiej osoby zależy od przyznanych jej przez pracodawcę uprawnień, głównie decyzyjnych. Specjalista do spraw kadr i płac to wykwalifikowana osoba, która prowadzi sprawy pracownicze w zakładzie pracy, rozlicza wynagrodzenia, prowadzi dokumentację pracowniczą itp. W mniejszych firmach kadrowiec i pracownik odpowiedzialny za rozliczanie wynagrodzeń to zazwyczaj jedna i ta sama osoba.

Zgodnie z art. 31 § 1 kp za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną czynności w sprawach z zakresu prawa pracy dokonują osoba lub organ zarządzający tą jednostką albo inna wyznaczona do tego osoba. Przepis ten stosuje się odpowiednio do pracodawcy będącego osobą fizyczną, jeżeli nie dokonuje on osobiście czynności, o których mowa w tym przepisie. Przez czynności z zakresu prawa pracy należy tu rozumieć zarówno oświadczenia woli (np. o zawarciu umowy o pracę, o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem albo bez wypowiedzenia), jak i działania prawne (np. ustalanie urlopów, nakładanie kar porządkowych, wystawianie świadectw pracy, prowadzenie akt osobowych). Oznacza to, że status kadrowca w zakładzie pracy można ukształtować na dwa sposoby:

1) kadrowiec może dokonywać wszystkich lub określonych czynności z zakresu prawa pracy, przy czym podejmowanie decyzji w tych sprawach jest zastrzeżone dla pracodawcy bądź dla organu (osoby) zarządzającego jednostką organizacyjną albo innej wyznaczonej do tego osoby,

2) kadrowiec może dokonywać za pracodawcę czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i jednocześnie być uprawniony do podejmowania decyzji w tych sprawach.

W przypadku gdy kadrowiec wykonuje czynności w sprawach z obszaru prawa pracy, ale podejmowanie decyzji należy do innego organu (bądź innej osoby), zakres jego obowiązków powinien być określony w umowie o pracę i regulaminie pracy. Natomiast w sytuacji gdy kadrowiec ma dokonywać w imieniu pracodawcy czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i podejmować decyzje w tym obszarze, to uprawnienia takie powinny wynikać z umowy o pracę, umowy cywilnoprawnej (zazwyczaj umowy zlecenia) lub udzielonego kadrowcowi pełnomocnictwa. Z dokumentów tych musi wyraźnie wynikać, że kadrowa jest osobą wyznaczoną do dokonywania w imieniu pracodawcy czynności w sprawach z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 31 kp. Sposób ukształtowania statusu kadrowca decyduje o tym, jaki będzie zakres jego odpowiedzialności.

Przykład

Pracodawca zawarł umowę z kadrowcem, z której wynika, że do jego obowiązków należy prowadzenie spraw pracowniczych, w szczególności: sporządzanie dokumentacji pracowniczej i prowadzenie akt osobowych pracowników, ustalanie prawa do uprawnień i świadczeń pracowniczych, a także prowadzenie list płac pracowników. Z obowiązującego w zakładzie pracy regulaminu pracy wynika natomiast, że we wszystkich sprawach pracowniczych pracownicy powinni zwracać się z wnioskami do kadrowej. W rzeczywistości pracownik ten przygotowuje dodatkowo projekty pism, które następnie przedkłada pracodawcy do akceptacji. Z okoliczności tych wynika, że kadrowiec jest pracownikiem, do którego należy wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy, ale nie jest osobą dokonującą czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, ponieważ pracodawca zachował sobie prawo do podejmowania ostatecznych decyzji osobiście. W takiej sytuacji w razie stwierdzenia nieprawidłowości przez inspekcję pracy to pracodawca poniesie odpowiedzialność za wykroczenie przeciwko prawom pracownika.

Przykład

Pracodawca zawarł umowę z pracownikiem, z której wynika, że zajmuje on stanowisko kadrowca. Udzielono też temu pracownikowi pełnomocnictwa do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. Ponadto regulamin pracy przewiduje, że pracownik ten jest osobą właściwą do dokonywania wszelkich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. W rzeczywistości samodzielnie prowadzi on sprawy pracownicze w firmie, a decyzje przez niego podejmowane nie wymagają akceptacji zarządu firmy. Z tego wynika, że pracownik ten jest osobą wyznaczoną do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 31 kp i to na nim ciąży odpowiedzialność np. wobec inspekcji pracy, w razie popełnienia wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Skutki naruszenia obowiązków

Jeśli w wyniku błędów popełnionych przez kadrowca naruszone zostaną gwarantowane przepisami prawa pracy uprawnienia pracowników, pracodawca może wyciągnąć wobec kadrowca określone konsekwencje. Może to być np.:

- obniżenie wysokości premii regulaminowej bądź nawet pozbawienie prawa do premii,
- wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy,
- rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem,
- rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia,
- zastosowanie odpowiedzialności materialnej.

Pracodawca ma prawo wyciągnąć wobec kadrowca takie konsekwencje bez względu na to, czy kadrowiec może podejmować decyzje w sprawach z zakresu prawa pracy, czy też uprawnienie to należy do innego pracownika. Najistotniejsze różnice wiążą się z odpowiedzialnością przed PIP i w sprawach karnych.

Obniżenie wysokości premii regulaminowej

Można pozbawić kadrowca prawa do premii regulaminowej lub obniżyć mu taką premię, jeżeli w przepisach wewnątrzzakładowych, obowiązujących u pracodawcy (np. w układzie zbiorowym pracy, regulaminie wynagradzania), przewidziano zapis, w myśl którego warunkiem przyznania premii jest np. sumienne i staranne wywiązywanie się z obowiązków pracowniczych. Formułując takie zapisy, należy pamiętać, aby doprecyzować, czy za naruszenie obowiązków pracowniczych kadrowiec może być pozbawiony prawa do premii, czy też premia taka może zostać jedynie obniżona. Powinny być także określone zasady, na jakich może nastąpić obniżenie premii. Podobne uregulowania powinny też znaleźć się w umowie o pracę (np. w przypadku „małego pracodawcy”, tj. zatrudniającego mniej niż 20 pracowników, który nie ma obowiązku ustalania regulaminu wynagradzania) czy w regulaminie premiowania.

Wypowiedzenie zmieniające

W myśl art. 42 § 1–3 kp pracodawca może również wręczyć kadrowcowi wypowiedzenie zmieniające warunki pracy i płacy, jeżeli dopuści się naruszenia obowiązków pracowniczych. Zgodnie z uchwałą SN z 11 sierpnia 1988 r. (sygn. akt III PZP 30/88, OSNC 1989, nr 12, poz. 196) „wypowiedzenie zmieniające może polegać na przeniesieniu kadrowca na niższe stanowisko albo obniżeniu wysokości jego wynagrodzenia”. Należy przy tym pamiętać, że kadrowiec ma prawo odrzucić zaproponowane mu nowe warunki zatrudnienia. Dojdzie wówczas do rozwiązania umowy o pracę. Ponieważ przyczyna wypowiedzenia (tj. naruszenie obowiązków pracowniczych) leży w takim przypadku po stronie kadrowca, pracodawca nie będzie miał obowiązku wypłaty odprawy na podstawie art. 8 ustawy o zwolnieniach grupowych.

Wypowiedzenie umowy o pracę

W przypadku gdy kadrowiec dopuści się naruszania obowiązków pracowniczych poprzez niezgodne z przepisami prawa pracy ustalanie uprawnień pracowniczych bądź inne błędy (np. w zakresie prowadzenia akt osobowych), pracodawca będzie miał prawo wypowiedzieć mu umowę o pracę. Pracodawca nie musi przy tym udowadniać pracownikowi zawinienia powstałych w jego pracy niedociągnięć. Zgodnie z wyrokiem SN z 1998 r. (sygn. akt I PKN 373/98, OSNP 1999, nr 21, poz. 687) „jeżeli kadrowiec jest zatrudniony na stanowisku kierowniczym, wówczas wypowiedzenie umowy o pracę pracownikowi zatrudnionemu na kierowniczym stanowisku, któremu inspektor pracy słusznie wytknął kilka uchybień, należy uznać za uzasadnione”. W takiej sytuacji nie ma obowiązku wypłacenia kadrowcowi odprawy. Należy jednak pamiętać, aby w tym konkretnym przypadku naruszenie przez kadrowca obowiązków pracowniczych faktycznie uzasadniało wypowiedzenie umowy o pracę. Jednorazowe naruszenie przez kadrowca jakiegoś obowiązku nie stanowi bowiem wystarczającej przyczyny takiego wypowiedzenia. Dlatego też decydując się na wypowiedzenie kadrowcowi umowy o pracę, pracodawca powinien brać pod uwagę całokształt okoliczności związanych z jego zatrudnianiem, np. dotychczasowy stosunek kadrowca do jego obowiązków, stopień naruszenia przez niego obowiązków w konkretnym przypadku, a także wielkość poniesionych szkód.

Natychmiastowe zwolnienie z winy pracownika

W przypadku gdy kadrowiec dopuścił się ciężkiego naruszenia podstawowych obowiązków pracowniczych, w szczególności gdy wskutek jego działania pracodawca poniósł szkodę, możliwe jest rozwiązanie z nim umowy o pracę bez wypowiedzenia w trybie art. 52 § 1 pkt 1 kp, czyli natychmiastowe zwolnienie z winy pracownika (wyrok SN z 6 lutego 1997 r., sygn. akt I PKN 68/96, OSNAPiUS 1997, nr 18, poz. 339).

Trzeba jednak pamiętać, że wyrządzenie szkody nie jest warunkiem dopuszczalności rozwiązania umowy bez wypowiedzenia. W ten sposób można również zwolnić kadrowca, jeżeli jego zachowanie nie przyniosło pracodawcy szkody, ale np. spowodowało taki brak zaufania, że obiektywnie nie można wymagać od pracodawcy, aby dalej zatrudniał takiego pracownika. Na przykład zgodnie z wyrokiem SN z 13 stycznia 1986 r. (sygn. akt I PRN 116/85, OSNCP 1986, nr 11, poz. 186) „zwolnienie kadrowca w trybie art. 52 kp jest dopuszczalne, gdy np. przerabia lub używa przerobionego świadectwa pracy”.

Natychmiastowe zwolnienie kadrowca jest dopuszczalne tylko i wyłącznie, gdy pracownik dopuścił się naruszenia swoich obowiązków z winy umyślnej albo rażącego niedbalstwa. Nie będzie podstawą do zwolnienia w tym trybie naruszenie obowiązków pracowniczych tylko przez lekkomyślność kadrowca. Kadrowiec będzie ponosił winę umyślną, jeżeli jego celem było wyrządzenie szkody albo jeśli wprawdzie nie chciał wyrządzić szkody, ale przewidywał, że szkoda może nastąpić, i godził się na to. Z kolei wina nieumyślna może mieć formę rażącego niedbalstwa lub lekkomyślności. Kadrowiec dopuści się rażącego niedbalstwa, jeżeli przewiduje możliwość powstania szkody, lecz bezpodstawnie przypuszcza, że jej uniknie. Lekkomyślność zachodzi, jeśli pracownik nie przewiduje możliwości powstania szkody, choć powinien i może to przewidzieć. W przypadku zwolnienia dyscyplinarnego obowiązek udowodnienia pracownikowi winy spoczywa na pracodawcy.

Odpowiedzialność materialna

Może się także zdarzyć, że z powodu działania kadrowca pracodawca poniesie szkodę. Szkoda ta może polegać na tym, że na pracodawcę zostanie nałożona kara grzywny za zaniżanie pracownikom wymiaru urlopu wypoczynkowego czy obowiązek wypłaty odszkodowania w związku z niewydaniem pracownikowi w terminie lub wydaniem niewłaściwego świadectwa pracy.

Stosownie do art. 114 kp kadrowiec, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych przepisami Kodeksu pracy. Jeżeli działa z winy nieumyślnej, to ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda (art. 115 kp). Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednakże nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego kadrowcowi w dniu wyrządzenia szkody (art. 119 kp). Natomiast w przypadku gdy kadrowiec wyrządził szkodę umyślnie, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości (art. 122 kp), nawet jeśli oznacza to odszkodowanie w wysokości jego rocznej pensji.

Jeżeli pracodawca chce pociągnąć kadrowca do odpowiedzialności materialnej, musi być w stanie udowodnić:

- zaistniałą szkodę i jej wysokość,
- winę pracownika,
- związek między działaniem albo zaniechaniem pracownika a szkodą,
- niewykonanie lub nienależyte wykonanie przez pracownika obowiązków, które doprowadziło do zaistnienia szkody.

Przykład

Pracownik zajmujący się w zakładzie pracy sprawami pracowniczymi zaniedbał obowiązek prowadzenia akt osobowych pracowników. W wyniku tego zaniedbania inspekcja pracy nałożyła na pracodawcę karę grzywny w wysokości 500 zł. W związku z wyjaśnieniami złożonymi przez kadrowca pracodawca ustalił, że pracownik ten ponosi winę za zaniedbanie swoich obowiązków. Pracodawca zamierza dochodzić od kadrowca odszkodowania odpowiadającego szkodzie, jaką poniósł – tj. 500 zł. Ponieważ pracodawca faktycznie poniósł stratę finansową w wysokości 500 zł, a kadrowiec przyznał się do winy i nie wykazał żadnych okoliczności na swoje usprawiedliwienie – pracodawca ma wszelkie podstawy do tego, by ubiegać się o odszkodowanie w takiej wysokości.

Odpowiedzialność wykroczeniowa specjalisty ds. płac i kadr

Jeżeli kadrowiec jest osobą wyznaczoną do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ma prawo podejmowania decyzji w tym obszarze, ponosi także odpowiedzialność przed inspekcją pracy – za wykroczenia przeciwko prawom pracownika, o których mowa w art. 281–282 kp. Tego typu odpowiedzialność mogą bowiem ponosić wyłącznie osoby, do których należy ostateczne podejmowanie decyzji w sprawach z zakresu prawa pracy, a więc pracodawcy oraz osoby wyznaczone do dokonywania czynności w kwestiach z dziedziny prawa pracy, a nie jedynie pracownicy, którzy są zobowiązani do dokonywania w gruncie rzeczy czynności technicznych z zakresu prawa pracy. „Podmiotem wykroczenia z art. 282 § 2 kp może być kierownik zakładu pracy lub główny księgowy albo każdy inny pracownik, który został upoważniony w tym zakresie do działania w imieniu zakładu pracy” (wyrok SN z 23 lutego 2003 r.; sygn. akt III KK 388/02, niepublikowany).

Wykroczenia przeciwko prawom pracownika to zgodnie z przepisami Kodeksu pracy:

1) zawarcie umowy cywilnoprawnej w warunkach, w których zgodnie z art. 22 § 1 należy zawrzeć umowę o pracę,

2) niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę,

3) wypowiedzenie lub rozwiązanie z pracownikiem stosunku pracy bez wypowiedzenia, naruszające w sposób rażący przepisy prawa pracy,

4) stosowanie wobec pracowników innych kar niż przewidziane w przepisach prawa pracy o odpowiedzialności porządkowej pracowników,

5) naruszanie przepisów o czasie pracy lub przepisów o uprawnieniach pracowników związanych z rodzicielstwem i o zatrudnianiu młodocianych,

6) nieprowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,

7) niewypłacenie w ustalonym terminie wynagrodzenia za pracę lub innego świadczenia przysługującego pracownikowi albo uprawnionemu do tego świadczenia członkowi rodziny pracownika, bezpodstawne obniżenie wysokości tego wynagrodzenia lub świadczenia, a także dokonywanie bezpodstawnych potrąceń z wynagrodzenia,

8) nieudzielenie przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego lub bezpodstawne obniżenie wymiaru tego urlopu,

9) niewydanie pracownikowi świadectwa pracy,

10) niewykonanie podlegającego wykonaniu orzeczenia sądu pracy lub ugody zawartej przed komisją pojednawczą lub sądem pracy.

Grzywna za wymienione wykroczenia

Jeżeli inspektor pracy uzna, że kadrowa jest osobą wyznaczoną do wykonywania czynności z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 31 kp, to karą grzywny obciąży właśnie kadrową. Jeśli natomiast inspektor stwierdzi, iż kadrowa jest jedynie pracownikiem obowiązanym do prowadzenia spraw pracowniczych, ale decyzje w tych sprawach podejmuje pracodawca (lub inna osoba wyznaczona w rozumieniu art. 31 kp), to karą grzywny obciąży pracodawcę (lub tę inną osobę). W takim przypadku pracodawca może natomiast zastosować wobec pracownicy środki, o których była mowa wcześniej, w tym również odpowiedzialność materialną, jeżeli np. został wprowadzony przez kadrową w błąd i wskutek tego podjął błędną decyzję. Kara grzywny spowoduje bowiem ubytek w majątku pracodawcy, czyli szkodę.

Odpowiedzialność karna

Jeżeli kadrowiec jest osobą wyznaczoną do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy i ma prawo podejmowania decyzji w tym obszarze, ponosi również odpowiedzialność przed prokuratorem za przestępstwa przeciwko prawom osób wykonujących pracę zarobkową, o których mowa w art. 218–219 kk. Przestępstwem z Kodeksu karnego jest:

1) złośliwe lub uporczywe naruszanie praw pracownika wynikających ze stosunku pracy lub ubezpieczenia społecznego (art. 218 kk),

2) naruszanie przepisów o ubezpieczeniach społecznych polegające na niezgło­szeniu, nawet za zgodą zainteresowanego, wymaganych danych albo zgłoszeniu nieprawdziwych danych mających wpływ na prawo do świadczeń albo ich wysokość (art. 219 kk).

Za powyższe przestępstwa grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do lat 2, natomiast za odmówienie ponownego przyjęcia do pracy, jeśli o przywróceniu orzekł właściwy organ, grozi grzywna, kara ograniczenia wolności albo pozbawienia wolności do roku. Decyzję o ściganiu podejmuje prokurator, który ma obowiązek zbadać, do kogo należało podejmowanie decyzji o sprawach kadrowych w zakładzie pracy – do pracodawcy czy do kadrowca jako osoby wyznaczonej do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. Pracodawca nie może przenieść na kadrowca obowiązku zapewnienia pracownikom bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. Dotyczy to również innej osoby wyznaczonej do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 31 kp. Potwierdza to wyrok SN z 12 maja 2000 r. (sygn. akt II UKN 547/99, OSNAPiUS 2001, nr 23, poz. 695).

Pełnomocnictwo dla specjalisty ds. płac i kadr

Pracodawca może udzielić specjaliście ds. kadr i płac generalnego pełnomocnictwa do dokonywania wszystkich czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. Może to być pełnomocnictwo częściowe, tj. jedynie do dokonywania określonych czynności w sprawach z zakresu prawa pracy. Możliwe jest również udzielenie kilku pełnomocnictw do dokonywania czynności w sprawach z zakresu prawa pracy, tj. wyznaczenie kilku osób do dokonywania czynności w tych sprawach, przy jednoczesnym rozgraniczeniu uprawnień pomiędzy nimi. Zgodnie z wyrokiem SN z 2 lutego 2001 r. (sygn. akt I PKN 226/00, OSNAPiUS z 2002 r. nr 20, poz. 488) „dokonywanie czynności z zakresu prawa pracy za pracodawcę będącego jednostką organizacyjną przez osobę lub organ zarządzający tą jednostką lub inną wyznaczoną do tego osobę nie jest uzależnione od udzielenia jej pełnomocnictwa”. Nie ma zatem potrzeby udzielania pełnomocnictwa w sytuacji, gdy np. kadrowiec zajmujący się jednoosobowo w firmie sprawami kadrowo-płacowymi dokonuje czynności z zakresu prawa pracy. Takie uprawnienie wynika z postanowień umowy o pracę (określenie rodzaju pracy) czy z zakresu obowiązków. W przypadku gdy kadrowiec nie został wyznaczony do dokonywania czynności z zakresu prawa pracy w rozumieniu art. 31 kp, nie stosuje się pełnomocnictwa. Wówczas zakres jego obowiązków wynika z umowy o pracę, zakresu czynności albo z regulaminu pracy.

Podstawa prawna

- Art. 8 ustawy z 13 marca 2003 r. o szczególnych zasadach rozwiązywania z pracownikami stosunków pracy z przyczyn niedotyczących pracowników (Dz.U. nr 90, poz. 844 ze zm.).
- Art. 31, art. 22 § 1, art. 42 § 1–3, art. 52, art. 114–115, art. 119, art. 122, art. 281–282 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1502).
- Art. 218–219 ustawy z 6 czerwca 1997 r. – Kodeks karny (Dz.U. nr 88, poz. 553 ze zm.).