Facebook - konwersja
Czytaj fragment
Pobierz fragment

Zamknięcie roku 2015 w jednostkach sektora publicznego - ebook

Wydawnictwo:
Data wydania:
Październik 2015
Format ebooka:
EPUB
Format EPUB
czytaj
na czytniku
czytaj
na tablecie
czytaj
na smartfonie
Jeden z najpopularniejszych formatów e-booków na świecie. Niezwykle wygodny i przyjazny czytelnikom - w przeciwieństwie do formatu PDF umożliwia skalowanie czcionki, dzięki czemu możliwe jest dopasowanie jej wielkości do kroju i rozmiarów ekranu. Więcej informacji znajdziesz w dziale Pomoc.
czytaj
na tablecie
Aby odczytywać e-booki na swoim tablecie musisz zainstalować specjalną aplikację. W zależności od formatu e-booka oraz systemu operacyjnego, który jest zainstalowany na Twoim urządzeniu może to być np. Bluefire dla EPUBa lub aplikacja Kindle dla formatu MOBI.
Informacje na temat zabezpieczenia e-booka znajdziesz na karcie produktu w "Szczegółach na temat e-booka". Więcej informacji znajdziesz w dziale Pomoc.
czytaj
na czytniku
Czytanie na e-czytniku z ekranem e-ink jest bardzo wygodne i nie męczy wzroku. Pliki przystosowane do odczytywania na czytnikach to przede wszystkim EPUB (ten format możesz odczytać m.in. na czytnikach PocketBook) i MOBI (ten fromat możesz odczytać m.in. na czytnikach Kindle).
Informacje na temat zabezpieczenia e-booka znajdziesz na karcie produktu w "Szczegółach na temat e-booka". Więcej informacji znajdziesz w dziale Pomoc.
czytaj
na smartfonie
Aby odczytywać e-booki na swoim smartfonie musisz zainstalować specjalną aplikację. W zależności od formatu e-booka oraz systemu operacyjnego, który jest zainstalowany na Twoim urządzeniu może to być np. iBooks dla EPUBa lub aplikacja Kindle dla formatu MOBI.
Informacje na temat zabezpieczenia e-booka znajdziesz na karcie produktu w "Szczegółach na temat e-booka". Więcej informacji znajdziesz w dziale Pomoc.
Czytaj fragment
Pobierz fragment
Produkt niedostępny.  Może zainteresuje Cię

Zamknięcie roku 2015 w jednostkach sektora publicznego - ebook

Pozycja obowiązkowa w każdej jsfp. Inwentaryzacja, naliczenie odsetek, uzgodnienie zapisów kont analitycznych z księgą główną – to tylko część z czynności, które księgowi rozliczający jednostki budżetowe i samorządowe zakłady budżetowe powinni wykonać, zanim zamkną swoje księgi rachunkowe za 2015 rok. Publikacja to kompendium wiedzy, omawiające wszystkie czynności krok po kroku, niezbędne do zamknięcia ksiąg rachunkowych.

Kategoria: Finansowe
Zabezpieczenie: Watermark
Watermark
Watermarkowanie polega na znakowaniu plików wewnątrz treści, dzięki czemu możliwe jest rozpoznanie unikatowej licencji transakcyjnej Użytkownika. E-książki zabezpieczone watermarkiem można odczytywać na wszystkich urządzeniach odtwarzających wybrany format (czytniki, tablety, smartfony). Nie ma również ograniczeń liczby licencji oraz istnieje możliwość swobodnego przenoszenia plików między urządzeniami. Pliki z watermarkiem są kompatybilne z popularnymi programami do odczytywania ebooków, jak np. Calibre oraz aplikacjami na urządzenia mobilne na takie platformy jak iOS oraz Android.
ISBN: 978-83-269-4318-8
Rozmiar pliku: 809 KB

FRAGMENT KSIĄŻKI

Rozdział IV

Przygotowanie ksiąg rachunkowych do zamknięcia

Zamknięcie ksiąg rachunkowych dokonywane jest w efekcie nieodwracalnego wyłączenia możliwości dokonywania zapisów księgowych w zbiorach tworzących księgi rachunkowe.

W celu wyłączenia możliwości dokonywania zapisów w księgach rachunkowych prowadzonych przy użyciu komputera niezbędne jest dokonanie blokady systemowej uniemożliwiającej wniesienie do ksiąg (minionego okresu) jakichkolwiek zapisów. Prowadząc natomiast księgi rachunkowe ręcznie, należy:

- podkreślić ostatnią, wprowadzoną w danym okresie budżetowym pozycję,
- bezpośrednio pod ostatnią pozycją zamieścić sumy obrotów i sald za ostatni miesiąc oraz za cały rok obrachunkowy.

Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrachunkowy. W przypadku jednostek samorządu terytorialnego rok obrachunkowy zdefiniowany został w § 18 rozporządzenia ministra finansów z 5 lipca 2010 r. i obejmuje rok budżetowy (utożsamiany z kalendarzowym). Ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych musi nastąpić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Przy czym zamknięcie ksiąg rachunkowych minionego roku oraz otwarcie ksiąg rachunkowych roku kolejnego musi nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Ostateczne zamknięcie ksiąg oznacza, że w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego jednostka musi tak zabezpieczyć księgi rachunkowe, aby nie było możliwe dokonanie w nich jakichkolwiek zmian.

Jednostki samorządu terytorialnego funkcjonują na podstawie określonych dla nich rozwiązań prawnych, zawartych w rozporządzeniu ministra finansów z 5 lipca 2010 r. Zgodnie z § 18 rozporządzenia ostateczne zamknięcie i otwarcie ksiąg rachunkowych jednostki i placówki kontynuującej działalność powinno nastąpić do 30 kwietnia roku następnego, a w jednostkach, których sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu, w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy. Uwzględniając przy tym obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego do 31 marca roku następnego, należy uznać, że w okresie od dnia sporządzenia sprawozdania finansowego do dnia ostatecznego zamknięcia ksiąg rachunkowych istnieje jeszcze możliwość dokonania zmian w stwierdzonych nieprawidłowościach w dokonanych zapisach w księgach rachunkowych. Całkowite (ostateczne) zamknięcie ksiąg rachunkowych stanowi czynność, która w pełni wyłącza możliwość dokonywania zapisów w księgach rachunkowych minionego okresu.

4.1. Zapewnienie kompletności i poprawności zapisów w księgach rachunkowych jednostki

Ostateczne (całkowite) zamknięcie ksiąg rachunkowych musi zostać poprzedzone wieloma czynnościami. Efektem ich jest doprowadzenie ksiąg rachunkowych, a w szczególności doprowadzenie dokonanych w nich zapisów do spełnienia przez nie warunku:

- rzetelności, czyli odzwierciedlenia stanu rzeczywistego,
- sprawdzalności, czyli umożliwienia sprawdzenia poprawności dokonanych zapisów (w księgach rachunkowych), stanów oraz działania stosowanych procedur,
- bezbłędności przez poprawne wprowadzenie do nich wszystkich zakwalifikowanych w danym roku obrachunkowym dowodów księgowych oraz zapewnienie ciągłości zapisów i właściwego działania procedur obliczeniowych.

Księgi rachunkowe uznane zostaną za rzetelne, jeżeli dokonane w nich zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty. Wynika z tego, że za rzetelne można uznać te księgi, które odzwierciedlają zapis wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych, które nastąpiły w okresie sprawozdawczym w efekcie prowadzonej przez jednostkę działalności.

Rzetelność ksiąg rachunkowych determinuje rzetelność dowodów księgowych, stanowiących podstawę dokonanych zapisów w księgach. Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o rachunkowości, dowody księgowe są rzetelne, gdy są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą dokumentują. Powinny być one ponadto kompletne, a więc muszą zawierać co najmniej dane określone ustawowo, a ponadto być wolne od błędów rachunkowych. Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Wszelkie korekty dokonywane muszą być zgodnie z wytycznymi ustawy o rachunkowości.

Zachowanie rzetelności ksiąg rachunkowych „wzmacnia” prawidłowa kontrola merytoryczna dowodów księgowych. Kontrola ta ma na celu stwierdzenie, czy wszystkie dane występujące w dowodzie są zgodne z rzeczywistością.

Bezbłędnie prowadzone księgi to księgi zawierające kompletne zapisy dotyczące zatwierdzonych do księgowania dokumentów. Wszystkie zapisy powinny być dokonane w sposób niebudzący zastrzeżeń, zgodnie z obowiązującymi w jednostce zasadami. Kontrola ciągłości zapisów nie może wykazywać żadnych niezgodności, a stosowane przez jednostkę oprogramowanie powinno działać prawidłowo. Bezbłędność ksiąg rachunkowych zapewni jednostce wypracowanie i stosowanie kontroli wewnętrznej na każdym etapie prowadzenia ksiąg.

Z kolei księgi rachunkowe uznane zostaną za sprawdzalne, jeżeli umożliwią stwierdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. Zostanie to osiągnięte w szczególności, gdy:

1) udokumentowanie zapisów pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych na wszystkich etapach przetwarzania danych,

2) zapisy uporządkowane są chronologicznie i systematycznie według kryteriów klasyfikacyjnych umożliwiających sporządzenie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych dokumentów, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

3) w przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera zapewniona jest kontrola kompletności zbiorów systemu rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych,

4) zapewniony jest dostęp do zbiorów danych pozwalających, bez względu na stosowaną technikę, na uzyskanie w dowolnym czasie i za dowolnie wybrany okres sprawozdawczy jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych.

Księgi rachunkowe prowadzone są więc w sposób zapewniający ich sprawdzalność, jeżeli zapisy księgowe uporządkowane są chronologicznie przy zachowaniu niezmienionej klasyfikacji i jednolitej systematyki dla takich samych co do rodzaju operacji gospodarczych. Należy ponadto posiadać dokumentację zapisów pozwalającą zidentyfikować dowody i sposób ich zapisania w księgach. W przypadku prowadzenia ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera konieczne jest zapewnienie kontroli kompletności zbiorów rachunkowości oraz parametrów przetwarzania danych. Istotne jest także zapewnienie dostępu do zbioru danych pozwalające na uzyskanie jasnych i zrozumiałych informacji o treści zapisów dokonanych w księgach rachunkowych. Sprawdzalność ksiąg rachunkowych zapewni jednostce również określony sposób oznaczania dowodów źródłowych, który umożliwi powiązanie dowodu z zapisem księgowym.

Natomiast księgi rachunkowe uznane zostaną za prowadzone na bieżąco, jeżeli:

1) pochodzące z nich informacje umożliwiają sporządzenie w terminie obowiązujących jednostkę sprawozdań finansowych i innych sprawozdań, w tym deklaracji podatkowych, oraz dokonanie rozliczeń finansowych,

2) zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej są sporządzane przynajmniej za poszczególne okresy sprawozdawcze, nie rzadziej niż na koniec miesiąca oraz za rok obrachunkowy,

3) ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami i wekslami obcymi następuje w tym samym dniu, w którym zostały dokonane.

Bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych umożliwia wywiązywanie się przez jednostkę z terminowej realizacji nałożonych na nią obowiązków, m.in. sprawozdawczych czy rozliczeniowych.

Zapewnienie spełnienia wskazanych warunków wpływa pozytywnie na kompletność i prawidłowość dokonanych zapisów w księgach rachunkowych. Jednakże uzależnione jest to również od:

- kontroli terminowości wpływu do wydziału finansowo-księgowego całości dokumentów źródłowych, obrazujących operacje gospodarcze, które muszą zostać ujęte w księgach rachunkowych okresu obrachunkowego,
- przeprowadzenia kontroli prawidłowości ewidencji dowodów księgowych, w tym dokonanej dekretacji,
- kontroli prawidłowości dokonanej ewidencji na kontach księgowych księgi głównej oraz odpowiadających im kontach analitycznych.

O prawidłowości zamykanych ksiąg rachunkowych świadczy również przeprowadzona kontrola ewidencji analitycznej i syntetycznej. Obie ewidencje (analityczna oraz syntetyczna) muszą być kompletne i, zgodnie z ustawą o rachunkowości, zawierać zapisy w ujęciu chronologicznym. Zapisy do ksiąg rachunkowych wnoszone muszą być na bieżąco.

Weryfikacja poprawności zapisów może zostać również dokonana w efekcie sprawdzenia kompletności prowadzonej ewidencji poprzez ocenę ujęcia w niej całokształtu dokumentów źródłowych. W szczególności na uwagę zasługuje:

- sprawdzenie, czy całokształt należnych jednostce kwot został ujęty na właściwych kontach oraz we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej,
- weryfikacja poprawności naliczenia odsetek od płatności (należności) wniesionych po terminie oraz ich ujęcia na kontach księgowych, w odpowiednich podziałkach klasyfikacji budżetowej,
- weryfikacja zgodności treści operacji gospodarczych ujętych na poszczególnych kontach z zasadami funkcjonowania tych kont,
- ocena prawidłowości ujęcia kosztów we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej,
- ocena poprawności powiązania zapisów księgowych dokonanych na kontach,
- sposób ujęcia zobowiązań – wobec właściwych kontrahentów oraz we właściwych podziałkach klasyfikacji budżetowej (przy czym konto do konta rozrachunkowego wskazywanie podziałki klasyfikacji budżetowej nie jest obligatoryjne),
- fakt wystąpienia sald końcowych po właściwej stronie kont,
- metodologia i wysokość naliczenia amortyzacji od podstawowych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
- ocena, czy stany końcowe wykazane w bilansie zamknięcia są identyczne ze stanami otwarcia.

Na uwagę zasługuje również fakt, że prawidłowość wielkości ujętych na poszczególnych kontach może być zweryfikowana poprzez sumowanie wielkości ujętych na innych kontach, m.in.:

- należności (przypisane) – przychody,
- koszty – wydatki + zobowiązania,
- pozostałe środki trwałe umarzane jednorazowo + pozostałe wartości niematerialne i prawne umarzane jednorazowo – umorzenie ujęte na koncie 072.

Analiza wstępna (powiązania poszczególnych zapisów na kontach) daje pogląd na ich ogólną prawidłowość, jednak nie gwarantuje poprawności zapisów. Zazwyczaj jednak, z uwagi na ograniczone możliwości przeprowadzenia kompleksowej kontroli, głębszej analizie poddawane są tylko dokumenty obrazujące zdarzenia i operacje opiewające na znaczne kwoty.

Istotną kwestią jest również prawidłowość ustalenia i ewentualnie rozliczenia nakładów inwestycyjnych oraz terminowe przekazywanie do wydziału finansowo-księgowego dokumentów świadczących o zmianach w stanie środków trwałych – OT – Przyjęcie środka trwałego, PT – przekazanie środka trwałego, LT – Likwidacja środka trwałego.

Dbałość o prawidłowość dokonanych zapisów oraz kwot wykazywanych w księgach rachunkowych obliguje jednostkę również do szczegółowej analizy zapisów stanowiących kwoty do wyjaśnienia oraz wpłat uznanych za mylne. Właściwe ich ujęcie w odpowiedniej podziałce klasyfikacji budżetowej oraz na właściwym koncie księgowym nie spowoduje zniekształcenia wyników działalności jednostki. Nie będzie więc miało wpływu na wysokość osiągniętego przez jednostkę rocznego wyniku finansowego.

Brak rzetelności może zatem wynikać z:

1. zapisów zdarzeń nieistniejących,

2. braku zapisów zdarzeń istniejących,

3. wpisów w księdze wyższych, niż wynika to ze zdarzenia, które zaszło w rzeczywistości,

4. wpisów w księdze w kwocie niższej, niż wynika to ze zdarzenia, które zaszło w rzeczywistości.

Przy czym należy uznać, że księgi rachunkowe jednostki nie są rzetelne nawet wówczas, gdy tylko jedno zdarzenie gospodarcze z księgi nie jest zgodne ze stanem faktycznym.

Wprawdzie przedstawione metody eliminacji błędów pozwalają na ich wykrycie przed ostatecznym zamknięciem roku budżetowego, jednak należy uwzględnić, że kontrola, zarówno dokumentów księgowych, jak i zapisów ujętych w księgach rachunkowych, powinna być dokonywana na bieżąco. Powinna ona zatem mieć charakter bieżącej i systematycznej. Dopiero takie postępowanie powoduje wzrost prawdopodobieństwa prawidłowości i kompletności prowadzonych ksiąg rachunkowych, co przekłada się pozytywnie na ich rzetelność.

4.2. Uzgadnianie zapisów i sald kont księgi głównej

Jeden z elementów tworzących księgi rachunkowe jednostki stanowią zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont ksiąg pomocniczych. Okresowe sporządzanie zestawienia obrotów i sald pozwala zidentyfikować zaistniałe w trakcie prowadzenia ewidencji księgowej nieprawidłowości. Analiza zestawienia przyczynia się zatem do eliminacji dokonanych w trakcie ewidencji błędów.

Na podstawie zapisów dokonanych na kontach księgi głównej sporządza się na koniec każdego okresu sprawozdawczego, nie rzadziej niż na koniec miesiąca, zestawienie obrotów i sald, zawierające:

1) symbole lub nazwy kont;

2) salda kont na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obroty za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz salda na koniec okresu sprawozdawczego;

3) sumę sald na dzień otwarcia ksiąg rachunkowych, obrotów za okres sprawozdawczy i narastająco od początku roku obrotowego oraz sald na koniec okresu sprawozdawczego.

Obroty takiego zestawienia powinny wykazywać zgodność z obrotami dziennika.

Natomiast co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienia sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji – zestawienia sald inwentaryzowanej grupy składników aktywów.

Z przepisów ustawy o rachunkowości wynika, że jednostka jest zobowiązana sporządzić zestawienie obrotów i sald za:

- poszczególne okresy sprawozdawcze, tak aby ich weryfikacja umożliwiła dokonanie w wymaganym terminie obligatoryjnych sprawozdań (budżetowych, innych) oraz poprawne dokonanie rozliczeń finansowych,
- cały rok budżetowy w terminie do 85. dnia po dniu bilansowym (czyli do 26 marca 2014 r.).

Z uwagi na fakt, że znaczenie zestawienia obrotów i sald mieści się w pojęciu ksiąg rachunkowych jednostki, musi ono spełniać wymogi art. 13 ust. 4 ustawy o rachunkowości. Stanowi on, że zestawienie obrotów i sald winno być:

1) trwale oznaczone nazwą (pełną lub skróconą) jednostki, której dotyczy (każda księga wiązana, każda luźna karta kontowa, także jeżeli mają one postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora komputera), nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej,

2) oznaczone nazwą programu przetwarzania (w przypadku zestawień sporządzanych w formie wydruków z systemu komputerowego),

3) wyraźnie oznaczone co do roku obrotowego, okresu sprawozdawczego i daty sporządzenia,

4) przechowywane starannie w ustalonej kolejności.

Pomimo że weryfikacja dokonanego zestawienia obrotów i sald jest formą kontroli poprawności zapisów w księgach rachunkowych jednostki, może również przyczyniać się do wyciągnięcia nieprawidłowych wniosków. Z tego powodu nie może stanowić jedynej metody oceny poprawności dokonania zapisów w księgach rachunkowych. W praktyce wykorzystywana jest do eliminacji błędów w zakresie wskazanym w tabeli 14.

Tabela 14. Zakres uchybień eliminowanych z wykorzystaniem zestawienia obrotów i sald

Obszar poddawany weryfikacji

Zakres błędu

Przyczyna zaistnienia błędu

Prawidłowość sald poszczególnych kont bilansowych

Wykazanie salda konta po niewłaściwej stronie

n Ujęcie operacji gospodarczej po nieprawidłowej stronie konta księgowego.

n Nieujęcie operacji gospodarczej w ewidencji jednostki.

n Błąd w funkcjonowaniu systemu księgowego jednostki.

n Ujęcie w księgach rachunkowych operacji gospodarczej przeprowadzonej przez jednostkę niezgodnie ze względu na obowiązujące przepisy prawa.

Wykazanie sald końcowych jedynie po jednej stronie kont rozrachunkowych

n Nieprawidłowe określenie treści operacji gospodarczej (uznanie należności za spłatę zobowiązania lub zobowiązania za spłatę należności).

n Określenie salda końcowego jako tzw. per saldo.

n Nieujęcie operacji gospodarczej na koncie rozrachunkowym.

Zgodności sum obrotów i sald bilansowych kont aktywnych i pasywnych

Brak zgodności, co jest sprzeczne z zasadą równowagi bilansowej

Przy prowadzeniu ewidencji z wykorzystaniem systemu komputerowego błąd taki nie powinien zaistnieć. Zazwyczaj ma on związek z błędnym funkcjonowaniem systemu

Źródło: opracowanie własne

Wykrycie nieprawidłowości stanowi przyczynek do dokonania szczegółowej analizy. Dotyczyć ona powinna zapisów dokonanych na poszczególnych kontach księgowych. Uzupełniana powinna być, w razie konieczności, porównaniem dokonanych zapisów z dokumentami źródłowymi. Dokonana weryfikacja ma również na celu ustalenie sposobu eliminacji zaistniałych nieprawidłowości. Muszą one zostać wprowadzone do ksiąg rachunkowych jednostki przed ostatecznym ich zamknięciem, przy czym zapis musi zostać dokonany pod datą 31 grudnia.

4.3. Uzgadnianie zapisów i sald ewidencji analitycznej i syntetycznej

Zgodnie z przepisem art. 16 ustawy o rachunkowości konta ksiąg pomocniczych (ewidencji analitycznej) zawierają zapisy, które stanowią uszczegółowienie i uzupełnienie zapisów kont księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych prowadzone są w ujęciu systematycznym jako wyodrębniony system ksiąg, kartotek (zbiorów kont), komputerowych zbiorów danych, uzgodniony z saldami i zapisami na kontach księgi głównej. Muszą one zatem spełnić wymóg trwałego oznakowania nazwą jednostki, której dotyczą, wyraźnego ich oznaczenia co do roku obrachunkowego, okresu sprawozdawczego oraz daty sporządzenia, ich przechowywania w ustalonej kolejności.

Zestawienia obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych stanowią element prowadzonych przez jednostkę ksiąg rachunkowych i powinny zostać sporządzone co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych. Sporządzane są one jako:

- zestawienia sald na dany dzień w formie tabelarycznej (ewidencja prowadzona przy użyciu komputera),
- zestawienia sald poszczególnych grup składników majątku jednostki m.in. w formie tabel (ewidencja ręczna).

Ustawa o rachunkowości nie definiuje terminów oraz częstotliwości, w których jednostka jest zobowiązana do uzgodnienia zapisów widniejących w księgach pomocniczych oraz sald poszczególnych kont analitycznych z kontami księgi głównej. Regulacje w tym zakresie powinny zostać dokonane przez kierownika jednostki i sformalizowane w przyjętej do stosowania przez jednostkę polityce rachunkowości (z uwzględnieniem, że czynności te nie mogą być wykonywane rzadziej niż na koniec okresu obrachunkowego).

Schemat 4. Metodologia uzgadniania sald kont syntetycznych z analitycznymi

Konto główne 1 SP +/- WN -/+ Ma

Konto pomocnicze 1.1 SP +/- WN -/+ Ma

Konto pomocnicze 1.1.1 SP +/- WN -/+ Ma

Konto pomocnicze 1.1.2 SP +/- WN -/+ Ma

Konto pomocnicze 2.1 SP +/- WN -/+ Ma

Źródło: opracowanie własne

Uzgodnienie sald kont księgi głównej z odpowiadającą im ewidencją analityczną wymaga przeprowadzenia określonych czynności. Do najistotniejszych należą:

- sporządzenie roboczego zestawienia kont księgi głównej oraz zestawienia sald kont analitycznych na dzień bilansowy,
- porównanie i analiza sald poszczególnych elementów majątku jednostki zawartych w ewidencji syntetycznej oraz analitycznej, a także identyfikacja istniejących różnic,
- weryfikacja zapisów dokonanych zarówno w ewidencji syntetycznej, jak i analitycznej w celu określenia przyczyn powstania rozbieżności w obu ewidencjach jednostki,
- porównanie zapisów ujętych w ewidencji syntetycznej i analitycznej z odpowiednią dokumentacją źródłową,
- określenie zasad korekt błędnych zapisów,
- korekta nieprawidłowego ujęcia operacji gospodarczej najpóźniej na dzień bilansowy (31 grudnia).

Przyczyny powstawania rozbieżności w prowadzonej przez jednostkę ewidencji syntetycznej i analitycznej mogą wynikać z:

- nieujęcia operacji gospodarczej w jednej z ewidencji,
- braku chronologii dokonywanych zapisów księgowych w ewidencji syntetycznej i/lub analitycznej,
- ujęcia operacji gospodarczej po nieodpowiedniej stronie konta w jednej z ewidencji,
- zaniechania w ciągu okresu obrotowego prowadzenia ewidencji analitycznej,
- dwukrotnego ujęcia tej samej operacji gospodarczej w jednej z ewidencji,
- błędnego wprowadzenia kwoty operacji gospodarczej w jednej z ewidencji.

Szczególna dbałość o zachowanie prawidłowości zapisów dokonanych w ewidencji syntetycznej oraz analitycznej powinna być zachowana w jednostkach, które prowadzą ewidencje według systemu mieszanego. Prowadzenie bowiem ewidencji syntetycznej na podstawie systemu komputerowego oraz ewidencji analitycznej systemem ręcznym lub w innym programie komputerowym (np. Excel) wpływa na brak bieżącej kontroli zapisów wykonywanej przez większość systemów finansowo-księgowych. Dołożona zatem musi być szczególna dbałość w procesie uzgadniania sald obu ewidencji poprzez m.in. konieczność częstszego dokonywania uzgodnień np. na koniec okresu sprawozdawczego, raz na kwartał. Termin właściwy dla każdej jednostki musi stanowić pochodną m.in. charakteru wykonywanej działalności, liczby operacji gospodarczych, zasobów kadrowych.

Innym powodem, obligującym jednostkę do szczególnej dbałości, jest mocno rozbudowana ewidencja analityczna. Duża liczba kont analitycznych (ich szczegółowość) zwiększa prawdopodobieństwo zaistnienia błędu przy dokonywaniu zapisów w księgach pomocniczych. Prawdopodobieństwo to zwiększa również „rozproszenie” ewidencji. Dzieje się tak wówczas, gdy pracownik wydziału finansowo-księgowego prowadzi ewidencję syntetyczną, natomiast jeszcze inny (lub inni, nierzadko z innych wydziałów) dokonuje zapisów na kontach ksiąg pomocniczych. Najczęstszymi nieprawidłowościami, związanymi z takim stanem, są te w zakresie ewidencji środków trwałych, pozostałych środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz umorzenia, dotyczącego wspomnianych składników majątku. „Metodologię” powstawania nieprawidłowości oraz sposób postępowania przedstawia tabela nr 15.

Tabela 15. Przykłady nieprawidłowości w ewidencji syntetycznej i analitycznej

+--------------------------------------+--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Kategoria nieprawidłowości | Zakres nieprawidłowości | Przyczyna nieprawidłowości i sposób korekty |
+--------------------------------------+--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Różnice pozorne | Konta syntetyczne 013 i 072 wykazują salda w tej samej wysokości, nie są one zgodne z zapisami w księgach inwentarzowych | Błędnie wyspecyfikowane salda ewidencji analitycznej – dokonać ponownego ustalenia sald ksiąg inwentarzowych i kont analitycznych |
+--------------------------------------+--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| | Saldo konta analitycznego nie zawiera wszystkich sald wynikających z ksiąg inwentarzowych | Brak przekazania wszystkich sald wynikających z ksiąg inwentarzowych, nieprawidłowe ujęcie części sald wynikających z ksiąg inwentarzowych – weryfikacja zapisów dokonanych na kontach analitycznych, korekta zgodnie z obowiązującymi przepisami |
+--------------------------------------+--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| | Inne wartości ujęte na koncie 013 i 072 | Konto 072 zawiera również umorzenie zbiorów bibliotecznych – nie ma konieczności korekty; |
| | | |
| | | umorzenie pozostałych środków trwałych mogło zostać zewidencjonowane na innym koncie – sprawdzenie poprawności dokonanych zapisów, weryfikacja z dokumentami źródłowymi, korekta adekwatna do ustalonej przyczyny nieprawidłowości |
+--------------------------------------+--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+
| Prowadzenie ewidencji nie na bieżąco | Wartość w ewidencji syntetycznej inna niż w ewidencji analitycznej | Niewłaściwie prowadzona jedna z ewidencji – weryfikacja zapisów na podstawie dokumentów źródłowych; |
| | | |
| | | zaniechanie prowadzenia ewidencji analitycznej – ujęcie całokształtu zaistniałych operacji na kontach analitycznych |
+--------------------------------------+--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------+

Źródło: opracowanie własne

Nieprawidłowości trwające w jednostce przez dłuższy czas mogą spowodować w konsekwencji brak możliwości ustalenia przyczyn powstania rozbieżności pomiędzy ewidencją syntetyczną i analityczną. Doprowadzenie do zgodności obu ewidencji może się okazać wówczas procesem pracochłonnym. Wymaga on bowiem:

- dokładnego ustalenia, kiedy zaistniała nieprawidłowość oraz co stanowiło jej przyczynę,
- wyspecyfikowania zakresu nieprawidłowości – niekiedy wymagało to będzie sięgnięcia do dokumentów źródłowych, ostatniej przeprowadzonej inwentaryzacji,
- zidentyfikowania dokładnego momentu powstania nieprawidłowości (na podstawie analizy dokumentów źródłowych czy wyników inwentaryzacji),
- analizy zapisów dokonanych w ewidencji syntetycznej i analitycznej,
- określenia metodologii korekty zidentyfikowanych nieprawidłowości,
- dokonania korekt zapisów, zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Z pewnością nie jest właściwe postępowanie polegające na „dostosowaniu” ewidencji analitycznej do ewidencji syntetycznej poprzez dokonanie korekt w ewidencji analitycznej. Działanie takie może być powodem pogłębienia istniejących w ewidencji jednostki błędów i stanowić o nierzetelności ksiąg rachunkowych jednostki. Sporządzone na ich podstawie sprawozdania (finansowe, budżetowe) oraz inne zestawienia czy raporty również obarczone będą błędem – nie będą odzwierciedlały rzeczywistego obrazu jednostki. Natomiast dokonana na ich podstawie analiza może prowadzić do nieprawidłowych wniosków.

Dbałość o właściwe rozwiązania w zakresie rachunkowości, obejmującej również prowadzenie, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym, jest jednym z najistotniejszych obowiązków nałożonych przepisami ustawy o rachunkowości. Obligują one również do szczególnej dbałości o rzetelność prowadzonych przez jednostkę ksiąg rachunkowych, o której decyduje również prawidłowość i kompletność dokonanych w księgach zapisów. Postulaty te nabierają szczególnego znaczenia dla podsumowania efektów rocznej polityki finansowej, znajdujących swe odzwierciedlenie w zapisach księgowych oraz sporządzanych na ich podstawie zestawień obrotów i sald. Te z kolei znajdują swe odzwierciedlenie w wielkościach ekonomicznych, ujętych w rocznych sprawozdaniach, finansowych i budżetowych, jednostki. Zaistniałe nieprawidłowości mogą zatem wypaczyć informację o sytuacji majątkowej i finansowej jednostki, a także zniekształcić roczny wynik finansowy.

------------------------------------------------------------------------

1) Terminy: rok budżetowy, rok obrachunkowy i okres obrachunkowy traktowane będą jako tożsame.

2) Art. 6 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.).

3) Ustawa z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.).

4) Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 289).

5) Rozporządzenie ministra finansów z 4 marca 2010 r. w sprawie sprawozdań jednostek sektora finansów publicznych w zakresie operacji finansowych (tekst jedn.: Dz.U. z 2014 r. poz. 1773).

6) Rozporządzenie ministra finansów z 16 stycznia 2014 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz.U. z 2014 r. poz. 119 ze zm.).

7) Art. 5 ust. 2, pkt 1 i 2 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2013 r. poz. 885 ze zm.).
mniej..

BESTSELLERY

Kategorie: