Vademecum dokumentacji instytucji kultury - ebook

Rozdział 1. Utworzenie instytucji kultury i dokumentacja dyrektora

Kompetencje nadzorcze organizatora instytucji kultury są ograniczone tylko do czynności wskazanych w przepisach ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

Instytucje kultury jako jednostki organizacyjne nie są całkowicie samodzielnymi jednostkami organizacyjnymi. Przepisy ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej stanowią bowiem, że działalność kulturalną mogą prowadzić osoby prawne, osoby fizyczne oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (art. 3 ust. 1 uodk). Tym samym instytucję kultury zazwyczaj powołuje do życia jakiś organizator. Organizatorem może być osoba prywatna, ale zazwyczaj jest nim instytucja publiczna. W przypadku podmiotów publicznych będzie to realizacja ich zadań własnych, co dotyczy w szczególności jednostek samorządu terytorialnego wszystkich szczebli (zob. art. 7 ust. 1 pkt 9 ustawy o samorządzie gminnym, art. 4 ust. 1 pkt 7 ustawy o samorządzie powiatowym, art. 14 ust. 1 pkt 3 ustawy o samorządzie województwa). W przypadku takich podmiotów działalność kulturalna jest więc zadaniem obowiązkowym (art. 9 ust. 2 uodk).

Nie oznacza to jednak całkowitej kontroli nad instytucją kultury w tym sensie, że jest ona jednostką podległą w stosunku do organizatora, a organizator jest jednostką nadrzędną, tak jak w przypadku układu organizacyjnego istniejącego w administracji publicznej. Tak nie jest, a to ze względu na fakt, iż instytucja kultury posiada osobowość prawną. Artykuł 14 ust. 1–3 uodk określa najważniejsze elementy samodzielności organizacyjnej instytucji kultury w stosunku do organizatora. Jest to:

▶osobowość prawna – uzyskana po wpisie do właściwego rejestru, wpis jest dokonywany z urzędu,

▶odrębność finansowa – organizator nie odpowiada za zobowiązania instytucji kultury, poza sytuacją likwidacji instytucji kultury (wówczas jest następcą prawnym instytucji zgodnie z art. 24–25 uodk).

Mimo odrębności organizacyjnej i finansowej organizator ma pewne uprawnienia organizacyjno-nadzorcze, dające mu pewien rodzaj kontroli nad utworzoną instytucją kultury.

Czynności organizacyjno-nadzorcze organizatora instytucji kultury

Z przepisów uodk wynika zatem wiele czynności, jakie może, a niekiedy ma obowiązek wykonywać organizator w stosunku do instytucji kultury. I tak organizator może:

▶wydawać akt o utworzeniu instytucji kultury (art. 11 uodk),

▶nadawać statut instytucji kultury (art. 13 ust. 1 uodk),

▶wydawać opinie w przedmiocie regulaminu organizacyjnego instytucji (art. 13 ust. 3 uodk),

▶wpisywać do rejestru i prowadzić rejestr instytucji kultury (art. 14 ust. 1 uodk),

▶powoływać i odwoływać dyrektora instytucji kultury (art. 15 ust. 1 uodk).

1. uprawnienie. Wydawanie aktów o charakterze organizacyjnym

Pierwszymi czynnościami o charakterze organizacyjno-nadzorczym wykonywanymi przez organizatora jest wydanie aktu o utworzeniu instytucji kultury. Akt o utworzeniu instytucji kultury jest to wydany przez właściwy organ organizatora dokument określający dla instytucji (art. 11 uodk):

▶nazwę,

▶rodzaj,

▶siedzibę,

▶przedmiot działania, przy czym w akcie oznacza się, czy dana instytucja jest instytucją artystyczną w rozumieniu art. 11 ust. 2 uodk (tj. czy jest instytucją kultury powołaną do prowadzenia działalności artystycznej w dziedzinie teatru, muzyki, tańca, z udziałem twórców i wykonawców).

W przypadku samorządowych instytucji kultury są one traktowane z punktu widzenia przepisów samorządowych jako odpowiednio – gminne, powiatowe lub wojewódzkie jednostki organizacyjne. Dlatego w przypadku samorządowych instytucji kultury akt ten wydaje w formie uchwały rada gminy lub powiatu albo sejmik wojewódzki. Państwowe instytucje kultury z reguły działają na podstawie aktu wydawanego przez właściwego ministra albo innego organu administracji państwowej (rządowej).

Wzór aktu o utworzeniu instytucji kultury

Uchwała nr L/12/2016

Rady Gminy Koziegłowy

z 30 maja 2016 r.

Na podstawie art. 7 ust. 1 pkt 9, art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. h ustawy z 8 marca 1990 r.o samorządzie gminnym (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 446) oraz art. 9 ust. 1, art. 11 ust. 1 i 13 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 862) Rada Gminy Koziegłowy uchwala, co następuje:

§ 1

Tworzy się gminną jednostkę organizacyjną, działającą w formie samorządowej instytucji kultury, pod nazwą Gminny Ośrodek Kultury w Koziegłowach, zwaną dalej: GOK.

§ 2

Siedzibą GOK są Koziegłowy.

§ 3

Przedmiotem działania GOK jest tworzenie i upowszechnianie kultury oraz ochrona dziedzictwa narodowego i kulturalnego na terenie działalności GOK.

GOK jest instytucją artystyczną, która może prowadzić działalność w dziedzinie teatru, muzyki i tańca oraz zatrudniać i korzystać z pracy twórców i wykonawców w ramach swojej działalności.

§ 4

Organizację i szczegółowe zadania GOK określa statut stanowiący załącznik nr 1 do niniejszej uchwały.

§ 5

GOK podlega wpisowi do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Wójta Gminy Koziegłowy. Z chwilą wpisu do rejestru uzyskuje osobowość prawną.

§ 6

Wykonanie uchwały porucza się Wójtowi Gminy Koziegłowy.

§ 7

Uchwała wchodzi w życie po upływie 14 dni od dnia ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa Warmińsko-Mazurskiego.

Przewodniczący Rady Gminy Koziegłowy

/-/ mgr Karol Wiśniewski

Akt może mieć charakter samodzielny albo może funkcjonować łącznie ze statutem. W tym drugim przypadku statut i akt o utworzeniu instytucji stanowią jednolity akt, mający walor aktu prawa miejscowego. Jak wskazał WSA w Szczecinie w wyroku z 7 lipca 2011 r. (sygn. akt II SA/Sz 523/11), statut instytucji kultury, jako akt prawa miejscowego o charakterze szczególnym, zawiera regulacje prawne korzystające z pierwszeństwa przed innymi mającymi charakter ogólny. Dlatego też wyprzedza niejako w stosowaniu przepisy ustaw.

WAŻNE

Organizator ma obowiązek nadać statut instytucji kultury. Instytucja jako osoba prawna funkcjonuje na podstawie statutu jako głównego aktu prawa wewnętrznego. Statut – jeżeli reguluje kwestie pracownicze – traktowany jest także jako akt prawa zakładowego, o którym mowa w art. 9 Kodeksu pracy.

Statut i akt utworzenia instytucji kultury jest wydawany wyłącznie przez organizatora. Dlatego organizator ma prawo do zmiany statutu w każdym czasie – nie ma co do tego ograniczeń w przepisach uodk. Jednakże zmiana statutu powinna pociągać za sobą także zmianę przepisów aktu o utworzeniu instytucji kultury, w sytuacji gdy np. dochodzi do zmiany nazwy instytucji lub siedziby.

2. uprawnienie. Opiniowanie regulaminu organizacyjnego

Obok statutu w instytucji kultury obowiązuje także regulamin organizacyjny. Zgodnie z art. 13 ust. 3 uodk organizację wewnętrzną instytucji kultury określa regulamin organizacyjny nadawany przez dyrektora tej instytucji, po zasięgnięciu opinii organizatora oraz opinii działających w niej organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców.

WAŻNE

Kompetencję do nadawania regulaminu organizacyjnego ma tylko dyrektor instytucji kultury. Dlatego organizator w tym zakresie nie może ustalać wewnętrznych przepisów regulaminu organizacyjnego.

Jak wskazał WSA we Wrocławiu w wyroku z 5 marca 2008 r. (sygn. akt III SA/Wr 632/07), przepisy prawa w żaden sposób nie uprawniają rady gminy do określania w statucie biblioteki jej schematu organizacyjnego. O tym bowiem decyduje dyrektor tej placówki w jej regulaminie. Do jego wyłącznej kompetencji należy m.in. organizowanie pracy i określanie liczby etatów niezbędnych do odpowiedniego funkcjonowania biblioteki. Dyrektor wykonuje tego typu działania w ramach przyznanych w budżecie gminy środków. Wszelka ingerencja rady gminy w tym zakresie stanowi zatem naruszenie samodzielności jednostki organizacyjnej.

Jednak dyrektor, ustalając regulamin organizacyjny, ma obowiązek zasięgnąć opinii organizatora. Dalszą kwestią jest to, który z organów organizatora powinien taką opinię przedstawić. Wydaje się, że w takim przypadku opinię powinien przedstawić organ powołujący dyrektora instytucji kultury jako pracownika tej instytucji.

Osobą wykonującą funkcje pracodawcy w stosunku do kierowników samorządowych jednostek organizacyjnych jest kierownik urzędu – odpowiednio w przypadku:

▶gminy: kierownik urzędu (wójt, burmistrz lub prezydent miasta), zgodnie z art. 30 ust. 2 pkt 5 i art. 33 ustawy o samorządzie gminnym,

▶powiatu: zarząd (art. 32 ust. 2 pkt 5 w zw. z art. 35 ust. 2 ustawy o samorządzie powiatowym), przy czym wykonawcą czynności będzie tu starosta, chyba że co innego wynika ze statutu powiatu.

Analogiczna zasada obowiązuje w przypadku województwa, gdzie zarząd decyduje o powołaniu i odwołaniu, ale wykonawcą będzie marszałek (art. 41 ust. 2 pkt 6 w zw. z art. 43 ust. 3 ustawy o samorządzie województwa). W przypadku państwowych instytucji kultury funkcję tę pełnią, zgodnie z art. 8 uodk, ministrowie i kierownicy urzędów centralnych.

Osobą wydającą opinię będzie zatem odpowiednio w przypadku:

▶gminnej instytucji kultury – wójt (burmistrz, prezydent miasta),

▶powiatowej instytucji kultury – starosta,

▶wojewódzkiej samorządowej instytucji kultury – marszałek województwa,

▶państwowej instytucji kultury – właściwy minister lub kierownik urzędu-organizatora.

3. uprawnienie. Wpisywanie instytucji kultury do rejestru

Organizator wprawdzie wpisuje z urzędu taką instytucję, ale zarazem musi kontrolować jej sytuację prawną, w szczególności dopilnować, by zostały sporządzone wszystkie niezbędne akty przed wpisaniem do rejestru instytucji kultury, tj. statut i akt o utworzeniu instytucji.

Rejestr prowadzony jest przez każdego z organizatorów instytucji kultury, a zatem np. instytucji kultury utworzonej przez gminę nie wolno wpisywać do rejestru prowadzonego przez powiat czy województwo, do którego gmina należy.

Zasady prowadzenia rejestru określa rozporządzenie ministra kultury i dziedzictwa narodowego z 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz.U. z 2012 r. poz. 189).

4. uprawnienie. Powoływanie i odwoływanie kierowników instytucji kultury

Wreszcie najistotniejszym uprawnieniem nadzorczym jest prawo do obsadzania kierowników instytucji kultury. Organizator posiada bowiem wyłączną kompetencję do powoływania i odwoływania dyrektora w trybie pozakonkursowym (art. 15 ust. 1 uodk), jednakże musi uprzednio uzyskać opinię podmiotów i organów wskazanych w przepisach uodk, tj.:

▶związków zawodowych działających w danej instytucji,

▶stowarzyszeń zawodowych i twórczych, właściwych ze względu na rodzaj działalności prowadzonej przez instytucję.

WAŻNE

Zasięganie opinii nie oznacza konieczności uzyskania zgody na powołanie, a opinia nie jest wiążąca. Nawet w przypadku opinii negatywnej związków zawodowych czy stowarzyszeń twórczych można powołać dyrektora instytucji kultury. Wyjątkiem jest tutaj powołanie dyrektora państwowej instytucji kultury, gdzie organizator musi uzyskać obowiązkową zgodę ministra właściwego do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego na powołanie dyrektora.

Dopiero w przypadku powoływania tej samej osoby na stanowisko dyrektora państwowej instytucji kultury na kolejny okres organizator zasięga jedynie opinii wyżej wymienionego ministra (art. 15 ust. 3 uodk).

Zasady te nie obowiązują w sytuacji rozpisania konkursu na stanowisko dyrektora, o którym mowa w art. 16 uodk. Także w tym wypadku rola organizatora jest ważna, gdyż to organizator powołuje komisję konkursową.

Czynności nadzorcze organizatora instytucji kultury

----- ----------------------------------------------------- ---------------------------------------------
Lp. Rodzaj czynności Dopuszczalność wykonania przez organizatora
1. Wydaje akt o utworzeniu instytucji kultury tak
2. Nadaje statut instytucji kultury tak
3. Wydaje regulamin organizacyjny instytucji kultury nie
4. Opiniuje regulamin organizacyjny instytucji kultury tak
5. Prowadzi rejestr instytucji kultury tak
6. Wpisuje instytucję kultury do rejestru tak
7. Powołuje dyrektora instytucji kultury tak
----- ----------------------------------------------------- ---------------------------------------------

Podstawa prawna

▶Art. 7 ust. 1 pkt 9, art. 18 ust. 2 pkt 9 lit. h ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn.: Dz.U. z 2016 r. poz. 446 ze zm.).

▶Art. 9 ust. 2, art. 11, art. 13 ust. 1 i 3, art. 14 ust. 1, art. 1 ust. 1, art. 24–25 ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 862).

Umowa dyrektora instytucji kultury z organizatorem dotycząca zasad współpracy

Dyrektor instytucji kultury jest pracownikiem samodzielnym, kieruje bowiem odrębną od organizatora osobą prawną. Brak bezpośredniej podległości służbowej powoduje, że organizator może ustalić zasady współpracy z dyrektorem w odrębnej umowie, do której zawarcia i tak zresztą jest zobligowany ustawowo.

Podstawą nawiązania stosunku pracy z dyrektorem instytucji kultury jest powołanie. Istnieje także możliwość – wskazana w art. 15a uodk – zatrudnienia dyrektora instytucji na podstawie umowy cywilnoprawnej, tj. umowy o zarządzanie instytucją kultury, której stroną może być także osoba fizyczna. W przypadku dyrektora – pracownika powołanego, wprawdzie następuje nawiązanie stosunku pracy, ale ma on wiele specyficznych cech, głównie spowodowanych zajmowanym przez dyrektora stanowiskiem.

Wzór uchwały w sprawie nadania statutu instytucji kultury

Uchwała nr ………

Rady Gminy/Miasta ………………..

z dnia ………….....

w sprawie: nadania statutu …………………………………................………….

(nazwa IK)

Na podstawie:

▶ustawy z 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jedn.: Dz.U. z 2001 r. nr 142, poz. 1591 ze zm.),

▶ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 862),

▶ustawy z 21 listopada 1996 r. o muzeach (tekst jedn.: Dz.U. z 2012 r. poz. 987)

na wniosek ...................................... (np. Prezydenta Miasta) po zaopiniowaniu przez ........................................ (np. Komisję Kultury i Sportu) w uzgodnieniu z ministrem kultury i dziedzictwa narodowego

Rada .......................................... uchwala:

statut ........................................................................................................................,

(nazwa IK)

w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszej uchwały.

Uchwała wchodzi w życie po upływie 14 dni od ogłoszenia w Dzienniku Urzędowym Województwa ............................... .

Ograniczone podporządkowanie dyrektora organizatorowi

W „normalnym” układzie zatrudnienia pracownik jest podporządkowany pracodawcy, za pośrednictwem którego występują jeszcze inni pracownicy lub osoby zarządzające, czy to zakładem pracy, czy choćby komórką organizacyjną, w której pracownik jest zatrudniony.

Jednak taki układ nie może działać w przypadku dyrektora – jest on bowiem w pierwszej kolejności osobą zarządzającą instytucją kultury i reprezentującą ją na zewnątrz (art. 17 uodk). Nie ma więc mowy o bieżącym kierownictwie nad wykonywaniem obowiązków pracowniczych, a sam dyrektor musi mieć swobodę działania, w interesie zarządzanej instytucji i jej pracowników.

Regulamin organizacyjny instytucji kultury

Zarządzenie nr ………. Dyrektora ………….. (nazwa instytucji)

w ………….. z dnia ………………

w sprawie ustalenia Regulaminu organizacyjnego ...........................................

(nazwa IK)

Na podstawie Statutu ………… (nazwa IK) nadanego Uchwałą …………… (nr uchwały) Rady Gminy/Miasta w ………..…………. z dnia ….………… r. zarządzam, co następuje:

§ 1

1. Ustalam Regulamin organizacyjny ………….. (nazwa IK) w ……….………, stanowiący załącznik do niniejszego zarządzenia.

2. Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych …………………. (nazwa IK) są zobowiązani do zapoznania podległych im pracowników z treścią regulaminu.

§ 2

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

........................................................

(podpis i pieczątka imienna dyrektora)

Orzecznictwo Sądu Najwyższego

Podporządkowanie pracodawcy wygląda więc w przypadku dyrektora inaczej. SN w wyroku z 7 września 1999 r. (sygn. akt I PKN 277/99, OSNAP 2001, nr 1, poz. 18) wskazał m.in., że podporządkowanie pracownika może polegać na określeniu przez pracodawcę czasu pracy i wyznaczeniu zadań, natomiast co do sposobu ich realizacji pracownik ma pewien zakres swobody, zwłaszcza jeżeli wykonuje zawód twórczy. Dla tych stanowisk kierownictwo pracodawcy zostaje zmodyfikowane przez wyłączenie w całości lub w części możliwości wpływania pracodawcy na sposób wykonywania pracy, . Dotyczy to w szczególności osób zatrudnionych na stanowiskach samodzielnych, co w pewnym zakresie można odnieść także do zajmujących stanowiska kierownicze – zwłaszcza gdy mamy do czynienia z osobami kierującymi jednostkami odrębnymi organizacyjnie i prawnie od podmiotów finansujących i organizujących ich działalność.

W orzecznictwie przyjmuje się też, że w przypadku osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych i zarządczych pracodawca ma prawo oczekiwać ich aktywności w zakresie sposobu pełnienia pracy. Co jednak nie zmienia tego, że pracują one w warunkach podporządkowania w rozumieniu art. 22 kp, gdyż są związane regułami organizacji i funkcjonowania zakładu (por. postanowienie SN z 11 października 2007 r., sygn. akt III UK 70/07, OSNP 2008, Nr 23–24, poz. 366).

WAŻNE

Relacja pracownicza między dyrektorem instytucji a jej organizatorem ogranicza się do realizacji nakreślonych w statucie oraz innych przepisach, a także w postanowieniach umowy dotyczącej warunków działalności instytucji, celów i zadań instytucji.

Darmowy fragment