Vademecum dokumentacji kadrowej. Część II - ebook

Rozdział I. Urlopy wypoczynkowe

Plan urlopów wypoczynkowych

Dokument: Plan urlopów na 2015 rok

Gdy nie ma planu, potrzebny będzie wniosek urlopowy

Najczęstszą praktyką jest planowanie na cały rok

Trzeba stworzyć dokument odpowiednio wcześniej i powiadomić pracowników

Informacja dla zatrudnionych – zgodnie z firmową praktyką

Ustalenia dotyczą wszystkich zatrudnionych

Pracownicy tymczasowi – do uzgodnienia

Osoby nieobjęte planem składają wnioski

Planuje się cały urlop bieżący i zaległy – z pominięciem tego „na żądanie”

Możliwy podział na części

Co najmniej 14 dni kalendarzowych – z wyjątkiem

Urlop uzupełniający – do planu

Urlop zaległy – do 30 września

Terminy urlopów dopasowuje się zarówno do potrzeb zakładu, jak i pracownika

Uzgodnienia z załogą są ograniczone datą

Nie jest wymagany podpis pracownika

Najlepiej, aby dokument sporządzał kierownik działu

Przyda się zatwierdzenie ustaleń

PIP skontroluje

Przechowywanie – ważne do celów dowodowych

Wniosek urlopowy – zgodnie z planem

Wnioski pracowników związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych

Dokument: Wniosek pracownika o urlop wypoczynkowy

Forma wniosku

Co musi zawierać wniosek urlopowy

Kiedy trzeba zaakceptować wniosek

Trzeba sprawdzić, ile urlopu zostało do wykorzystania

Dokument: Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego na żądanie

Dokument: Potwierdzenie zgłoszenia i udzielenia urlopu wypoczynkowego na żądanie

Urlop na żądanie – dokumentowanie jego udzielenia

Wniosek o urlop lub potwierdzenie wykorzystania

Forma zgłoszenia żądania urlopu

Regulamin pracy – fragment dotyczący urlopów na żądanie

Elementy wniosku o urlop na żądanie

Brak uzasadnienia wniosku

Ustne żądanie urlopu – trzeba poprosić o potwierdzenie

Jak potwierdzić złożenie żądania urlopu w formie ustnej

Wypełnienie wniosku urlopowego „po fakcie”

Inne formy potwierdzenia wykorzystania urlopu na żądanie

Dokument: Wniosek pracownika o przesunięcie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego

Przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika

Ważne powody przesunięcia urlopu

Urlop może, ale nie musi być przesunięty

Urlop na żądanie – zapis w regulaminie pracy

Dokument: Regulamin pracy – fragment dotyczący  urlopów na żądanie

Przysługują 4 dni w roku – niezależnie od stażu pracy i wymiaru etatu

Trzeba poczekać na decyzję pracodawcy

Zmiana zatrudnienia nie zwiększa rocznego limitu

Kumulacja z kilku lat – niedopuszczalna

Jak można zgłosić żądanie urlopu

Nie dokonujemy przeliczenia na godziny

Niedozwolony urlop na część dniówki oraz na dzień grafikowo wolny

Urlopy zaległe – pomocny dokument

Dokument: Informacja o konieczności wykorzystania zaległego urlopu

Zasada – urlop zgodnie z planem lub w porozumieniu z pracownikiem

Wyjątek – polecenie wykorzystania urlopu

Po zwolnieniu ze świadczenia pracy nie będzie już urlopu

Termin – do końca września kolejnego roku – z jednym wyjątkiem

Dla urlopów „na żądanie” odrębny termin

Wyznaczenie daty to jeszcze za mało

Pracownik sam nie wyznacza terminu zaległego urlopu

Pracodawcy grozi kara za wykroczenie

Informacja o konieczności skorzystania z urlopu – sposób na opornych pracowników

Data i adresat informacji

Lepiej zadziała pismo imienne

Treść informacji

Konsekwencje dla pracownika niewykorzystania urlopu w terminie

Podpis pracodawcy i potwierdzenie odbioru przez adresata

Przechowywanie dokumentu – możliwe w aktach osobowych

Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

Dokument: Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

Pismo – do celów dowodowych

Długość urlopu a jego przerwanie

Ograniczony katalog powodów uzasadniających decyzję pracodawcy

Zasady zwrotu kosztów

Ponowne odwołanie z tego samego urlopu

Brak ochrony przed wypowiedzeniem

Szczególne zasady dotyczące urlopu na żądanie

Termin na powrót do pracy

Podpis pod odwołaniem

Skutki niepodporządkowania się przez pracownika

Przechowywanie dokumentu

Porozumienie o niewypłacaniu ekwiwalentu

Dokument: Porozumienie o niewypłaceniu pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który pracownik będzie wykorzystywał w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę

Zamiast ekwiwalentu urlop – tylko za zgodną wolą stron

Forma porozumienia

Treść porozumienia

Sankcje dla pracodawcy

Przechowywanie porozumienia

Z kontroli PIP – błędy przy udzielaniu urlopów wypoczynkowych

Do urlopu uzupełniającego nie stosuje się proporcjonalności

Na czym polegał błąd pracodawcy

Rada, jak należy postąpić w takiej sytuacji

Sankcje ze strony PIP w razie kontroli

Rozdział II - Urlopy rodzicielskie

Dodatkowy urlop macierzyński – 3 wnioski, które można otrzymać od pracownika

Dokument: Wniosek pracownicy – matki o dodatkowy urlop macierzyński

Dokument: Wniosek pracownika – ojca o dodatkowy urlop macierzyński

Osoby uprawnione do dodatkowego urlopu macierzyńskiego

Urodzenie dziecka na wychowawczym a dodatkowy urlop macierzyński

Data złożenia dokumentu

Adresat wniosku pracownika

Forma dokumentu

Dodatkowe informacje we wniosku

Przysługujący wymiar urlopu

Łączenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego z pracą

Dokument: Wniosek  pracownika o podjęcie pracy w okresie dodatkowego urlopu macierzyńskiego

Dokument: Informacja pracodawcy o nieuwzględnieniu wniosku pracownika o podjęcie pracy w okresie dodatkowego urlopu macierzyńskiego

Trzeba wskazać na piśmie przyczynę negatywnej decyzji

Uprawnienia pracownika

Wskazanie przepisów we wniosku

Przechowywanie dokumentów

Urlop rodzicielski – wnioski i oświadczenia pracowników

Dokument: Wniosek pracownika o urlop rodzicielski

Dokument: Oświadczenie pracownika dotyczące urlopu rodzicielskiego

Osoby uprawnione do urlopu rodzicielskiego

Urodzenie dziecka na wychowawczym

Data złożenia wniosku

Adresat dokumentu

Forma wniosku o urlop rodzicielski

Dodatkowe elementy pisma

Wymiar urlopu rodzicielskiego

Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą

Dokument: Wniosek  pracownika o podjęcie pracy w okresie urlopu rodzicielskiego

Dokument: Informacja pracodawcy o nieuwzględnieniu wniosku pracownika o podjęcie pracy w okresie urlopu rodzicielskiego

Uprawnienia pracownika

Konsekwencje naruszenia przepisów o zwalnianiu

Wskazanie przepisów we wniosku

Przechowywanie dokumentów

Dodatkowy urlop macierzyński i urlop rodzicielski udzielane na 1 wniosek

Dokument: Wniosek pracownicy o dodatkowy urlop macierzyński i urlop rodzicielski

Osoby, które mają prawo złożyć wniosek

Data złożenia wniosku

Adresat wniosku o roczny urlop

Forma dokumentu

Wymiar urlopu

Dokument: Wniosek  pracownicy w sprawie rezygnacji z dodatkowego urlopu macierzyńskiego

Dokument: Wniosek  pracownicy w sprawie rezygnacji z korzystania z urlopu rodzicielskiego

Rezygnacja z urlopu w całości lub w części

Dokument: Wniosek  pracownika o dodatkowy urlop macierzyński

Dokument: Wniosek  pracownika o urlop rodzicielski

Przejęcie urlopu dodatkowego i rodzicielskiego przez ojca

Uprawnienia pracownika

Wskazanie przepisów we wniosku

Przechowywanie dokumentów

Wniosek o urlop wychowawczy

Dokument: Wniosek o urlop wychowawczy

Oświadczenie o braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego

Prawo do urlopu wychowawczego ma tylko pracownik z odpowiednim stażem ogólnym

Podwładny musi dotrzymać terminu na sporządzenie dokumentu

Pismo powinno zawierać określone treści

Maksymalny wymiar urlopu to 3 lata

Nie jest konieczne jednorazowe skorzystanie

Sam wniosek nie wystarczy – potrzebne też udzielenie urlopu przez pracodawcę

Pracownik powinien złożyć dodatkowe dokumenty

Rezygnacja z urlopu jest dopuszczalna

Oświadczenie o wycofaniu wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego

Można pracować, a także uczyć się i szkolić

Urlop wychowawczy a urlop wypoczynkowy

Po złożeniu wniosku pracownika trudniej jest zwolnić

Wniosek i oświadczenie – w aktach osobowych

Z kontroli PIP – błędy w przepisach o uprawnieniach rodzicielskich

Odmowa udzielenia dni na opiekę grozi grzywną

Na czym polegał błąd pracodawcy

Rada, jak należy postąpić w takiej sytuacji

Sankcje ze strony PIP w razie kontroli

Rozdział III - Czas pracy – planowanie i rozliczanie

Czas pracy – 16 praktycznych wzorów zapisów w regulaminie pracy z komentarzem

4 zasady dotyczące regulaminu pracy

Wzór 1: Potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy

Niektóre systemy zapisuje się w innych aktach

Przykładowe zapisy fakultatywne

Wzór 2: System podstawowy, stałe dni i godziny pracy – wzór zapisu w regulaminie

Zawsze można wydłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy

Grafik nie jest konieczny

Wzór 3: System podstawowy, praca zmianowa – wzór zapisu w regulaminie

Stałe godziny zmian trzeba wskazać w regulaminie, a przy ich braku odesłać do grafiku

Wzór 4: Zapis w regulaminie pracy w zakresie ruchomego czasu pracy

Ruchomy czas pracy – przede wszystkim w układzie zbiorowym lub w porozumieniu

Wzór 5: System równoważny z przedłużeniem dobowym do 12 godzin – wzór zapisu w regulaminie

Można wydłużyć okres rozliczeniowy

Wzór 6: System równoważny z przedłużeniem dobowym do 16 lub 24 godzin – wzór zapisu w regulaminie

Wzór 7: System zadaniowy – wzór zapisu w regulaminie

Co trzeba uzgodnić z pracownikiem

Wzór 8: 15-minutowa przerwa w pracy – wzór zapisu w regulaminie

Wzór 9: Przerwa lunchowa – wzór zapisu w regulaminie

Jak ustalić pory wykorzystania przerwy

Dopuszczalna przerwa tylko w niektóre dni tygodnia

Wzór 10: Pora nocna – wzór zapisu w regulaminie

Szczególne zapisy dotyczą kierowców

Wzór 11: Pora nocna kierowców – wzór zapisu w regulaminie

Trzeba dobrze przemyśleć ustalenia

Wzór 12: Niedziele, święta – wzór zapisu w regulaminie

Wzór 13: Polecanie i rekompensowanie pracy nadliczbowej – wzór zapisu w regulaminie

Pomocny będzie zapis w regulaminie

Roczny limit – 150 godzin lub więcej

Stanowisko MPiPS jest inne

Sposoby na rekompensatę nadgodzin

Dopuszczalna rekompensata mieszana

Ostatecznie decyduje pracodawca

Wzór 14: Ryczałtowa zapłata za nadgodziny – wzór zapisu w regulaminie

Zapisy w regulacjach wewnętrznych pracodawcy

Jak ustalić wysokość ryczałtu

Wzór 15: Tworzenie grafików czasu pracy – wzór zapisu w regulaminie

Pracownicy muszą poznać grafik tydzień wcześniej

Dokument dla konkretnego pracownika lub dla grupy

Zapis o możliwości zmiany grafiku

Warto użyć zwrotu „w szczególności”

Wzór 16: Wyjścia prywatne – wzór zapisu w regulaminie

Najlepiej ustalić, że odpracować można do końca okresu rozliczeniowego

Z kontroli PIP – błędy w planowaniu czasu pracy

Ciągły dyżur pod telefonem to wykroczenie

Na czym polegał błąd pracodawcy

Rada, jak należy postąpić w takiej sytuacji

Sankcje ze strony PIP w razie kontroli

Rozdział IV - Czas pracy – wnioski pracowników

Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosków pracownika – poza jednym

Dokument: Wniosek pracownika o system  skróconego tygodnia pracy

Należy wskazać datę i adresata pisma

Podpis pracownika pod składanym dokumentem musi być własnoręczny

Nie ma bezwzględnego obowiązku uwzględnienia prośby o system skróconego tygodnia pracy

Dokument: Wniosek pracownika o weekendowo-świąteczny system czasu pracy

Akceptacja wniosku powoduje konieczność dokonania zmian w zawartej umowie o pracę

Nie ma wymogów formalnych do treści pisma

Podpis pod wnioskiem ma być własnoręczny

Niekoniecznie trzeba się godzić na propozycje pracownika

Dokument: Wniosek pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy

Wniosek możliwy w każdym momencie trwania umowy

Wystarczy sama prośba o zmianę rozkładu

Podpis pod wnioskiem – musi być własnoręczny

Można odrzucić prośbę podwładnego

Zgoda na indywidualny rozkład uwalnia od grafików

Dokument: Wniosek pracownika o poinformowanie o zatrudnianiu osób pracujących w nocy

Wniosek składa pracujący w nocy

Pracodawca musi powiadomić PIP

Przechowywanie – w części B teczki osobowej

Dokument: Wniosek pracownika o objęcie go ruchomym czasem pracy

W ruchomym czasie pracy możliwe dwa warianty

Wniosek – tylko w formie pisemnej

Zgoda na ruchome godziny pracy uwalnia od grafików

Rozdział V - Czas pracy – systemy i okres rozliczeniowy

Pracodawca może zastosować  kilka systemów czasu pracy

Dokument: Fragment regulaminu pracy dotyczący systemów czasu pracy wprowadzonych w zakładzie

Wprowadzenie danego systemu czasu pracy

System podstawowy czasu pracy

System równoważnego czasu pracy

Praca w ruchu ciągłym

Przerywany czas pracy

System zadaniowy

Indywidualny rozkład czasu pracy

Wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy

Skrócony tydzień pracy

Wniosek o system skróconego tygodnia pracy

System weekendowy

Skrócenie czasu pracy

Praca zmianowa – przykład zapisu w regulaminie pracy

Ruchomy czas pracy

Okres rozliczeniowy jest zależny od systemu czasu pracy, ale można go wydłużyć

Dokument: Zapis w układzie zbiorowym pracy o wprowadzeniu 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego

Dokument: Porozumienie w sprawie stosowania 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych

Aby skorzystać na zmianach, pracodawca musi spełnić ustawowe przesłanki

12-miesięczny okres rozliczeniowy – w układzie lub za porozumieniem

Dokument musi zawierać niezbędne dane

Rozdział VI - Wynagrodzenia

Ryczałt za nadgodziny powinien uwzględniać maksymalny limit pracy nadliczbowej

Dokument: Fragment regulaminu pracy oraz umowy dotyczący ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych

Ryczałt nie dla wszystkich

Wprowadzanie ryczałtu

Ustalanie wysokości świadczenia

Trzeba zachować limity nadgodzin

Roszczenie o dodatkową zapłatę za nadgodziny

Zmiana wynagrodzenia pracownika lub zmniejszenie etatu

Praca w dniu wolnym

Ewidencja w ograniczonym zakresie

Sankcje za nieprawidłowe stosowanie ryczałtowej rekompensaty

Przechowywanie dokumentów

Zasady dotyczące rozliczania podróży służbowych można modyfikować

Dokument: Regulamin wynagradzania – zapisy dotyczące rozliczania podróży służbowych

Zapis regulaminowy dotyczący diety

Oświadczenia związane z rozliczeniem delegacji

Noclegi w czasie delegacji – co warto uregulować

Przejazdy w czasie podróży służbowej

Inne (dodatkowe) wydatki w delegacji

Zaliczka na poczet wydatków w delegacji

Wniosek pracownika o zaliczkę na koszty podróży służbowej

Termin na rozliczenie kosztów podróży

Egzekucja z wynagrodzenia – obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji

Zasady potrącania z wynagrodzenia

W świadectwie pracy od poprzedniego pracodawcy jest zapis o zajęciu pensji

Dokument: Zawiadomienie komornika sądowego o zatrudnieniu pracownika, którego wynagrodzenie podlega egzekucji

Dokument: Informacja o zatrudnieniu pracownika, którego pensja podlega zajęciu, skierowana do poprzedniego pracodawcy

Informacja o zajęciu wynagrodzenia otrzymana w trakcie stosunku pracy

Dokument: Informacja dla komornika w związku z zajęciem przez niego wynagrodzenia pracownika

Kilka tytułów egzekucyjnych = kolejny dokument do sporządzenia

Dokument: Informacja dla komorników w przypadku zbiegu tytułów egzekucyjnych

Dokument: Informacja w przypadku zbiegu egzekucji sądowej i administracyjnej

Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem, którego wynagrodzenie podlega egzekucji

Dokument: Powiadomienie komornika o rozwiązaniu umowy z pracownikiem, który ma zajęcie wynagrodzenia

Dokument: Fragment świadectwa pracy dotyczący informacji o zajęciu wynagrodzenia

Sankcje, które grożą pracodawcy

Przechowywanie dokumentacji dotyczącej zajęcia komorniczego wynagrodzenia

Z kontroli PIP – błędy przy potrącaniu z wynagrodzenia

Potrącenie nadpłaty pensji – bez zgody pracownika niedopuszczalne

Na czym polegał błąd pracodawcy

Rada, jak należy postąpić w takiej sytuacji