Plan. Wykonanie zasilone danymi JPK_KR. Część 2 - ebook

Wszystkie moje publikacje są prezentacją tego, jak można wykorzystać Excel do pracy w księgowości. Staram się arkusz kalkulacyjny Excel przedstawić w kontekście potrzeb księgowych. Dlatego też prezentuję raporty niezbędne w księgowości, zasilane danymi z plików JPK, a głównie pliku JPK_KR (księgi rachunkowe). Ta publikacja jest kolejną publikacją z serii raportów o kontroli planu i wykonania (Plan-Wykonanie). W poprzedniej publikacji został opisany raport Plan-Wykonanie, który prezentuje wartości wykonania i planu narastająco od początku roku: https://ridero.eu/pl/books/plan-wykonanie_zasilone_danymi_jpk_kr_-cz_1/

Do każdej mojej publikacji dołączony jest gotowy raport w Excelu, który jest opisywany w danej książce. Raport ten można pobrać i używać dla własnych potrzeb bez żadnych ograniczeń, a może stać się on także inspiracją do tworzenia własnych raportów. Dołączony raport jest także omawiany na moim kanale na YouTube @MChomuszkoPrzygotowanie danych — obróbka Power Query

W niniejszej publikacji prezentowany jest raport Plan-Wykonanie miesiącami, czyli kontrola realizacji planu, odbywa się osobno w każdym miesiącu. Podobnie jak w poprzednim raporcie, ten raport także jest zasilany danymi w pliku JPK_KR, a więc najpierw trzeba pobrać dane z programu finansowo księgowego, z którego należy wygenerować 12 plików JPK_KR za poszczególne miesiące. Oczywiście pracując z raportem na bieżąco, plik JPK_KR powinien być generowany co miesiąc. Tutaj może taka rada, że warto poznać zawartość plików JPK_KR, ponieważ są one źródłem wszystkich danych z ksiąg rachunkowych i nieocenionym wsparciem dla projektowania raportów księgowych. Zawartość plików JPK_KR jest opisana w publikacji JPK_KR z Excelem: JPK_KR z Excelem — z przykładami w plikach Excela — Magdalena Chomuszko — Ridero.

Znając zawartość tych plików, lepiej można zrozumieć to, jakie dane są potrzebne do projektowanych raportów. W prezentowanym tutaj raporcie będzie potrzebny tylko fragment tych danych, a mianowicie ZOiS (zestawienie obrotów i sald) za poszczególne miesiące.

Dobrze jest przygotować sobie wcześniej katalog, do którego będą kopiowane dane (pliki JPK_KR). Następnie należy otworzyć pusty skoroszyt Excela i wczytać do niego dane z pierwszego, styczniowego pliku. Robimy to w następujący sposób:

— W arkuszu Excela, przechodzimy na kartę _Dane_, wybieramy polecenie _Pobierz dane_ i z menu wybieramy: z pliku -> _z pliku XML_ (rys. 1),

— W oknie, jakie zostanie otworzone, wskazujemy na plik JPK_KR z danymi, którymi chcemy zasilić raport i zatwierdzamy wybór przyciskiem _Otwórz_ (rys. 2). W tym raporcie będą to dane ze stycznia (pierwszego miesiąca roku obrotowego).

— W oknie _Nawigatora_, które zostanie wyświetlone (rys. 3), zaznaczamy ZOiS oraz przechodzimy do opracowania danych za pomocą przycisku _Przekształć dane_ (rys. 3)

Rys. 1 Pobieranie danych do Excela

Rys. 2 Pobieranie danych do Excela

Rys. 3 Przejście do przekształcenia danych w Power Query
Po wykonaniu powyższych kroków, potrzebne dane zostaną wczytane do Excela — Power Query (rys. 4).

Rys. 4 Dane w Power Query
Zaraz po wczytaniu danych z JPK_KR, dane nie nadają się jeszcze do wykorzystania jako źródło projektowanego raportu. W kolejnym kroku, trzeba dane te przekształcić w pierwszym kroku poprzez usunięcie niepotrzebnych kolumn:

— TypKonta,

— KodZespolu,

— OpisZespolu,

— KodKategorii,

— OpisKategorii,

— KodPodkategorii,

— OpisPodkategorii,

— Attribute: typ.

W oknie z danymi powinny pozostać kolumny:

— KodKonta,

— OpisKonta,

— BilansOtwarciaWinien,

— BilansOtwarciaMa,

— ObrotyWinien,

— ObrotyMa,

— ObrotyWinienNarastajaco,

— ObrotyMaNarastajaco,

— SaldoWinien,

— SaldoMa.

Aby usunąć niepotrzebnie kolumny, należy zaznaczyć je, a następnie wybrać z górnego menu _Usuń kolumny_ (rys.5)_._

Rys. 5 Usuwanie zbędnych kolumn
W kolejnym kroku należy zamienić kropki rozdzielające wartości całkowite od ułamkowych w kwotach prezentowanych w tabeli. Aby móc wykonać tę zamianę, należy przejść na zakładkę _Przekształć_ (rys. 6) i wybrać polecenie _Zamienianie wartości_.