Samorządowa instytucja kultury. Instrukcja obsługi - ebook

Instrukcja obsługi. Edycja 2022

To już kolejna, czwarta wersja poradnika „Samorządowa instytucja kultury. Instrukcji obsługi”. Pierwsze wydanie książki ukazało się w 2017 r. Drugie, znacznie poszerzone oraz zaktualizowane w związku z nowelizacją Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, trafiło do czytelników na początku 2020 r. Poprzednia duża aktualizacja została dokonana we wrześniu 2021 r. Począwszy od pierwszego wydania „Instrukcja” stała się niezbędnikiem wykorzystywanym w codziennej pracy przez liczną grupę dyrektorów samorządowych instytucji kultury, a także pracowników wydziałów kultury w urzędach administracji samorządowej.

Najnowsze wydanie „Instrukcji” zostało wzbogacone o nowe tematy, których zabrakło w poprzednich wydaniach, a także poprawione i zaktualizowane o najnowsze orzeczenia i rozstrzygnięcia. Nowością jest także wydanie jako osobnej publikacji, „siostrzanego” poradnika pt. „Biblioteka publiczna. Instrukcja obsługi”.

Analogicznie jak poprzednie wydania, niniejsza publikacja dokonuje przeglądu kluczowych orzeczeń z ostatnich lat i odpowiada na bardzo konkretne i bardzo praktyczne pytania dotyczące prowadzenia działalności kulturalnej w formie instytucji kultury. Omawia rzeczywiste przypadki i z tego powodu niemal każdy fragment książki odwołuje się do aktu prawnego, orzeczenia sądu, rozstrzygnięcia nadzorczego wojewody lub innego wiarygodnego źródła.

Pomimo staranności z jaką została przygotowana ta publikacja zastrzec należy, że zawarte w niej treści należy traktować jako zbiór niewiążących opinii, które mogą być pomocne w pracy dyrektorów instytucji kultury. Nie należy traktować ich jako oficjalnej interpretacji przepisów prawa regulujących działalność kulturalną.

Paweł Kamiński

Wrocław, sierpień 2022 r.Tworzenie instytucji kultury

Kto może utworzyć instytucję kultury?

O ile działalność kulturalną może prowadzić praktycznie każdy tj. osoba prawna, osoba fizyczna oraz jednostki organizacyjne nieposiadające osobowości prawnej (art. 3 ust. 1 Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej), to tworzenie instytucji kultury jest zastrzeżone tylko dla niektórych podmiotów.

Zgodnie z art. 8 Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej państwowe instytucje kultury, nie będące przedmiotem tej publikacji, mogą tworzyć ministrowie oraz kierownicy urzędów centralnych.

Tworzenie samorządowych instytucji kultury jest kompetencją jednostek samorządu terytorialnego. Zgodnie z art. 9 Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej jednostki samorządu terytorialnego organizują działalność kulturalną, tworząc samorządowe instytucje kultury, dla których prowadzenie takiej działalności jest podstawowym celem statutowym.

Podmioty tworzące instytucje kultury, zarówno państwowe jak samorządowe, nazywane są przez ustawodawcę organizatorami (art. 10 ust. 1 Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej).

Prowadzenie działalności kulturalnej jest zadaniem własnym jednostek samorządu terytorialnego o charakterze obowiązkowym (art. 9 ust. 2). Nie oznacza to jednak, że w każdej gminie musi istnieć np. dom lub ośrodek kultury. W Ustawie o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej nie istnieje zapis, który zmuszał by samorządy do tworzenia takiej instytucji. Jednocześnie art. 19 Ustawy o bibliotekach wprost narzuca samorządom obowiązek prowadzenia na swoim obszarze działania co najmniej jednej biblioteki publicznej, wraz z odpowiednią liczbą filii i oddziałów oraz punktów bibliotecznych. W związku z tym, niektóre samorządy nie tworzą innych instytucji kultury niż biblioteki uznając, że prowadząc bibliotekę realizują obowiązek określony w art. 9 ust. 3. Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej.

_Ustawa z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (tekst jednolity Dz. U. 2020 poz. 194)_

_https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=wdu19911140493_

Jakim dokumentem można utworzyć instytucję kultury?

Aby powołać do życia instytucję kultury organizator musi wydać akt o utworzeniu instytucji kultury. W przypadku samorządowych instytucji kultury jest to uchwała organu stanowiącego jednostki samorządu terytorialnego, tj. rady gminy, rady miejskie, rady powiatu lub sejmiku województwa.

Uchwała o utworzeniu instytucji kultury musi określać jej przedmiot działania, nazwę i siedzibę, a także to, czy dana instytucja kultury jest instytucją artystyczną w rozumieniu przepisów Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej. Instytucjami artystycznymi są według ustawy instytucje kultury powołane do prowadzenia działalności artystycznej w dziedzinie teatru, muzyki, tańca, z udziałem twórców i wykonawców, w szczególności: teatry, filharmonie, opery, operetki, orkiestry symfoniczne i kameralne, zespoły pieśni i tańca oraz zespoły chóralne.

Akt o utworzeniu instytucji wraz ze statutem jest podstawą działania instytucji kultury.

Rejestr instytucji kultury

Zgodnie z art. 14 ust. 1. Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej instytucje kultury uzyskują osobowość prawną i mogą rozpocząć działalność z chwilą wpisu do rejestru prowadzonego przez organizatora. Instytucja kultury podlega wpisowi do rejestru z urzędu.

Ustawa określa zakres danych, które są gromadzone w rejestrze. Są to następujące dane:

1) oznaczenia instytucji kultury, w szczególności podmiotu, z którym organizator wspólnie prowadzi instytucję kultury, oraz imię i nazwisko pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu;

2) organizacji instytucji kultury, w szczególności:

a) imię i nazwisko dyrektora instytucji kultury i jego zastępców albo oznaczenie osoby fizycznej, której powierzono pełnienie obowiązków dyrektora, albo której powierzono zarządzanie instytucją kultury,

b) imiona i nazwiska pełnomocników instytucji kultury uprawnionych do dokonywania czynności prawnych w imieniu instytucji oraz zakres ich upoważnień,

c) imię i nazwisko pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu;

3) dotyczące mienia instytucji kultury, w szczególności imię i nazwisko pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu;

4) połączenia, podziału i likwidacji instytucji kultury, w szczególności imię i nazwisko likwidatora oraz imię i nazwisko pełnomocnika organizatora dokonującego wpisu.

Sposób prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury, w tym zakres danych zamieszczanych w rejestrze, tryb dokonywania wpisów, zmian i wykreśleń wpisów oraz wzór księgi rejestrowej określa Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury.

Akta rejestrowe nie mogą być wynoszone poza miejsce ich przechowywania. Rejestr, informację o rejestrze oraz sposobie udostępniania danych w nim zawartych zamieszcza się w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie organizatora. Dane zawarte w rejestrze udostępnia się przez otwarty dostęp do zawartości rejestru lub wydanie odpisu z rejestru albo księgi rejestrowej. Udostępnianie danych zawartych w rejestrze w formie odpisu jest bezpłatne i odbywa się przez stronę Biuletynu Informacji Publicznej organizatora.

Każdy ma prawo przeglądać w godzinach urzędowych akta rejestrowe oraz księgi rejestrowe instytucji kultury. Organizator prowadzący rejestr instytucji kultury ma obowiązek wydać urzędowo poświadczony odpis każdemu, kto zwróci się z wnioskiem o jego wydanie.

Odpis z rejestru instytucji kultury może być pełny lub skrócony. Odpis pełny zawiera treść wszystkich wpisów dokonanych w księdze rejestrowej. Odpis skrócony zawiera treść aktualnych wpisów dokonanych w rejestrze. Odpisy muszą być opatrzone datą, pieczęcią urzędową oraz podpisem osoby, która je sporządziła, z podaniem jej imienia i nazwiska oraz stanowiska służbowego. Odpis przesyła się wnioskodawcy w terminie 14 dni od dnia otrzymania wniosku, na adres wskazany we wniosku, przesyłką poleconą lub przekazuje się osobiście wnioskodawcy albo osobie przez niego upoważnionej, za pisemnym potwierdzeniem odbioru. Odpis może być przesłany również w postaci dokumentu elektronicznego.

_Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 26 stycznia 2012 r. w sprawie sposobu prowadzenia i udostępniania rejestru instytucji kultury (Dz. U. 2012 poz. 189)_

_http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20120000189_

Jakie są obowiązki organizatora wobec tworzonej instytucji kultury?

Zgodnie z art. 12 Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej organizator zapewnia instytucji kultury środki niezbędne do rozpoczęcia i prowadzenia działalności kulturalnej oraz do utrzymania obiektu, w którym ta działalność jest prowadzona.

Jeżeli tworzona instytucja ma mieć status biblioteki lub jedną z form działalności będzie działalność biblioteki publicznej lista obowiązków organizatora wobec instytucji jest bardziej szczegółowa. Zgodnie z art. 9 ust. 1 Ustawy o bibliotekach organizator ma obowiązek zapewnić bibliotece w szczególności lokal oraz środki na: wyposażenie, prowadzenie działalności bibliotecznej, zwłaszcza zakup materiałów bibliotecznych oraz doskonalenie zawodowe pracowników.

Jeszcze inaczej obowiązki organizatorów definiuje Ustawa o muzeach. Zgodnie z art. 4 organizatorzy muzeów są zobowiązani zapewnić im: środki potrzebne do utrzymania i rozwoju muzeum, bezpieczeństwo zgromadzonym zbiorom oraz nadzór nad muzeum.Organizacja wewnętrzna

Kto decyduje o strukturze organizacyjnej instytucji kultury?

Zgodnie z art. 13 ust. 2. Ustawy o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej organizację wewnętrzną instytucji kultury określa regulamin organizacyjny. Regulamin ten nadaje dyrektor instytucji kultury, po zasięgnięciu opinii organizatora oraz opinii działających w niej organizacji związkowych i stowarzyszeń twórców.

Krąg podmiotów uprawnionych do zaopiniowania regulaminu organizacyjnego instytucji kultury ma charakter zamknięty, co oznacza, że dyrektor nie ma obowiązku konsultowania zmian w regulaminie także z jakimikolwiek innymi podmiotami niż wskazane w ustawie, np. komisjami rady gminy.

Obowiązek konsultowania zmian regulaminu organizacyjnego i uzyskania pozytywnej opinii komisji właściwej ds. kultury próbowała narzucić dyrektorowi gminnego ośrodka kultury Rada Gminy w Chełmcu w województwie małopolskim. Zapis ten został unieważniony jako niezgodny z prawem przez Wojewodę Małopolskiego.

_Rozstrzygnięcie Nadzorcze Nr WN-II.4131.1.9.2015 Wojewody Małopolskiego z 23 kwietnia 2015 r._

_http://edziennik.malopolska.uw.gov.pl/legalact/2015/2551/_

Opiniować regulaminu organizacyjnego nie ma też prawa też rada programowa instytucji. W taką kompetencję próbował wyposażyć radę programową organizator Biblioteki Publicznej im. Adeli Nawrot i Centrum Kultury w Bodzentynie w województwie świętokrzyskim. Zapis statutu wprowadzony przez Radę Miejską Bodzentyna unieważnił w 2021 r. Wojewoda Świętokrzyski. Jak stwierdził wojewoda, ustawodawca wymaga, by regulamin organizacyjny instytucji kultury został zaopiniowany przez organizatora tej instytucji oraz przez działające w niej organizacje związkowe i stowarzyszenia twórców. Zawężanie lub poszerzanie kręgu podmiotów uprawnionych do wydania opinii np. o radę programową stanowi naruszenie prawa.

_Rozstrzygnięcie nadzorcze nr PNK. I.4130.83.2021 Wojewody Świętokrzyskiego z dnia 4 października 2021 r._

_http://edziennik.kielce.uw.gov.pl/legalact/2021/3727/_

Czy statut powinien zawierać schemat organizacyjny instytucji?

Kształtowanie struktury organizacyjnej jest wyłączną kompetencją dyrektora i organizator nie może jej ograniczać, na przykład zapisami w statucie instytucji. Próby określania struktury organizacyjnej w statucie również kończą się interwencją organu nadzoru.

Stało się tak m.in. w przypadku uchwały Rady Miasta Górowo Iławeckie w województwie warmińsko-mazurskim, która w 2015 r. podjęła uchwałę w sprawie nadania statutu ośrodkowi kultury. W statucie umieszczono bowiem załącznik zawierający schemat organizacyjny ośrodka. Wojewoda Warmińsko-Mazurski unieważnił uchwałę w całości uznając, że rada gminy w rażący sposób naruszyła prawo. Jak stwierdził wojewoda organizowanie pracy i określanie liczby etatów niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania ośrodka należy do wyłącznej kompetencji dyrektora. Dyrektor przedsiębierze tego typu działania w ramach przyznanych w budżecie gminy środków. Dlatego wszelka ingerencja rady gminy w tym zakresie stanowi naruszenie samodzielności instytucji.

_Rozstrzygnięcie Nadzorcze Nr PN.4131.264.2015 Wojewody Warmińsko-Mazurskiego z 29 września 2015 r._

_http://edzienniki.olsztyn.uw.gov.pl/legalact/2015/3387/_

Czy statut może określać jednostki wewnętrzne instytucji?Reprezentatywną zakładową organizacją związkową jest zakładowa organizacja związkowa: 1) jednostką organizacyjną albo organizacją członkowską ponadzakładowej organizacji związkowej uznanej za reprezentatywną w rozumieniu Ustawy o Radzie Dialogu Społecznego, zrzeszająca co najmniej 8% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy lub 2) zrzeszająca co najmniej 15% osób wykonujących pracę zarobkową zatrudnionych u pracodawcy.

„Czy prezydent musi uszanować rozstrzygnięcie konkursu na dyrektora instytucji kultury?” — https://xn--menederkultury-fdd.pl/czy-prezydent-musi-uszanowac-rozstrzygniecie-konkursu-na-dyrektora-instytucji-kultury/