Vademecum dokumentacji kadrowej 2023. Część 2 - ebook

Wstęp

Prawidłowe prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest jednym z najczęściej kontrolowanych przez PIP obowiązków pracodawcy. Aby pomóc zatrudniającym w prawidłowym wywiązaniu się z tych powinności, przygotowaliśmy drugą część „Vademecum dokumentacji kadrowej”. Jest to kompendium zawierające wzory dokumentów najczęściej wykorzystywanych przez pracodawców.

W tej części publikacji Czytelnicy znajdą wzory przykładowo wypełnionych dokumentów związanych z urlopami, czasem pracy i wynagrodzeniami. Do tego praktyczny komentarz eksperta, jak przygotować dany dokument – a przede wszystkim na co zwrócić uwagę, by poprawnie go wypełnić. Wszystko zilustrowane mnóstwem przykładów z praktyki kadrowej. Dzięki temu Czytelnicy z łatwością dostosują wzór do konkretnej sytuacji i własnych potrzeb.

Komentarz eksperta do każdego wzoru oprócz informacji na temat wypełniania dokumentu zawiera także opis stanu prawnego, najważniejsze orzecznictwo sądów pracy oraz stanowiska urzędowe dotyczące stosowania konkretnego pisma, regulaminu czy procedury.

Niemniej istotną, a często problematyczną kwestią jest przechowywanie pism związanych z zatrudnianiem pracowników. Dlatego też w przypadku każdego dokumentu wskazujemy, gdzie powinien być on przechowywany, zwłaszcza, że nie każdy dokument może znaleźć się w teczce personalnej pracownika.

Przedstawiamy również dokumenty, których wprowadzenie nie jest bezwzględnie wymagane przez przepisy. Ich wdrożenie może jednak przynieść pracodawcy korzyści i zabezpieczyć firmę na wypadek sporu z pracownikiem przed sądem pracy.

Pokazujemy także, na co zwracać uwagę, by nie popełnić błędu przy sporządzaniu danego dokumentu i nie narazić się na zarzuty inspektorów PIP w trakcie kontroli. Dodatkowo każdy z działów zawiera poradę w zakresie kontroli PIP dotyczącej naruszenia przez pracodawcę wybranych przepisów o urlopach, czasie pracy czy wynagrodzeniach.

Zapraszamy do lektury

redakcja

Wzory dokumentów do pobrania na: vademecum.wip.pl/czesc-2Rozdział I Urlopy wypoczynkowe

W tym rozdziale przedstawiamy wzory dokumentów związanych z udzielaniem pracownikom urlopów wypoczynkowych.

Warto wiedzieć:

 Jak w prosty i poprawny sposób przygotować plan urlopów oraz jak go stosować?

 Co muszą zawierać nie tylko wnioski urlopowe, ale też dokumenty niezbędne do przesunięcia terminu urlopu czy do odwołania pracownika z urlopu?

 Jaki zapis warto wprowadzić do regulaminu pracy (czy innego aktu wewnątrzzakładowego), aby uporządkować zasady udzielania pracownikom urlopów na żądanie?

 Dlaczego warto stosować w firmie pisemne informacje dla pracowników o konieczności wykorzystania zaległych urlopów wypoczynkowych?

 Jak poprawnie sporządzić dokument odwołania z urlopu wypoczynkowego i w jakich konkretnie sytuacjach można z niego skorzystać?

 Jakie będę sankcje dla pracodawcy w razie nieprawidłowości w ustaleniu wymiaru urlopu wypoczynkowego pracowników?

 Kiedy pracodawca może zastosować porozumienie o niewypłaceniu pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop?

W tym rozdziale Czytelnicy znajdą następujące wzory:

■ Plan urlopów na 2023 rok

■ Wniosek pracownika o urlop wypoczynkowy

■ Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego na żądanie

■ Potwierdzenie zgłoszenia i udzielenia urlopu wypoczynkowego na żądanie

■ Regulamin pracy – fragment dotyczący urlopów na żądanie

■ Wniosek pracownika o przesunięcie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego

■ Informacja o konieczności wykorzystania zaległego urlopu

■ Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego

■ Porozumienie o niewypłaceniu pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który pracownik będzie wykorzystywał w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę

Plan urlopów wypoczynkowych

Ustalanie planu urlopów jest jednym ze sposobów udzielania pracownikom należnego im w każdym roku kalendarzowym urlopu wypoczynkowego (art. 161 Kodeksu pracy). Pracodawca zapewnia sobie w ten sposób wykorzystywanie przysługującego pracownikom urlopu zgodnie z wcześniejszymi ustaleniami. Zapobiega to więc zamieszaniu i nieporozumieniom, które mogą się pojawić przy składaniu wniosków urlopowych przez wielu pracowników w tym samym terminie. O tym, jak w prosty i poprawny sposób przygotować plan urlopów oraz jak go stosować, piszemy w tym artykule.

Dowiesz się z niego:

■ Jakie informacje powinny się znaleźć w planie urlopów?

■ Którzy pracodawcy sporządzają plan urlopów wypoczynkowych?

■ Na jakie okresy tworzy się plan (na rok, pół roku, na kwartał)?

■ Czy w planie urlopów uwzględnia się również urlopy zaległe pracowników?

■ Kto konkretnie w firmie sporządza plan urlopów, a kto go zatwierdza?

■ Czy mając plan urlopów, można wymagać od pracowników jeszcze wniosków urlopowych?

PLAN URLOPÓW na 2023 ROK

wzór

Minox sp. z o.o.

Plan urlopów na 2023 rok

---------- ------------------ --------------------- --------- --------- ------------------ ----------------------------------- ----------------------
Dział Pracownik Stanowisko pracy Urlop Urlop Ilość Planowany termin wykorzystania Podpis pracownika

zaległy bieżący urlopu ogółem

Handlowy Anna Lis starszy specjalista 5 dni 26 dni 31 dni 6–24 marca (15 dni) Anna Lis

14–25 maja (8 dni)

Handlowy Sylwia Nowak młodszy specjalista 4 dni 20 dni 24 dni 9–30 stycznia (16 dni) Sylwia Nowak

23–26 października (4 dni)

Handlowy Sławomir Zaleski kasjer 5 dni 20 dni 25 dni 10–22 lutego (9 dni) Sławomir Zaleski

12–21 czerwca (8 dni)

Handlowy Bartosz Kosowski kasjer 0 dni 26 dni 26 dni 3 sierpnia – 30 sierpnia (20 dni) Bartosz Kosowski

Handlowy Mateusz Nizicki sprzedawca 3 dni 26 dni 29 dni 11–25 sierpnia (10 dni) Mateusz Nizicki

4–19 września (12 dni)
---------- ------------------ --------------------- --------- --------- ------------------ ----------------------------------- ----------------------

Sporządził: Zatwierdził:

Adam KowalskiMirosław Nowak

kierownik działu handlowegoprezes zarządu

Uwaga! Występujące we wzorach oznaczenia od 1 do 8 odnoszą się do kolejnych zagadnień omawianych w dalszej części artykułu.

Gdy nie ma planu, potrzebny będzie wniosek urlopowy

Plan urlopów muszą tworzyć pracodawcy, u których w zakładzie działają zakładowe organizacje związkowe, chyba że związki zawodowe zgodzą się na nieustalanie planu. Nie muszą, choć mogą tworzyć plan urlopów pracodawcy, u których w zakładzie nie działają związki zawodowe. Plan może ustalać zatem każdy pracodawca, nawet jeśli zatrudnia kilku pracowników.

W przypadku gdy w firmie nie tworzy się planu urlopów, pracownikom są udzielane urlopy wypoczynkowe na ich wniosek, po porozumieniu się z pracodawcą co do terminu rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Pracodawca ma obowiązek udzielić pracownikowi urlopu w roku kalendarzowym, w którym pracownik nabył do niego prawo (art. 161 Kodeksu pracy, dalej: kp) – patrz: przykład.

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Tworząc plan urlopów, pracodawca ma pewność, że urlopy będą wykorzystywane zgodnie z poczynionymi w tym dokumencie ustaleniami (art. 163 kp). Nie będzie potrzeby każdorazowego uzgadniania z pracownikiem terminu wykorzystania urlopów.
-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Najczęstszą praktyką jest planowanie na cały rok

Przepisy prawa pracy nie określają, na jaki okres ma zostać ustalony plan urlopów. W praktyce najczęściej spotyka się plany sporządzane na cały rok kalendarzowy. Nie ma jednak przeszkód, aby pracodawca sporządzał taki dokument na okresy krótsze niż rok, np. na pół roku, na kwartał.

Trzeba stworzyć dokument odpowiednio wcześniej i powiadomić pracowników

Przepisy nie określają terminu na ustalenie planu. Jednak powinien on zostać utworzony i podany do wiadomości pracowników najpóźniej na dzień przed datą, od jakiej ma obowiązywać (patrz: przykład).

Informacja dla zatrudnionych – zgodnie z firmową praktyką

Plan urlopów trzeba ustalić odpowiednio wcześnie i podać do wiadomości pracowników w sposób przyjęty w konkretnej firmie (art. 163 § 2 kp). Można:

wywiesić go na tablicy informacyjnej lub

■ rozesłać do wiadomości pracowników wewnętrzną pocztą (e-mailem), jak również

■ umieścić dokument w wewnętrznej sieci internetowej firmy – intranecie.

Sposób podawania do wiadomości pracowników ważnych dla nich informacji, np. planu urlopów, trzeba określić w przepisach wewnątrzzakładowych (regulamin pracy) albo w umowach o pracę (gdy w firmie nie ma regulaminu pracy).

Całą treść przeczytasz w pełnej wersji publikacji

Znajdziesz tam również:

Rozdział II Urlopy rodzicielskie

Rozdział III Czas pracy – planowanie i rozliczanie

Rozdział IV Czas pracy – wnioski pracowników

Rozdział V Czas pracy – systemy i okres rozliczeniowy

Rozdział VI Wynagrodzenia