Vademecum dokumentacji kadrowej. Część II - ebook
Vademecum dokumentacji kadrowej. Część II - ebook
Spis treści
Rozdział I. Urlopy wypoczynkowe
Plan urlopów wypoczynkowych
Dokument: Plan urlopów na 2015 rok
Gdy nie ma planu, potrzebny będzie wniosek urlopowy
Najczęstszą praktyką jest planowanie na cały rok
Trzeba stworzyć dokument odpowiednio wcześniej i powiadomić pracowników
Informacja dla zatrudnionych – zgodnie z firmową praktyką
Ustalenia dotyczą wszystkich zatrudnionych
Pracownicy tymczasowi – do uzgodnienia
Osoby nieobjęte planem składają wnioski
Planuje się cały urlop bieżący i zaległy – z pominięciem tego „na żądanie”
Możliwy podział na części
Co najmniej 14 dni kalendarzowych – z wyjątkiem
Urlop uzupełniający – do planu
Urlop zaległy – do 30 września
Terminy urlopów dopasowuje się zarówno do potrzeb zakładu, jak i pracownika
Uzgodnienia z załogą są ograniczone datą
Nie jest wymagany podpis pracownika
Najlepiej, aby dokument sporządzał kierownik działu
Przyda się zatwierdzenie ustaleń
PIP skontroluje
Przechowywanie – ważne do celów dowodowych
Wniosek urlopowy – zgodnie z planem
Wnioski pracowników związane z udzielaniem urlopów wypoczynkowych
Dokument: Wniosek pracownika o urlop wypoczynkowy
Forma wniosku
Co musi zawierać wniosek urlopowy
Kiedy trzeba zaakceptować wniosek
Trzeba sprawdzić, ile urlopu zostało do wykorzystania
Dokument: Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego na żądanie
Dokument: Potwierdzenie zgłoszenia i udzielenia urlopu wypoczynkowego na żądanie
Urlop na żądanie – dokumentowanie jego udzielenia
Wniosek o urlop lub potwierdzenie wykorzystania
Forma zgłoszenia żądania urlopu
Regulamin pracy – fragment dotyczący urlopów na żądanie
Elementy wniosku o urlop na żądanie
Brak uzasadnienia wniosku
Ustne żądanie urlopu – trzeba poprosić o potwierdzenie
Jak potwierdzić złożenie żądania urlopu w formie ustnej
Wypełnienie wniosku urlopowego „po fakcie”
Inne formy potwierdzenia wykorzystania urlopu na żądanie
Dokument: Wniosek pracownika o przesunięcie terminu wykorzystania urlopu wypoczynkowego
Przesunięcie terminu urlopu na wniosek pracownika
Ważne powody przesunięcia urlopu
Urlop może, ale nie musi być przesunięty
Urlop na żądanie – zapis w regulaminie pracy
Dokument: Regulamin pracy – fragment dotyczący urlopów na żądanie
Przysługują 4 dni w roku – niezależnie od stażu pracy i wymiaru etatu
Trzeba poczekać na decyzję pracodawcy
Zmiana zatrudnienia nie zwiększa rocznego limitu
Kumulacja z kilku lat – niedopuszczalna
Jak można zgłosić żądanie urlopu
Nie dokonujemy przeliczenia na godziny
Niedozwolony urlop na część dniówki oraz na dzień grafikowo wolny
Urlopy zaległe – pomocny dokument
Dokument: Informacja o konieczności wykorzystania zaległego urlopu
Zasada – urlop zgodnie z planem lub w porozumieniu z pracownikiem
Wyjątek – polecenie wykorzystania urlopu
Po zwolnieniu ze świadczenia pracy nie będzie już urlopu
Termin – do końca września kolejnego roku – z jednym wyjątkiem
Dla urlopów „na żądanie” odrębny termin
Wyznaczenie daty to jeszcze za mało
Pracownik sam nie wyznacza terminu zaległego urlopu
Pracodawcy grozi kara za wykroczenie
Informacja o konieczności skorzystania z urlopu – sposób na opornych pracowników
Data i adresat informacji
Lepiej zadziała pismo imienne
Treść informacji
Konsekwencje dla pracownika niewykorzystania urlopu w terminie
Podpis pracodawcy i potwierdzenie odbioru przez adresata
Przechowywanie dokumentu – możliwe w aktach osobowych
Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego
Dokument: Odwołanie pracownika z urlopu wypoczynkowego
Pismo – do celów dowodowych
Długość urlopu a jego przerwanie
Ograniczony katalog powodów uzasadniających decyzję pracodawcy
Zasady zwrotu kosztów
Ponowne odwołanie z tego samego urlopu
Brak ochrony przed wypowiedzeniem
Szczególne zasady dotyczące urlopu na żądanie
Termin na powrót do pracy
Podpis pod odwołaniem
Skutki niepodporządkowania się przez pracownika
Przechowywanie dokumentu
Porozumienie o niewypłacaniu ekwiwalentu
Dokument: Porozumienie o niewypłaceniu pracownikowi ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy, który pracownik będzie wykorzystywał w trakcie trwania kolejnej umowy o pracę
Zamiast ekwiwalentu urlop – tylko za zgodną wolą stron
Forma porozumienia
Treść porozumienia
Sankcje dla pracodawcy
Przechowywanie porozumienia
Z kontroli PIP – błędy przy udzielaniu urlopów wypoczynkowych
Do urlopu uzupełniającego nie stosuje się proporcjonalności
Na czym polegał błąd pracodawcy
Rada, jak należy postąpić w takiej sytuacji
Sankcje ze strony PIP w razie kontroli
Rozdział II - Urlopy rodzicielskie
Dodatkowy urlop macierzyński – 3 wnioski, które można otrzymać od pracownika
Dokument: Wniosek pracownicy – matki o dodatkowy urlop macierzyński
Dokument: Wniosek pracownika – ojca o dodatkowy urlop macierzyński
Osoby uprawnione do dodatkowego urlopu macierzyńskiego
Urodzenie dziecka na wychowawczym a dodatkowy urlop macierzyński
Data złożenia dokumentu
Adresat wniosku pracownika
Forma dokumentu
Dodatkowe informacje we wniosku
Przysługujący wymiar urlopu
Łączenie dodatkowego urlopu macierzyńskiego z pracą
Dokument: Wniosek pracownika o podjęcie pracy w okresie dodatkowego urlopu macierzyńskiego
Dokument: Informacja pracodawcy o nieuwzględnieniu wniosku pracownika o podjęcie pracy w okresie dodatkowego urlopu macierzyńskiego
Trzeba wskazać na piśmie przyczynę negatywnej decyzji
Uprawnienia pracownika
Wskazanie przepisów we wniosku
Przechowywanie dokumentów
Urlop rodzicielski – wnioski i oświadczenia pracowników
Dokument: Wniosek pracownika o urlop rodzicielski
Dokument: Oświadczenie pracownika dotyczące urlopu rodzicielskiego
Osoby uprawnione do urlopu rodzicielskiego
Urodzenie dziecka na wychowawczym
Data złożenia wniosku
Adresat dokumentu
Forma wniosku o urlop rodzicielski
Dodatkowe elementy pisma
Wymiar urlopu rodzicielskiego
Łączenie urlopu rodzicielskiego z pracą
Dokument: Wniosek pracownika o podjęcie pracy w okresie urlopu rodzicielskiego
Dokument: Informacja pracodawcy o nieuwzględnieniu wniosku pracownika o podjęcie pracy w okresie urlopu rodzicielskiego
Uprawnienia pracownika
Konsekwencje naruszenia przepisów o zwalnianiu
Wskazanie przepisów we wniosku
Przechowywanie dokumentów
Dodatkowy urlop macierzyński i urlop rodzicielski udzielane na 1 wniosek
Dokument: Wniosek pracownicy o dodatkowy urlop macierzyński i urlop rodzicielski
Osoby, które mają prawo złożyć wniosek
Data złożenia wniosku
Adresat wniosku o roczny urlop
Forma dokumentu
Wymiar urlopu
Dokument: Wniosek pracownicy w sprawie rezygnacji z dodatkowego urlopu macierzyńskiego
Dokument: Wniosek pracownicy w sprawie rezygnacji z korzystania z urlopu rodzicielskiego
Rezygnacja z urlopu w całości lub w części
Dokument: Wniosek pracownika o dodatkowy urlop macierzyński
Dokument: Wniosek pracownika o urlop rodzicielski
Przejęcie urlopu dodatkowego i rodzicielskiego przez ojca
Uprawnienia pracownika
Wskazanie przepisów we wniosku
Przechowywanie dokumentów
Wniosek o urlop wychowawczy
Dokument: Wniosek o urlop wychowawczy
Oświadczenie o braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego
Prawo do urlopu wychowawczego ma tylko pracownik z odpowiednim stażem ogólnym
Podwładny musi dotrzymać terminu na sporządzenie dokumentu
Pismo powinno zawierać określone treści
Maksymalny wymiar urlopu to 3 lata
Nie jest konieczne jednorazowe skorzystanie
Sam wniosek nie wystarczy – potrzebne też udzielenie urlopu przez pracodawcę
Pracownik powinien złożyć dodatkowe dokumenty
Rezygnacja z urlopu jest dopuszczalna
Oświadczenie o wycofaniu wniosku o udzielenie urlopu wychowawczego
Można pracować, a także uczyć się i szkolić
Urlop wychowawczy a urlop wypoczynkowy
Po złożeniu wniosku pracownika trudniej jest zwolnić
Wniosek i oświadczenie – w aktach osobowych
Z kontroli PIP – błędy w przepisach o uprawnieniach rodzicielskich
Odmowa udzielenia dni na opiekę grozi grzywną
Na czym polegał błąd pracodawcy
Rada, jak należy postąpić w takiej sytuacji
Sankcje ze strony PIP w razie kontroli
Rozdział III - Czas pracy – planowanie i rozliczanie
Czas pracy – 16 praktycznych wzorów zapisów w regulaminie pracy z komentarzem
4 zasady dotyczące regulaminu pracy
Wzór 1: Potwierdzenie zapoznania się z treścią regulaminu pracy
Niektóre systemy zapisuje się w innych aktach
Przykładowe zapisy fakultatywne
Wzór 2: System podstawowy, stałe dni i godziny pracy – wzór zapisu w regulaminie
Zawsze można wydłużyć okres rozliczeniowy do 12 miesięcy
Grafik nie jest konieczny
Wzór 3: System podstawowy, praca zmianowa – wzór zapisu w regulaminie
Stałe godziny zmian trzeba wskazać w regulaminie, a przy ich braku odesłać do grafiku
Wzór 4: Zapis w regulaminie pracy w zakresie ruchomego czasu pracy
Ruchomy czas pracy – przede wszystkim w układzie zbiorowym lub w porozumieniu
Wzór 5: System równoważny z przedłużeniem dobowym do 12 godzin – wzór zapisu w regulaminie
Można wydłużyć okres rozliczeniowy
Wzór 6: System równoważny z przedłużeniem dobowym do 16 lub 24 godzin – wzór zapisu w regulaminie
Wzór 7: System zadaniowy – wzór zapisu w regulaminie
Co trzeba uzgodnić z pracownikiem
Wzór 8: 15-minutowa przerwa w pracy – wzór zapisu w regulaminie
Wzór 9: Przerwa lunchowa – wzór zapisu w regulaminie
Jak ustalić pory wykorzystania przerwy
Dopuszczalna przerwa tylko w niektóre dni tygodnia
Wzór 10: Pora nocna – wzór zapisu w regulaminie
Szczególne zapisy dotyczą kierowców
Wzór 11: Pora nocna kierowców – wzór zapisu w regulaminie
Trzeba dobrze przemyśleć ustalenia
Wzór 12: Niedziele, święta – wzór zapisu w regulaminie
Wzór 13: Polecanie i rekompensowanie pracy nadliczbowej – wzór zapisu w regulaminie
Pomocny będzie zapis w regulaminie
Roczny limit – 150 godzin lub więcej
Stanowisko MPiPS jest inne
Sposoby na rekompensatę nadgodzin
Dopuszczalna rekompensata mieszana
Ostatecznie decyduje pracodawca
Wzór 14: Ryczałtowa zapłata za nadgodziny – wzór zapisu w regulaminie
Zapisy w regulacjach wewnętrznych pracodawcy
Jak ustalić wysokość ryczałtu
Wzór 15: Tworzenie grafików czasu pracy – wzór zapisu w regulaminie
Pracownicy muszą poznać grafik tydzień wcześniej
Dokument dla konkretnego pracownika lub dla grupy
Zapis o możliwości zmiany grafiku
Warto użyć zwrotu „w szczególności”
Wzór 16: Wyjścia prywatne – wzór zapisu w regulaminie
Najlepiej ustalić, że odpracować można do końca okresu rozliczeniowego
Z kontroli PIP – błędy w planowaniu czasu pracy
Ciągły dyżur pod telefonem to wykroczenie
Na czym polegał błąd pracodawcy
Rada, jak należy postąpić w takiej sytuacji
Sankcje ze strony PIP w razie kontroli
Rozdział IV - Czas pracy – wnioski pracowników
Pracodawca nie ma obowiązku uwzględnienia wniosków pracownika – poza jednym
Dokument: Wniosek pracownika o system skróconego tygodnia pracy
Należy wskazać datę i adresata pisma
Podpis pracownika pod składanym dokumentem musi być własnoręczny
Nie ma bezwzględnego obowiązku uwzględnienia prośby o system skróconego tygodnia pracy
Dokument: Wniosek pracownika o weekendowo-świąteczny system czasu pracy
Akceptacja wniosku powoduje konieczność dokonania zmian w zawartej umowie o pracę
Nie ma wymogów formalnych do treści pisma
Podpis pod wnioskiem ma być własnoręczny
Niekoniecznie trzeba się godzić na propozycje pracownika
Dokument: Wniosek pracownika o indywidualny rozkład czasu pracy
Wniosek możliwy w każdym momencie trwania umowy
Wystarczy sama prośba o zmianę rozkładu
Podpis pod wnioskiem – musi być własnoręczny
Można odrzucić prośbę podwładnego
Zgoda na indywidualny rozkład uwalnia od grafików
Dokument: Wniosek pracownika o poinformowanie o zatrudnianiu osób pracujących w nocy
Wniosek składa pracujący w nocy
Pracodawca musi powiadomić PIP
Przechowywanie – w części B teczki osobowej
Dokument: Wniosek pracownika o objęcie go ruchomym czasem pracy
W ruchomym czasie pracy możliwe dwa warianty
Wniosek – tylko w formie pisemnej
Zgoda na ruchome godziny pracy uwalnia od grafików
Rozdział V - Czas pracy – systemy i okres rozliczeniowy
Pracodawca może zastosować kilka systemów czasu pracy
Dokument: Fragment regulaminu pracy dotyczący systemów czasu pracy wprowadzonych w zakładzie
Wprowadzenie danego systemu czasu pracy
System podstawowy czasu pracy
System równoważnego czasu pracy
Praca w ruchu ciągłym
Przerywany czas pracy
System zadaniowy
Indywidualny rozkład czasu pracy
Wniosek o indywidualny rozkład czasu pracy
Skrócony tydzień pracy
Wniosek o system skróconego tygodnia pracy
System weekendowy
Skrócenie czasu pracy
Praca zmianowa – przykład zapisu w regulaminie pracy
Ruchomy czas pracy
Okres rozliczeniowy jest zależny od systemu czasu pracy, ale można go wydłużyć
Dokument: Zapis w układzie zbiorowym pracy o wprowadzeniu 12-miesięcznego okresu rozliczeniowego
Dokument: Porozumienie w sprawie stosowania 12-miesięcznych okresów rozliczeniowych
Aby skorzystać na zmianach, pracodawca musi spełnić ustawowe przesłanki
12-miesięczny okres rozliczeniowy – w układzie lub za porozumieniem
Dokument musi zawierać niezbędne dane
Rozdział VI - Wynagrodzenia
Ryczałt za nadgodziny powinien uwzględniać maksymalny limit pracy nadliczbowej
Dokument: Fragment regulaminu pracy oraz umowy dotyczący ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych
Ryczałt nie dla wszystkich
Wprowadzanie ryczałtu
Ustalanie wysokości świadczenia
Trzeba zachować limity nadgodzin
Roszczenie o dodatkową zapłatę za nadgodziny
Zmiana wynagrodzenia pracownika lub zmniejszenie etatu
Praca w dniu wolnym
Ewidencja w ograniczonym zakresie
Sankcje za nieprawidłowe stosowanie ryczałtowej rekompensaty
Przechowywanie dokumentów
Zasady dotyczące rozliczania podróży służbowych można modyfikować
Dokument: Regulamin wynagradzania – zapisy dotyczące rozliczania podróży służbowych
Zapis regulaminowy dotyczący diety
Oświadczenia związane z rozliczeniem delegacji
Noclegi w czasie delegacji – co warto uregulować
Przejazdy w czasie podróży służbowej
Inne (dodatkowe) wydatki w delegacji
Zaliczka na poczet wydatków w delegacji
Wniosek pracownika o zaliczkę na koszty podróży służbowej
Termin na rozliczenie kosztów podróży
Egzekucja z wynagrodzenia – obowiązki pracodawcy w zakresie dokumentacji
Zasady potrącania z wynagrodzenia
W świadectwie pracy od poprzedniego pracodawcy jest zapis o zajęciu pensji
Dokument: Zawiadomienie komornika sądowego o zatrudnieniu pracownika, którego wynagrodzenie podlega egzekucji
Dokument: Informacja o zatrudnieniu pracownika, którego pensja podlega zajęciu, skierowana do poprzedniego pracodawcy
Informacja o zajęciu wynagrodzenia otrzymana w trakcie stosunku pracy
Dokument: Informacja dla komornika w związku z zajęciem przez niego wynagrodzenia pracownika
Kilka tytułów egzekucyjnych = kolejny dokument do sporządzenia
Dokument: Informacja dla komorników w przypadku zbiegu tytułów egzekucyjnych
Dokument: Informacja w przypadku zbiegu egzekucji sądowej i administracyjnej
Rozwiązanie stosunku pracy z pracownikiem, którego wynagrodzenie podlega egzekucji
Dokument: Powiadomienie komornika o rozwiązaniu umowy z pracownikiem, który ma zajęcie wynagrodzenia
Dokument: Fragment świadectwa pracy dotyczący informacji o zajęciu wynagrodzenia
Sankcje, które grożą pracodawcy
Przechowywanie dokumentacji dotyczącej zajęcia komorniczego wynagrodzenia
Z kontroli PIP – błędy przy potrącaniu z wynagrodzenia
Potrącenie nadpłaty pensji – bez zgody pracownika niedopuszczalne
Na czym polegał błąd pracodawcy
Rada, jak należy postąpić w takiej sytuacji
Kategoria: | Pracy |
Zabezpieczenie: |
Watermark
|
ISBN: | 978-83-269-3887-0 |
Rozmiar pliku: | 13 MB |