Procedury naboru pracowników - ebook

WSTĘP

Zarządzanie zasobami ludzkimi w przedsiębiorstwie polega na optymalnym wykorzystaniu umiejętności pracowników na drodze do osiągnięcia celów całej organizacji przy równoczesnym zaspokajaniu potrzeb tychże pracowników. Chodzi tu o ich rozwój zawodowy poprzez szkolenia i drogi awansu. Zadaniem skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi jest takie oddziaływanie na pracowników, by firma osiągała zamierzone cele.

W skład procesu zarządzania kadrami wchodzą takie elementy jak: planowanie zasobów ludzkich, rekrutacja, selekcja, ocenianie pracowników, ich wynagradzanie oraz szkolenie i dbanie o ich rozwój. Jest to szeroki zakres czynności.

Jedną z podstawowych funkcji zarządzania zasobami ludzkimi w firmie jest zatrudnianie pracowników. Profesjonalne podejście do rekrutacji personelu powinno wychodzić od głównych celów zarządzania zasobami ludzkimi i uwzględniać nadrzędne cele organizacji oraz zapewniać firmie kompetentnych pracowników zatrudnionych na korzystnych warunkach finansowych. Znaczącym elementem funkcji personalnej jest efektywne wykorzystanie dostępnych procedur naboru pracowników, odpowiadających charakterowi danego stanowiska, aktualnym potrzebom przedsiębiorstwa oraz warunkom na rynku pracy.

Celem niniejszej pracy jest ocena efektywności poszczególnych metod naboru w przedsiębiorstwie oraz wskazanie najbardziej przydatnej z nich dla realizacji nadrzędnych celów badanej firmy. Uwagi na temat procesu naboru są dostępne w literaturze przy okazji problematyki zarządzania zasobami ludzkimi. Niniejsza praca zbiera dostępne informacje, dokonując ich syntezy i wzbogacając je o wnioski płynące z zastosowania dostępnych metod rekrutacji i selekcji w praktycznym działaniu podczas przeprowadzania naboru w jednym z przedsiębiorstw.

Praca składa się z trzech rozdziałów.

W pierwszym rozdziale omówiono problematykę polityki personalnej w kontekście naboru pracowników, mających realizować cele działalnoś ci firmy. Na podstawie dostępnej literatury przedmiotu zaprezentowano tu poszczególne funkcje, jakie pełni w przedsiębiorstwie polityka kadrowa. Zostały tu także przedstawione cele polityki personalnej realizowane poprzez odpowiednio przeprowadzony nabór nowych pracowników.

Drugi rozdział dotyczy poszczególnych elementów procesu rekrutacji i selekcji pracowników. Omówiono w nim procedury związane z rekrutacją oraz metody selekcji pracowników starających się o przyjęcie do pracy. Zaprezentowano również warunki efektywnego naboru pracowników.

Trzeci rozdział prezentuje praktyczne zastosowanie wybranych metod rekrutacji i selekcji na podstawie naboru przeprowadzanego w szwajcarskiej firmie X z siedzibą w Dąbrowie Górniczej. Dokonano także oceny skuteczności zastosowanych metod wraz ze wskazaniem tej, dzięki której nabór osiąga najbardziej optymalne rezultaty. Wnioski zostały wyciągnięte na podstawie danych statystycznych oraz własnej działalności w dziale kadr w przedsiębiorstwie X. Stąd mają one wymiar nie tylko teoretyczny, ale również praktyczny.

ROZDZIAŁ I Nabór pracowników jako funkcja personalna

1. Pojęcie i cele polityki personalnej w firmie

Nieustannie rosnąca konkurencja na rynku pracy powoduje, że coraz większego znaczenia nabiera nie tylko elastyczność działania i umiejętność wprowadzania koniecznych zmian, ale przede wszystkim ilość i jakość zatrudnianych przez firmę pracowników.^(\ 1) „Nowoczesna praktyka zarządzania zasobami ludzkimi opiera się na odpowiednich dla firmy i pracujących w niej ludzi procedurach doboru, selekcji i rozwoju kadr, systemach wynagradzania, szkolenia i oceny pracy. W takim kontekście polityka personalna jest rozumiana jako jedno z niezbędnych narzędzi służących firmie do osiągnięcia pożądanych, wynikających ze specyfiki jej strategii wyników.”

Polityka kadrowa realizuje dwa równorzędne cele:

1. podstawowy (biznesowy), jest związany z organizowaniem pracy i zwiększaniem jej efektywności, zapewnia sprawne kierowanie przedsiębiorstwem i osiąganie przez nie lepszych wyników ekonomicznych,

2. związany z człowiekiem (socjalny), który uważany jest powszechnie za drugorzędny, jest jednak ważny dla osiągnięcia celu biznesowego, a polega na zaspokojeniu indywidualnych i grupowych potrzeb, aspiracji i oczekiwań pracowników.

Skuteczność polityki personalnej zależy od tego, by dział ania podejmowane w działach personalnych wynikały zarówno z obecnych potrzeb, jak i strategii rozwoju firmy. Działania te muszą tworzyć spójny system, nie mieć charakteru jedynie okazjonalnego, a cele i zasady polityki kadrowej muszą być jawne, jasne, zrozumiałe i akceptowane przez pracowników. Obecnie polityka personalna koncentruje się na właściwym i pełnym wykorzystaniu istniejącego potencjału pracowników oraz elastycznych formach zatrudnienia. Dzięki temu przedsiębiorstwo zachowuje zdolność do efektywnego działania i racjonalnego wykorzystania wszystkich posiadanych zasobów. Tak więc zadaniem działu personalnego jest pomaganie pracownikom w ich funkcjonowaniu w organizacji, koordynacja i wykonywanie prac związanych z osobowymi i formalnymi aspektami pracy oraz pomoc kierownikom w przeprowadzaniu działań dotyczących zatrudnionych.

Podsumowując: „praca kadrowa, utożsamiana z funkcją personalną, to zbiór wszystkich działań odnoszących się do pracowników, nastawionych na osiąganie celów organizacji oraz na zaspokajanie potrzeb pracowników.”^(\ 2)

Funkcja personalna jest jedną z podstawowych funkcji w każdej organizacji, które są niezbędne do osiągania jej celów. Funkcja personalna dotyczy „efektywnego pozyskiwania i wykorzystywania zasobów ludzkich firmy. Funkcja ta, określana współcześnie najczęściej terminem zarządzania zasobami ludzkimi, spełniana jest zarówno przez specjalistyczne służby jak i przez menedżerów liniowych, przy coraz częstszym korzystaniu z usług doradców personalnych. Konkretne rozwiązania organizacyjne zależą od strategii, wielkości i specyfiki firmy, jak również jej kultury organizacyjnej.”^(\ 3)

Nowe metody zarządzania zasobami ludzkimi opracowywane są w związku z rosnącą konkurencją na rynku i pojawianiem się nowych technologii, które wymuszają na pracodawcach nowe sposoby organizacji firm, by móc szybko i skutecznie odpowiadać na zapotrzebowania klientów.

„Celem zarządzania zasobami ludzkimi jest dobór takich pracowników, którzy najlepiej będą realizować plany przedsiębiorstwa, przy czym oczekuje się, że organizacja stworzy swoim ludziom warunki pracy gwarantujące maksymalny rozwój ich zdolności i umiejętnoś ci. Rekrutacja ma na celu nie tylko utrzymanie odpowiedniej liczby zatrudnionych, lecz przede wszystkim selekcję osób, których charakter i osobowość doskonale podkreśla image firmy i odpowiada jej tradycji.”^(\ 4) Tak wię c celem polityki personalnej jest rekrutacja i selekcja takich pracowników, którzy poprowadzą firmę do sukcesu dzięki swoim umiejętnościom i odpowiedniej postawie. Przy czym nie chodzi tu wcale o dobór ludzi spełniających jedynie standardowe oczekiwania. Czasem dobrze jest dla rozwoju firmy zatrudnić ludzi, którzy nie są konformistami, ale ludźmi mogącymi wpłynąć na dalszy rozwój całej firmy dzięki swoim oryginalnym pomysłom i odwadze.

Zasoby ludzkie traktowane są w procesie zarządzania jako zasoby strategiczne. W związku z tym planowanie strategiczne jest w dużej mierze związane z określeniem, jacy pracownicy będą potrzebni do osiągnięcia przyjętej przez przedsiębiorstwo strategii oraz w jaki sposób będzie można tych ludzi pozyskać. Tym zajmuje się kierownictwo danego działu lub komórki organizacyjnej – zgłasza zapotrzebowanie na przyjęcie pracowników. Z kolei pracownik personalny „opracowuje strategię personalną, współtworzy plan zatrudnienia, przygotowuje proces rekrutacji pracowników, w tym odpowiada za ogłoszenia prasowe; udziela informacji kandydatom, analizuje nadesłane dokumenty, dokonuje wstępnej selekcji, prowadzi pierwsze rozmowy kwalifikacyjne, pełni rolę doradczą na wszystkich etapach doboru, załatwia formalności związane z przyjęciem do pracy; ocenia potencjał pracowników, uczestniczy w identyfikowaniu potrzeb szkoleniowo-rozwojowych, organizuje przedsięwzięcia szkoleniowo-rozwojowe, ocenia efektywność tych działań.” Wszystkie te zadania związane z realizacją funkcji personalnej wymagają od pracowników przygotowania merytorycznego i wysokich kompetencji, które zapewnią skuteczne wykonanie zadań bez ponoszenia przez firmę zbędnych kosztów.

Celem strategicznego zarządzania zasobami ludzkimi jest stworzenie takiej strategii personalnej, która pozwoli na wykorzystanie silnych stron zasobów ludzkich dla umożliwienia realizacji strategii ogólnej organizacji. Strategia personalna musi stanowić przemyślaną i długofalową koncepcję wykorzystania kluczowego zasobu firmy, jakim jest kapitał ludzki, decydujący o sukcesie w walce konkurencyjnej. Warto zatem podkreślić, że „celem zarządzania zasobami ludzkimi jest pełne wykorzystanie rozmaitych kompetencji, kwalifikacji, umiejętności, okoliczności osobistych oraz zasobów psychicznych pracowników z uwzględnieniem różnic indywidualnych między nimi.”^(\ 5)

Polityka personalna firmy opiera się na założeniu, że to właśnie pracownicy wcielają w życie główne zadania i cele firmy. W związku z tym niezbędna w procesie rekrutacji jest integracja strategii firmy z planem zatrudnienia.

Proces pozyskiwania i wykorzystywania zasobów ludzkich składa się z kilku specjalistycznych działań, które mają za zadanie zapewnienie osiągnięcia założonych przez przedsiębiorstwo celów wyrażonych w jego misji. Punktem wyjścia jest określenie potrzeb kadrowych w aspekcie pożądanych kwalifikacji i kompetencji pracowników oraz ustalenie poziomu i struktury zatrudnienia.^(\ 6)

2. Funkcje polityki personalnej

Funkcja personalna obejmuje takie obszary zarządzania zasobami ludzkimi jak: projektowanie i rozwój organizacji, planowanie zatrudnienia, rekrutacja i selekcja, rozwój i szkolenia, wynagradzanie pracowników, stosunki pracownicze, BHP, świadczenia, administrowanie zasobami ludzkimi, spełnianie wymogów ustawowych oraz inne problemy związane ze stosunkiem zatrudnienia.^(\ 7)

„Polityka dotycząca zasobów ludzkich to stałe wytyczne na temat metod, jakie organizacja zamierza stosować w zarządzaniu ludźmi. Definiuje ona uznawane przez organizację wartości dotyczące sposobów, w jakie powinno się traktować ludzi, i na tej podstawietworzy zasady, według których menedżerowie mają działać w odniesieniu do spraw związanych z zasobami ludzkimi.

" Każda organizacja powinna mieć wypracowaną własną politykę personalną, zgodną z zało żeniami i celami firmy. Dobrze sformułowana polityka personalna daje jasne wytyczne menedżerom przy podejmowaniu przez nich decyzji. Ponadto jest gwarantem sprawiedliwego traktowania pracowników. Innymi słowy polityka dotycząca zasobów ludzkich jest swego rodzaju filozofią firmy, wyraża się poprzez jej stosunek do pracowników, obowiązków społecznych oraz wartości, które są wyznawane przez całą organizację. Polityka personalna powinna zasadzać się na jasno sformułowanych wartościach. Wartości te mogą odnosić się do takich obszarów jak: warunki pracy, sprawiedliwość, misja i cele firmy.

Sposób realizacji funkcji personalnej w ciągu stuleci ewoluował powoli. Chwilą przełomową było odstąpienie od założenia mówiącego, że podstawowym mechanizmem pobudzania ludzi do pewnych zachowań jest zagrożenie utratą pracy i ścisły nadzór. Moment ten nastąpił na przełomie XIX i XX wieku i zapoczątkował ewolucję sposobu realizacji funkcji personalnej w przedsiębiorstwie. W miejsce bodźca zagrożenia utratą pracy wprowadzono stosowanie nagród płacowych dla wyróżniających się pracowników. Szkoła stosunków międzyludzkich wzbogaca funkcję personalną o problem relacji między kierownictwem i pracownikami, a poziom wydajności uzależnia od zadowolenia tych ostatnich. Po II wojnie światowej funkcja personalna została wzbogacona o zagadnienia ochrony pracy, partycypacji, humanizacji pracy, doskonalenia i rozwoju zawodowego. Lata 80. XX wieku są początkiem dominacji zarządzania zasobami ludzkimi, które to staje się postulowaną formułą sprawowania funkcji personalnej organizacji.^(\ 8)

2.1 Klasyfikacja funkcji polityki personalnej

Polityka personalna wyrażona w ogólnych pojęciach i opierająca się na ogólnie przyjmowanych wartościach, nie spełniałaby praktycznych funkcji, będąc jedynie w sferze deklaracji. Dlatego też niezmiernie ważne jest sformułowanie szczegółowych funkcji odnoszących się do poszczególnych sfer życia pracowników i elementów funkcjonowania organizacji.

Obok polityki ogólnej firma powinna wypracować zasady postępowania w takich dziedzinach jak: „równe szanse, zarządzanie różnorodnością, zależności między wiekiem pracownika a jego zatrudnieniem, awansowanie, równowaga między pracą a życiem osobistym, rozwój pracowników, wynagrodzenia, zaangażowanie i udział, stosunki pracy, stosowanie nowych technologii, BHP, dyscyplina pracy, skargi, zwolnienia z pracy, zapobieganie wypadkom molestowania seksualnego, przeciwdziałanie zastraszaniu pracowników, przeciwdziałanie nadużywaniu środków odurzających, palenie tytoniu, AIDS, korzystanie z poczty elektronicznej.”^(\ 9)

W dużych przedsiębiorstwach podstawowe funkcje zarządzania zasobami ludzkimi można odnieść do czterech funkcji zarządzania w ogóle. Funkcjami podstawowymi w obszarze zatrudnienia są planowanie zatrudnienia, organizowanie kadr, motywowanie oraz kontrolowanie pracowników:

1. planowanie zatrudnienia, mające na celu ustalenie przyszłych potrzeb kadrowych i przygotowanie działań mających je zaspokoić. Obejmuje ono określenie rodzaju i liczby przyszłych pracowników, sposobów rekrutacji, metod doboru, szkoleń i sposobów doskonalenia,

2. organizowanie kadr (zespołów pracowniczych), czyli pełne wykorzystanie potencjału pracowników oraz zwrócenie uwagi na efektywność działania przedsiębiorstwa. Wiąże się to z rekrutacją i selekcją odpowiednich pracowników, ale także z ich adaptacją, integracją i doskonaleniem,

3. motywowanie pracowników, jest to jedna z najważniejszych funkcji zarządzania zasobami ludzkimi, wiąże się bezpośrednio z systemami wynagrodzeń, ale także z relacjami społecznymi w pracy,

4. kontrolowanie pracowników zmierza do tego, aby faktyczna działalność zatrudnionych odpowiadała planowanej. Celem kontroli jest analizowanie przyczyn niepowodzeń i pomoc w dalszej realizacji zadań.

Realizacja funkcji personalnej w zakresie naboru pracowników ma istotne znaczenie w procesie kształtowania kadr. Odpowiednio dobrani pracownicy będą sprawniej realizować cele firmy i osiągać wymierne efekty pracy. Warto zatem zwrócić uwagę na klasyfikację polityki personalnej w kontekście naboru nowych pracowników.

2.2 Planowanie potrzeb personalnych

„W aspekcie funkcjonowania przedsiębiorstwa pojęcie planowania zatrudnienia definiowane jest w różny sposób. Jedno nie ulega wątpliwości, że planowanie to, odnosząc się do przyszłości, powinno dawać wyobrażenie o docelowym stanie i strukturze zatrudnienia. Zasadniczym zadaniem planowania staje się zatem właściwa alokacja kadr, rozumiana jako powierzenie każdemu pracownikowi zadań i funkcji odpowiadających jego kwalifikacjom, specjalności i predyspozycjom, za zarazem sprzyjających zadowoleniu z pracy oraz indywidualnemu rozwojowi.”^(\ 10) Z kolei dla przedsiębiorstwa planowanie zatrudnienia powinno przyczyniać się do poprawy wydajności pracy, jednak by spełniało te wszystkie warunki, musi stanowić integralną część strategicznego planowania w organizacji. Dlatego też planowanie zatrudnienia jest warunkowane przez takie parametry jak: możliwości zbytu, wielkość produkcji, zysk, inwestycje, zdolność finansowania, dane statystyczne dotyczące struktury personelu według wieku i płci oraz wskaźniki ilustrujące zjawisko fluktuacji i płynności kadr.^(\ 11)

„Planowanie zasobów ludzkich polega na ustaleniu dział ań, jakie należy podjąć, aby dana organizacja w przyszłości posiadała zasoby ludzkie niezbędne do osiągnięcia założonych celów strategicznych. sprowadza się ono do określenia niezbędnego stanu organizacji pod względem zasobów ludzkich w przyszłości oraz przedsięwzięć, jakie należy zrealizować, aby wymagany stan osiągnąć.

" Wcześniej używano zwrotów „planowanie zatrudnienia” lub „planowanie siły roboczej” na oznaczenie ilościowego podejścia do wyznaczania potrzeb kadrowych i sposobów ich zaspokajania. Było to związane ze stabilną sytuacją rynkową. obecnie, wobec dynamicznie zmieniających się warunków, istnieje potrzeba tworzenia organizacji o znacznie bardziej elastycznych strukturach. Obok podejścia ilościowego, dużą wagę przywiązuje się do jakościowych aspektów związanych z zasobami ludzkimi. Plany zawierają zatem nie tylkoinformacje o liczbie pracowników, ale także o ich motywowaniu do określonych działań.

„planowanie zatrudnienia ma na celu zapewnienie organizacji właściwej liczby pracowników o właściwych cechach, na właściwych stanowiskach pracy, w odpowiednim czasie i w ramach określonych środków finansowych. Prowadzi się je po to, aby z jednej strony – zabezpieczyć przedsiębiorstwo przed niedoborem zasobów ludzkich niezbędnych do realizacji wyznaczonych celów, a z drugiej strony – aby nie dopuścić do wzrostu kosztów pracy poprzez nadmiar pracowników. Dzięki planowemu podejściu do zasobów ludzkich możliwe są racjonalne działania w zakresie:

– pozyskania właściwej liczby pracowników o odpowiednich cechach,

– utrzymania właściwej liczby pracowników o odpowiednich cechach,

– wykorzystania posiadanych zasobów ludzkich,

– szkolenia pracowników stosownie do potrzeb,

– zwolnienia pracowników nieprzydatnych do realizacji celów organizacji.

Planowanie zasobów ludzkich jest w szerokim znaczeniu przewidywaniem przyszłych działań w poszczególnych obszarach z uwzględnieniem związków między planowaniem potrzeb personalnych a planami sprzedaży, produkcji, inwestycji, finansów i organizacji. Skuteczność wymaga zintegrowania tych wszystkich obszarów na poziomie operacyjnym, taktycznym i strategicznym. Z kolei w węższym znaczeniu planowanie zasobów ludzkich oznacza przewidywanie niezbędnej w określonym czasie i miejscu liczby pracowników o odpowiednich kwalifikacjach, zmian w strukturze zatrudnienia oraz przyporządkowania pracowników do poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk pracy. Jest to punkt wyjś cia w procesach pozyskiwania i zwalniania pracowników. Obejmuje trzy dziedziny planowania:

1. planowanie potrzeb personalnych

2. planowanie wyposażenia personalnego

3. planowanie obsad personalnych.^(\ 12)

Planowanie potrzeb personalnych powinno opierać się na następujących kwestiach:

1. rekrutacja, czyli określenie liczby kandydatów, umiejętności, wymaganych postaw oraz metod pozyskiwania kandydatów

2. utrzymanie, czyli wzbudzanie poczucia przywiązania do firmy w celu zatrzymania cennych pracowników

3. redukcja zatrudnienia, która, jeśli okaże się konieczna, powinna być przeprowadzona w sposób bardzo umiejętny

4. szkolenia i kursy organizowane w celu doskonalenia już posiadanych umiejętności lub nabycia nowych.^(\ 13)

Planowanie personelu służyć powinno określeniu optymalnej wielkości i struktury zatrudnienia, która umożliwia redukcję kosztów dzięki zapobieganiu nadmiernemu zatrudnieniu. Ponadto diagnozować ma kwalifikacje pracowników pożądanych z punktu widzenia działalności przedsiębiorstwa w odniesieniu do nowo pozyskanych kadr. Planowanie personelu kieruje właściwą alokacją kadr pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi przedsiębiorstwa. Pracownicy kadrowi odpowiadają za finansową stronę zatrudnienia, gdyż to od nich zależą koszty szkoleń, odejść pracowników, kosztyzwiązane z pozyskiwaniem nowych oraz z ich adaptacją na nowym stanowisku pracy.