-
W empik go
Procesy biznesowe w pigułce. Przewodnik dla początkujących wraz ze wstępem do BPMN - ebook
Wydawnictwo:
Data wydania:
3 lipca 2023
Format ebooka:
EPUB
Format
EPUB
czytaj
na czytniku
czytaj
na tablecie
czytaj
na smartfonie
Jeden z najpopularniejszych formatów e-booków na świecie.
Niezwykle wygodny i przyjazny czytelnikom - w przeciwieństwie do formatu
PDF umożliwia skalowanie czcionki, dzięki czemu możliwe jest dopasowanie
jej wielkości do kroju i rozmiarów ekranu. Więcej informacji znajdziesz
w dziale Pomoc.
Multiformat
E-booki w Virtualo.pl dostępne są w opcji multiformatu.
Oznacza to, że po dokonaniu zakupu, e-book pojawi się na Twoim koncie we wszystkich formatach dostępnych aktualnie dla danego tytułu.
Informacja o dostępności poszczególnych formatów znajduje się na karcie produktu.
Format
PDF
czytaj
na laptopie
czytaj
na tablecie
Format e-booków, który możesz odczytywać na tablecie oraz
laptopie. Pliki PDF są odczytywane również przez czytniki i smartfony,
jednakze względu na komfort czytania i brak możliwości skalowania
czcionki, czytanie plików PDF na tych urządzeniach może być męczące dla
oczu. Więcej informacji znajdziesz w dziale Pomoc.
Multiformat
E-booki w Virtualo.pl dostępne są w opcji multiformatu.
Oznacza to, że po dokonaniu zakupu, e-book pojawi się na Twoim koncie we wszystkich formatach dostępnych aktualnie dla danego tytułu.
Informacja o dostępności poszczególnych formatów znajduje się na karcie produktu.
Multiformat
E-booki sprzedawane w księgarni Virtualo.pl dostępne są w opcji
multiformatu - kupujesz treść, nie format. Po dodaniu e-booka do koszyka
i dokonaniu płatności, e-book pojawi się na Twoim koncie w Mojej
Bibliotece we wszystkich formatach dostępnych aktualnie dla danego
tytułu. Informacja o dostępności poszczególnych formatów znajduje się na
karcie produktu przy okładce. Uwaga: audiobooki nie są objęte opcją
multiformatu.
czytaj
na laptopie
Pliki PDF zabezpieczone watermarkiem możesz odczytać na dowolnym
laptopie po zainstalowaniu czytnika dokumentów PDF. Najpowszechniejszym
programem, który umożliwi odczytanie pliku PDF na laptopie, jest Adobe
Reader. W zależności od potrzeb, możesz zainstalować również inny
program - e-booki PDF pod względem sposobu odczytywania nie różnią
niczym od powszechnie stosowanych dokumentów PDF, które odczytujemy
każdego dnia.
Informacje na temat zabezpieczenia e-booka znajdziesz na karcie produktu
w "Szczegółach na temat e-booka". Więcej informacji znajdziesz w dziale
Pomoc.
czytaj
na tablecie
Aby odczytywać e-booki na swoim tablecie musisz zainstalować specjalną
aplikację. W zależności od formatu e-booka oraz systemu operacyjnego,
który jest zainstalowany na Twoim urządzeniu może to być np. Bluefire
dla EPUBa lub aplikacja Kindle dla formatu MOBI.
Informacje na temat zabezpieczenia e-booka znajdziesz na karcie produktu
w "Szczegółach na temat e-booka". Więcej informacji znajdziesz w dziale
Pomoc.
czytaj
na czytniku
Czytanie na e-czytniku z ekranem e-ink jest bardzo wygodne i nie męczy
wzroku. Pliki przystosowane do odczytywania na czytnikach to przede
wszystkim EPUB (ten format możesz odczytać m.in. na czytnikach
PocketBook) i MOBI (ten fromat możesz odczytać m.in. na czytnikach Kindle).
Informacje na temat zabezpieczenia e-booka znajdziesz na karcie produktu
w "Szczegółach na temat e-booka". Więcej informacji znajdziesz w dziale
Pomoc.
czytaj
na smartfonie
Aby odczytywać e-booki na swoim smartfonie musisz zainstalować specjalną
aplikację. W zależności od formatu e-booka oraz systemu operacyjnego,
który jest zainstalowany na Twoim urządzeniu może to być np. iBooks dla
EPUBa lub aplikacja Kindle dla formatu MOBI.
Informacje na temat zabezpieczenia e-booka znajdziesz na karcie produktu
w "Szczegółach na temat e-booka". Więcej informacji znajdziesz w dziale
Pomoc.
Czytaj fragment
Pobierz fragment
Pobierz fragment w jednym z dostępnych formatów
LUB
24,99 zł za tytuł
Tytuł dostępny w abonamencie Empik Go już od 24,99 zł / 30 dni
Sprawdź
Słuchaj i czytaj w abonamencie Go Standard już za 24,99 zł / 30 dni. Subskrypcja Go Standard daje możliwość dodania do biblioteki 3 dowolne tytuły w danym okresie rozliczeniowym (30 dni). Wybierasz z ponad 200 tys. audiobooków, ebooków i podcastów.
Procesy biznesowe w pigułce. Przewodnik dla początkujących wraz ze wstępem do BPMN - ebook
Książka, bazując na prostych przykładach, takich jak pieczenie ciasta, przekazuje wiedzę niezbędną do zrozumienia procesów - zarówno tych wykonywanych w życiu prywatnym, jak i zawodowym. Opisuje także jak tę wiedzę można wykorzystać do rozwoju, czy to w roli specjalisty z danego obszaru, czy też menedżera. Publikacja przedstawia najpopularniejszą obecnie notację do modelowania procesów czyli BPMN, dzięki czemu każdy, kto zaczyna przygodę z procesami, będzie mógł je wizualizować oraz, w razie potrzeby, optymalizować. W tym celu zapoznaje również czytelnika z dostępnymi na rynku aplikacjami do tworzenia modeli procesów. Osoby, które temat procesów zainteresuje bardziej, znajdą na końcu książki wskazówki, gdzie mogą dalej pogłębiać wiedzę i umiejętności w omawianym zakresie. Jest to zatem pozycja dla wszystkich, którzy są zainteresowani usprawnianiem działań w organizacji (choć nie tylko) oraz własnym rozwojem zawodowym.
| Kategoria: | Poradniki |
| Zabezpieczenie: |
Watermark
|
| ISBN: | 9788396346803 |
| Rozmiar pliku: | 1,6 MB |
FRAGMENT KSIĄŻKI
WSTĘP
Czy w swojej pracy spotykasz się z tak, wydawałoby się, nudnym pojęciem jak PROCES BIZNESOWY? Czy zdarza się, że ziewasz podczas firmowego spotkania z prezesem, który tak bardzo polubił ten termin, że wplata go w swoją przemowę co chwila, przypominając o konieczności wprowadzania usprawnień i automatyzacji procesów w organizacji?
Do napisania niniejszej książki skłoniła mnie chęć „odczarowania” tego pojęcia. Mam nadzieję, że czytając ją przekonasz się, że procesy biznesowe mogą być bardzo interesujące, zwłaszcza jeżeli zaczniesz wykorzystywać zdobyte informacje w praktyce.
Oczywiście może pojawić Ci się w głowie pytanie: ale po co mi ta wiedza? Przecież codziennie wykonuję przydzielone mi w pracy zadania i robię to najlepiej jak umiem, czy to nie wystarczy?
Jeżeli chcesz pracować efektywniej i zdobywać kolejne szczeble kariery w swojej organizacji, nie wystarczy. Zrozumienie procesów funkcjonowania firmy i umiejętne wykorzystywanie wiedzy o nich w praktyce jest kluczowe dla rozwoju każdego pracownika.
Bez względu na to, czy jesteś specjalistą w danej dziedzinie, kierownikiem, czy też osobą, która zaczyna swoją przygodę z procesami biznesowymi, niniejsza publikacja pomoże Ci zdobyć podstawową wiedzę z omawianego obszaru. Co ważne, wiedza ta zostanie Ci przekazana bez zbędnego teoretyzowania.
Książka jest skierowana przede wszystkim do osób POCZĄTKUJĄCYCH. Jednak nie tylko. Jeżeli początki modelowania procesów masz już za sobą, też może Ci się przydać. W takiej sytuacji pomoże Ci w usystematyzowaniu posiadanej wiedzy, choć oczywiście treści w niej zawarte mogą być Ci już znane.
Czego możesz oczekiwać po lekturze?
Po pierwsze zrozumienia ROLI PROCESÓW W FIRMIE. W pracy zawsze przykładam dużą wagę do całościowego zrozumienia sytuacji i nie lubię ograniczać swojej wiedzy do wycinka rzeczywistości. Postaram się zatem przekazać Ci niezbędne podstawy w jak najbardziej przystępny sposób oraz tak, abyś wiedział, jaki jest kontekst omawianych zagadnień.
Po drugie zdobycia wiedzy o tym, JAK WYKORZYSTAĆ PROCESY DO PODNIESIENIA EFEKTYWNOŚCI Twojej pracy lub pracy Twojego działu. W zależności od zajmowanego stanowiska będziesz mógł wykorzystać przekazane Ci informacje w różnych obszarach.
Po trzecie wprowadzenia w temat MODELOWANIA PROCESÓW W BPMN – jest to obecnie najpopularniejsza metoda wizualizacji procesów. Nauczysz się rozrysowywać procesy, które realizujesz. W tej części znajdziesz też najwięcej przykładów.
Po czwarte pozyskania informacji o OPTYMALIZACJI I AUTOMATYZACJI procesów oraz możliwościach ich wykorzystania.
Zakładam, że po lekturze będziesz wiedzieć, skąd to całe zamieszanie wokół procesów oraz jak możesz wykorzystać zdobytą wiedzę w swojej pracy, aby rozwijać siebie i organizację. Publikacja dostarczy Ci również informacji, które pozwolą na swobodne rozpoczęcie przygody z modelowaniem procesów. Jestem przekonana, że pierwszy model procesu będzie jedynie kwestią czasu.
Jeszcze dwie uwagi dotyczące niniejszej książki.
Po pierwsze, jak już zapewne zauważyłeś, w tekście używam rodzaju męskiego. Zdecydowałam się na stosowanie tej formy, aby nie odciągać uwagi od meritum poprzez nadmierne rozbudowanie tekstu. Wiedz jednak, że rodzaj żeński jest w niej domyślnie zawarty.
Po drugie, na końcu publikacji umieściłam spis pojawiających się w tekście pojęć wraz z linkami do stron, na których znajdują się stosowne objaśnienia ich znaczeń. Terminy zawarte w spisie stanowią niezbędną podstawę teoretyczną do zrozumienia obszaru, którym będziemy się wspólnie zajmować. Ich znajomość pozwoli Ci na swobodne poruszanie się w tematyce procesów.
To tyle w kwestii wyjaśnień i wskazówek. Zaczynajmy.ROZDZIAŁ 1
CZYM JEST PROCES?
Procesy wydają się skomplikowane, jednak w praktyce stykasz się z nimi nieustannie i wykonujesz je na co dzień, nie zdając sobie z tego nawet sprawy. I nie mam tutaj na myśli procesów biznesowych, w które zaangażowany jesteś w pracy, ale te, które realizujesz w życiu prywatnym.
Możliwe, że codziennie w dni robocze odwozisz dzieci do przedszkola i szkoły, a w sobotę wozisz je na dodatkowe zajęcia. A może postanowiwszy zaangażować się w wolontariat, w umówiony dzień zaopatrujesz starszą sąsiadkę w najpotrzebniejsze rzeczy. Albo w każdą sobotę pieczesz ciasto dla rodziny lub znajomych.
Każdy ze wspomnianych powyżej przykładów działań to właśnie mniej lub bardziej rozbudowany proces. Jakie elementy łączą te wszystkie czynności i sprawiają, że można je nazwać procesami? Przede wszystkim realizujesz je w sposób _powtarzalny_, przykładowo codziennie lub co tydzień wykonujesz podobne, _uporządkowane działania_ w celu osiągnięcia założonego _rezultatu_. Co ważne, rezultat ten odbiera osoba lub grupa osób, czyli _klient procesu_.
W przypadku odwożenia dzieci zapewne łatwo Ci wyobrazić sobie czynności do wykonania, takie jak wyprowadzenie samochodu z garażu, wsadzenie dzieci do auta, zapięcie im pasów, dojechanie do szkoły itp. W rezultacie podjętych działań uczniowie zostają dowiezieni do szkoły na czas, a tego oczekują nauczyciele, czyli klienci procesu.
Zakupy dla starszej sąsiadki to także kilka powtarzalnych kroków (wizyta w sklepie osiedlowym, nabycie produktów, zapakowanie i doręczenie ich w wyznaczone miejsce). Rezultatem są artykuły dostarczone do domu sąsiadki, a klientem – mieszkająca obok pani. Podobnie wygląda to z kolejnym z wymienionych wcześniej przykładów, czyli pieczeniem ciasta. Tu także po kolei wykonujesz określone czynności – przygotowanie składników, połączenie ich w określonej kolejności i obróbkę termiczną. Produktem jest gotowe do zjedzenia ciasto, a odbiorcami rodzina lub znajomi.
Zdaję sobie sprawę, że pojęcie klienta w kontekście powyższych czynności może wydawać Ci się zbyt sformalizowane, ponieważ oznacza znajomych, rodzinę, sąsiadów bądź nauczycieli. Jednakże na tym etapie ważne jest, abyś wiedział, że osoby te powinny być zadowolone z produktów Twoich działań. Czytając kolejne rozdziały zrozumiesz znaczenie omawianej roli w procesie. Dalsza lektura pomoże Ci również zorientować się, jak duża analogia łączy czynności z Twojego codziennego życia z tym, co robisz w swojej pracy.
Tyle tytułem wyjaśnienia, jak możesz identyfikować procesy. Mam nadzieję, że proste przykłady z życia codziennego przekonały Cię, że temat ten nie jest trudny, nawet dla osoby dopiero rozpoczynającej swoją przygodę z procesami.
Oczywiście na początku opisałam zagadnienie bardzo ogólnie. Pora więc przejść do bardziej szczegółowych kwestii. W tym celu przytoczyłam poniżej kilka definicji procesu, stworzonych przez różnych autorów.
TABELA 1. Przykładowe definicje procesu
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
DEFINICJA PROCESU I AUTOR ŹRÓDŁO
Logiczny ciąg następujących po sobie lub równoległych czynności, których realizacja prowadzi do spełnienia oczekiwań klienta, zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego, przez dostarczenie mu wyrobu, usługi, dokumentacji zgodnych z jego wymaganiami. (E. Skrzypek, M. Hofman) _Zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie,_ Oficyna Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2010, s.12
Zbiór działań, który posiada jeden lub wiele rodzajów wejść i przekształca je w wyjścia przedstawiające wartość dla klienta. (M. Hammer, J. Champy) _Reengineering w przedsiębiorstwie_, Neumann Management Institute, Warszawa 1996, s. 35
Łańcuch działań zmierzających do wytworzenia wartości odpowiadających wymaganiom klientów. (R. Müller, P. Rupper) _Process Reengineering_, Wydawnictwo Astrum, Wrocław 2000, s.21
Zbiór działań, które elementy wejściowe przetwarzają w elementy wyjściowe przedstawiające wartość dla klienta. (I. Durlik) _Restrukturyzacja procesów gospodarczych, Reengineering – teoria i praktyka_, Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa 1998, s.71
Proces jako zbiór sekwencyjnych czynności, powiązanych zależnościami przyczynowo - skutkowymi w tym sensie, że rezultaty działań poprzedzających są wejściami działań następujących po nich. Każdą czynność lub zbiór czynności można przedstawić jako proces, w wyniku którego z pewnej wartości początkowej, czyli nakładu, otrzymujemy rezultat, a więc nakład przekształcony i wzbogacony o wartość dodaną stanowiącą wynik procesu. (P. Grajewski) _Organizacja procesowa_, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2016, s.55
Sekwencja czynności wykonywanych w celu otrzymania określonego efektu finalnego. (C. Armisted, P. Rowland) _Managing Business Processes_, Wiley and Sons, Chichester 1996, s. 35
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Podane w tabeli cytaty pokazują, że choć definicje procesu mogą być różne, to wszystkie zawierają wspólne elementy. Pokażę to na przykładzie poniższego schematu. Przedstawia on proces (zaznaczony na schemacie w prostokącie) wraz z otoczeniem (elementy poza prostokątem).
RYSUNEK 1. Schemat procesu wraz z jego otoczeniem
Schemat omówię na przykładzie dowozu dzieci do szkoły, w podziale na następujące części: przed rozpoczęciem procesu, w trakcie realizacji oraz po jego zakończeniu. Części te będę analizować łącząc elementy procesu i jego otoczenia.
Zacznę od fragmentu pokazującego, co powinno się wydarzyć przed rozpoczęciem procesu, aby mógł się on rozpocząć zgodnie z założeniami.
RYSUNEK 2. Fragment schematu z dostawcą i wejściem do procesu
WEJŚCIE DO PROCESU oznacza rzeczy, które należy mieć przed rozpoczęciem procesu, aby mógł on prawidłowo wystartować i zostać zrealizowany, DOSTAWCA zaś ma za zadanie te rzeczy dostarczyć.
W celu lepszego zobrazowania wymienionych pojęć, przejdę od razu do naszego przykładu dowozu dzieci do szkoły. Załóżmy, że jesteś tatą i to Ty codziennie je tam zawozisz po drodze do firmy. Ich przygotowanie w odpowiednim czasie zapewnia Twoja żona, która idzie do pracy na późniejszą godzinę – jest ona zatem dostawcą w procesie. Wejściem natomiast są gotowe do jazdy dzieci.
Dlaczego wejście do procesu jest istotne? Aby to wyjaśnić, porównajmy dwa warianty tej samej sytuacji.
W pierwszym z nich dzieci są gotowe do jazdy w ustalonym czasie i mają ze sobą wszystko, co jest im potrzebne do rozpoczęcia zajęć. Proces ich dowozu do szkoły zostanie zatem wykonany zgodnie z planem.
W drugim wariancie dzieci również są gotowe na czas. Jednakże w trakcie jazdy syn informuje Cię, że zapomniał zabrać ze sobą worek z butami na zmianę. Zawracasz więc, aby mógł go wziąć z domu. To powoduje wydłużenie czasu i ostatecznie dzieci docierają do szkoły z opóźnieniem.
Widzisz więc, jak ważne jest dostarczenie na czas odpowiedniego wejścia do procesu. Dzięki niemu proces może rozpocząć się w ustalonym terminie i nie są potrzebne działania naprawcze, które wydłużyłyby czas jego trwania.
Zasygnalizuję jeszcze jedną rzecz. Jeżeli nauczycielka czekała z rozpoczęciem zajęć aż do klasy dotrą wszyscy uczniowie, to lekcje nie zaczęły się zgodnie z harmonogramem. Oznacza to, że następny proces, w którym będą uczestniczyć Twoje dzieci, również zostanie opóźniony. Przypomina to efekt domina, gdyż nieprawidłowe wejście do jednego procesu może powodować daleko idące konsekwencje, wpływające na wiele innych, powiązanych ze sobą procesów.
Przejdę teraz do kolejnego fragmentu schematu, który wskazuje, co jest potrzebne w trakcie realizacji procesu.
RYSUNEK 3. Fragment schematu z procesem, ograniczeniami oraz zasobami
Czy w swojej pracy spotykasz się z tak, wydawałoby się, nudnym pojęciem jak PROCES BIZNESOWY? Czy zdarza się, że ziewasz podczas firmowego spotkania z prezesem, który tak bardzo polubił ten termin, że wplata go w swoją przemowę co chwila, przypominając o konieczności wprowadzania usprawnień i automatyzacji procesów w organizacji?
Do napisania niniejszej książki skłoniła mnie chęć „odczarowania” tego pojęcia. Mam nadzieję, że czytając ją przekonasz się, że procesy biznesowe mogą być bardzo interesujące, zwłaszcza jeżeli zaczniesz wykorzystywać zdobyte informacje w praktyce.
Oczywiście może pojawić Ci się w głowie pytanie: ale po co mi ta wiedza? Przecież codziennie wykonuję przydzielone mi w pracy zadania i robię to najlepiej jak umiem, czy to nie wystarczy?
Jeżeli chcesz pracować efektywniej i zdobywać kolejne szczeble kariery w swojej organizacji, nie wystarczy. Zrozumienie procesów funkcjonowania firmy i umiejętne wykorzystywanie wiedzy o nich w praktyce jest kluczowe dla rozwoju każdego pracownika.
Bez względu na to, czy jesteś specjalistą w danej dziedzinie, kierownikiem, czy też osobą, która zaczyna swoją przygodę z procesami biznesowymi, niniejsza publikacja pomoże Ci zdobyć podstawową wiedzę z omawianego obszaru. Co ważne, wiedza ta zostanie Ci przekazana bez zbędnego teoretyzowania.
Książka jest skierowana przede wszystkim do osób POCZĄTKUJĄCYCH. Jednak nie tylko. Jeżeli początki modelowania procesów masz już za sobą, też może Ci się przydać. W takiej sytuacji pomoże Ci w usystematyzowaniu posiadanej wiedzy, choć oczywiście treści w niej zawarte mogą być Ci już znane.
Czego możesz oczekiwać po lekturze?
Po pierwsze zrozumienia ROLI PROCESÓW W FIRMIE. W pracy zawsze przykładam dużą wagę do całościowego zrozumienia sytuacji i nie lubię ograniczać swojej wiedzy do wycinka rzeczywistości. Postaram się zatem przekazać Ci niezbędne podstawy w jak najbardziej przystępny sposób oraz tak, abyś wiedział, jaki jest kontekst omawianych zagadnień.
Po drugie zdobycia wiedzy o tym, JAK WYKORZYSTAĆ PROCESY DO PODNIESIENIA EFEKTYWNOŚCI Twojej pracy lub pracy Twojego działu. W zależności od zajmowanego stanowiska będziesz mógł wykorzystać przekazane Ci informacje w różnych obszarach.
Po trzecie wprowadzenia w temat MODELOWANIA PROCESÓW W BPMN – jest to obecnie najpopularniejsza metoda wizualizacji procesów. Nauczysz się rozrysowywać procesy, które realizujesz. W tej części znajdziesz też najwięcej przykładów.
Po czwarte pozyskania informacji o OPTYMALIZACJI I AUTOMATYZACJI procesów oraz możliwościach ich wykorzystania.
Zakładam, że po lekturze będziesz wiedzieć, skąd to całe zamieszanie wokół procesów oraz jak możesz wykorzystać zdobytą wiedzę w swojej pracy, aby rozwijać siebie i organizację. Publikacja dostarczy Ci również informacji, które pozwolą na swobodne rozpoczęcie przygody z modelowaniem procesów. Jestem przekonana, że pierwszy model procesu będzie jedynie kwestią czasu.
Jeszcze dwie uwagi dotyczące niniejszej książki.
Po pierwsze, jak już zapewne zauważyłeś, w tekście używam rodzaju męskiego. Zdecydowałam się na stosowanie tej formy, aby nie odciągać uwagi od meritum poprzez nadmierne rozbudowanie tekstu. Wiedz jednak, że rodzaj żeński jest w niej domyślnie zawarty.
Po drugie, na końcu publikacji umieściłam spis pojawiających się w tekście pojęć wraz z linkami do stron, na których znajdują się stosowne objaśnienia ich znaczeń. Terminy zawarte w spisie stanowią niezbędną podstawę teoretyczną do zrozumienia obszaru, którym będziemy się wspólnie zajmować. Ich znajomość pozwoli Ci na swobodne poruszanie się w tematyce procesów.
To tyle w kwestii wyjaśnień i wskazówek. Zaczynajmy.ROZDZIAŁ 1
CZYM JEST PROCES?
Procesy wydają się skomplikowane, jednak w praktyce stykasz się z nimi nieustannie i wykonujesz je na co dzień, nie zdając sobie z tego nawet sprawy. I nie mam tutaj na myśli procesów biznesowych, w które zaangażowany jesteś w pracy, ale te, które realizujesz w życiu prywatnym.
Możliwe, że codziennie w dni robocze odwozisz dzieci do przedszkola i szkoły, a w sobotę wozisz je na dodatkowe zajęcia. A może postanowiwszy zaangażować się w wolontariat, w umówiony dzień zaopatrujesz starszą sąsiadkę w najpotrzebniejsze rzeczy. Albo w każdą sobotę pieczesz ciasto dla rodziny lub znajomych.
Każdy ze wspomnianych powyżej przykładów działań to właśnie mniej lub bardziej rozbudowany proces. Jakie elementy łączą te wszystkie czynności i sprawiają, że można je nazwać procesami? Przede wszystkim realizujesz je w sposób _powtarzalny_, przykładowo codziennie lub co tydzień wykonujesz podobne, _uporządkowane działania_ w celu osiągnięcia założonego _rezultatu_. Co ważne, rezultat ten odbiera osoba lub grupa osób, czyli _klient procesu_.
W przypadku odwożenia dzieci zapewne łatwo Ci wyobrazić sobie czynności do wykonania, takie jak wyprowadzenie samochodu z garażu, wsadzenie dzieci do auta, zapięcie im pasów, dojechanie do szkoły itp. W rezultacie podjętych działań uczniowie zostają dowiezieni do szkoły na czas, a tego oczekują nauczyciele, czyli klienci procesu.
Zakupy dla starszej sąsiadki to także kilka powtarzalnych kroków (wizyta w sklepie osiedlowym, nabycie produktów, zapakowanie i doręczenie ich w wyznaczone miejsce). Rezultatem są artykuły dostarczone do domu sąsiadki, a klientem – mieszkająca obok pani. Podobnie wygląda to z kolejnym z wymienionych wcześniej przykładów, czyli pieczeniem ciasta. Tu także po kolei wykonujesz określone czynności – przygotowanie składników, połączenie ich w określonej kolejności i obróbkę termiczną. Produktem jest gotowe do zjedzenia ciasto, a odbiorcami rodzina lub znajomi.
Zdaję sobie sprawę, że pojęcie klienta w kontekście powyższych czynności może wydawać Ci się zbyt sformalizowane, ponieważ oznacza znajomych, rodzinę, sąsiadów bądź nauczycieli. Jednakże na tym etapie ważne jest, abyś wiedział, że osoby te powinny być zadowolone z produktów Twoich działań. Czytając kolejne rozdziały zrozumiesz znaczenie omawianej roli w procesie. Dalsza lektura pomoże Ci również zorientować się, jak duża analogia łączy czynności z Twojego codziennego życia z tym, co robisz w swojej pracy.
Tyle tytułem wyjaśnienia, jak możesz identyfikować procesy. Mam nadzieję, że proste przykłady z życia codziennego przekonały Cię, że temat ten nie jest trudny, nawet dla osoby dopiero rozpoczynającej swoją przygodę z procesami.
Oczywiście na początku opisałam zagadnienie bardzo ogólnie. Pora więc przejść do bardziej szczegółowych kwestii. W tym celu przytoczyłam poniżej kilka definicji procesu, stworzonych przez różnych autorów.
TABELA 1. Przykładowe definicje procesu
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
DEFINICJA PROCESU I AUTOR ŹRÓDŁO
Logiczny ciąg następujących po sobie lub równoległych czynności, których realizacja prowadzi do spełnienia oczekiwań klienta, zarówno wewnętrznego, jak i zewnętrznego, przez dostarczenie mu wyrobu, usługi, dokumentacji zgodnych z jego wymaganiami. (E. Skrzypek, M. Hofman) _Zarządzanie procesami w przedsiębiorstwie,_ Oficyna Wolters Kluwer Polska, Warszawa 2010, s.12
Zbiór działań, który posiada jeden lub wiele rodzajów wejść i przekształca je w wyjścia przedstawiające wartość dla klienta. (M. Hammer, J. Champy) _Reengineering w przedsiębiorstwie_, Neumann Management Institute, Warszawa 1996, s. 35
Łańcuch działań zmierzających do wytworzenia wartości odpowiadających wymaganiom klientów. (R. Müller, P. Rupper) _Process Reengineering_, Wydawnictwo Astrum, Wrocław 2000, s.21
Zbiór działań, które elementy wejściowe przetwarzają w elementy wyjściowe przedstawiające wartość dla klienta. (I. Durlik) _Restrukturyzacja procesów gospodarczych, Reengineering – teoria i praktyka_, Agencja Wydawnicza Placet, Warszawa 1998, s.71
Proces jako zbiór sekwencyjnych czynności, powiązanych zależnościami przyczynowo - skutkowymi w tym sensie, że rezultaty działań poprzedzających są wejściami działań następujących po nich. Każdą czynność lub zbiór czynności można przedstawić jako proces, w wyniku którego z pewnej wartości początkowej, czyli nakładu, otrzymujemy rezultat, a więc nakład przekształcony i wzbogacony o wartość dodaną stanowiącą wynik procesu. (P. Grajewski) _Organizacja procesowa_, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2016, s.55
Sekwencja czynności wykonywanych w celu otrzymania określonego efektu finalnego. (C. Armisted, P. Rowland) _Managing Business Processes_, Wiley and Sons, Chichester 1996, s. 35
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
Podane w tabeli cytaty pokazują, że choć definicje procesu mogą być różne, to wszystkie zawierają wspólne elementy. Pokażę to na przykładzie poniższego schematu. Przedstawia on proces (zaznaczony na schemacie w prostokącie) wraz z otoczeniem (elementy poza prostokątem).
RYSUNEK 1. Schemat procesu wraz z jego otoczeniem
Schemat omówię na przykładzie dowozu dzieci do szkoły, w podziale na następujące części: przed rozpoczęciem procesu, w trakcie realizacji oraz po jego zakończeniu. Części te będę analizować łącząc elementy procesu i jego otoczenia.
Zacznę od fragmentu pokazującego, co powinno się wydarzyć przed rozpoczęciem procesu, aby mógł się on rozpocząć zgodnie z założeniami.
RYSUNEK 2. Fragment schematu z dostawcą i wejściem do procesu
WEJŚCIE DO PROCESU oznacza rzeczy, które należy mieć przed rozpoczęciem procesu, aby mógł on prawidłowo wystartować i zostać zrealizowany, DOSTAWCA zaś ma za zadanie te rzeczy dostarczyć.
W celu lepszego zobrazowania wymienionych pojęć, przejdę od razu do naszego przykładu dowozu dzieci do szkoły. Załóżmy, że jesteś tatą i to Ty codziennie je tam zawozisz po drodze do firmy. Ich przygotowanie w odpowiednim czasie zapewnia Twoja żona, która idzie do pracy na późniejszą godzinę – jest ona zatem dostawcą w procesie. Wejściem natomiast są gotowe do jazdy dzieci.
Dlaczego wejście do procesu jest istotne? Aby to wyjaśnić, porównajmy dwa warianty tej samej sytuacji.
W pierwszym z nich dzieci są gotowe do jazdy w ustalonym czasie i mają ze sobą wszystko, co jest im potrzebne do rozpoczęcia zajęć. Proces ich dowozu do szkoły zostanie zatem wykonany zgodnie z planem.
W drugim wariancie dzieci również są gotowe na czas. Jednakże w trakcie jazdy syn informuje Cię, że zapomniał zabrać ze sobą worek z butami na zmianę. Zawracasz więc, aby mógł go wziąć z domu. To powoduje wydłużenie czasu i ostatecznie dzieci docierają do szkoły z opóźnieniem.
Widzisz więc, jak ważne jest dostarczenie na czas odpowiedniego wejścia do procesu. Dzięki niemu proces może rozpocząć się w ustalonym terminie i nie są potrzebne działania naprawcze, które wydłużyłyby czas jego trwania.
Zasygnalizuję jeszcze jedną rzecz. Jeżeli nauczycielka czekała z rozpoczęciem zajęć aż do klasy dotrą wszyscy uczniowie, to lekcje nie zaczęły się zgodnie z harmonogramem. Oznacza to, że następny proces, w którym będą uczestniczyć Twoje dzieci, również zostanie opóźniony. Przypomina to efekt domina, gdyż nieprawidłowe wejście do jednego procesu może powodować daleko idące konsekwencje, wpływające na wiele innych, powiązanych ze sobą procesów.
Przejdę teraz do kolejnego fragmentu schematu, który wskazuje, co jest potrzebne w trakcie realizacji procesu.
RYSUNEK 3. Fragment schematu z procesem, ograniczeniami oraz zasobami
więcej..
