Wynagrodzenia, składki i dokumentacja ZUS 35 instrukcji dla pracodawcy - ebook

Rozdział 1. Lista płac – instrukcja sporządzania: wynagrodzenie od brutto do netto

Lista płac to bardzo istotny dokument przedstawiający rozliczenie wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń przyznawanych zatrudnionym osobom przez pracodawców. W przepisach nigdzie nie znajdziemy jednak jej wzoru, wskazującego, jakie dokładnie elementy powinna ona zawierać. W praktyce jej ostateczny kształt zależy przede wszystkim od podstawy zatrudnienia rozliczanych osób oraz od specyfiki i potrzeb konkretnego zakładu pracy. Do prawidłowego sporządzenia listy płac wymagana jest przede wszystkim umiejętność prawidłowego wyznaczania wysokości wynagrodzenia brutto oraz kwot należności publicznoprawnych w postaci składek ZUS i należności podatkowych. Potrzebna jest więc m.in. znajomość przepisów Kodeksu pracy, ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych oraz ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Trzeba oczywiście także znać treść zapisów aktów wewnątrzzakładowych odnoszących się do szeroko rozumianych kwestii wynagrodzeniowych.

Najważniejsze elementy listy płac

Wśród podstawowych składowych listy płac powinniśmy wymienić:

▶nazwę pracodawcy,

▶oznaczenie i/lub nazwę listy płac oraz wskazanie miesiąca, którego lista dotyczy,

▶imię i nazwisko zatrudnionego/zatrudnionych,

▶kwoty świadczeń brutto należnych za dany miesiąc,

▶kwoty stanowiące podstawę wymiaru składek zusowskich,

▶kwoty składek ZUS,

▶podstawę naliczania i kwotę należnej zaliczki na podatek dochodowy,

▶potrącenia ustawowe (np. zajęcia komornicze, alimentacyjne) i dobrowolne,

▶wynagrodzenie netto oraz kwotę do wypłaty,

▶numery stron,

▶datę sporządzenia listy,

▶podpisy osoby sporządzającej i akceptującej.

Dokumenty źródłowe i pomocnicze

Do właściwego przygotowania listy płac niezbędne są odpowiednio przetworzone informacje źródłowe, na podstawie których pracodawca jest w stanie prawidłowo naliczyć należności brutto oraz ustalić kwotę świadczeń pozapłacowych przysługujących zatrudnionym osobom. Informacje te zawarte są zwykle w rozmaitych dokumentach (nierzadko generowanych i dostępnych w formie elektronicznej), których zebranie poprzedza proces finalnego rozliczenia płacowego podwładnych za dany miesiąc. Wspomniane dokumenty to najczęściej przede wszystkim:

▶listy obecności z pełnym wyszczególnieniem dni i godzin pracy oraz wskazaniem okresów nieobecności (i ich przyczyn),

▶raporty prezentujące liczbę przepracowanych nadgodzin oraz godzin w porze nocnej, w czasie dyżurów itp.,

▶zestawienia przedstawiające efekty pracy, jeśli są potrzebne do wyliczenia prowizji, wynagrodzenia akordowego, premii czy innych dodatków do pensji,

▶dokumenty usprawiedliwiające absencje w pracy (np. zwolnienia lekarskie i wnioski urlopowe),

▶dokumenty niezbędne do wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego należnych w razie choroby, wypadku (np. protokół powypadkowy), opieki (np. druk ZUS Z-15) lub macierzyństwa,

▶decyzje o przyznaniu nagród, premii uznaniowych lub innych dodatkowych należności pieniężnych,

▶dokumentacja konieczna w celu dokonania zgodnych z prawem potrąceń ustawowych (np. pisma komornicze) oraz dobrowolnych (np. zgoda zatrudnionego),

▶dokumentacja w zakresie PPK, z której wynika m.in. to, w jakiej wysokości wpłaty na PPK powinny być naliczane i pobierane w przypadku poszczególnych zatrudnionych osób.

W procesie kalkulowania na liście płac należności podatkowo-składkowych nieodzowne są natomiast głównie oświadczenia i wnioski zatrudnionych, takie jak np.:

▶oświadczenie o stosowaniu/niestosowaniu pomniejszenia zaliczki o kwotę stanowiącą nie więcej niż 1/12 kwoty zmniejszającej podatek (art. 31b ustawy PIT);

▶oświadczenie o zamiarze preferencyjnego opodatkowania dochodów z małżonkiem albo jako osoba samotnie wychowująca dziecko (art. 32 ust. 3 ustawy PIT);

▶oświadczenie o stosowaniu ulgi na powrót, ulgi dla rodzin 4+ oraz ulgi dla pracujących seniorów (art. 31a ust. 8 i ust. 9 ustawy PIT);

▶wniosek o stosowanie/niestosowanie ulgi dla młodych (art. 34 ust. 4b i art. 32 ust. 6 ustawy PIT);

▶wniosek o stosowanie/niestosowanie kosztów uzyskania przychodów (art. 32 ust. 7 i art. 32 ust. 6 i ust. 8 oraz art. 41 ust. 11 ustawy PIT);

▶wniosek o niepobieranie zaliczek (art. 31c ust. 1 i ust. 2 ustawy PIT);

▶wniosek o stosowanie wyższej stawki podatku (art. 41a ustawy PIT).

Wymienione wyżej dokumenty podatnik:

▶ma prawo składać płatnikowi w dowolnym momencie roku na piśmie lub w dowolny sposób przyjęty w danej organizacji, np. poprzez system płacowo-księgowy obowiązujący w zakładzie pracy;

▶może złożyć – z wyjątkiem wniosku o stosowanie wyższej stawki podatku – korzystając ze wzoru PIT-2 udostępnionego przez Ministerstwo Finansów na stronie: https://www.gov.pl/web/finanse/pit-2 (chodzi tu o dokument zatytułowany: „PIT-2. OŚWIADCZENIA/WNIOSKI podatnika dla celów obliczania miesięcznych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych”).

Więcej znajdziesz w wersji pełnej publikacji

Tematy publikacji w pełnej wersji

Rozdział 1. Lista płac – instrukcja sporządzania: wynagrodzenie od brutto do netto

Rozdział 2. Świadczenia ZUS – praktyczne informacje dla pracodawców

Rozdział 3. Świadczenia dla pracowników bez składek ZUS

Rozdział 4. Instrukcje naliczania wynagrodzeń i świadczeń pracowniczych

Rozdział 5. Instrukcje wypełniania dokumentacji do ZUS

Przygotowanie do wersji elektronicznej: RASTER studio, 603 59 59 71