Zarządzanie czasem. Wydanie 2 - ebook

Wprowadzenie

Każ­dy z nas pra­gnie się do­wie­dzieć, jak efek­tyw­nie za­rzą­dzać cza­sem, jak do­brze zor­ga­ni­zo­wać pra­cę, jak ra­dzić so­bie z co­dzien­nym stre­sem, jak po­stę­po­wać, aby le­piej i spraw­niej wy­ko­ny­wać swo­je za­da­nia…

Czę­sto wy­da­je się nam, że wszy­scy są od nas le­piej zor­ga­ni­zo­wa­ni, że świet­nie so­bie ra­dzą, per­fek­cyj­nie wy­ko­nu­ją za­da­nia – po­rów­nu­je­my się z nimi, się­ga­my po róż­ne tri­ki ma­ją­ce uspraw­nić na­sze za­rzą­dza­nie cza­sem, jed­nak naj­czę­ściej stwier­dza­my, że me­to­dy te funk­cjo­nu­ją u in­nych, a u nas nie. Czę­sto taka po­sta­wa – ocze­ki­wa­nie od sie­bie wzmo­żo­nej dys­cy­pli­ny i sa­mo­kon­tro­li – pro­wa­dzi do jesz­cze więk­szej fru­stra­cji!

Kło­po­tli­we sta­je się za­tem już samo po­dej­ście do pro­ble­mu. Cóż bo­wiem zna­czy „wy­ko­ny­wać coś per­fek­cyj­nie” lub „świet­nie so­bie ra­dzić z cza­sem”? Czy nie roz­sąd­niej by­ło­by za­py­tać: Jak po­stę­po­wać, aby bar­dziej opty­mal­nie wy­ko­ny­wać swo­je obo­wiąz­ki, jak le­piej ra­dzić so­bie ze stre­sem?

Być może masz już wy­ty­czo­ne cele, np. efek­tyw­niej­sze wy­ko­rzy­sty­wa­nie cza­su pra­cy, opty­mal­ne wy­ko­ny­wa­nie za­dań. Świet­nie! Cel to istot­ny ele­ment za­rzą­dza­nia cza­sem. A te­raz spró­buj od­po­wie­dzieć na py­ta­nie, ja­kie jest naj­lep­sze roz­wią­za­nie two­ich pro­ble­mów. Może ta­kie: na­uczyć się od­po­wied­nio se­lek­cjo­no­wać wszyst­kie co­dzien­nie spra­wy w za­leż­no­ści od roli, jaką od­gry­wa­ją w ży­ciu pry­wat­nym i za­wo­do­wym, oraz tego, czy przy­no­szą nam za­do­wo­le­nie i suk­ces, a może na­wet szczę­ście. Waż­ne jest, by naj­istot­niej­sze spra­wy po­trak­to­wać po­waż­nie i od­po­wied­nio wcze­śnie pod­jąć się ich re­ali­za­cji. Po­mo­że to zmniej­szyć stres, któ­ry sta­nie się wy­zwa­niem, a nie pro­ble­mem (oczy­wi­ście na­le­ży pa­mię­tać, że sy­tu­acji stre­so­wych zu­peł­nie unik­nąć się nie da). Przyj­mij za­ło­że­nie: od dziś pod­cho­dzę do swo­ich za­dań z więk­szym spo­ko­jem, je­stem bar­dziej kon­se­kwent­ny w dą­że­niu do re­ali­za­cji ce­lów, spra­wy mniej istot­ne za­ła­twiam po­bież­nie.

Je­śli pra­gniesz szczę­ścia, za­do­wo­le­nia, suk­ce­su – za­rów­no w ży­ciu za­wo­do­wym, jak i pry­wat­nym – weź so­bie te rady do ser­ca.

Za­rzą­dza­nie cza­sem do­star­cza na­rzę­dzi wspo­ma­ga­ją­cych za­rzą­dza­nie sa­mym sobą.

Na do­bry po­czą­tek

Je­śli na­praw­dę chcesz zmie­nić swo­je przy­zwy­cza­je­nia i spo­sób my­śle­nia, mu­sisz je naj­pierw prze­ana­li­zo­wać, prze­my­śleć wła­sną po­sta­wę i oka­zać szcze­rą chęć zmia­ny. We­wnętrz­na mo­ty­wa­cja jest bar­dzo istot­na. Za­sta­nów się, ja­kie po­peł­nia­łeś błę­dy w two­im pla­no­wa­niu cza­su i jak mo­żesz to zmie­nić. Po­dejdź do spra­wy z dy­stan­sem – ła­twiej znaj­dziesz roz­wią­za­nie.

Na do­bry po­czą­tek za­po­znaj się z kil­ko­ma po­wie­dze­nia­mi na­wią­zu­ją­cy­mi do te­ma­tu „Pra­ca i czas”:

- Gdy sam wszyst­ko ro­bisz, szyb­ko się nie do­ro­bisz. (przy­sło­wie chor­wac­kie)
- Nie bra­ku­je nam cza­su, lecz trwo­ni­my go. (Se­ne­ka)
- Brak cza­su jest nad­czyn­no­ścią gru­czo­łu za­rzą­dza­nia u me­ne­dże­rów. (Mér­leg Jen­nö)
- Gdy Bóg stwa­rzał świat, Eu­ro­pej­czy­kom po­da­ro­wał ze­gar, a Afry­kań­czy­kom czas. (Rob­bi Kast­ner)
- Każ­de­go dnia na pół go­dzi­ny od­suń od sie­bie kło­po­ty; ten czas prze­znacz na drzem­kę. (Abra­ham Lin­coln)
- To, co wczo­raj – mi­nę­ło, o ju­tro za­trosz­czy się Bóg, ja żyję te­raź­niej­szo­ścią. (Inge Mey­sel)1. Pierwszy krok

Jak ko­rzy­stać z ni­niej­szej książ­ki?

Każ­dy czy­tel­nik in­a­czej wy­ko­rzy­sta tę książ­kę. Je­den prze­czy­ta ją, odło­ży na bok, a po pew­nym cza­sie za­uwa­ży, że nie­świa­do­mie za­czął sto­so­wać pew­ne za­war­te w niej wska­zów­ki. Inny po za­koń­czo­nej lek­tu­rze pod­da skru­pu­lat­nej ana­li­zie wszyst­kie idee, a na­stęp­nie bę­dzie sta­rał się wdro­żyć je w ży­cie. Ko­lej­na oso­ba sko­rzy­sta z niej wy­biór­czo – skon­cen­tru­je się na naj­waż­niej­szych dla sie­bie in­for­ma­cjach. Naj­bar­dziej opty­mal­ny spo­sób ko­rzy­sta­nia z ni­niej­szej książ­ki sta­no­wi lek­tu­ra ak­tyw­na, tzn. wy­ko­ny­wa­nie ćwi­czeń, przy­go­to­wy­wa­nie i uzu­peł­nia­nie for­mu­la­rzy oraz an­kiet.

Po­zy­cja ta uwzględ­nia róż­ne przy­zwy­cza­je­nia czy­tel­ni­ków. Naj­waż­niej­sze jed­nak, by czy­tać ją ak­tyw­nie. Pod­kre­ślaj naj­waż­niej­sze in­for­ma­cje, do­pi­suj ko­men­ta­rze, za­łóż dzien­ni­czek pla­no­wa­nia cza­su i umiesz­czaj w nim swo­je prze­my­śle­nia, sko­ja­rze­nia, do­świad­cze­nia i pro­po­zy­cje do­ty­czą­ce zmian or­ga­ni­za­cji pla­nu dnia. To pierw­szy krok do pra­wi­dło­we­go za­rzą­dza­nia cza­sem!

Stwórz li­stę rze­czy do zro­bie­nia!

Li­sta rze­czy do zro­bie­nia to zbiór na­su­wa­ją­cych się w cza­sie lek­tu­ry su­ge­stii i po­my­słów, któ­re war­to za­sto­so­wać w prak­ty­ce. Naj­le­piej spo­rzą­dzić ją w for­mie ta­be­li i po­dzie­lić we­dług czę­ści książ­ki. Każ­dej z nich po­win­ny od­po­wia­dać:

- roz­dział i te­mat,
- zwią­za­ne z te­ma­tem prze­my­śle­nia, su­ge­stie, po­my­sły,
- moż­li­we pro­po­zy­cje dzia­łań (za­no­tuj, jak za­mie­rzasz wy­ko­rzy­stać zdo­by­tą wie­dzę w prak­ty­ce),
- po­czą­tek i za­koń­cze­nie,
- osią­gnię­cia (oce­na to nie­zbęd­na część każ­dej me­to­dy).2. Zarządzanie samym sobą a zarządzanie czasem

Za­rzą­dza­nie cza­sem to część za­rzą­dza­nia sa­mym sobą

Za­rzą­dza­nie cza­sem sta­no­wi istot­ny ele­ment kształ­to­wa­nia na­sze­go ży­cia. „Kształ­to­wa­nie” ozna­cza moż­li­wość de­cy­do­wa­nia, wol­ny wy­bór, a „za­rzą­dza­nie cza­sem” ko­ja­rzy się z ad­mi­ni­stro­wa­niem, kon­tro­lą. Czy w ta­kim ra­zie te po­ję­cia się nie wy­klu­cza­ją? W żad­nym wy­pad­ku! Za­rzą­dza­nie cza­sem może rze­czy­wi­ście stać się ak­tem kre­atyw­nym.

2.1 No­wo­cze­sne za­rzą­dza­nie sa­mym sobą – py­ta­nia

Współ­cze­sny czło­wiek jest czę­sto za­wie­szo­ny mię­dzy róż­ny­mi punk­ta­mi orien­ta­cyj­ny­mi ży­cia za­wo­do­we­go i pry­wat­ne­go – tj. ce­la­mi, wy­obra­że­nia­mi, ży­cze­nia­mi i pro­ble­ma­mi. Punk­ty te ule­ga­ją jed­nak cią­głym zmia­nom. Na­gle koń­czy się sen o ka­rie­rze, bo zmie­nia się po­li­ty­ka fir­my; spra­wy pry­wat­ne przy­bie­ra­ją nie­ocze­ki­wa­ny ob­rót, bo od­cho­dzi od nas part­ner.

Co­raz czę­ściej bra­ku­je nam sta­łych od­nie­sień. Zmia­ny i zwią­za­ny z nimi stres spra­wia­ją, że zmu­sze­ni je­ste­śmy do cią­głej we­ry­fi­ka­cji po­dej­mo­wa­nych dzia­łań, two­rze­nia od­po­wied­nich wa­run­ków dla ich efek­tyw­nej re­ali­za­cji, na­wet gdy­by za chwi­lę mia­ły się zdez­ak­tu­ali­zo­wać.

Obec­nie tego typu pro­ble­my co­raz bar­dziej przy­bie­ra­ją na sile. Przy tak du­żym tem­pie roz­wo­ju go­spo­dar­cze­go i spo­łecz­ne­go czło­wiek zmu­szo­ny jest do zmia­ny or­ga­ni­za­cji cza­su. Od­po­wied­nie za­rzą­dza­nie sobą i swo­im cza­sem po­ma­ga wy­zna­czyć wła­ści­we gra­ni­ce i prio­ry­te­ty dzia­łań.

Isto­tę za­rzą­dza­nia sa­mym sobą wy­ra­ża na­stę­pu­ją­ce py­ta­nie: Jak po­stę­po­wać, by być szczę­śli­wym i za­do­wo­lo­nym, by móc z ra­do­ścią i bez zbęd­ne­go na­kła­du pra­cy oraz ener­gii re­ali­zo­wać swo­je cele i wi­zje?

2.2 No­wo­cze­sne za­rzą­dza­nie sa­mym sobą – sche­mat

Dia­gram za­miesz­czo­ny na na­stęp­nej stro­nie to sche­ma­tycz­ne uję­cie za­rzą­dza­nia sa­mym sobą. Ob­ra­zu­je ty­po­we ży­cio­we role i dwa wy­mia­ry tego za­rzą­dza­nia.

Aby móc mó­wić o za­rzą­dza­niu sa­mym sobą, na­le­ży wziąć pod uwa­gę czte­ry aspek­ty:

1. Krąg ży­cio­wych ról.

2. Prze­bieg cza­su.

3. Po­strze­ga­nie cza­su.

4. Punkt „te­raz” (czas po­dej­mo­wa­nia de­cy­zji i dzia­ła­nia).

1. Krąg ży­cio­wych ról to opis ról, ja­kie czło­wiek przyj­mu­je w da­nym sys­te­mie i da­nej spo­łecz­no­ści. Każ­da rola wią­że się z pew­ny­mi pra­wa­mi, ce­la­mi, któ­re dana oso­ba pra­gnie osią­gnąć, ale też z obo­wiąz­ka­mi. Okre­śla rów­nież sto­su­nek do in­nych oraz gra­ni­ce wpły­wu na dru­gie­go czło­wie­ka i na sys­tem spo­łecz­ny.

Przy­kład 1a

Pani Ko­wal­ska jest głów­ną księ­go­wą w nie­du­żej fir­mie, dzia­ła też w kil­ku sto­wa­rzy­sze­niach. Jej mąż pra­cu­je na sta­no­wi­sku sze­fa dzia­łu. Mają dwo­je dzie­ci w wie­ku szkol­nym. Są wła­ści­cie­la­mi domu z ogro­dem. Pani Ko­wal­ska peł­ni kil­ka ról, któ­re wy­ma­ga­ją od niej róż­nych umie­jęt­no­ści i za­an­ga­żo­wa­nia; musi umieć je go­dzić, co jest bar­dzo wy­czer­pu­ją­ce, zwłasz­cza gdy ko­li­du­ją ze sobą. W ta­kich chwi­lach za­czy­na wąt­pić, czy wszyst­kie­mu po­do­ła i czy jest w sta­nie po­go­dzić pra­cę, ży­cie pry­wat­ne, dzia­łal­ność spo­łecz­ną. Nie jest pew­na, czy jed­no nie dzie­je się kosz­tem dru­gie­go.

Pod­sta­wo­wym wy­zwa­niem współ­cze­sne­go czło­wie­ka jest umie­jęt­ność go­dze­nia ocze­ki­wań zwią­za­nych z peł­nio­ny­mi przez nie­go ro­la­mi. Nie jest to ła­twe, po­nie­waż każ­da z nich skła­da się z ról mniej­szych, pod­rzęd­nych.

Krąg ży­cio­wych ról i py­ta­nia w dwu­wy­mia­ro­wym sche­ma­cie za­rzą­dza­nia sa­mym sobą

Przy­kład 1b

Pani Ko­wal­ska, jako głów­na księ­go­wa, jest od­po­wie­dzial­na za wy­ni­ki swo­je­go dzia­łu, ma pod sobą pod­wład­nych, mo­ty­wu­je ich do dzia­ła­nia, gdy po­ja­wia­ją się pro­ble­my. Poza tym pra­cu­je w gru­pie pro­jek­to­wej, któ­ra zaj­mu­je się in­sta­la­cją no­we­go opro­gra­mo­wa­nia.

Od­po­wied­nie za­rzą­dza­nie cza­sem po­zwo­li po­go­dzić ocze­ki­wa­nia z peł­nio­ny­mi ży­cio­wy­mi ro­la­mi.

2. Prze­bieg cza­su mie­rzo­ny jest we­dług dwóch krań­co­wych punk­tów: prze­szło­ści (po­cho­dze­nie i roz­wój) oraz przy­szło­ści (ka­rie­ra i pla­no­wa­nie ży­cia).

Przy­szłość moż­na po­dzie­lić, bio­rąc pod uwa­gę ho­ry­zont ocze­ki­wań, na krót­ko­ter­mi­no­wą (do kil­ku ty­go­dni), śred­nio­ter­mi­no­wą (kil­ka mie­się­cy) i dłu­go­ter­mi­no­wą (kil­ka lat). Po­nie­waż czę­sto mamy na gło­wie kil­ka spraw, któ­re na­le­ży zre­ali­zo­wać w róż­nych ter­mi­nach, po­win­ni­śmy za­dać so­bie py­ta­nie, co jest waż­niej­sze – za­ła­twie­nie spra­wy pil­nej i krót­ko­ter­mi­no­wej czy skon­cen­tro­wa­nie się na re­ali­zo­wa­niu wła­snych ce­lów, na spra­wach dłu­go­ter­mi­no­wych.

Umie­jęt­ność ba­lan­so­wa­nia mię­dzy spra­wa­mi dłu­go- i krót­ko­ter­mi­no­wy­mi to wa­ru­nek pra­wi­dło­we­go za­rzą­dza­nia wła­snym cza­sem.

3. Czas w jed­nej chwi­li może zmie­nić swo­ją for­mę. Gdy wspo­mi­na­my urlop, po­wie­my: „Było świet­nie, czas mi­nął tak szyb­ko”. Nud­ną kon­fe­ren­cję sko­men­tu­je­my na­to­miast w ten spo­sób: „Czas się strasz­nie dłu­żył”. Jak wi­dać, mia­rą cza­su jest tem­po jego upły­wu.

Po­strze­ga­nie cza­su jest bar­dzo róż­ne. Nie dla­te­go, że urlop jest przy­jem­ny, a pra­ca nuży. Rów­nie do­brze może być od­wrot­nie. Po­strze­ga­nie cza­su za­le­ży ra­czej od tego, czy go wy­ko­rzy­stu­je­my, czy też prze­ży­wa­my. Wy­ko­rzy­sta­nie cza­su ozna­cza kon­cen­tra­cję na da­nym celu i jego kon­se­kwent­ne, cza­sa­mi peł­ne wy­rze­czeń, re­ali­zo­wa­nie. Prze­ży­wa­nie cza­su po­zor­nie jest ce­lem sa­mym w so­bie – jak czer­pa­nie ra­do­ści z luź­nej, mi­łej at­mos­fe­ry w pra­cy lub uwol­nie­nie się od zmar­twień, po­zo­sta­wie­nie za sobą pro­ble­mów. Jest ta­kie, po­nie­waż od pew­ne­go cza­su co­raz gło­śniej mówi się, że ra­dość oraz za­do­wo­le­nie (tak w ży­ciu pry­wat­nym, jak i za­wo­do­wym) wpły­wa­ją po­zy­tyw­nie na zdro­wie i at­mos­fe­rę w pra­cy. W tym miej­scu na­su­wa się ko­lej­ne py­ta­nie zwią­za­ne z za­rzą­dza­niem cza­sem: Cięż­ko pra­co­wać czy cie­szyć się ży­ciem?

4. Punkt „te­raz” to punkt prze­cię­cia się osi cza­su. To mo­ment, w któ­rym za­da­je­my so­bie py­ta­nia: „Co te­raz ro­bię?”, „Co jest ce­lem mo­je­go dzia­ła­nia?”. Do punk­tu „te­raz” od­no­si się prak­tycz­ne za­rzą­dza­nie cza­sem w ra­mach sze­rzej poj­mo­wa­ne­go za­rzą­dza­nia sa­mym sobą.

Prak­tycz­ne za­rzą­dza­nie cza­sem po­le­ga na po­dej­mo­wa­niu de­cy­zji do­ty­czą­cych roli, któ­rą na­rzu­ci­my so­bie w na­stęp­nej ko­lej­no­ści, ho­ry­zon­tów cza­so­wych, wy­ko­rzy­sta­nia cza­su i za­dań, któ­re bę­dzie­my wy­ko­ny­wać.

2.3 Za­rzą­dza­nie cza­sem = co­dzien­ne za­rzą­dza­nie sa­mym sobą

Za­rzą­dza­nie cza­sem to prak­tycz­ny aspekt za­rzą­dza­nia sa­mym sobą. Każ­de­go dnia, w każ­dej chwi­li po­dej­mu­je­my prze­cież de­cy­zje, za­sta­na­wia­my się, czy coś zro­bi­my, czy nie. W tym kon­tek­ście moż­na po­wie­dzieć, że „te­raz” to „wciąż, za­wsze”. Trud­no by­ło­by jed­nak py­tać: „Co te­raz będę ro­bił?” lub „Co te­raz po­wi­nie­nem ro­bić, co by­ło­by roz­sąd­ne?”.

Py­ta­nie: „Co te­raz będę ro­bił?” na­le­ży sta­wiać w kon­kret­nych mo­men­tach za­rzą­dza­nia cza­sem: sta­łych po­rach pla­no­wa­nia, lu­kach cza­so­wych, prze­rwach, na po­cząt­ku pro­jek­tu lub gdy doj­dzie do nie­prze­wi­dzia­nych sy­tu­acji.

2.4 Na­rzę­dzia wspo­ma­ga­ją­ce za­rzą­dza­nie cza­sem

Istot­ną rolę w or­ga­ni­za­cji dnia od­gry­wa­ją pro­ste na­rzę­dzia wspo­ma­ga­ją­ce za­rzą­dza­nie cza­sem. Na­le­żą do nich:

- me­to­dy i tech­ni­ki pla­no­wa­nia, któ­re na­da­ją za­rzą­dza­niu cza­sem od­po­wied­nią for­mę (np. pla­no­wa­nie ce­lów, po­rząd­ko­wa­nie dzien­ne­go ka­len­da­rza),
- za­sa­dy do­ty­czą­ce pla­no­wa­nia i po­dej­mo­wa­nia de­cy­zji,
- ćwi­cze­nia słu­żą­ce na­by­ciu i utrwa­le­niu pew­nych na­wy­ków,
- ma­te­ria­ły po­moc­ni­cze (np. for­mu­la­rze, li­sty kon­tro­l­ne, ter­mi­narz, or­ga­ni­zer, pro­gra­my kom­pu­te­ro­we uła­twia­ją­ce za­rzą­dza­nie cza­sem).

2.5 Funk­cje za­rzą­dza­nia cza­sem

Wcze­śniej pa­dło już naj­waż­niej­sze w za­rzą­dza­niu sa­mym sobą py­ta­nie: „Jak po­stę­po­wać, by być szczę­śli­wym i za­do­wo­lo­nym, by móc z ra­do­ścią i bez zbęd­ne­go na­kła­du pra­cy oraz ener­gii re­ali­zo­wać swo­je cele i wi­zje?”

Na­wet je­śli nie moż­na so­bie sta­wiać tego py­ta­nia co­dzien­nie, war­to do nie­go po­wra­cać. Wska­zu­je bo­wiem na czte­ry kla­sycz­ne funk­cje prak­tycz­ne­go za­rzą­dza­nia cza­sem:

1. Dzia­ła­nie ukie­run­ko­wa­ne na cele – dzia­ła­nie w od­nie­sie­niu do przy­szło­ści (suk­ce­su, szczę­ścia, za­do­wo­le­nia).

2. Dzia­ła­nie pro­ak­tyw­ne – dzia­ła­nie w opar­ciu o pro­gno­zy.

3. Opty­mal­ne wy­ko­rzy­sta­nie wła­snych za­so­bów – od­po­wied­nie wy­ko­rzy­sta­nie ener­gii i umie­jęt­no­ści oraz ich dal­szy roz­wój.

4. Po­ko­na­nie stre­su – eli­mi­no­wa­nie czyn­ni­ków ne­ga­tyw­nych dla na­sze­go zdro­wia, sa­mo­po­czu­cia oraz sta­nu in­te­lek­tu­al­no-emo­cjo­nal­ne­go.

War­to do­dać jesz­cze pią­tą funk­cję za­rzą­dza­nia cza­sem – za­cho­wa­nie rów­no­wa­gi, któ­re ozna­cza opty­mal­ne wy­peł­nia­nie co­dzien­nych obo­wiąz­ków przy jed­no­cze­snym za­cho­wa­niu rów­no­wa­gi. Nie za­wsze mamy prze­cież do czy­nie­nia ze spra­wa­mi, któ­re mają sens. W przy­pad­ku nie­któ­rych trze­ba po pro­stu za­ci­snąć zęby i przez nie prze­brnąć. Funk­cja ta, o czym się czę­sto za­po­mi­na, po­win­na sta­no­wić pod­sta­wę wszel­kich dzia­łań.

Kie­ro­wa­nie się wy­mie­nio­ny­mi me­to­da­mi w co­dzien­nym ży­ciu po­ma­ga le­piej za­rzą­dzać cza­sem, co z ko­lei po­zwa­la na:

- my­śle­nie zo­rien­to­wa­ne na wy­nik,
- kie­ro­wa­nie się prio­ry­te­ta­mi,
- po­pra­wie­nie for­my po­dej­mo­wa­nych dzia­łań,
- po­pra­wie­nie ja­ko­ści re­ali­zo­wa­nych dzia­łań i pro­po­no­wa­nych roz­wią­zań,
- lep­sze wy­ko­rzy­sta­nie wła­snych za­so­bów przy za­cho­wa­niu we­wnętrz­nej rów­no­wa­gi,
- zy­ska­nie cza­su,
- pro­wa­dze­nie har­mo­nij­ne­go ży­cia za­wo­do­we­go i pry­wat­ne­go.

Nie­któ­rzy po­strze­ga­ją za­rzą­dza­nie cza­sem je­dy­nie w aspek­cie jego po­zy­ski­wa­nia, tak jak­by w gło­wach ty­ka­ły im ze­gar­ki. War­to jed­nak pa­mię­tać, że zbyt duże tem­po pra­cy źle wpły­wa na jej ja­kość i wy­wo­łu­je więk­szy stres.

Choć może to brzmieć pa­ra­dok­sal­nie, sło­wa La­ozi są wciąż ak­tu­al­ne: Je­śli się spie­szysz, idź wol­niej.

2.6 Jak za­rzą­dzasz swo­im cza­sem?

Może omó­wio­ne do tej pory za­gad­nie­nia po­zwo­li­ły już roz­wiać nie­któ­re z two­ich wąt­pli­wo­ści lub spra­wi­ły, że pew­ne kwe­stie wi­dzisz w zu­peł­nie in­nym świe­tle. Roz­wiąż test do­ty­czą­cy na­sta­wie­nia do za­rzą­dza­nia cza­sem. Za­kreśl od­po­wie­dzi, któ­re we­dług cie­bie są wła­ści­we, do­kończ zda­nia lub od­po­wiedz na za­da­ne py­ta­nia.

1. Dzię­ki od­po­wied­niej or­ga­ni­za­cji cza­su moż­na zmie­nić: wie­le rze­czy/nie­któ­re rze­czy/nie­wie­le rze­czy.

2. Pla­no­wa­nie cza­su ozna­cza dla mnie…

3. Moje pla­no­wa­nie cza­su mo­gło­by być lep­sze, gdy­by…

4. Kto jest wi­nien/Co jest win­ne temu, że mam pro­ble­my z od­po­wied­nim za­pla­no­wa­niem cza­su?

5. Jak po­wi­nie­nem po­stę­po­wać, by być w peł­ni za­do­wo­lo­nym z wła­snej or­ga­ni­za­cji cza­su?

6. Co mi w tym prze­szka­dza?

Pod­su­mo­wa­nie

- W po­rów­na­niu z umie­jęt­no­ścią co­dzien­nej or­ga­ni­za­cji pra­cy wszyst­ko inne w ży­ciu wy­da­je się je­dy­nie dzie­ci­na­dą – twier­dził Jo­hann Wol­fgang Go­ethe. I chy­ba miał ra­cję…
- Za­rzą­dza­nie cza­sem przed­sta­wia­ne jest czę­sto jako bar­dzo pro­ste – wy­star­czy, że bę­dzie­my prze­strze­gać kil­ku za­sad i na pew­no osią­gnie­my suk­ces. Jed­nak wie­le z tych re­guł funk­cjo­nu­je tyl­ko w okre­ślo­nych sy­tu­acjach.
- Za­rzą­dza­nie cza­sem ozna­cza za­rzą­dza­nie sa­mym sobą. Dużą część na­szych co­dzien­nych za­dań wy­zna­cza­ją cele wy­ni­ka­ją­ce z peł­nio­nych przez nas ży­cio­wych ról. Są to naj­istot­niej­sze za­da­nia. Ich po­zo­sta­ła część, nie­zwią­za­na bez­po­śred­nio z ce­la­mi, wy­ni­ka z co­dzien­nych po­trzeb.
- Za­da­nia kon­ku­ru­ją ze sobą i wy­ma­ga­ją re­ali­za­cji. War­to za­sta­no­wić się od cza­su do cza­su: „Co jest ce­lem mo­je­go dzia­ła­nia, co po­wi­nie­nem te­raz ro­bić?”, by do­ko­nać wła­ści­we­go wy­bo­ru.
- Py­ta­nia: „Co jest ce­lem mo­je­go dzia­ła­nia, co po­wi­nie­nem te­raz ro­bić?” nie moż­na so­bie sta­wiać zbyt czę­sto, w prze­ciw­nym ra­zie nie bę­dzie­my w sta­nie nic zdzia­łać. W za­rzą­dza­niu cza­sem waż­na jest ela­stycz­ność, zdol­ność ba­lan­so­wa­nia mię­dzy róż­ny­mi ży­cio­wy­mi ro­la­mi, mię­dzy krót­ko-, śred­nio- i dłu­go­ter­mi­no­wy­mi za­da­nia­mi. Istot­ne jest też, aby nie tyl­ko orien­to­wać się, ja­kie za­da­nia wy­ma­ga­ją wy­ko­na­nia, ale też mieć wgląd w każ­de z nich.3. Zarządzanie czasem – analiza

Zmia­ny z uwzględ­nie­niem ak­tu­al­ne­go sta­nu

Je­śli chcesz uspraw­nić za­rzą­dza­nie cza­sem, mu­sisz naj­pierw oce­nić jego do­tych­cza­so­wą or­ga­ni­za­cję. Do­pie­ro wte­dy zo­ba­czysz, ja­kie są jej sła­be stro­ny, gdzie po­peł­niasz błę­dy i ja­kie środ­ki za­rad­cze po­wi­nie­neś za­sto­so­wać.

Naj­lep­szą me­to­dą oce­ny jest ana­li­za wła­sne­go wy­ko­rzy­sta­nia cza­su, czy­li pro­to­kół z prze­bie­gu pra­cy. Kil­ku­dnio­wy pro­to­kół do­star­cza da­nych, na pod­sta­wie któ­rych moż­na zwe­ry­fi­ko­wać swo­ją po­sta­wę i pod­jąć od­po­wied­nie kro­ki w celu opty­ma­li­za­cji za­rzą­dza­nia cza­sem.

Pro­to­kół za­wie­ra czę­ści po­świę­co­ne naj­bar­dziej roz­po­wszech­nio­nym błę­dom zwią­za­nym ze złym pla­no­wa­niem cza­su, ta­ki­mi jak od­kła­da­nie na póź­niej (za­gad­nie­niu temu, jak rów­nież me­to­dzie po­pra­wia­nia błę­dów i ich uni­ka­niu po­świę­co­no wię­cej miej­sca w dal­szej czę­ści roz­dzia­łu).

Pod­czas ana­li­zy tego roz­dzia­łu, na­le­ży pa­mię­tać, że nikt nie jest do­sko­na­ły, że każ­dy bez wy­jąt­ku ma przy­zwy­cza­je­nia, któ­re na­le­ża­ło­by zmie­nić. War­to otwo­rzyć się na te zmia­ny! Z pew­no­ścią nie jest ła­two tak po pro­stu od­rzu­cić złe na­wy­ki – ła­twiej za­po­bie­gać ich po­ja­wia­niu się, niż po­tem się ich po­zbyć. Każ­dy jed­nak sam od­po­wia­da za swo­je pla­no­wa­nie cza­su i musi dzia­łać na wła­sny ra­chu­nek.

3.1 Czyn­ni­ki wpły­wa­ją­ce na za­rzą­dza­nie cza­sem

Zda­rza się, że or­ga­ni­za­cję cza­su utrud­nia­ją nie­sprzy­ja­ją­ce śro­do­wi­sko pra­cy i jej nie­ko­rzyst­ne wa­run­ki.

Przy­kład:

- Każ­de­go dnia przed roz­po­czę­ciem pra­cy przy­go­to­wu­jesz plan dnia, jed­nak na­pływ wie­lu pil­nych za­dań i obo­wiąz­ków unie­moż­li­wia jego re­ali­za­cję.
- Nie masz ja­sno zde­fi­nio­wa­nej funk­cji w pra­cy, więc czę­sto bie­rzesz na sie­bie zbyt wie­le za­dań (wy­cho­dząc z za­ło­że­nia, że na­le­żą do za­kre­su two­ich obo­wiąz­ków). Nie mo­żesz skon­cen­tro­wać się na jed­nej czyn­no­ści.
- Wpraw­dzie co­dzien­nie pra­cu­jesz z kom­pu­te­rem, ale po­nie­waż pra­co­daw­ca nie może so­bie po­zwo­lić na za­in­we­sto­wa­nie w szko­le­nie, pro­gram znasz je­dy­nie czę­ścio­wo. Czę­sto masz po­czu­cie stra­co­ne­go cza­su, bo wiesz, że mógł­byś pra­co­wać wy­daj­niej i le­piej.

Jak wi­dać, za­rzą­dza­nie cza­sem to nie tyl­ko pla­no­wa­nie za­dań i ich re­ali­za­cja. Po­nie­waż naj­wię­cej cza­su po­świę­ca się tre­ści i struk­tu­rze za­dań – to wła­śnie one naj­bar­dziej utrud­nia­ją me­to­dycz­ną pra­cę – na­le­ży naj­pierw wziąć pod uwa­gę i za­ak­cep­to­wać ogól­ne wa­run­ki or­ga­ni­za­cji cza­su (na­wet je­śli nie mamy na nie wpły­wu).

1. Od­po­wiedz na py­ta­nia znaj­du­ją­ce się w an­kie­cie. Do­ty­czą one utrud­nień w za­rzą­dza­niu cza­sem, któ­re po­ja­wia­ją się w pra­cy. Uzu­peł­nij je przy­kła­da­mi, któ­re przyj­dą ci do gło­wy. Czy pod­czas od­po­wie­dzi na py­ta­nia, od­kry­łeś inne czyn­ni­ki, któ­re wpły­wa­ją na po­gor­sze­nie wa­run­ków i or­ga­ni­za­cji two­jej pra­cy? Pa­mię­taj, jej wa­run­ki mu­szą być opty­mal­ne!

2. Za­sta­nów się, jak mo­żesz wpły­nąć na lep­sze za­rzą­dza­nie cza­sem i po­pra­wę wa­run­ków swo­jej pra­cy? Wy­peł­nij for­mu­larz.

Śro­do­wi­sko pra­cy

Zga­dza

się

Czę­ścio­wo się zga­dza

Nie zga­dza się

Po­le­ce­nia i in­struk­cje wy­da­wa­ne w mo­jej fir­mie czę­sto od­bie­ram jako sprzecz­ne.

□

□

□

Wie­le z sie­bie daję, żeby za­do­wo­lić klien­tów.

□

□

□

Na­ra­dy w fir­mie trwa­ją zbyt dłu­go, a ich efek­ty są naj­czę­ściej nie­za­do­wa­la­ją­ce.

□

□

□

Bra­ku­je od­po­wied­niej ko­mu­ni­ka­cji mię­dzy pra­cow­ni­ka­mi (zbyt rzad­ka lub póź­na wy­mia­na in­for­ma­cji pro­wa­dzi do nie­po­ro­zu­mień i spo­rów).

□

□

□

Nie wiem do­kład­nie, co mi wol­no, a cze­go nie, co na­le­ży do za­kre­su mo­ich obo­wiąz­ków.

□

□

□

Gdy­by fir­ma za­trud­nia­ła wię­cej pra­cow­ni­ków, miał­bym czas na re­ali­za­cję swo­ich za­dań.

□

□

□

Spo­czy­wa na mnie zbyt dużo obo­wiąz­ków.

□

□

□

Moja re­la­cja z pra­co­daw­cą jest pro­ble­ma­tycz­na.

□

□

□

Ewen­tu­al­nie po­daj inne przy­kła­dy utrud­nień w or­ga­ni­za­cji pra­cy.

Po­pra­wa ogól­nych wa­run­ków pra­cy

Przy­kład

1.

2.

Co jest dla mnie pro­ble­mem?

Zbyt dużo róż­nych obo­wiąz­ków.

W ja­kim stop­niu ma to wpływ na moje osią­gnię­cia wy­ni­ki pra­cy?

Tra­cę orien­ta­cję i kon­tro­lę nad wy­ko­ny­wa­ny­mi za­da­nia­mi, cią­gle coś mi prze­ry­wa ich re­ali­za­cję.

Jak mogę temu za­ra­dzić?

Re­zer­wu­jąc blo­ki cza­so­we, do­ku­men­tu­jąc prze­rwy, ra­cjo­na­li­zu­jąc za­da­nia.

Czy ist­nie­ją inne moż­li­wo­ści roz­wią­za­nia mo­je­go pro­ble­mu?

Mogę do­ma­gać się od sze­fa kon­kret­niej­sze­go okre­śle­nia za­kre­su mo­ich obo­wiąz­ków, za­pro­po­no­wać bar­dziej lo­gicz­ny i przej­rzy­sty po­dział za­dań mię­dzy pra­cow­ni­ków.

3.2 Ty­po­wy dzień pra­cy – pro­to­kół

Pro­to­kół po­mo­że ci oce­nić two­ją sy­tu­ację w pra­cy. Przy­no­si on efek­ty za­rów­no w przy­pad­ku po­je­dyn­czych osób, jak i grup (np. pra­cow­ni­ków fir­my).

Za­no­tuj prze­bieg trzech – czte­rech ty­po­wych dni pra­cy i wy­ko­ny­wa­nych czyn­no­ści, za­znacz, kie­dy i jak dłu­go coś ro­bisz, po­daj go­dzi­nę, ro­dzaj czyn­no­ści, czas jej trwa­nia, sto­pień pil­no­ści. Pil­ne za­da­nia oznacz w od­po­wied­niej ko­lum­nie li­ter­ką „P”.

Nie oba­wiaj się, że spo­rzą­dze­nie pro­to­ko­łu zaj­mie ci wie­le cza­su. Na jego wy­peł­nia­nie po­święć dzien­nie mak­sy­mal­nie 15 mi­nut. Póź­niej­szy wgląd w wy­ko­ny­wa­ne czyn­no­ści i czas ich trwa­nia może dać ci wie­le do my­śle­nia.

Spek­trum ana­li­zy

Pro­to­kół ofe­ru­je dwa­na­ście ana­liz (od­po­wia­da­ją one jego ko­lej­nym ko­lum­nom), któ­re moż­na prze­pro­wa­dzić w opar­ciu o wcze­śniej spo­rzą­dzo­ne pro­to­ko­ły dzien­ne. Do­star­cza on wska­zó­wek, jak wy­eli­mi­no­wać sła­be stro­ny do­ty­czą­ce za­rzą­dza­nia cza­sem. Ko­lej­ne ana­li­zy są szcze­gó­ło­wo omó­wio­ne w dal­szych czę­ściach roz­dzia­łu.

- Ko­lum­ny: 1. Waż­ność i 2. Opty­mal­na re­ali­za­cja od­no­szą się do oce­ny efek­tyw­no­ści i wy­daj­no­ści pra­cy (część 3.3). X Ko­lum­na 3. do­ty­czy ana­li­zy wy­ko­rzy­sta­nia cza­su w za­leż­no­ści od wy­ko­ny­wa­nych czyn­no­ści (część 3.4, w któ­rej znaj­du­je się rów­nież pod­su­mo­wa­nie grup czyn­no­ści).
- Ko­lum­ny 4.-9. ana­li­zu­ją styl pra­cy, m.in.: pu­łap­ki cza­so­we, w któ­re wpa­da­my, zo­bo­wią­za­nia, któ­re po­dej­mu­je­my, umie­jęt­no­ści: od­ma­wia­nia, de­le­go­wa­nia, ra­cjo­na­li­zo­wa­nia i stan­da­ry­zo­wa­nia za­dań, skłon­ność do od­kła­da­nia ich na póź­niej, prze­ry­wa­nia lub re­zy­gno­wa­nia z nich, a tak­że per­fek­cjo­nizm (czę­ści 3.5-3.9).
- Ko­lum­na 10. wska­zu­je przy­czy­ny stre­su i ra­dzi, jak im prze­ciw­dzia­łać (część 3.10).
- Ko­lum­na 11. re­je­stru­je czas prze­zna­czo­ny na prze­rwy, luki cza­so­we, za­ba­wę (część 3.11).
- Ko­lum­na 12. Ćwiart­ka do­ty­czy czwar­tej ge­ne­ra­cji pla­no­wa­nia cza­su (roz­dział 6).

Peł­na ana­li­za dwu­na­stu ko­lumn wy­ma­ga na­kła­du cza­su, jed­nak dzię­ki jej prze­pro­wa­dze­niu nie tyl­ko zy­skasz go o wie­le wię­cej, lecz tak­że do­wiesz się, jak wy­eli­mi­no­wać swo­je sła­be stro­ny.

Do­dat­ko­we efek­ty au­to­ana­li­zy

Oso­by, któ­re prze­pro­wa­dza­ją ana­li­zę na pod­sta­wie pro­to­ko­łu, do­strze­ga­ją za­zwy­czaj po­zy­tyw­ne zmia­ny. Stwier­dza­ją, że:

- w cią­gu dnia są w sta­nie zro­bić o wie­le wię­cej, pra­cu­ją dużo wy­daj­niej,
- są bar­dziej świa­do­me swo­ich złych na­wy­ków i czę­ścio­wo po­tra­fią je zwal­czyć.
- są świa­do­me upły­wu cza­su, dzię­ki cze­mu po­tra­fią le­piej go wy­ko­rzy­stać.

Już choć­by ze wzglę­du na ten ostat­ni efekt, war­to ko­rzy­stać z pro­to­ko­łów, zwłasz­cza gdy mamy dużo do zro­bie­nia.

Przed sko­pio­wa­niem for­mu­la­rza i wy­peł­nie­niem pro­to­ko­łu za­po­znaj się z po­niż­szą in­struk­cją.

1. Pro­to­ko­ło­wa­nie czyn­no­ści

Uzu­peł­nij datę pro­to­ko­ło­wa­nia. Każ­dą roz­po­czy­na­ną czyn­ność no­tuj w ko­lum­nie Czyn­ność. Za­znacz czas jej roz­po­czę­cia (ko­lum­na Go­dzi­na) i trwa­nia (prze­dzia­ły cza­so­we do wy­bo­ru). Je­śli czyn­ność zo­sta­ła prze­rwa­na, za­no­tuj czas jej roz­po­czę­cia po prze­rwie. Pa­mię­taj rów­nież o uzu­peł­nia­niu ko­lum­ny Pil­ność.