360 stopni. System ocen pracowniczych - ebook

Wstęp

Nie planowaliśmy napisania książki. Początkowo chcieliśmy napisać serię krótkich artykułów, które pomogłyby naszym klientom w odpowiedzi na pytania związane z korzystaniem z systemu ocen 360 stopni (ang. feedback 360 degrees) w celu rozwiązania ich problemów biznesowych: W jaki sposób mam dokonać wyboru najlepszego kwestionariusza badawczego? W jaki sposób zmaksymalizować korzyści z wykorzystania systemu ocen 360 stopni? Chcieliśmy stworzyć jasne i praktyczne wskazówki dla praktyków, aby pomóc im odnaleźć się w gąszczu możliwych rozwiązań. Nawet gdy nasze artykuły zostały entuzjastycznie przyjęte, nie przyszedł nam do głowy pomysł, żeby napisać książkę. Ta świadomość pojawiła się w efekcie dwóch niepowiązanych ze sobą wydarzeń.

Dwa razy na kwartał firma Manus organizuje serię forów edukacyjnych na tematy związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi dla specjalistów i menedżerów liniowych. Każde forum skupione jest wokół określonego tematu, takiego jak: przywództwo strategiczne, efektywna praca w poprzek ram organizacyjnych, tworzenie modeli kompetencji czy system ocen 360 stopni. Zauważyliśmy, iż o ile wszystkie fora cieszyły się znakomitą frekwencją, to te poświęcone temu ostatniemu zagadnieniu były wręcz oblegane. Podczas tych sesji dowiedzieliśmy się wiele na temat udanych zastosowań systemu ocen 360 stopni w licznych organizacjach. Uświadomiliśmy sobie jednak również luki w wiadomościach i liczne nieporozumienia związane z tym systemem pośród specjalistów zarządzania zasobami ludzkimi i menedżerów. Ponieważ zajmujemy się systemem ocen 360 stopni od wielu lat i ponieważ tak wiele na ten temat ostatnio napisano, byliśmy zadziwieni liczbą osób niemających żadnego lub mających niewielkie doświadczenie w tej dziedzinie. Zdumiała nas także liczba osób korzystających z systemu, które były sfrustrowane korzystaniem z niego i nie czerpały satysfakcji z procesu przeprowadzania ocen tą metodą.

Drugim wydarzeniem było przypadkowe spotkanie z Larrym Alexandrem, człowiekiem, który został naszym wydawcą. Początkowo miał on się spotkać z naszymi kolegami Stevem Wall i Shannon Rye Wall, którzy wtedy właśnie opublikowali książkę The New Startegists: Creating Leaders at All Levels. Korzystając z obecności Larry’ego, ktoś zasugerował mu rozmowę z nami o ewentualnych tematach książek. Nie sądziliśmy wtedy, że posiadamy jakieś pomysły na książkę, jednakże Larry zachęcił nas do opowiedzenia mu o naszej pracy i pomysłach związanych z rozwojem przywództwa. Podczas rozmowy zaczął się skupiać na systemie ocen 360 stopni i po dziewięćdziesięciu minutach powiedział nam, iż posiadamy znakomity materiał na książkę na ten temat.

Zachęceni przez Larry’ego zgodziliśmy się na przeprowadzenie wstępnych badań mających na celu określenie tego, co już napisano na temat systemu ocen 360 stopni i czy ewentualnie bylibyśmy w stanie napisać coś, na co byłoby rynkowe zapotrzebowanie. Zachwyciły nas badania akademickie oparte o publikacje dla doświadczonych użytkowników i artykuły w profesjonalnych czasopismach koncentrujące się na poszczególnych aspektach zagadnienia. Ku naszemu zaskoczenie (miłemu) odkryliśmy również, iż brak było na rynku pojedynczego, kompleksowego tekstu, który mógłby służyć jako podręcznik do wprowadzenia systemu ocen 360 stopni, pomagający w osiąganiu pożądanych rezultatów związanych z jego zastosowaniem. Ta informacja, w połączeniu z naszymi doświadczeniami z klientami i uczestnikami forów, pozwoliła nam stwierdzić, iż istotnie bylibyśmy w stanie wypełnić lukę w istniejącej literaturze tematu.

Napisaliśmy tę książkę z przeznaczeniem dla trzech rodzajów odbiorców. Pierwsi z nich to specjaliści zarządzania zasobami ludzkimi, zaczynający dopiero interesować się systemem ocen 360 stopni jako środkiem do zaspokojenia biznesowych potrzeb ich organizacji. To ludzie nieposiadający dużego doświadczenia w posługiwaniu się systemem ocen 360 stopni w celu rozwiązywania problemów biznesowych i mający wiele podstawowych pytań wymagających odpowiedzi, aby móc efektywnie tego systemu używać.

Druga grupa odbiorców to menedżerowie liniowi, którzy słyszeli sporo na temat „tego systemu ocen 360 stopni” i chcieliby dobrze go zrozumieć, aby ustalić, czy jest on stosowny do potrzeb ich organizacji. Chcieliby oni również być w stanie inteligentnie porozmawiać z „ekspertami” sugerującymi wprowadzenie tego rozwiązania w ich organizacjach. Ci ludzie potrzebują informacji wystarczającej do ocenienia tego, co jest potrzebne do tego, aby inwestycja w system ocen 360 stopni opłaciła się, i czy koszty nie przewyższają zysków.

Trzecia grupa to bardziej doświadczeni specjaliści zarządzania zasobami ludzkimi, którzy chcieliby mieć pod ręką jeden kompleksowy tekst na temat systemu ocen 360 stopni, aby w razie potrzeby móc łatwo odszukać potrzebne informacje bez konieczności przekopywania się przez stosy fachowej literatury.

Naszą książkę podzieliliśmy na dwie części, jednak prezentowane w obu częściach wskazówki będą użyteczne zarówno w przypadku systemu ocen 360 stopni już istniejącego, jak i dopiero projektowanego. Część pierwsza — „Przygotowanie do użycia systemu ocen 360 stopni” — zawiera wszystkie informacje niezbędne do rozpoczęcia procesu wieloźródłowej oceny pracowniczej. Pierwsze dwa rozdziały pomogą w określeniu potrzeb biznesowych i ocenieniu, na ile system ocen 360 stopni może być przydatny.

Rozdział 1., „ABC systemu ocen 360 stopni”, zawiera podstawowe informacje, w tym definicję systemu ocen 360 stopni i krótką historię tej metody i jej ewolucji. W tym rozdziale opisaliśmy również, jak wykorzystywane są wieloźródłowe oceny pracownicze i kto jest w ten sposób oceniany. Ten rozdział kończy się listą warunków, których spełnienie jest dowodem gotowości organizacji na zastosowanie techniki systemu ocen 360 stopni.

W rozdziale 2., „Zastosowania systemu ocen 360 stopni — narzędzie zmiany strategicznej”, opisane zostały studia przypadków (ang. case studies) prezentujące przykłady zastosowania systemu ocen 360 stopni dla rozwiązania różnych problemów organizacyjnych, których przykładem mogą być: realizowanie strategii biznesowej, wspieranie zmiany organizacyjnej, nadzorowanie rozwoju indywidualnego, zwiększanie efektywności zespołowej i określanie wymogów szkoleniowych i selekcyjnych. Pod koniec rozdziału podsumowujemy wiedzę zdobytą przez organizacje dzięki zastosowanu systemu ocen 360 stopni i prezentujemy wskazówki dotyczące skutecznego wdrożenia tego systemu w Twojej organizacji.

Kolejne trzy rozdziały pomogą Ci w wybraniu najlepszej metody zbierania danych do oceny 360 stopni i uzyskania wsparcia kluczowych decydentów do jej przeprowadzenia.

Rozdział 3. zatytułowany jest „Najważniejsza decyzja, jaką podejmiesz — wybór metody przeprowadzenia oceny”. Omawiamy w nim dwie najczęściej spotykane metody gromadzenia danych dla przeprowadzenia oceny 360 stopni — wywiady i kwestionariusze badawcze. Lista plusów i minusów obu metod pozwoli Ci na wybór bardziej odpowiadającej Twoim potrzebom. W rozdziale tym przedstawiamy również listę czynników, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze kwestionariusza badawczego i prezentujemy wskazówki oceny przydatności kwestionariuszy.

W rozdziale 4., „Wykorzystanie wywiadów kwestionariuszowych dla wzbogacenia oceny 360 stopni”, koncentrujemy się na wykorzystaniu techniki wywiadu kwestionariuszowego jako jedynej formy zbierania danych, a także jako metody pomocniczej przy zastosowaniu kwestionariuszy. Szczegółowo opisujemy plusy i minusy techniki wywiadu, a także wskazówki pozwalające na jej optymalne wykorzystanie. Rozdział ten zawiera również wskazówki do przeprowadzenia efektywnego wywiadu, stworzenia raportu na podstawie zebranych danych i prezentowania oceny odbiorcom.

Ostatni w tej części rozdział 5., „Zdobywanie zwolenników — przekonanie innych członków organizacji do Twoich pomysłów”, podejmuje tematykę rzadko poruszaną w akademickich lub fachowych publikacjach: jak skłonić kluczowych decydentów do wsparcia i zaangażowania w proces oceny 360 stopni. Opisujemy strategiczny proces osiągnięcia tego celu, obejmujący techniki identyfikowania kluczowych decydentów i ich poziomu wsparcia, a także sposoby przezwyciężania typowych obiekcji związanych z korzystaniem z ocen 360 stopni.

Część druga — „Wdrażanie systemu ocen 360 stopni” — zawiera informacje potrzebne do zapewnienia sprawnego przebiegu procesu oceny po wyborze stosownego podejścia i osiągnięcia planowanych krótko- i długoterminowych rezultatów.

Rozdział 6., „Przeprowadzanie oceny — wskazówki do zarządzania procesem przeprowadzania ocen 360 stopni”, opisuje sposoby zarządzania procesem oceny 360 stopni w taki sposób, aby budził on entuzjazm zaangażowanych osób i zapewniał wysoki poziom zaufania dla jego rezultatów. Rozdział ten jest skonstruowany w taki sposób, aby zawarte w nim wskazówki pomogły uniknąć najczęściej popełnianych w tej fazie błędów, które szczegółowo opisujemy. Omawiamy również kilka efektywnych technik zwiększenia poczucia identyfikacji ocenianych z oceną.

W rozdziale 7., „Stawanie przed lustrem — prezentowanie oceny”, kładziemy nacisk na te czynności, które pozwolą zmaksymalizować korzyści wyciągane przez ocenianego z procesu oceny 360 stopni. Opisujemy i porównujemy trzy metody przekazania oceny — warsztaty grupowe, sesje sam na sam i studia indywidualne — i prezentujemy kryteria oceny stosowności każdej z metod w zależności od sytuacji i odbiorcy. Szczegółowo opisujemy również dwa typy sesji roboczych: pierwszy — skupiający się na uświadomieniu uczestnikom ich potrzeb rozwojowych, i drugi — dający możliwość rozwoju kwalifikacji. Podkreślamy ważną rolę trenera — osoby przeprowadzającej ocenę, prezentujemy wskazówki dotyczące wyboru trenera najlepiej odpowiadającego potrzebom badanych.

Rozdział 8. zatytułowany jest „Przeprowadzanie trwałych zmian — kolejne czynności”. Dokonujemy w nim przeglądu czynności, które powinny być wykonane po zebraniu i analizie danych oceny, tak aby oceniani przyjęli do wiadomości przekazane im treści i podjęli stosowne kroki. Opisujemy liczne metody kolejnych działań, szczegółowe strategie wprowadzania zmian i sugestie dotyczące uczynienia planu rozwoju aktem inicjującym proces uczenia się i zmian, nie zaś kolejnym nudnym dokumentem.

W rozdziale 9., „Udoskonalanie systemów zarządzania efektywnością pracowniczą”, odpowiadamy na najczęściej zadawane nam pytanie: Jak możemy wykorzystać system ocen 360 stopni w ramach naszego systemu zarządzania zasobami ludzkimi? Omawiamy tu korzyści i trudności związane z korzystaniem z systemu ocen 360 stopni w powiązaniu z systemami rozwoju kadr, nagradzania i wynagradzania. Prezentujemy zalecenia wraz z listą niezbędnych czynników, by uczynić system ocen 360 stopni wartościowym elementem każdego systemu zarządzania zasobami ludzkimi.Podziękowania

Pisanie tej książki bardzo przypominało wdrażanie systemu ocen 360 stopni. Wymagało planowania, badań, dokonywania wyborów i sprostania niełatwym wyzwaniom. Najlepszą częścią było uczenie się od innych i wykorzystywanie ich ocen dla przetestowania naszego toku myślenia, ukształtowania naszego komunikatu i zaprezentowania naszych idei.

Jesteśmy wdzięczni wielu osobom za pomoc i wsparcie podczas pisania tej książki. W szczególności chcielibyśmy podziękować:

Naszym klientom, także tym niecytowanym bezpośrednio w tekście, którzy chętnie udostępnili przykłady swoich doświadczeń z systemem ocen 360 stopni.

Stevowi Wall i Shannon Rye Wall, który zapewnili nam przeszkolenie i inspirację, a także pomogli nam zrozumieć, dlaczego ważnym było napisanie tej książki.

Praktykom, profesjonalnym partnerom i ocenianym, których zaangażowanie wahało się od cierpliwej krytyki naszych początkowych idei do szczegółowych opisów ich własnych zmagań z systemem ocen 360 stopni.

Recenzentom, którzy poświęcili czas na czytanie naszych brudnopisów i zapewnili nam niezwykle przydatne wsparcie: Joan Caruso, Penny Nieroth, Haroldowi Scharlatt i Randallowi White. Szczególne podziękowania dla Davida DeVries, Mary Eckenrod, Gail Howard, Ellen Van Velsor i Gary’ego Yukl, który poświęcił wiele czasu dla stworzenia wysoce szczegółowej krytyki pierwszego brudnopisu książki.

Naszym kolegom i koleżankom z firmy Manus za ich koleżeństwo i wsparcie w trakcie realizacji tego i wielu innych projektów, na których realizację wpływ miało pisanie tej książki: Marie Bocuzzi, Ericowi Campbell, Howardowi Cohen, Janet Castricum, Shay Dvoretzky, Debbie Horne, Jennifer Jordan, Dane Koepke, Annie Ongpin, Berniemu Rosenbaum, Laurie Tubbs, Thaddeusowi Ward i Abigail Wisniewski.

Evelyn Toynton, której cierpliwość i talent podczas redakcji tej książki pozwoliły nam stworzyć jasną i dającą się czytać lekturę, umożliwiającą Czytelnikowi zrozumienie przekazywanych treści.

Naszym przyjaciołom i członkom rodziny za ich zainteresowanie i zachętę. W szczególności chcielibyśmy podziękować naszym współmałżonkom Bonnie Uslianer i Allyn Keiser, za ich cierpliwość i wparcie podczas wielu nieprzespanych nocy i roboczych weekendów, kiedy to staraliśmy się zdążyć z pisaniem na czas.

Na koniec dziękujemy Tobie Czytelniku za wybór tej książki jako zasobu dla Siebie i Twojej organizacji. Mamy nadzieję, iż lektura sprawi Ci równie dużo radości, co nam dało pisanie.

----------------------- ----------------------------
Luty 1997 Richard Lepsinger
Stamford, Connecticut Antoinette D. (Toni) Lucia
----------------------- ----------------------------