Flota samochodowa - ebook

O AUTORACH

Daniel Trzaskowski

Prezes Zarządu w firmie Carefleet S.A. należącej do Grupy Crédit Agricole, jednej z największych grup bankowych w Europie. Absolwent Wydziału Transportu Politechniki Warszawskiej; w 2019 roku uzyskał na tym wydziale tytuł doktora nauk inżynieryjno-technicznych. Karierę w branży motoryzacyjnej rozpoczął w 2001 roku na stanowisku doradcy serwisowego w Opel Nivette. Początkowo odpowiedzialny za obsługę klientów indywidualnych, z czasem przeszedł do Centrum Obsługi Firm, gdzie opiekował się dużymi klientami flotowymi. W latach 2003–2008 rozwijał dział techniczny w Nivette Fleet Management (NFM), kierując jego pracami i zarządzając flotą 1500 pojazdów. W latach 2008–2010 stworzył od podstaw Centrum Techniczne i prowadził Departament Car Fleet Management w ramach Bankowego Funduszu Leasingowego (obecnie PKO Leasing S.A.). W latach 2010–2023 zawodowo związany z Volkswagen Financial Services, gdzie jako Dyrektor Biznesu Flotowego odpowiadał za sprzedaż flotową, Centrum Techniczne oraz remarketing. W latach 2021– 2022, pełniąc funkcję Chief Digital Officera, odpowiadał m.in. za otwarcie oraz rozwój Volkswagen Financial Services STORE. W 2019 roku zdobył tytuł „Osobowości flotowej” w ogólnopolskim plebiscycie organizowanym przez magazyn Fleet. Wykładowca i członek rady programowej Wydziału Transportu Politechniki Warszawskiej. Prowadzi szkolenia i prelekcje na temat zmieniającej się mobilności i trendów związanych m.in. z rynkiem flotowym, polityką flotową oraz kalkulacją kosztów TCO. Członek Zarządu PZWLP w latach 2014–2019 oraz obecnie, od marca 2024 roku.

Kamil Jakacki

Absolwent Akademii Leona Koźmińskiego oraz Szkoły Głównej Handlowej w Warszawie, gdzie zdobył wykształcenie w dziedzinie zarządzania i ekonomii. Od ponad 25 lat odpowiedzialny za kreowanie i wprowadzanie innowacyjnych usług SaaS oraz rozwiązań BIG DATA na rynkach europejskich w branży telekomunikacji i nowoczesnych technologii. Menedżer z wieloletnim doświadczeniem w budowaniu nowych organizacji oraz ich dynamicznym rozwoju w obszarze sprzedaży i marketingu. Od 2010 roku związany z Cartrack Polska, gdzie na stanowisku dyrektora sprzedaży i rozwoju odpowiada za efektywność operacji i wyniki handlowe na rynkach europejskich. Prelegent wielu najważniejszych konferencji branżowych w Polsce związanych z zarządzaniem flotą i trendami w sferze technologii BIG DATA. Ekspert w dziedzinie optymalizacji oraz digitalizacji procesów biznesowych. Popularyzator idei zarządzania pojazdami służbowymi w oparciu o stabilne i rzetelne dane oraz doradca w zakresie elektryfikacji i dekarbonizacji firmowych car parków przy wsparciu autorskich rozwiązań Cartrack Polska.

Maciej Kaniewski

Absolwent Wydziału Elektroniki Politechniki Warszawskiej, od prawie 30 lat związany z branżą motoryzacyjną jako twórca rozwiązań informatycznych, konsultant oraz wykładowca. Współzałożyciel firmy EOS S.j., specjalizującej się w oprogramowaniu dla importu, logistyki i dystrybucji pojazdów. Prowadził liczne projekty w Polsce, Niemczech, Chinach, Danii i Francji, związane z leasingiem, ubezpieczeniami i zarządzaniem flotą. Wykładał dla studentów Uniwersytetu SWPS, Akademii Leona Koźmińskiego oraz Berliner Hochschule für Technik, a obecnie prowadzi zajęcia na Wydziale Transportu Politechniki Warszawskiej w ramach studiów podyplomowych „Zarządzanie Flotą Samochodową i Mobilnością”. Pasjonat elektromobilności.

Wojciech Lewandowski

Założyciel i CEO firmy SOFTRA Systemy Informatyczne, producenta oprogramowania do zarządzania flotami pojazdów, sieciami wypożyczalni pojazdów i carsharingu. Absolwent Politechniki Gdańskiej i studiów podyplomowych na Politechnice Poznańskiej. Autor projektów wielokrotnie nagradzanych systemów informatycznych dla fleet managerów, wdrożonych przez firmę Softra w ponad 450 firmach w Polsce i za granicą. Autor artykułów w prasie flotowej i wykładów na konferencjach branżowych. Współautor książek „Przewodnik fleet managera” i „Zarządzanie flotą samochodową” Wykładowca na Wydziale Transportu Politechniki Warszawskiej na studiach podyplomowych „Zarządzanie Flotą Samochodową i Mobilnością”. Miłośnik podróży, nurkowania i fotografii.WSTĘP

Daniel Trzaskowski

Mam 43 lata i połowę swojego życia zajmuję się zarządzaniem flotą samochodową od strony teoretycznej i praktycznej, pracując przy tym w największych firmach w Polsce. Motoryzacja od zawsze była moją pasją, dlatego staram się poznawać wszystkie jej oblicza.

Miałem to szczęście, że w trakcie swojej kariery zawodowej mogłem pracować po każdej ze stron: dealera, fleet managera, a od wielu lat firmy CFM. To pozwoliło mi dogłębnie poznać podejście każdego z flotowych „graczy”.

W ciągu minionych 23 lat profesjonalną wiedzę o zarządzaniu flotą zyskałem nie podczas analizowania danych, ale realizując praktyczne zadania. Konsultowałem swoje przemyślenia i decyzje ze wspaniałymi mentorami, a jednocześnie rynkowymi ekspertami o szerokim doświadczeniu, prowadziłem też rozmowy z setkami osób odpowiedzialnych za firmowe pojazdy.

Od 15 lat jestem także aktywnym trenerem. Na kursach, wykładach i seminariach staram się dzielić wiedzą na temat firmowych samochodów, ponieważ wciąż jest ona zaskakująco ograniczona. Dlatego w roku 2018 razem z innymi ekspertami rynku oraz Wydziałem Transportu Politechniki Warszawskiej utworzyliśmy studia podyplomowe obejmujące zarządzanie flotą i mobilnością w firmie.

W polskiej literaturze popularnej i akademickiej nie ma wystarczającej liczby opracowań na temat flot samochodów, uznałem więc, że moją wieloletnie doświadczenia i zdobytą wiedzę warto zamknąć w ramy książki. To pierwsza publikacja, której jestem pomysłodawcą i współautorem, dlatego jest to dla prawdziwa przygoda.

Co jest celem moim i kolegów, których zaprosiłem do współtworzenia tej pozycji? Chcemy, aby ta książka wspierała w codziennej pracy osoby odpowiedzialne za zarządzanie flotą w większych i mniejszych firmach. Chcemy dotrzeć także do studentów, aby ich start do flotowej kariery miał mocne teoretyczne podstawy.

Chcemy, aby po lekturze tej książki menedżerowie floty, przedsiębiorcy, ale i studenci, czuli się przygotowani do wdrożenia optymalnych, czyli najbardziej opłacalnych form i metod zarządzania pojazdami w firmie. Im więcej na ten temat przeczytacie, tym łatwiej poradzicie sobie z problemami, które na pewno pojawią się w zarządzaniu nawet niewielką liczbą firmowych samochodów.

Przystępność przekazywanej wiedzy zależy w dużej mierze od stopnia zaangażowania autora w dany temat. Zależy mi na tym, aby ta książka zachęciła Czytelników do pogłębiania wiedzy – i nie dotyczy to jedynie studentów przygotowujących się do egzaminów, ale i moich kolegów z branży flotowej. Postaram się przystępnie omówić wszelkie zagadnienia, opisując je krok po kroku i objaśniając kolejne etapy radzenia sobie z nimi.

Warto podkreślić…

Podczas lektury tej książki warto rozumieć kontekst, w jakim funkcjonuje firma w danym momencie. Dział flotowy to odrębna jednostka, z własną strategią działania, jednak nie można optymalizować parku pojazdów w oderwaniu od działów sprzedaży, HR, finansowego, logistyki, kontrolingu czy innych kluczowych dla firmy obszarów. Niestety wciąż można spotkać modele zarządzania flotą oparte głównie na najprostszych, technicznych działaniach obsługowych, np. odprowadzeniu auta do serwisu, dopilnowaniu terminów badań czy przeglądów itd.

Moim zdaniem nawet niewielka firma, dysponująca kilkoma samochodami osobowymi, może naprawdę wiele zyskać na wprowadzeniu zmian w zarządzaniu taką mini flotą. Oszczędności, jakie można zyskać dzięki uporządkowaniu tego obszaru, mogą osiągnąć nawet do 20 procent dotychczasowych całkowitych kosztów, zapewniając jednocześnie sprawną i bezpieczną mobilność wszystkim użytkownikom służbowych aut.

Optymalizacja funkcjonowania floty umożliwia płynne przechodzenie do kolejnych etapów w rozwoju działalności. Dzięki niej dotrzecie – jako pracownicy, flotowcy, ale i menedżerowie firmy – dalej, szybciej i wygodniej. Będziecie przy tym czuli się bezpieczniej i pewniejsi siebie, a to wystarczające powody, aby zainwestować swój czas, pracę i cierpliwość w zgłębienie tych tematów. Koszty mobilności w firmie, związane z użytkowaniem pojazdu, często stanowią drugą pozycję w wydatkach przedsiębiorstwa, więc szczególnie w tym przypadku należy skupić się na zmianie obecnych i wyrobieniu sobie dobrych przyszłych nawyków.

Idealny sposób zarządzania nie istnieje. To samo dotyczy zarządzania flotą pojazdów. Dobrze, jeśli ktoś potraktuje moją książkę jako kanwę dla własnych pomysłów. Nie da się bowiem w tej dziedzinie określić jednego idealnego standardu. Każdy musi sam wykreować swój obraz tego, jak na co dzień będzie wyglądało wykorzystanie pojazdów oraz środków na ich utrzymanie.

Osiągnięcie tego z dnia na dzień jest niemożliwe, dlatego czeka Was dużo pracy, zarówno tej spędzonej przy planowaniu, jak i związanej z wdrażaniem tych pomysłów. Inaczej wygląda na przykład sytuacja flotowca w firmie budowlanej, gdzie potrzebne są specyficzne pojazdy do przewozu ciężkich, czasami brudnych i nieforemnych materiałów do budowy domów, a inaczej przedstawiciela handlowego z branży medycznej, który ze względów wizerunkowych znacznie bardziej zwraca uwagę na wygląd zewnętrzny i estetykę wnętrza samochodu.ZAWARTOŚĆ KSIĄŻKI

Pierwszy rozdział niniejszej książki poświęcony jest opisowi rynku motoryzacyjnego w Polsce i w Europie. Finansowanie samochodów jest bowiem ściśle związane z tym, co działo się na światowych rynkach na początku lat 20. XXI wieku oraz w chwili pisania tej książki, na przełomie lat 2023 i 2024.

Aby zarządzać flotą pojazdów, trzeba poznać rynek i jego strukturę oraz ustalić optymalne sposoby wykorzystania tych informacji. Podpowiem Wam, jak czytać aktualne dane, jak wyciągać z nich wnioski, jakie raporty szczególnie powinny zwrócić Waszą uwagę, a także czy rynek wynajmu samochodów w Polsce jest już dojrzały, czy ma jeszcze przed sobą okres rozwoju, czy raczej czekają nas długie lata stagnacji.

Następnym tematem będą charakterystyki współczesnych form finansowania flot. Nie ma tu jednego, najlepszego rozwiązania, bowiem wszystko zależy od rodzaju firmy, jej aktualnej sytuacji finansowej, celów rozwojowych, dostępu do zasobów przeznaczonych do zarządzania flotą i wielu innych zmiennych.

Kolejnym zagadnieniem jest ocena różnych rodzajów ryzyka, które dzielimy na ryzyka zależne i niezależne. To właśnie tymi zależnymi będziemy bowiem mieli szansę najczęściej zarządzać, a na te niezależne musimy się jak najlepiej przygotować. Zgodnie z podstawami ekonomii tzw. czarny łabędź (szerzej jest to opisane w rozdziale 3, „Ryzyko w zarządzaniu flotą”) tylko czeka, aby wpłynąć na naszą firmę. To od osób podejmujących kluczowe decyzje zależy, czy przedsiębiorstwo przetrwa jego atak czy stanie na krawędzi upadku.

Nie jesteśmy w stanie przewidzieć wpływu na motoryzację wzrostu kosztów paliwa ani sytuacji na giełdzie towarowej, gdzie ceny metali ziem rzadkich mocno wpływają na obszar technologii. Zagrożeniami trudnymi do oceny będą też konflikty polityczne i zbrojne, katastrofy naturalne i ekologiczne czy inne zdarzenia losowe wpływające na ogólnoświatowe zawirowania gospodarcze.

Rozdział 4, „Budżetowanie kosztów – w tym TCO”, zawiera wskazówki, jak sporządzić i optymalizować budżet przeznaczony na zarządzanie flotą pojazdów w różnych warunkach, z wyszczególnionymi działaniami niezbędnymi do sprawnego funkcjonowania firmy. Jest w nim również mowa o tym, jak budować procesy, których celem jest planowanie, kontrola oraz zarządzanie budżetem floty.

Omawiam również szczegółowo, czym są całkowite koszty posiadania (lub użytkowania) parku pojazdów (TCO). To pojęcie definiuje wszystkie koszty utrzymania floty, niezależnie od skali i działalności przedsiębiorstwa, nawet te dotychczas niesłusznie pomijane. Metody finansowania firmowych aut zależą od potrzeb firmy i jej struktury organizacyjnej. Niezbędne jest w tym celu przyjęcie pewnej filozofii i długoterminowej wizji, którą również pomogę stworzyć.

Nie zapominajmy, iż MS Excel nie jest najlepszym narzędziem do zarządzania firmą. Mamy dzisiaj wiele przydatniejszych programów, służących wyłącznie do zarządzania flotą oraz dedykowane systemy ERP. Oddzielny rozdział w tej książce, „Systemy IT do zarządzania flotą”, autorstwa Wojciecha Lewandowskiego, jest poświęcony jednemu z najbardziej popularnych i – w mojej ocenie – najlepszych w Polsce systemów do zarządzania pojazdami, Flota Commandor. Takie oprogramowanie nie tylko ułatwia pracę, ale w pewnym stopniu wskazuje, na co dodatkowo zwrócić uwagę w przypadku rozliczania i planowania kosztów. O podzielenie się doświadczeniami we wdrażaniu tego typu systemu w firmie poprosiliśmy z kolei przedstawicieli branży ubezpieczeniowej.

Kolejny rozdział jest poświęcony telematyce, której rola w zarządzaniu flotą rośnie z roku na rok. Urządzenia i systemy telematyczne pozwalają wejść na wyższy poziom zarządzania, bowiem dostarczają fleet managerom szereg rozbudowanych danych do przygotowania kluczowych analiz, takich jak zużycie paliwa czy styl jazdy danego użytkownika. Do przygotowania tej części zaprosiłem przedstawicieli firmy będącej dostawcą najwyższej klasy urządzeń telematycznych.

Dalsza część książki dotyczy między innymi przyszłości. Jesteśmy na takim etapie globalnego rozwoju technologicznego, w którym gwałtownie rośnie popularność samochodów elektrycznych bądź hybrydowych. Odejście od paliw kopalnych jest koniecznością, wynikającą z poczucia odpowiedzialności społecznej i polityki klimatycznej, a biznes ma szansę w tej dziedzinie stanąć na pierwszej linii frontu w walce o zahamowanie degradacji naszej planety. Elektromobilność dynamicznie się rozwija i wciąż zmienia, dlatego do współpracy przy tym rozdziale zaprosiłem Macieja Kaniewskiego, który jest ekspertem w tej dziedzinie i również wykładowcą na Wydziale Transportu Politechniki Warszawskiej. Optymalizacja wykorzystania środków transportu stanowi niebagatelne wyzwanie dla nas i przyszłych pokoleń. Kolejne wyzwania już pukają do naszych drzwi. Samochody stają się autonomiczne, a popularyzacja aut elektrycznych obniża koszty serwisowe. Sztuczna inteligencja przejmuje coraz więcej zadań, a wyzwaniem dla kierownictwa firm jest przystosowanie się do tych zmian i wdrażanie ich, rozsądnie i odpowiedzialnie.

W kolejnym, 8. rozdziale, „Polityka flotowa w firmie”, skupiam się na bardzo istotnym elemencie profesjonalnego zarządzania samochodami, jakim jest polityka flotowa. Utworzenie takiego dokumentu jest w firmie absolutnie konieczne do sprawnego i bezpiecznego zarządzania parkiem pojazdów. Wskazuję najważniejsze punkty, jakie powinny się znaleźć w polityce flotowej oraz omawiam ich znaczenie.

W ostatnim rozdziale, „Budowa strategii floty w firmie”, opisuję, jak skutecznie wprowadzić zmiany we flocie. Aby osiągnąć sukces w zarządzaniu pojazdami, najpierw trzeba mieć wizję i strategię, a następnie przełożyć je na działania operacyjne oraz przekonać do niech swoich szefów i współpracowników. Nawet najlepszy plan nie będzie nic wart, jeśli nie zdołamy wdrożyć go na różnych szczeblach i przekonać innych do zaakceptowania nowego podejścia.

Na końcu książki znajdują się najważniejsze definicje związane z zarządzaniem flotą, zebrane w postaci słowniczka.

Drodzy Czytelnicy, cieszę się, że wraz ze mną zdecydowaliście się rozpocząć tę podróż. Mam nadzieję, że poszerzy ona waszą wiedzę o zarządzaniu flotą samochodową.ROZDZIAŁ 1
RYNEK SAMOCHODOWY W POLSCE – POJAZDY OSOBOWE I LEKKIE DOSTAWCZE
DANIEL TRZASKOWSKI

Rok 2022 był niewątpliwie trudny dla całej światowej gospodarki. Na biznesową niepewność w tamtym okresie mocno wpłynęły skutki pandemii Covid-19, wybuch i dramatyczny przebieg wojny w Ukrainie oraz pogłębiająca się inflacja. Z punktu widzenia rynku nowych aut rok 2022 był zdecydowanie nieudany. Zarówno w Polsce, jak i w całej Europie odnotowano spadek poziomu sprzedaży nowych pojazdów osobowych w porównaniu z rokiem poprzednim: w Polsce o 6%, natomiast w całej Europie o 4,1%. Jeżeli porównamy ten wynik z liczbą aut sprzedawanych przed pandemią, w 2019 r., to spadek wyniósł 28,5% w Polsce i 24,4% w Europie.

Rok 2023 przyniósł pozytywny przełom w branży samochodowej. Dobre wyniki sprzedaży pojazdów lekkich wynikały przede wszystkim ze znacznie większej dostępności nowych aut i skrócenia czasu ich dostaw. Zaburzone podczas pandemii łańcuchy dostaw odzyskiwały swoją efektywność, a komponenty niezbędne dla firm produkujących podzespoły samochodowe znów stały się dostępne. Widmo wojny w Europie, mimo trwającej agresji Rosji na Ukrainę, stało się bardziej oswojone, co wpłynęło na pewne uspokojenie nastrojów inwestycyjnych.

Jak rynek poradził sobie z wyzwaniami okresu koronawirusa i wysoką inflacją lat 2022–2023? Według danych sprzedażowych opublikowanych przez Instytut Badań Rynku Motoryzacyjnego Samar, 2023 r. był kolejnym już rokiem podwyżek cen nowych pojazdów osobowych i lekkich dostawczych, a od roku 2019, czyli w ciągu pięciu lat, średnie ceny nowego samochodu wzrosły w zależności od segmentu aż o 30–60 procent. Analitycy IBRM Samar widzą również zalety tej sytuacji: poprawiła się dostępność samochodów, ponownie pojawiły się też rabaty dla klientów, niemal niedostępne w kilku poprzednich latach, które w 2024 roku powinny istotnie wyhamować dalszy wzrost cen. Również znaczne wzrosty płac – przynajmniej w teorii – zniwelowały wysokie koszty zakupu pojazdów: statystycznie na zakup nowego auta Polacy wciąż muszą przeznaczyć około 32 średnich wynagrodzeń netto.

Dlaczego warto obserwować takie zjawiska mikro- i makroekonomiczne? Tak jak zaznaczyłem we „Wstępie”, każdy fleet manager powinien rozumieć zasady działające na rynku samochodowym. Powinien być w stanie ocenić, w jakiej kondycji jest rynek sprzedaży nowych pojazdów oraz czego należy się spodziewać w perspektywie krótko- i średnioterminowej.

Należy przy tym zadać sobie fundamentalne pytanie: czy głównym celem koncernów samochodowych będzie dążenie do odbudowania wyników sprzedaży z 2019 roku (wolumenu sprzedaży) czy raczej pozostaną przy strategii osiągania jak najwyższej rentowności i zmniejszenia produkcji? Jakie pojazdy staną się standardem rynkowym w najbliższej przyszłości? Czy elektryki i zbliżone modele osiągną przewidywaną jeszcze niedawno dominującą rolę w sprzedaży nowych aut, a jeśli tak, to w jakiej perspektywie czasowej? To trudne pytania, a cały rok 2023 pokazał, że nawet najwięksi producenci zakończyli rok z innymi wnioskami na przyszłość, niż go zaczynali.

Oto przykłady: większość firm samochodowych miała na początku przekonanie, że w tym okresie mogą wyprodukować i sprzedać mniej nowych samochodów, ale zarobić na nich więcej ze względu na kulejącą podaż, spory popyt oraz wynikające z tego znaczne wzrosty cen. Dodatkowo, wiele marek zapowiedziało odejście od produkcji najmniejszych i małych samochodów, które nie zapewniały oczekiwanej rentowności (ale i norm emisji spalin UE), mimo że w stabilnych latach 2016–2019 te właśnie samochody miały swój duży udział w europejskim rynku. Pojazdy elektryczne i hybrydowe miały notować systematycznie rosnącą sprzedaż.

Co przyniósł koniec 2023 i początek 2024 roku? Niezwykły rozwój marek oferujących modele stosunkowo tanie, małe i spalinowe. Na czele pierwszej dziesiątki liderów sprzedaży na rynku europejskim w roku 2023 jest, co prawda, elektryczna Tesla Y, ale kolejne miejsca należą już do miejskich „maluchów”: druga jest Dacia Sandero, trzeci Volkswagen T-Roc, dalej Renault Clio, Peugeot 208 i Opel Corsa. Niejeden koncern pod koniec 2023 roku ogłosił zmiany w swoich planach rozwoju: powrót do tańszych modeli, nieco mniejszych czy ograniczenie skali ofensywy samochodów elektrycznych.

W Polsce poziom sprzedaży pojazdów wykazuje ciągle duży potencjał rozwoju z punktu widzenia chłonności rynku i liczebności populacji. W porównaniu z krajami Europy Zachodniej jesteśmy wciąż daleko od nasycenia rynku nowymi pojazdami. Analizując dane Eurostatu z 2021 roku, można stwierdzić, że średnia liczba sprzedawanych nowych samochodów na 1000 mieszkańców wynosiła w Polsce 12 sztuk, podczas gdy w Belgii 33, a w Niemczech i Danii po 31 pojazdów.