Negocjacje zakupowe na dzień dobry! -czyli jak zarobić kupując - ebook

Wstęp

Proces zakupowy w potocznym języku określany mianem zakupów wydaje się zajęciem banalnym w swej istocie, bo przecież każdy każdego dnia kupuje i sprzedaje: towary, usługi, a nawet siebie. Nie ma w tym nic nadzwyczajnego, po prostu tak jest. Sprawa staje się ciekawa w sytuacji, kiedy zakupy są Twoim sposobem na życie, kiedy zarabiasz kupując, np. pracujesz na stanowisku ‘kupiec’. Oczywiście jest to w dużej mierze uproszczone nazewnictwo, bo zaczynając od asystenta poprzez specjalistę na kierowniku i dyrektorze kończąc w dużych firmach lub będąc samodzielnym przedsiębiorcą w tych mniejszych, naprawdę możesz być wspaniałym i liczącym się graczem, a raczej kupcem na rynku. Nie ma wątpliwości, że praca kupca to nobilitacja. Ten zawód znany od wieków nadal cieszy się popularnością i kupcy wyposażeni w nowe narzędzia pracy handlują na całym świecie, każdego dnia. Obecnie prowadzimy rozmowy handlowe inaczej niż kilkaset lat temu, choć finał tego przedsięwzięcia jest taki sam. Po dwóch stronach stołu zasiadają ludzie i jeden z nich ma coś, co ten drugi chce mieć. Mogłoby się wydawać, że spotkają się w połowie drogi i powinno dojść do porozumienia, ale czy na pewno zawsze tak się dzieje?

W tej książce staram się skupić na praktyce. Chcę pisać o zawodzie kupca tak, jak on wygląda z punktu widzenia przedsiębiorcy lub osoby rozpoczynającej karierę w tym zawodzie. Przypuśćmy, drogi Czytelniku/Droga Czytelniczko, że zostajesz kupcem w porządnej firmie lub zakładasz działalność gospodarczą i Twoim głównym obowiązkiem w pracy są zakupy towarów i usług. W jaki sposób i gdzie to robisz? Na targu, na placu, na ulicy, w sieci, a może kupujesz od innych dostawców, przez telefon, przez internet, mailem? Zaczynasz pracować jako kupiec w środowisku, którego nie znasz i każdy, kogo spotykasz, jest bardziej doświadczony od Ciebie. Nic nie jest takie oczywiste i nic już nie jest wtedy takie proste.

Już na wstępie chcę Was poinformować, że treść tej książki będzie przewodnikiem po świecie zakupów, a nie podręcznikiem z jednym właściwym rozwiązaniem. Rozczarowani? A nie powinniście być, bo takiego podręcznika nie ma, już tłumaczę dlaczego! Otóż żadna z technik negocjacyjnych nie jest stuprocentowo skuteczna. Nie ma gotowych wzorów na sukces w relacjach międzyludzkich. Znajomość technik negocjacyjnych zwiększa szanse na osiągnięcie celu, ale nigdy nie przyniesie pewności, że zastosowanie jakiejkolwiek z nich sprawi, iż partner w rozmowie w każdych okolicznościach będzie gotowy zrobić to, czego od niego oczekujesz. Oczywiście, bez świadomego stosowania technik negocjacyjnych mamy tylko pewne nadzieje na sukces. Jednak przy zastosowaniu technik negocjacyjnych nasze szanse zwiększają się. Odpowiednie przygotowanie się do negocjacji dodatkowo zwielokrotnią nasze szanse i być może osiągniemy sukces w stu procentach; ale nie oznacza to, że będziemy go osiągać zawsze i będziemy osiągać zawsze to, co jest dla nas najlepsze. Niniejszy przewodnik pokazuje drogę, jaką należy przebyć, aby zbliżyć się maksymalnie do stanu, który nazywamy sukcesem w negocjacjach.

Zawsze popularnym tematem są szkolenia z technik sprzedaży dla przedstawicieli handlowych, którzy w dużej mierze odpowiadają za wolumen sprzedażowy, obrót, zysk itp. I dobrze, bo faktycznie ich rola jest nie do przecenienia. Postanowiłem pójść nieco dalej i zastanowić się, co jeszcze sprawia, iż firmy generują zyski. Otóż na zysk, oprócz tego, co firma zarabia składa się również to, czego firma nie wyda. Nie twierdzę, że pieniądze powinny leżeć na koncie w banku, bo to jest tylko jedno z rozwiązań. Należy inwestować i kupować, ale tak, aby była pewność, iż każdy ciężko zarobiony grosz zwróci się w przyszłości wielokrotnie. Oczywiście plany inwestycyjne, plany produkcyjne, gospodarka magazynowa, odpowiednio przeszkolona kadra i inne decyzje w tym zakresie mają tu olbrzymie znaczenie. To indywidualne zagadnienie analizowane odrębnie dla każdego przedsiębiorstwa i jako takie nie jest tematem tego opracowania. Skupię się na aspekcie stricte zakupów, a dokładniej prowadzeniu negocjacji zakupowych. Niby nic wielkiego, ale wystarczy pomyśleć, jak wiele marnowanych jest pieniędzy tylko, dlatego że nie pytamy o lepszą cenę. Ta książka pomoże Ci przygotować się do negocjacji i dokonać zakupów, które w optymalnym stopniu przyczynią się do rozwoju przedsiębiorstwa bez zwiększenia budżetów inwestycyjnych.

Co więcej, skoro sam dokonujesz zakupów w Twoim codziennym prywatnym życiu, informacje zawarte w następnych rozdziałach też powinny Cię wspomóc. Ten tekst ma dać Tobie wskazówki, jak czerpać korzyści z wydawanych pieniędzy.

Umiejętności miękkie, jakimi są umiejętności negocjacyjne wymagają ciągłego doskonalenia i praktyki. Inaczej rozumując, to czego się nauczysz, a nie utrwalasz — zapominasz, a zatem wracasz do punktu wyjścia. W związku z tym, iż negocjujesz na co dzień mimo woli i masz już tego świadomość, możesz negocjować stosując techniki i wskazówki, o których tu przeczytasz. Wyrobienie w sobie nawyków reagowania w odpowiedni sposób na próby manipulacji, czy stosowanie perswazji wymaga kilkuset godzin ćwiczeń. Dlatego warto jest rozpocząć trening już teraz.

Biznes to selekcja naturalna i często sztuka przetrwania zależy od tego, czy potrafisz skutecznie komunikować się i negocjować. Decyzja o tym, czyja pozycja słabnie, a czyja się wzmacnia, kto znika z rynku, a kto na nim pozostaje, rozstrzyga się w trakcie negocjacji. Negocjator chroni swoje interesy, ale tylko skuteczny i doświadczony robi to dobrze.

Nie wystarczy nauczyć się reguł i przeczytać z uwagą ofertę, by móc w trakcie negocjacji szybko podejmować trafne decyzje, odpowiadać i jednocześnie zadawać odpowiednie pytania. Powiedziałbym nawet, iż wyuczenie się na pamięć „formułek” nie jest potrzebne. Oferty i cenniki możesz wydrukować, zabrać na spotkanie i korzystać z nich. Jest to nawet wskazane. Owszem dobrze jest być sprawnym mówcą, ale należy skupić się bardziej na prawidłowych reakcjach w trakcie rozmowy, aniżeli na ich szybkości. Przygotowanie do negocjacji to coś więcej. To jest praca, którą musisz wykonać zanim zasiądziesz do negocjacyjnego stołu.

Zanim zakończę wstęp, jeszcze kilka słów o przedstawicielach handlowych i sprzedawcach. Pamiętaj, że ci mili, sympatyczni, troskliwi, ładnie ubrani handlowcy nawet nie zwróciliby na Ciebie uwagi gdyby nie to, że zauważyli cień szansy na benefity. Negocjacje to Twój przywilej, ale i obowiązek.

Będę starał się dostarczyć szereg przykładów prowadzonych negocjacji, które miały miejsce w małych i dużych przedsiębiorstwach! Tak było! I pewnie zdarzy się jeszcze wiele razy!Dlaczego kupujesz?

Bo czegoś potrzebujesz? Owszem, niewielki procent zakupów dokonujesz, dlatego że czegoś potrzebujesz. Zabrzmi to może niesamowicie, ale zdecydowaną większość zakupów dokonujesz pod wpływem emocji i pragnienia. Zapewne wielu z nas stwierdzi, iż ich decyzje są zawsze przemyślane i nie pozostawiają nic przypadkowi. Kupują tylko to, czego potrzebują. Nie twierdzę, że jest inaczej, jednak w ramach poprawy skuteczności w podejmowaniu decyzji wykreśl z listy zakupów na najbliższy rok te rzeczy, które mają podnieść Twój status społeczny. Wykreśl te rzeczy, które mają podnieść Twój status w oczach sąsiadów, rzeczy z których nie będziesz korzystać, rzeczy z których będziesz korzystać tylko raz lub rzadko, rzeczy które możesz pożyczyć, rzeczy które możesz zastąpić tymi, które już masz. Wyrzuć również z listy te rzeczy, które dają wiele nowych opcji i możliwości, których nie potrzebujesz i nie będziesz wykorzystywać. Prawda, że lista się skróciła? A na pewno obniżyła się jej wartość. Świetnym przykładem może być samochód typu SUV dla samotnej osoby mieszkającej w mieście, która również potrafi korzystać z komunikacji miejskiej. Zakup i utrzymanie auta kosztuje więcej niż bilet miesięczny, a ponadto SUV ciężko zaparkować w centrum i nie dojedziesz nim znacząco szybciej, czy bezpieczniej niż autobusem. Wydaje nam się, że zza kierownicy SUV’a robimy wrażenie na sąsiadach, czujemy się wyjątkowi nie zauważając, że takich SUV’ów jeździ po drogach tysiące… SUV to idealna rzecz do wykreślenia z listy zakupów. W tym przypadku zakup nie jest przemyślany, a podejmowany pod wpływem emocji. Innymi słowy chcesz czuć się lepiej, bo kupowanie sprawia przyjemność. Oczywiście przyjemności są ważne, to dla nich się żyje. Tylko, dlaczego muszą one tyle kosztować? Zwłaszcza, że radość z zakupionego telewizora szybko przemija, a raty do spłaty pozostają. Rozmowa ze sprzedawcą w sklepie w niczym nie pomoże, bo on może jeszcze bardziej zachęcić Cię do zakupu opowiadając o niezwykłych możliwościach sprzętu, który zamierzasz nabyć. Generalnie kupujemy po to, by czuć się lepiej, a sposób w jaki to realizujemy jest indywidualną sprawą każdego z nas. To tyle na temat prywatnych zakupów dokonywanych za nasze prywatne pieniądze. W firmie czy życiu zawodowym sprawa ma się nieco inaczej. We wstępie pisałem o działach, które określają swoje zapotrzebowania (np. działy inwestycji, techniczne). Tutaj lista zakupów nie powstaje pod wpływem emocji kupca i mam nadzieję, że powstaje w oparciu o chłodną kalkulację. Tak czy inaczej dostajemy specyfikację materiałów do nabycia w ramach inwestycji wraz z prośbą o zakup określonych na tej liście towarów. Niby prosta sprawa, ale bez odpowiedniego przygotowania wydamy na te towary dużo więcej, aniżeli to konieczne.Negocjacje zakupowe

Wielu sprzedawców błędnie zakłada, że negocjacje są nieuniknione. A przecież negocjacje i sprzedaż to dwa różne procesy, to już wiemy. Najczęściej będziesz negocjować, gdy zdecydujesz że oferta sprzedawcy odpowiada Twoim potrzebom, dlatego tak ważne jest przekazanie w odpowiedni sposób własnych potrzeb. No, ale tak żeby dostawca zrozumiał, co Ty musisz mieć. Zatem wymagam od dostawcy by zidentyfikował moje potrzeby — słuchając mnie, przedstawił korzyści wynikające ze skorzystania z jego produktu — mówiąc jasno i wyraźnie, dał mi możliwość uporania się z zastrzeżeniami do jego oferty — reagując i odpowiadając na nie, a wtedy jest wielka szansa, że chcąc dokonać zakupu rozpocznę z nim negocjacje… twarde negocjacje. Lecz zanim to zrobię, przypomnę Ci, że w poprzednich rozdziałach dowiedziałeś się, jakie informacje potrzebujesz zgromadzić lub sprawdzić, aby przygotować się do negocjacji. Zauważyłeś zapewne, że ilość informacji, które powinieneś zebrać jest duża. Może być tak, że nie będziesz miał do nich dostępu lub nie będziesz miał po prostu czasu (choć z tym czasem to uważaj). I znów wracamy do tematu niskich kosztów. Jeżeli masz poświęcić 2 dni na to, aby zdobyć informacje i obniżyć w ten sposób wartość zakupu o 10 zł, to zdecyduj, czy warto…? Może lepiej w tym czasie zająć się sprawą, której wartość jest dużo wyższa i masz szanse na wyższy rabat? Każdy z nas poświęca wiele uwagi zbieraniu informacji w dużej mierze niepotrzebnych. Warto o tym pamiętać, przeprowadzając analizę zysków i strat, by ustrzec się dwóch błędów, czyli utopionych kosztów i utraconych możliwości. W procesie podejmowania decyzji liczą się tylko przyszłe zyski i straty. A mianowicie, pożyczyłem koledze pieniądze, a kolega nie chce oddać i unika mnie. Teraz ważne, czy kwota, którą mu pożyczyłem jest na tyle duża, że muszę ją odzyskać. Bo jeśli nie, to mam pewność, że już nigdy nie będę musiał z nim rozmawiać. I tak, koszt to pieniądze, a zysk to zerwanie i tak nieszczerej znajomości. Wybór, jakiego dokonałem, oznacza inne możliwości, które odrzuciłem. Czy w takim razie lepiej nic nie zrobić, żeby niczego nie stracić? Pomyłka! W takim wypadku nie zyskujemy nic. Lepiej podjąć decyzję i nie rozważać zbytnio odrzuconych opcji. Uczysz się przede wszystkim tego, że umiesz z sytuacji wybrnąć, wszystko na nowo poukładać. No i co z tego ze mi nie wyszło. Daję przecież z siebie wszystko, wywracam się, popełniam błędy, a potem zobaczymy. Porażkę mam wkalkulowaną w koszty. Najważniejsze to zebrać fakty i wyrobić sobie własną opinię. Wystarczy rozejrzeć się po branży w której działasz i zobaczyć jakie masz możliwości. Spójrz na negocjacje jak na możliwości, skonfrontuj je z różnymi sytuacjami. Nie wszystkie działania czy rozmowy prowadzą do sukcesu; niektóre są po prostu ślepymi uliczkami. Ale żeby się tego dowiedzieć, musisz skorzystać z tych okazji, pozwolić by szansa się rozwinęła, urosła. Negocjacje są czynnością lub procesem, do którego w pewnym stopniu musisz podejść jak do egzaminu. Musisz być przygotowany, a im lepiej jesteś przygotowany, tym więcej możesz osiągnąć. Musisz znać reguły gry, musisz być wypoczęty i nieco zrelaksowany. A przede wszystkim określić swój cel, wiedzieć na co Cię stać, znać fakty. Powinieneś ponadto przewidzieć, jakie argumenty i potrzeby ma Twój rozmówca i pamiętać o tym, że Twoim partnerem handlowym jest człowiek taki sam jak Ty i na pewno też jest przygotowany, bo nie jesteś jego pierwszym klientem. Musisz wiedzieć, że zna swój produkt, wie jak negocjować oraz zdawać sobie sprawę z tego, że on chce Ci coś powiedzieć i bardzo chce sprzedać. Pamiętasz, jak mówiłem o przedmiocie użytku domowego, wszystko jedno jakim, który każdy ma, a używa tylko jego paru funkcji. Tam jest menu, otwierasz, klikasz, uruchamiasz program — proste. My też mamy swoje menu, musimy tylko chcieć korzystać z niego. Wydobądź, co w Tobie najlepsze, przechodź płynnie między własnymi programami. Jak fakty nie działają w rozmowie, to może zapytaj swojego dostawcę o jego spojrzenie na branżę… Może jest inne niż wszystkich? Jego pomysł na biznes — zapytaj o jego sukcesy zawodowe, zapytaj o cokolwiek. Liczy się podejście. To jest kwestia dwóch wizji świata: jedna — bezpieczna, utarta, nudna, czyli opierasz się tylko i wyłącznie na danych i sprawdzonych wręcz zdefiniowanych działaniach, druga — ryzykowna: stawiasz na siebie i swoje rozwiązania. Niestety, dziś raczej wybierany jest pierwszy wariant.

Czy pomyślałeś kiedykolwiek, by zapytać wszystkich swoich dostawców równocześnie o obniżkę ceny towarów, jakie dostarczają? Na przykład o 3%? Żeby wysłać do wszystkich jednakowe pismo z jednakową argumentacją?

I to jest wyjście poza szablony.

Pamiętaj, że sztywny scenariusz, zatytułowany ‘jak kupować’, nie wytrzymuje konfrontacji ze współczesnym światem. Przerzucanie się danymi czasami nie zawsze prowadzi do oczekiwanych rezultatów. Dziś już nie ma pewników.