Nowoczesna korespondencja biznesowa po angielsku - ebook

Listy i e-maile Letters and emails

Listy znane dotychczas z korespondencji biznesowej przejdą zapewne niedługo ostatecznie do historii. Powodem jest rozwijająca się technika. Tak jak dawniej listy pisane odręcznie zastąpiła maszyna do pisania, a potem maszynę do pisania zastąpił komputer, tak dziś maile coraz bardziej wypierają „klasyczną” korespondencję listowną.

Jednak wiele zasad dotyczących dawniej (i jeszcze teraz) listów biznesowych dotyczy także wysyłania korespondencji drogą mailową. Dlatego w wielu firmach w dalszym ciągu pisze się „klasyczne” listy biznesowe z tą tylko różnicą, że nie są wysyłane pocztą, lecz jako załącznik do maila, na ogół w formacie pdf.

Nie tylko firmy wysyłają listy biznesowe do innych firm. Czasem „zwykły człowiek” również musi napisać list biznesowy. To może być np. aplikacja o pracę albo pismo do urzędu, albo np. reklamacja po zakupie jakiegoś towaru.

Kiedy napisać list, a nie e-mail When to write a letter and not an email

- W oczywistych przypadkach kiedy korespondujesz z klientem, który nie posługuje się pocztą elektroniczną.
- Kiedy chcesz do korespondencji dołączyć ulotki, broszury itp., szczególnie większą ilość, a przypuszczasz, że twój odbiorca może ich nie wydrukować, gdyby były załączone do maila.
- Kiedy chcesz wysłać np. jakieś specjalnie przygotowane zaproszenie na ładnym papierze.
- Kiedy potrzebny jest ci podpis kwitujący osobisty odbiór korespondencji.
- Kiedy chcesz pokazać, że włożyłeś w korespondencję trochę wysiłku, ponieważ zależy ci na wywarciu dobrego wrażenia na odbiorcy czy zbudowaniu pozytywnych skojarzeń.
- Kiedy piszesz do jakiejś firmy/klienta po raz pierwszy, list wygląda bardziej oficjalnie i wiarygodnie, mniej kojarzy się ze spamem niż mail; pierwsze wrażenie jest bardzo ważne i kreuje opinię o piszącym i o firmie.
- Mail może wylądować w skrzynce „Spam”.
- Jeśli wiesz, że odbiorca odkłada korespondencję do segregatora, ułatwiasz mu pracę – nie musi on drukować maila, to też robi dobre wrażenie.
- Generalnie kiedy nie zależy ci na szybkim skomunikowaniu się z kimś, tylko na wywarciu dobrego wrażenia.
- Jeśli masz do przekazania więcej spraw, to lepiej napisz list, a nie maila, albo dołącz swój list do maila jako załącznik; w mailach porusza się zwykle jeden temat.
- Maile nie są uważane za poufną korespondencję, więc jeśli chcesz poruszyć delikatną sprawę, to lepiej napisz list.

Zanim zaczniesz pisać Before you start writing

- Sprawdź dokładnie, do kogo piszesz, czy jest to właściwa osoba, czy znasz poprawną pisownię imienia i nazwiska i poprawny adres.
- Sprawdź, co masz napisać, czy masz wszystkie potrzebne fakty i informacje, czy przeczytałeś dokładnie poprzednią korespondencję, jeśli taka była.
- Zaplanuj swój list, może zanotuj gdzieś główne punkty, aby niczego nie zapomnieć.
- Sprawdź, czy twoja firma ma jakiś specjalny wzór pisania listów; może się okazać, że różni się on nieco od wzorów, które podamy poniżej.
- List nie powinien być zbyt długi, żeby nie zniechęcał do przeczytania go, nie przeładuj go niepotrzebnymi informacjami, postaraj się zmieścić go na jednej stronie, góra dwóch.

Napisanie listu wiąże się z dość formalnymi zasadami na temat układu strony, miejsca poszczególnych elementów listu na stronie, inaczej niż w przypadku pisania maila.

Przedstawimy tu trzy możliwości wyglądu korespondencji wysyłanej w postaci listu: układ blokowy, układ na wpół blokowy i układ wcięty. Omówimy również te elementy listu, które nie pojawią się w mailu (poniżej zaznaczone symbolem*). Rzeczy wspólne dla listów i maili (np. jak rozpocząć czy zakończyć list/mail) omówimy w dalszej części tego rozdziału poświęconej korespondencji mailowej.

Układ wcięty jest tradycyjny i może obecnie wyglądać trochę staroświecko; większość firm stosuje układ blokowy lub na wpół blokowy. W obu tych rodzajach wyglądu strony stosuje się otwartą interpunkcję, czyli nie używa się przecinków po każdej linijce adresu czy powitania. Zwróć na to uwagę we wzorze i przykładach. Jeśli zdecydujesz się na tradycyjny układ wcięty, to używaj odpowiednich znaków interpunkcyjnych w całym liście.

Nagłówek firmowy może oczywiście być albo po lewej, albo pośrodku, albo po prawej, w zależności od tego, jak został zaprojektowany papier listowy firmy.

Pamiętaj!

Twoja firma może mieć własny styl, używany po to, aby kojarzył się z tą właśnie, konkretną firmą. Może to być nie tylko układ listu, ale również konkretny rodzaj czcionki.

Główne elementy listu (list może zawierać wszystkie lub większość z nich) Main elements of the letter (the letter may have all or most of them)

- Nagłówek firmowy / Letter head
- Nazwisko i tytuł / Name and title
- Adres/Address*
- Adnotacja/Reference
- Data/Date*
- Pozdrowienie/Greeting
- Tytuł/nagłówek / Title/heading
- Wstęp/Introduction
- Główna część listu / Main body of the letter (która może składać się z więcej niż jednego akapitu)
- Podsumowanie/Summary
- Zakończenie/Complimentary close
- Podpis i tytuł / Signature and title
- Załączniki/Enclosures*
- Lista innych osób, które również otrzymają ten list / Copies*
- Stopka/Footer zawierająca dane kontaktowe firmy zebrane w trzech lub czterech kolumnach. Stopka może być lub może jej nie być – to zależy od danej firmy.

Układ listu / Layout of the letter

1. Układ blokowy / Blocked layout

Elementy listu są wyrównane do lewej strony.

Nagłówek firmowy/Letterhead/Nagłówek firmowy/Letterhead

Imię i nazwisko/Name
Adres/Address
Kod pocztowy/Postcode

Data/Date

Pozdrowienie/Greeting

Tytuł/nagłówek / Title/Heading

Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction.

Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body.

Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body.

Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/ Podsumowanie/Summary/ Podsumowanie/Summary.

Zakończenie/Complimentary close

Podpis/Signature
Tytuł/Ttitle

Załączniki/Enclosures

Lista innych osób, które również otrzymają ten list/Copies

2. Układ na wpół blokowy / Semi-blocked layout

W takim układzie data jest wyrównana do prawej strony, a nagłówek, a czasem również zakończenie i podpis, są wyśrodkowane.

Nagłówek firmowy/Letterhead/Nagłówek firmowy/Letterhead

Data/Date

Imię i nazwisko/Name
Adres/Address
Kod pocztowy/Postcode

Pozdrowienie/Greeting

Tytuł/nagłówek / Title/Heading

Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction.

Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body.

Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body.

Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/ Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary.

Zakończenie/Complimentary close

Podpis/Signature
Tytuł/Ttitle

Załączniki/Enclosures

Lista innych osób, które również otrzymają ten list/Copies

3. Układ wcięty / Indented layout

Każda pierwsza linijka akapitu jest wcięta (zwykle przez czterokrotne naciśnięcie klawisza spacji. Nagłówek, zakończenie, podpis i tytuł są wyśrodkowane. Data jest wyrównana do prawej strony. Inne elementy listu są wyrównane do lewej strony.

Nagłówek firmowy/Letterhead/Nagłówek firmowy/Letterhead

Data/Date

Imię i nazwisko/Name
Adres/Address
Kod pocztowy/Postcode

Pozdrowienie/Greeting

Tytuł/nagłówek / Title/Heading

Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction/Wstęp/Introduction.

Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body.

Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body/Główna część/Main body.

Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary/ Podsumowanie/Summary/Podsumowanie/Summary.

Zakończenie/Complimentary close

Podpis/Signature
Tytuł/Title

Załączniki/Enclosures

Lista innych osób, które również otrzymają ten list/Copies

Układ blokowy / Blocked layout

London Association of Accountants
331 Commercial Road, London E1 2DT
Telephone: +44 0206 1111 3333 Fax: +44 0206 1111 3334 www.londonaccountants.com [email protected]

Mr William Blake
Deputy Manager
City Accounting Ltd
Canary Wharf
London E3 5XZ

24 October 2015
Ref: Your letter of 12 September 2015

Dear Mr Blake

The Annual London Association of Accountants Conference

We are pleased to confirm the date and venue for the 2014 Annual Conference of London Association of Accountants.

The conference will take place in the Hotel Plaza Conference Room 3 on the first floor. The event is planned for the 21st August 2014. The conference participants will have the chance to participate in a few informative and interactive sessions. We are hosting Professor James Higgins from London University who will give the introductory speech.

During the conference we will announce this year’s winners of nationally recognised London Association of Accountants Awards. The awards ceremony will be followed by official dinner. If you would like to participate please book your place in advance. You will find all the required information in the conference brochure.

Yours sincerely

Alicia Snokes
Information Officer

Enc
Copies to:
Martin Howles, Manager
Edna Brian, Chief Accountant

----------------------------------- ---------------------------- --------------------- ------------------------------------
London Association of Accountants Tel.: +44 0206 1111 3333 Barclays Bank Company Registration No.: 06506671
331 Commercial Road Fax: +44 0206 1111 3334 Woolwich
London E1 2DT www.londonaccountants.com Sort code: 11-22-33
United Kingdom [email protected] Account no: 1112223
----------------------------------- ---------------------------- --------------------- ------------------------------------

Układ na wpół blokowy / Semi-blocked layout

London Association of Accountants
331 Commercial Road, London E1 2DT
Telephone: +44 0206 1111 3333 Fax: +44 0206 1111 3334 www.londonaccountants.com [email protected]

24 October 2015

Mr William Blake
Deputy Manager
City Accounting Ltd
Canary Wharf
London E3 5XZ

Ref: Your letter of 12 September 2015

Dear Mr Blake

The Annual London Association of Accountants Conference

We are pleased to confirm the date and venue for the 2014 Annual Conference of London Association of Accountants.

The conference will take place in the Hotel Plaza Conference Room 3 on the first floor. The event is planned for the 21st August 2014. The conference participants will have the chance to participate in a few informative and interactive sessions. We are hosting Professor James Higgins from London University who will give the introductory speech.

During the conference we will announce this year’s winners of nationally recognised London Association of Accountants Awards. The awards ceremony will be followed by official dinner.

If you would like to participate please book your place in advance. You will find all the required information in the conference brochure.

Yours sincerely

Alicia Snokes
Information Officer

Enc

Copies to:
Martin Howles, Manager
Edna Brian, Chief Accountant

----------------------------------- ---------------------------- --------------------- ------------------------------------
London Association of Accountants Tel.: +44 0206 1111 3333 Barclays Bank Company Registration No.: 06506671
331 Commercial Road Fax: +44 0206 1111 3334 Woolwich
London E1 2DT www.londonaccountants.com Sort code: 11-22-33
United Kingdom [email protected] Account no: 1112223
----------------------------------- ---------------------------- --------------------- ------------------------------------

Układ wcięty / Indented layout

London Association of Accountants
331 Commercial Road, London E1 2DT
Telephone: +44 0206 1111 3333 Fax: +44 0206 1111 3334 www.londonaccountants.com [email protected]

24 October 2015

Mr William Blake
Deputy Manager
City Accounting Ltd
Canary Wharf
London E3 5XZ

Ref: Your letter of 12 September 2015

Dear Mr Blake

The Annual London Association of Accountants Conference

We are pleased to confirm the date and venue for the 2014 Annual Conference of London Association of Accountants.

The conference will take place in the Hotel Plaza Conference Room 3 on the first floor. The event is planned for the 21st August 2014. The conference participants will have the chance to participate in a few informative and interactive sessions. We are hosting Professor James Higgins from London University who will give the introductory speech.

During the conference we will announce this year’s winners of nationally recognised London Association of Accountants Awards. The awards ceremony will be followed by official dinner.

If you would like to participate please book your place in advance. You will find all the required information in the conference brochure.

Yours sincerely

Alicia Snokes
Information Officer

Enc

Copies to:
Martin Howles, Manager
Edna Brian, Chief Accountant

----------------------------------- ---------------------------- --------------------- ------------------------------------
London Association of Accountants Tel.: +44 0206 1111 3333 Barclays Bank Company Registration No.: 06506671
331 Commercial Road Fax: +44 0206 1111 3334 Woolwich
London E1 2DT www.londonaccountants.com Sort code: 11-22-33
United Kingdom [email protected] Account no: 1112223
----------------------------------- ---------------------------- --------------------- ------------------------------------

Uwagi

1. Format daty / Date format

- Nie skracaj dat, lecz pisz je w całości:

21 October 2014

- Jeśli chcesz umieścić też dzień tygodnia, to zrób to tak (z przecinkiem):

Wednesday, 21 October 2014 albo Wednesday, October 21 2014

2. Format adresu / Address format

- Na kopercie, jak również w adresie odbiorcy w lewym górnym rogu swojego listu użyj tytułu odbiorcy, pełnego nazwiska, stanowiska i adresu firmy.

- Jeśli piszesz do mężczyzny: Mr James Smith

- Jeśli piszesz do zamężnej kobiety: Mrs Anna Smith

- Jeśli piszesz do niezamężnej kobiety: Miss Anna Smith

- Jeśli nie wiesz, czy kobieta jest zamężna: Ms Anna Smith

- Jeśli odpowiadasz na czyjś list, po prostu przepisz to, jak się ta osoba podpisała pod swoim listem.

- Czyli adres będzie wyglądał np. tak:

Mr William Blake Deputy Manager City Accounting Ltd Canary Wharf London E3 5XZ

albo tak:

Mr William Blake,Deputy Manager,City Accounting Ltd,Canary Wharf,London E3 5XZ

- Jeśli adres zawiera numer domu, to napiszesz go przed nazwą ulicy, czyli:

89 Clarendon Rise

3. Lista załączników

- Wystarczy jeśli napiszesz Enc (skrót od enclosures).