Spotkania biznesowe - ebook
Spotkania biznesowe - ebook
Spotkania nie są stratą czasu, jeśli są właściwie prowadzone. Brian Tracy, podczas dziesiątków lat działań konsultingowych na całym świecie, bezpośrednio nauczył się, co jest ważne, by były one efektywne. W tym zwięzłym poradniku dzieli się on prostymi ideami, które możesz wykorzystać, by zebrania stały się znacznie lepszymi narzędziami do rozwiazywania problemów, podejmowania decyzji, wymiany pomysłów i szybkiego dochodzenia do oczekiwanych rezultatów. Dowiesz się z niego jak:
- Określić agendę spotkania.
- Ustalić strukturę ze względu na charakter spotkania: w cztery oczy lub grupowe, informacyjne, służące do rozwiązywania problemów, wewnętrzne lub zewnętrzne.
- Panować nad dyskusją.
- Unikać niebezpieczeństwa grupowego myślenia.
- Doprowadzać do wyciągania wniosków.
- Uzyskiwać konsensus, przydzielać zakresy odpowiedzialności i ustalać terminy.
- Maksymalizować zwrot z zainwestowanego czasu.
- I dużo, dużo więcej.
Ta książka zajmuje się dwoma rodzajami spotkań. Pierwszy z nich, z którym najczęściej masz do czynienia, to spotkania grupowe. Drugi to spotkania indywidualne, podczas których rozmawiasz z jedną osobą lub małą grupą ludzi, by negocjować, pytać, dyscyplinować, zatrudniać, zwalniać, nagradzać, delegować czynności lub wykonywać inne zadania związane z kierowaniem.
Dzięki zapoznaniu się z ideami przedstawionymi w tej książce oraz dzięki ich przyswojeniu możesz udoskonalić umiejętność, która jest jedną z najbardziej istotnych w zawodowym życiu, i będziesz mógł wykorzystać czterdzieści procent traconego dotychczas czasu na wykonywanie efektywnej pracy i osiąganie lepszych rezultatów.
Spotkania to zarządzanie w działaniu. Zrób wszystko, by te prowadzone przez ciebie były efektywne i satysfakcjonujące dla wszystkich uczestników.
***
Brian Tracy jest jednym z najlepszych profesjonalnych mówców na świecie. Otworzył, zbudował, zarządzał i kierował 22 biznesami z różnych branż. Co roku prowadzi konsultacje dla ponad 250 000 osób w Stanach Zjednoczonych, Kanadzie, Europie i Azji. Jego prezentacje, przemowy i seminaria są specjalnie przygotowane i dostosowane do różnych grup odbiorców. Opisuje się je jako „inspirujące, zabawne, informujące i motywujące”. Tracy pracował z ponad 500 korporacjami, wygłosił ponad 2000 wykładów i przemawiał dla ponad 2 000 000 ludzi.
Spis treści
Okładka
Strona tytułowa
Strona redakcyjna
Spis treści
Wstęp
1. Rodzaje spotkań
2. Zdefiniuj cel spotkania
3. Spotkania jako inwestycja organizacji
4. Określ agendę spotkania
5. Jak prowadzić spotkanie?
6. Uczestnictwo w spotkaniach
7. Spotkania służące rozwiązywaniu problemów
8. Model podejmowania decyzji
9. Problemy podczas spotkań
10. Przyczyny nieefektywnych spotkań
11. Spotkania indywidualne
12. Spotkania służące delegowaniu zadań
13. Spotkania poza biurem
14. Organizowanie spotkań wewnętrznych
15. Organizowanie spotkań zewnętrznych
16. Aranżacja sali
17. Prezentacje podczas spotkań
18. Budowanie wiary w siebie podczas spotkań
19. Działanie prawa Parkinsona podczas spotkań
20. Porady dotyczące osobistej efektywności
21. Spotkania jako zarządzanie w działaniu
Podsumowanie
O autorze
| Kategoria: | Poradniki |
| Zabezpieczenie: |
Watermark
|
| ISBN: | 978-83-8087-173-1 |
| Rozmiar pliku: | 1,2 MB |
FRAGMENT KSIĄŻKI
Spotkania to ważna część życia każdej organizacji. Będąc menedżerem, co najmniej jedną czwartą swojego czasu poświęcisz na spotkania. W siedemdziesięciu, a nawet osiemdziesięciu procentach będą to spotkania indywidualne lub grupowe.
Im więcej ludzi jest w organizacji i im większa jest złożoność powiązanych ze sobą zadań, tym większa potrzeba organizowania spotkań grupowych, by rozwiązywać problemy, podejmować decyzje, dzielić się informacjami, wymieniać poglądy i opinie.
Zgodnie z moim ulubionym powiedzeniem: „spotkania to zarządzanie w działaniu” – są one okazją do potwierdzenia własnych umiejętności menedżerskich (lub zdiagnozowania braków w tym obszarze) oraz do rozwijania takich kompetencji, jak komunikowanie się z innymi, wywieranie wpływu i efektywne realizowanie celów organizacji.
Spotkania te pod pewnym względem można porównać do działań reklamowych. Szacuje się, że pięćdziesiąt procent pieniędzy wydanych na reklamę to pieniądze zmarnowane. Nie wiadomo tylko, o które pięćdziesiąt procent chodzi. Ocenia się również, że podczas spotkań marnuje się pięćdziesiąt procent czasu, lecz nikt nie wie, jak tę niepotrzebną połowę wyeliminować.
Wiele spotkań trwa za długo, są one nieefektywne, nie koncentrują się na osiąganiu rezultatów, mają nieokreślony cel i brak im jasno wytyczonego kierunku. Mimo to nie można z nich zrezygnować. W środowisku biznesowym są absolutnie konieczne i niezbędne, by osiągnąć sukces.
Wywieraj wpływ na innych
Z tej książki dowiesz się, jak efektywniej uczestniczyć w spotkaniach i jak nimi kierować, by osiągnąć maksymalny zwrot z zainwestowanego czasu.
Jeśli jesteś menedżerem, sposób, w jaki planujesz i prowadzisz spotkania, bardzo silnie wpływa na przebieg twojej kariery zawodowej. W ich trakcie jesteś obserwowany zarówno przez przełożonych, jak i przez podwładnych. Na twój ilościowy i jakościowy wkład w spotkanie baczną uwagę zwracają przede wszystkim przełożeni. Jeśli jesteś efektywny, to możesz zostać uznany za osobę mającą potencjał do awansu. W trakcie spotkań możesz błyszczeć lub ponosić porażki. Zależy to od ciebie. Nie możesz jednak tego uniknąć.
Jeśli jesteś liderem, podwładni, obserwując, w jaki sposób prowadzisz spotkania, ocenią twoją wiarygodność, kompetencje, inteligencję i osobowość.
Menedżerowie osiągający sukcesy to tacy, którzy wiedzą, jak efektywnie prowadzić spotkania. Peter Drucker powiedział, że „spotkania są podstawowym narzędziem zarządzania”. Ze względu na to, że dużą część życia zawodowego spędzisz na spotkaniach, dla osiągnięcia przez ciebie sukcesu ważne jest, byś nauczył się, jak najlepiej wykorzystywać poświęcony na nie czas, i co robić, by w ich trakcie realizować założone cele.
Oszczędzaj czas
Jeśli udoskonalisz swoje umiejętności prowadzenia spotkań, to będziesz mógł wykorzystać czterdzieści procent traconego dotychczas czasu na wykonywanie efektywnej pracy i osiąganie lepszych rezultatów, co pozwoli ci na szybsze wspinanie się po korporacyjnej drabinie. Jeśli jednak nie będziesz efektywny, to nie osiągniesz sukcesu jako menedżer.
Ta książka zajmuje się dwoma rodzajami spotkań. Pierwszy z nich, z jakim najczęściej masz do czynienia, to spotkania grupowe. Drugi to spotkania indywidualne, podczas których rozmawiasz z jedną osobą lub małą grupą ludzi, by negocjować, pytać, dyscyplinować, zatrudniać, zwalniać, nagradzać, delegować czynności lub wykonywać inne zadania związane z kierowaniem.
W tej książce znajduje się dwadzieścia jeden kluczowych idei będących efektem wielu lat nauki i badania organizacji oraz koordynowania efektywnych spotkań. Gdy zaczniesz stosować te wszystkie idee, lub chociaż tylko niektóre z nich, twoja efektywność podczas spotkań wzrośnie tak bardzo, że trudno ci będzie uwierzyć w różnicę.1 Rodzaje spotkań
Thomas J. Watson, założyciel IBM, powiedział, że punktem wyjścia do tego, by spotkanie było efektywne, jest zastanowienie się z wyprzedzeniem nad jego przebiegiem.
Najpierw należy określić, jakiego rodzaju będzie planowane spotkanie, a następnie zorganizować je w taki sposób, by jak najefektywniej wykorzystać czas uczestników. Zbyt wiele spotkań ma charakter spontaniczny, ad hoc; są organizowane bez myśli przewodniej, bez przygotowania i zastanowienia się nad efektami, jakie powinny być osiągnięte.
Jest pięć rodzajów spotkań. Niektóre z nich mają wspólne elementy, lecz z każdym związane są specyficzne wymagania.
Dzielenie się informacją
Pierwszy rodzaj to spotkania poświęcone dzieleniu się informacją, gdy ludzie spotykają się, by omówić postępy w realizacji zadań i wymienić się informacjami. Zadaniem każdego uczestnika jest przekazanie innym aktualnej wiedzy o własnych działaniach. Przykładem może być rutynowe spotkanie zespołu.
Tego typu spotkania koncentrują się na zadaniach, a nie na realizacji konkretnego celu. Są jednak częścią procesu i bardzo ważnym środkiem komunikacji. Większość pytanych menedżerów uważa, że spotkania służące dzieleniu się informacją są w organizacji drugą co do ważności formą komunikowania się. (Formą najbardziej istotną są spotkania indywidualne).
Rozwiązywanie problemów
Drugim rodzajem są te spotkania, które służą rozwiązywaniu problemów. Są one ukierunkowane na realizację celów oraz misji i mają pomagać w rozwiązywaniu konkretnych problemów. Spotkania takie są organizowane często, zazwyczaj ad hoc. Czas ich trwania zależy od złożoności problemu, który ma być rozwiązany.
Spotkania operacyjne
Są to spotkania, w których uczestniczą przedstawiciele różnych działów organizacji. Mają one na celu zapoznanie ich z „szerokim obrazem sytuacji”.
Komitet
Czwartym rodzajem spotkań jest komitet. Są to spotkania organizowane cyklicznie, mające ustalony przebieg, w których uczestniczy grupa tych samych osób. Ich celem jest monitorowanie realizacji zadań, planowanie i wymienianie się informacją zwrotną.
Dobrym przykładem tego typu spotkań są zebrania komitetu jakości. Grupa ta zbiera się regularnie, by ocenić wykonane zadania, zastanowić się nad metodami poprawienia jakości i przygotować rekomendacje w tym zakresie dla kierownictwa.
Nauka i szkolenie
Piątym typem spotkań są sesje szkoleniowe lub seminaria. Ich celem jest przekazanie uczestnikom określonej wiedzy. Przykładem mogą być sytuacje, gdy wprowadza się nowy sprzęt lub technologię, lub gdy inicjuje się nowy program.
Wiele spotkań łączy w sobie elementy wszystkich wymienionych pięciu rodzajów. Jednak żeby były one efektywne, trzeba podjąć decyzję, które są dominujące.
