Timeboxing. Potęga robienia jednej rzeczy naraz - ebook

Marc Zao-Sanders jest współzałożycielem i prezesem Filtered, firmy z sektora technologii edukacyjnych, która zajmuje się rozwijaniem umiejętności biznesowych w środowisku pracy oraz analizą danych w celu identyfikowania, systematyzowania i przekazywania najważniejszych umiejętności pracownikom organizacji. Marc Zao-Sanders rozpoczynał swoją karierę od konsultacji strategicznych i obecnie regularnie pisze na takie tematy jak algorytmy, uczenie się i produktywność do „Harvard Business Review”, „Scientific American” oraz „MIT Sloan Management Review”. Jego wiralowy artykuł o timeboxingu włączono do tomu Developing Good Habits z serii Emotional Intelligence „Harvard Business Review” wraz z tekstami Jamesa Cleara i innych czołowych ekspertów w dziedzinie tworzenia trwałych nawyków i zwiększania produktywności.

Timeboxing naprawdę działa. Przez ponad trzydzieści lat starałem się optymalizować swoją pracę i życie prywatne i uważałem, że całkiem nieźle sobie z tym radzę. Ale potem przeczytałem Timeboxing. Efekt był natychmiastowy. Nawyk planowania dnia każdego ranka przeniósł mnie na nowy poziom skupienia, spokoju i produktywności. Gdyby moi studenci na Stanfordzie mieli przeczytać w tym roku tylko jedną książkę, chciałbym, żeby był nią Timeboxing.

B.J. Fogg, autor światowego bestsellera Mikronawyki. Niewielkie zmiany, które wiele zmieniają

Masterclass z celowego życia. Ta książka o timeboxingu jest niezbędna dla każdego, kto szuka skupienia w świecie pełnym rozproszeń. Od dawna korzystałem z zalet tej metody, a książka Marca znakomicie ją opisuje.

Nir Eyal, autor bestsellera Nierozpraszalni. Jak panować nad uwagą i decydować o swoim życiu

Metoda timeboxingu może ułatwić ci wykonywanie pracy, ale, co ważniejsze, może też sprawić, że będziesz robić więcej rzeczy, które kochasz, a mniej tych, których nie znosisz. Po przyswojeniu lekcji z tej wyjątkowo mądrej książki zaczniesz odczuwać przy sobie obecność opiekuna, który prowadzi cię na każdym kroku.

Kim Scott, autorka bestsellera Radical Candor: How to Get What You Want by Saying What You Mean

Teraz, bardziej niż kiedykolwiek wcześniej, problemem dla wielu, a zapewne nawet dla większości z nas, jest efektywna koncentracja. Codziennie jesteśmy rozpraszani i przygniatani nawałem zajęć. Ta inteligentna i wciągająca książka przedstawia pozornie prostą, a jednocześnie zaskakująco potężną metodę porządkowania życia prywatnego i zawodowego, która naprawdę pozwala realizować zadania. To objawienie.

Michael Bhaskar, autor książek Curation: The Power of Selection in a World of Excess i Human Frontiers

Timeboxing to wybitnie praktyczna książka, która doprowadziła do niemal natychmiastowej zmiany moich nawyków – a także zmiany mojego sposobu myślenia o samym czasie. Już teraz wygospodaruj sobie w kalendarzu moment na lekturę.

Luke Burgis, autor książki Wanting: The Power of Mimetic Desire, and How to Want What You Need

Ograniczenia = wolność. Celem nie jest prowadzenie sztywno rozplanowanej egzystencji, tylko życia tętniącego celowością i przepełnionego tym, co naprawdę się dla ciebie liczy. Jeżeli masz poczucie, że bezwładnie dryfujesz, przeczytaj tę książkę.

Elizabeth Grace Saunders, autorka książki Divine Time ManagementWSTĘP

Nasz szaleńczy tryb pracy i funkcjonowania w ciągu dnia nie pozwala nam prowadzić wymarzonego, satysfakcjonującego życia. Książka ta opowiada o praktyce, która to umożliwia. Jest nią timeboxing.

Dlaczego ją napisałem

Zacząłem pracę zawodową ponad dwadzieścia lat temu. W tamtym czasie nie miałem nad nią żadnej kontroli: przyjmowałem zlecenia w takiej kolejności, w jakiej się pojawiały, i reagowałem na tego, kto najgłośniej krzyczał. Spisywałem sobie listę zadań, ale nie miałem pojęcia, jak nadawać im priorytety. Popełniałem elementarne błędy, nie dokańczałem najpilniejszych prac i często spotykałem się potem z niezadowoleniem i reprymendami. Po kilku miesiącach tego koszmaru opracowałem pewną prostą strategię, którą nazwałem dziennym planem pracy: wybierałem z listy czekających mnie zajęć sprawy priorytetowe, wpisywałem je do arkusza kalkulacyjnego, szacowałem, jak długo potrwa ich wykonanie (w jednostkach po siedem i pół minuty, tak żeby składały się w kwadranse, połowy godziny oraz całe godziny), i odhaczałem je po zrealizowaniu.

Było znacznie lepiej. Udawało mi się załatwić ważne sprawy, mogłem na bieżąco modyfikować plan, zyskałem wrażenie większej kontroli nad sytuacją oraz poczucie sprawczości (arkusz podliczał liczbę godzin produktywnie przepracowanych przeze mnie każdego dnia), a ponadto dysponowałem cyfrowym rejestrem moich codziennych działań, który łatwo można było przeszukiwać.

System ten wciąż był jednak daleki od doskonałości. Musiałem ręcznie modyfikować tabelę w arkuszu, żeby uwzględniała już istniejące zobowiązania, takie jak spotkania. Poza tym nie mieli do niej dostępu moi koledzy (były to wczesne lata 2000., zanim powstał Dropbox czy Google Drive), a ja z oczywistych względów nie mogłem nikogo zaprosić do zapoznania się ze szczegółami jakiejś wybranej pozycji. I co najważniejsze, rozpisane ­zadania nie układały się w ramach godzin zegarowych (wymagałoby to znacznych manipulacji i zachodu), dlatego nigdy nie było dla mnie jasne, co powinienem robić akurat w danym momencie ani czy trzymam się harmonogramu, czy mam już opóźnienia.

Dziesięć lat temu trafiłem w „Harvard Business Review” na artykuł Daniela Markovitza, który sugerował, że zbawienny wpływ na produktywność ma przeniesienie listy spraw wymagających załatwienia do kalendarza. Tłumaczył, że takie listy same w sobie są przytłaczające, trudno ustalać w nich priorytety, brakuje im kontekstu i nie mobilizują do realizacji wymienionych zadań. Wszystkie te problemy rozwiązywał udostępniany współpracownikom kalendarz. Zaciekawiło mnie to. Na początku 2014 roku zacząłem stosować tę metodę na co dzień i z czasem zorientowałem się, że odpowiada praktyce znanej jako timeboxing. Każdego ranka przeznaczałem pierwszych piętnaście minut na zdecydowanie, co i jak długo będę robił tego dnia, oraz na wpisanie tego do kalendarza Google.

To zmieniło mój świat.

O wiele lepiej nad wszystkim panowałem. Wiedziałem, co mam robić, i byłem pewien, że właśnie to są zadania, na których powinienem się skupić. Łatwiej mi było ocenić, kiedy zakończę poszczególne prace, a dzięki temu mogłem racjonalnie i z wewnętrznym przekonaniem przyjmować lub odrzucać nowe zobowiązania. W chwilach zwątpienia i przeciążenia znajdowałem oparcie w wymyślonej przez siebie mantrze: „Wróć do kalendarza”, która była dla mnie światłem przewodnim, ilekroć tego potrzebowałem. Kiedy założyłem własną firmę, jako prezes chciałem działać w sposób przejrzysty i użyteczny. Timeboxing umożliwiał mi realizację jednego i drugiego, stanowiąc otwartą i dostępną dla całego zespołu pracowniczego dokumentację tego, co zrobiłem i co robię.

Szło mi coraz lepiej. Kiedy przeglądam swoje wpisy do kalendarza z ostatnich dziesięciu lat, z satysfakcją i wzruszeniem dostrzegam wyraźną i pouczającą ewolucję mojej praktyki timeboxingu: zmniejszają się luki w ciągu dnia pracy, wielkość bloków czasowych się standaryzuje, ich nazwy stają się trafniejsze i bardziej użyteczne, zaczynam stosować kodowanie kolorami, dzięki czemu jedno spojrzenie wystarcza, żeby oszacować, ile czasu poświęcam różnym obszarom życia, a od kiedy zauważyłem, że to systematyczne podejście może być przydatne również poza pracą, coraz więcej wpisów zaczęło dotyczyć życia prywatnego. I naprawdę zmieniło to mój świat.

Metoda ta w zasadniczy sposób wpłynęła na to, co, jak i kiedy robię przez większą część dnia. Stała się niezastąpiona.

Po pięciu latach jej stosowania, coraz bardziej zachwycony tym nowym sposobem organizowania zajęć, zapragnąłem, aby i inni mogli z niego skorzystać. Napisałem na ten temat artykuł do „Harvard Business Review”. Korzystając z timeboxingu przez kilka lat, zaobserwowałem, że przynosi pewne dodatkowe korzyści, które stanowią o jego jeszcze większej użyteczności: szybki wgląd w powiązane ze sobą, kodowane za pomocą kolorów projekty; informowanie innych osób, nad czym i kiedy pracowałem; tworzenie praktycznej dokumentacji wykonanych zadań; świadomość i poczucie kontroli, a także po prostu szybsze wykonywanie zadań. Artykuł ten pozostawał przez kilka lat na liście najpopularniejszych w „Harvard Business Review”. Wielu czytelników odezwało się bezpośrednio do mnie. Większość, aby tylko przekazać, że idea ta do nich przemówiła i że ją wypróbują. Niektórzy pisali, że korzystają z tej metody już od pewnego czasu, a teraz z radością odkryli, iż ma ona swoją nazwę. Pewien ojciec samodzielnie wychowujący dzieci wyznał, że pomogła mu zapanować nad wyzwaniami dnia codziennego, które wcześniej wydawały się wprost nie do ogarnięcia. Skontaktował się ze mną sam Markovitz! A bardzo wiele osób dopytywało o szczegóły stosowania tego systemu.

Na tym się jednak nie skończyło. W 2022 roku pomysłowy twórca na TikToku udostępnił nagranie, w którym wychwalał zalety metody i polecał mój artykuł. W ciągu kilku tygodni nagranie zostało wyświetlone dziesięć milionów razy. Ta reakcja świadczyła o ogromnym zainteresowaniu możliwościami stwarzanymi przez timeboxing.

Wiem, że setki tysięcy menedżerów wysokiego szczebla zleca swoim osobistym asystentom rozplanowywanie według tej zasady każdego dnia, co pozwala im nadążać za zobowiązaniami oraz zwiększa poziom ich efektywności, komfortu i zadowolenia. Pewne wersje tej praktyki stosowało też wielu wybitnych ludzi sukcesu, na przykład Carl Jung, Albert Einstein, Bill Gates i Mary Callahan Erdoes.

Wygląda na to, że koncepcja ta ma niezwykle szeroki oddźwięk – od tiktokerów z pokolenia Z, przez zapracowanych rodziców, aż po prezesów firm oraz światowych liderów i intelektualnych wywrotowców.

Każdego ranka w dni robocze około miliarda pracowników umysłowych budzi się, kieruje wzrok ku jakiemuś ekranowi i przez osiem godzin lub dłużej przetwarza informacje. Ta praca nie ma końca, podobnie jak nie ma końca ciągłe decydowanie o tym, czym najlepiej byłoby się zająć w danej chwili. Do tego dochodzą wszelkie zadania i obowiązki niezawodowe – mające własne atrybuty pilności i znaczenia – które też trzeba jakoś ze sobą zgrać i zmieścić w ramach doby.

W rezultacie w każdym momencie stajemy w obliczu mrowia niebanalnych wyborów i odbija się to na nas pod wieloma względami. Jesteśmy przeciążeni nadmiarem aktywnych opcji, co zmniejsza naszą zdolność podejmowania właściwych decyzji. Wykształciliśmy w sobie lęk, że ominie nas mnóstwo wyskakujących w mediach społecznościowych atrakcji, z których moglibyśmy skorzystać. Jakość i charakter spędzania czasu we współczesnym świecie są w dużym stopniu determinowane przez podstępne, ukryte algorytmy, a gdy tylko wyrywamy się na wolność, nieproszone i odzywające się nie w porę powiadomienia wciągają nas z powrotem w kierat. Nie udaje się nam wygospodarować przestrzeni na nawyki i aktywności, które służyłyby temu, czego naprawdę pragniemy – rozwojowi osobistemu, udanej karierze, satysfakcjonującym relacjom, dobrej kondycji fizycznej, słowem: szczęśliwemu, celowo prowadzonemu życiu.

W konsekwencji wielu z nas jest coraz bardziej skołowanych, zde­zorientowanych, podminowanych, zestresowanych czy przygnębionych. Tak przedstawia się sytuacja „najbardziej uprzywilejowanych” mieszkańców globu.

W odpowiedzi napisano tysiące książek oraz artykułów o produktywności i zarządzaniu czasem. Choć każdy tekst podchodzi do tych zagadnień we właściwy sobie sposób, to częściowo pokrywa się też z różnymi aspektami pozostałych. Wspólnymi wątkami są: kwestie nawyków, listy zadań, koncentracja, stan flow, energia, ustalanie priorytetów, obietnica robienia więcej mniejszym kosztem, sposoby walki z prokrastynacją, zdrowie psychiczne, duchowość. Wiele z takich książek zawiera wartościowe metody i stało się bestsellerami, choćby: Praca głęboka, Nierozpraszalni, Cztery tysiące tygodni, 15 tajemnic zarządzania czasem, Zjedz tę żabę czy Atomowe nawyki – by wymienić tylko kilka tytułów.

A jednak żadna z tych publikacji nie stanowi kompleksowego i dogłębnego przewodnika po timeboxingu. Na przykład wszystkie sześć wymienionych bestsellerów aprobuje tę praktykę i potwierdza jej skuteczność, ale poświęca jej omówieniu zaledwie kilka akapitów lub stron. Moim zdaniem stwarza to szansę – a zarazem nakłada obowiązek – by zapoznać z tą metodą i mentalnością większe grono odbiorców. Ta książka przedstawia timeboxing jako fundamentalną filozofię zarządzania czasem, dojrzałą i gotową do tego, by pomóc miliardom z nas, obciążonym koniecznością dokonywania wielu wyborów każdej godziny każdego dnia.

Dojrzałą i gotową do tego, by pomóc tobie.

Dlaczego jest to książka dla ciebie

Niech zgadnę.

Masz dużo na głowie. Często czujesz się przytłoczony. Wiele godzin w ciągu dnia spędzasz w trybie cyfrowym, przed ekranem. Posiadasz i intensywnie wykorzystujesz kilka urządzeń elektronicznych, które trzymają cię na uwięzi. W ciągu kilku minut po przebudzeniu bierzesz do ręki telefon, który ładował się tuż przy tobie, gdy spałeś. Masz pewną swobodę w organizacji swojego dnia – być może dotyczącą miejsca, z którego będziesz pracować, a także konkretnych zadań, które będziesz w danej chwili wykonywać. Chciałbyś pogłębiać swoje kwalifikacje i uczyć się znacznie więcej, niż ci się udaje. Często okazuje się, że pracujesz nad kilkoma projektami równocześnie, zwykle nie mając pojęcia, jak do tego doszło, i nie będąc do końca zadowolonym z osiąganych efektów. Trudno jest ci nadążać za mailami oraz wiadomościami w aplikacjach i często pozostawiasz je bez odpowiedzi. Nie czytasz tyle, ile twoim zdaniem powinieneś. Przynosisz zmartwienia z pracy do domu, a te z domu – do pracy. Często jesteś zestresowany. Nie widujesz się z bliskimi tak regularnie, jak byś chciał, a kiedy się z nimi spotykasz, nie jesteś w stu procentach obecny. Eksperymentowałeś z kilkoma metodami podnoszącymi produktywność, ale żadna z nich się nie sprawdziła i nie wytrzymała próby czasu. Nie potrafisz w satysfakcjonujący cię sposób pogodzić życia zawodowego z życiem prywatnym. Czujesz się przemęczony. Podejrzewasz, że media społecznościowe mogą ci więcej zabierać, niż dawać, ale mimo to je przeglądasz.

Chciałbyś mieć więcej czasu.

Być może jesteś:

- studentem, który odkłada wszystko na ostatnią chwilę i ma trudności z dotrzymywaniem terminów;
- freelancerem żonglującym wieloma zleceniami i klientami, zajmującym się wyszukiwaniem nowych kontaktów, zdobywaniem kolejnych kwalifikacji i pilnowaniem faktur;
- pracownikiem zdalnym, który musi zapanować nad wynikającą z tego swobodą i rozlicznymi wyborami;
- twórcą, który musi godzić natchnienie i artystyczną ekspresję z twardymi realiami terminowego dostarczania prac;
- sportowcem, entuzjastą crossfitu albo trenerem osobistym układającym plany treningowe i dietetyczne dla siebie i swoich klientów;
- rodzicem starającym się pogodzić życie zawodowe z życiem rodzinnym i całą resztą;
- samotnym rodzicem, który musi stawiać czoło tysiącom spraw, często zdanym wyłącznie na siebie;
- pisarzem przechodzącym kryzys twórczy;
- przedsiębiorcą próbującym związać koniec z końcem w okresie rozkręcania firmy;
- emerytem, który nagle zaczął dysponować dużą ilością czasu i nie jest pewien, co z nim począć;
- specjalistą do spraw kontaktu z klientami, który czuje, że nie obsługuje żadnego z nich z dostateczną starannością;
- osobą wykazującą cechy (lub mającą formalną diagnozę) ADHD, której trudno jest się skupić i utrzymać na czymkolwiek uwagę.

Choć każdy z nas ma inną sytuację społeczną, osobowość i uwarunkowania neurobiologiczne, nowoczesny trend globalizacji, cyfryzacji i wzajemnej łączności w pewnym stopniu uwspólnił i ujednolicił nasze życiowe doświadczenia. Podobnie żyjemy i podobnie cierpimy.

I wszystkim nam przydałoby się parę wskazówek. Chcielibyśmy systematycznie bywać najlepszą wersją siebie. Chcielibyśmy wypracować zdrowsze nawyki. Chcielibyśmy ulepszyć sposób, w jaki pracujemy i żyjemy, zamiast dokonywać w nim radykalnych zmian. I pragniemy znaleźć proste narzędzie, żeby to wszystko się urzeczywistniło.

Dlatego ta książka jest dla ciebie.

Pochodzące z różnych stron świata relacje o stosowaniu time­boxingu, zamieszczone na stronie 330, dowodzą, że nie jesteś sam i że twoja sytuacja może się z łatwością poprawić. Są to komentarze ludzi z każdego kontynentu i z różnych środowisk, dla których timeboxing okazał się źródłem spokoju, produktywności i – nierzadko – radości. Historie te ukazują ogromną skuteczność tej metody i mam nadzieję, że niektóre z nich przemówią również do ciebie.

Jak korzystać z tej książki?

Książka składa się z czterech części:

- CZĘŚĆ PIERWSZA: UWIERZ jest nastawiona na zbudowanie przekonania, że timeboxing ma sens w twoim przypadku, że działa oraz że przynosi korzyści, które zmieniają życie.
- CZĘŚĆ DRUGA: ZAPLANUJ pomoże ci wybierać i tworzyć odpowiednie bloki czasowe w kalendarzu (timeboxy), zwykle poprzedniego wieczora lub rankiem dnia, który rozplanowujesz. Dotyczy ona newralgicznych piętnastu minut determinujących przebieg następnych piętnastu godzin.
- CZĘŚĆ TRZECIA: WYKONAJ odnosi się do momentu, gdy realizujesz już zadania w wyznaczonych blokach czasowych, a jednocześnie często musisz sobie radzić z niespodziewanymi wydarzeniami w ciągu dnia.
- CZĘŚĆ CZWARTA: PRZYSWÓJ SOBIE zachęca do wdrożenia timeboxingu jako trwałego nawyku, który dostosujesz do potrzeb każdego z trzech obszarów twojego życia: pracy, czasu wolnego i snu. Ma zagwarantować, że strategia ta będzie ci z powodzeniem służyć przez lata i dekady, a nie tylko miesiące.

Timeboxing to nie tylko metoda, lecz cała mentalność. Warto zdać sobie sprawę z tego, jak ważne jest zarządzanie czasem, że można zmienić swój sposób działania i że timeboxing przynosi wiele korzyści. Innymi słowy, pozytywne nastawienie i przekonanie do tego, co się robi, są kluczowe, by timeboxing (jak i każda inna istotna zmiana nawyków) naprawdę się utrwalił. Część pierwsza – UWIERZ – pomaga w przyjęciu takiej właśnie postawy.

Kiedy wypracujesz już odpowiednie nastawienie, potrzebne będzie proste i klarowne wyjaśnienie, co trzeba robić, jakie podjąć kroki. Konkretne rozwiązania znajdziesz w częściach ZAPLANUJ i WYKONAJ. W końcu w części PRZYSWÓJ SOBIE przejdziesz od wdrażania do doskonalenia, a timeboxing stanie się twoim własnym narzędziem – elastycznym i precyzyjnie dopasowywanym do wciąż zmieniających się potrzeb.

Książka została napisana i skonstruowana tak, by była praktyczna. Rozdziały są krótkie i przejrzyste, liczą średnio mniej niż dwa tysiące słów, w związku z tym niemal każdy z nich może zostać przeczytany przez większość osób w niecałe dziesięć minut. Tak krótkie odcinki czasu można łatwo wygospodarować nawet w najbardziej napiętym grafiku. Poza tym jest coś uskrzydlającego w szybkim tempie zaliczania kolejnych rozdziałów, prawda? Być może ucieszy cię fakt, że dwadzieścia cztery rozdziały tej książki można bez trudu przeczytać w miesiąc kosztem zaledwie kilku minut dziennie. Każdy rozdział zawiera też dodatkowe elementy, które pomagają maksymalnie z niego skorzystać. Na początku słowa kluczowe i cytat, aby przygotować cię na dalszą treść. Na końcu dwa zestawy punktów: jeden w ramach podsumowania i powtórki, drugi – jako zachęta do własnych refleksji.

W trakcie czytania tej książki od razu stosuj timeboxing. Więcej skorzystasz, jeśli połączysz teorię z praktyką. Z początku wyznaczane przez ciebie w kalendarzu bloki czasowe będą niedoskonałe – jedne za duże, inne za małe, czasem będzie ich za dużo, a czasem za mało. Możesz się czuć niepewnie. Ale wkrótce nabierzesz wprawy, a twoje timeboxy szybciej staną się lepsze, jeśli będziesz robić to, czego się uczysz, i uczyć się na podstawie tego, co robisz. Tej kwestii szczegółowo poświęcony jest rozdział 14: Właśnie ten rozdział, ale namawiam cię do eksperymentowania od samego początku. Prędzej dostrzeżesz wtedy, co sprawia ci trudności, i będziesz mógł szukać wskazówek w tekście. Zanurzysz się w praktyce. Do rozpoczęcia time­boxingu nie jest potrzebny żaden zaawansowany sprzęt ani niczyja pomoc, a krótkie wprowadzenie zamieściłem w rozdziale 1. W zaplanowaniu bloków czasowych na czytanie tej książki pomaga też podana na początku każdego rozdziału liczba jego słów i szacunkowy czas lektury. Nie masz żadnej wymówki, żeby tego nie zrobić! Możesz zresztą od razu – w tej chwili – utworzyć w kalendarzu timebox na zapoznanie się z pierwszym rozdziałem, od którego dzielą cię jakieś dwie minuty. A jeżeli czujesz opór przed skorzystaniem z tej propozycji… przynajmniej go zauważ i zadaj sobie pytanie, jakie są jego przyczyny.

Kiedy podczas lektury zaczniesz przyswajać mentalność time­boxingu i go stosować, zaobserwujesz wiele zmian. Wzrośnie twoje poczucie, że panujesz nad wykonywaną przez siebie pracą, i ogólnie poczucie własnej sprawczości. Lepiej będziesz szacować czas potrzebny na wykonywanie zadań. Zawsze będziesz mieć odpowiedź na pytanie: „Czym mam się teraz zajmować?”. Zaczniesz poświęcać mniej czasu na aktywności, które niczego nie wnoszą, i na zachowania kompulsyjne, które ci szkodzą, ponieważ będziesz realizować zamiary wyznaczone w momencie, gdy myślałeś jasno i w spokoju. Czas wcześniej marnotrawiony przeznaczysz na jedną lub dwie sprawy, które są dla ciebie ważne, na przykład naukę użytecznego języka obcego, od lat zapomniany instrument, doskonalenie umiejętności, o której marzyłeś od dawna, zarośnięty ogród, zaniedbaną relację. Twoje weekendy i urlopy staną się takie, jakie chcesz, żeby były. Niewykluczone, że zaczniesz mówić o timeboxingu rodzinie, przyjaciołom, a nawet obcym ludziom. Dużo rzadziej czas będzie ci upływał na żałowaniu… tego, jak upływa ci czas. Stopniowo doraźne zyski złożą się na wzmacniającą i trwałą życiową zmianę.

Osiągniesz biegłość w timeboxingu znacznie szybciej niż ja. Korzyści, które odkrywałem przez dziesięć lat prób i błędów, u ciebie mogą pojawić się w niecały miesiąc. Co więcej, wypracujesz własną wersję metody, dopasowaną konkretnie do twojej sytuacji i twojego stylu życia.

Prowadzę firmę technologiczną, co po uwzględnieniu wszystkich pozostałych wymogów codziennego życia jest równie ekscytujące, jak wyczerpujące. Timeboxing pozwala mi zachować znaczny poziom kontroli nad sytuacją. Pomaga mi wybierać, na czym mam się skupić i jak się z tym uporać. W chaosie dnia i w obliczu niezliczonych powinności powrót do zajmowania się tylko jedną rzeczą w danej chwili jest źródłem krzepiącego spokoju i poczucia siły.

Uważam, że timeboxing to metoda naturalna i bardzo przystępna. Może pomóc ci robić więcej, czuć się lepiej oraz prowadzić takie życie, jakiego pragniesz. Mam nadzieję, że będzie dla ciebie tym, czym stał się dla mnie: wiernym, przemieniającym mój świat przewodnikiem, który wniósł nader pożądany spokój i efektywność w chaos pędzącej codzienności.Co to jest timeboxing?

Idea timeboxingu bywa często mylona lub utożsamiana z innymi, podobnie nazwanymi strategiami gospodarowania czasem, takimi jak: timeblocking, harmonogramowanie, planowanie dzienne, jednozadaniowość, zarządzanie kalendarzem i tabelaryzacja czasu.

Takie rozbieżne, niespójne i częściowo pokrywające się definicje timeboxingu nie sprawdzą się oczywiście w książce o nim samym! Są one niesatysfakcjonujące zarówno w ujęciu łącznym, jak i każdej z osobna. Proponuję przyjąć, że timeboxing jest konkretną mentalnością i metodą, w ramach której

decydujemy, czym będziemy się zajmować w ciągu dnia, zanim pojawią się czynniki rozpraszające; wprowadzamy każdą czynność do kalendarza wraz z godziną jej rozpoczęcia i zakończenia; koncentrujemy się tylko na jednej rzeczy w danej chwili; wykonujemy każde zadanie zgodnie z akceptowalnym (a nie doskonałym) standardem.

Definicja ta zawiera najważniejsze składniki praktyki: intencjonalność, skupienie, efektywność, porządek, finalizację oraz samo tworzenie bloku czasowego (timeboxu) w kalendarzu. Akcentuje również ten ważny aspekt, że powinniśmy rozplanowywać dzień wtedy i tylko wtedy, gdy mamy ku temu odpowiednie warunki. Wszystkie przyjęte w cywilizowanym społeczeństwie reguły (przepisy prawa, konwencje programistyczne, zasady domowe) są przykładami pewnych decyzji, które zostały podjęte z góry, w warunkach spokoju i namysłu (często przez starannie dobrany zespół) po to, by uprościć funkcjonowanie w dłuższej perspektywie. Timeboxing wnosi tę zasadę do specyficznej, jednostkowej sytuacji – twojej.

Użytecznym alternatywnym sposobem myślenia o timeboxingu – choć niestanowiącym jego definicji – jest postrzeganie go jako syntezy listy zadań i kalendarza. Lista mówi nam, co mamy zrobić, a kalendarz, kiedy to robić. Ich połączenie jest znacznie wygodniejsze i praktyczniejsze niż każda z tych rzeczy osobno.

Warto również odróżnić timeboxing od timeblockingu. Ta druga metoda polega na rezerwowaniu czasu na robienie czegoś. Timeboxing stanowi połączenie timeblockingu z postanowieniem, by w przewidzianym przedziale zadanie zostało rzeczywiście wykonane zgodnie z dokonanym wpisem. Innymi słowy, w time­blockingu chodzi o skupienie się w danym czasie na jednej sprawie, a w timeboxingu – o skupienie się w danym czasie na jednej sprawie i uzyskanie określonego rezultatu.

Jaki problem zostaje dzięki temu rozwiązany?

Naszym problemem jest to, że nie wykorzystujemy dobrze swojego czasu. Ociągamy się. Osiągamy mniej, niż powinniśmy. Nawet w wolnym czasie nie czujemy się naprawdę wolni. Za dużo na siebie bierzemy. Jesteśmy wciąż niespokojni. Większość z nas przejawia wiele cech wypisanych we wstępie.

A trudności z dobrym wykorzystaniem swojego czasu mamy przede wszystkim dlatego, że:

- Praca umysłowa nigdy się nie kończy.
- Nieustannie stajemy przed wieloma możliwościami do wyboru. Wiąże się to ze stresującą presją, żeby podjąć właściwą decyzję. A najczęściej musimy dokonywać tego wyboru spośród samych miernych opcji. Mnogość wyborów wynika z zalewu miernotą.
- Wykształciliśmy w sobie lęk przed tym, by nie umknęło nam coś istotnego (fear of missing out, FOMO). Bierze się on ze zwiększonej świadomości zdarzeń rozgrywających się gdzie indziej, głównie za sprawą mediów społecznościowych.
- Kontrolę nad naszym życiem przejmują algorytmy oraz inni ludzie. Utraciliśmy znaczną część swojej wolności i sprawczości.
- Nie mamy na Ziemi zbyt wiele czasu – zaledwie cztery tysiące tygodni, jak ujął to Oliver ­Burkeman. A jeszcze mniej ich mamy na pewne szczególne, ograniczone w czasie doświadczenia, takie jak okres spędzany z dziadkami, wnukami, kochanymi, starzejącymi się rodzicami i najbliższymi przyjaciółmi.

Pytanie o to, co i kiedy powinno się robić, jest uniwersalne. Filozofia zmaga się z nim od wieków, od etyki Platona, przez imperatyw hipotetyczny Kanta, do egzystencjalistów zastanawiających się nad celem naszego istnienia na Ziemi oraz nad tym, co warto robić, póki na niej jesteśmy. Pytanie to przenika także literaturę piękną – wystarczy wspomnieć o losach i zachowaniach Meursaulta Camusa (Obcy), Kościarza George’a Cockrofta (Kościarz) czy Didi i Gogo Becketta w Czekając na Godota.

Założenie, że na nasze życie składa się narastająca suma doświadczeń, a jako inteligentny gatunek obdarzony wolną wolą możemy w pewnym zakresie wybierać te doświadczenia, opiera się na prostej i przekonującej logice. Wybieraj dobrze, a będziesz mieć dobre życie. Wybieraj źle, a stanie się inaczej. Problem polega na tym, że często dokonujemy złych wyborów. Nie prowadzimy tak dobrego życia, jak byśmy mogli.

Cechy decydujące o wyjątkowości timeboxingu

Pewne cechy timeboxingu ujawniają jego naturalne zalety jako mentalności oraz metody postępowania.

Dla jasności, cechy charakteryzujące metodę stanowią o tym, czym ona jest. Natomiast płynące z niej korzyści to sposoby, w jakie metoda ta poprawi twoje życie. Mówiąc żargonem biznesowym, cechy „informują”, korzyści „sprzedają”. W tym rozdziale omawiam cechy timeboxingu, a cała reszta pierwszej części książki dotyczy dowodów na jego skuteczność (rozdział 2: To działa) oraz korzyści, jakie przynosi swoim wiernym wyznawcom (rozdziały 3–8).

Timeboxing jest logiczny – systematycznie decydujemy o najważniejszych aspektach swojego życia, ustalamy ich hierarchię i poświęcamy im należytą uwagę. Tym samym sprawiamy, że ciąg naszych doświadczeń – sposób wykorzystywania przez nas czasu – zostaje systemowo zoptymalizowany, godzina po godzinie i dzień po dniu. Dla tych z nas, którzy tak postępują, pytanie brzmi raczej: „Jak można nie korzystać z timeboxingu?”.

Timeboxing jest naturalny – stanowi po prostu rozszerzenie tego, jak już teraz postępujemy. Blisko połowa czasu naszej pracy zawodowej (spotkania, dojazdy, zadania realizowane zespołowo) oraz część czasu wolnego (nauka jazdy, seans kinowy, masaż, rezerwacja w restauracji) są z góry zaplanowane i mają wyznaczone określone pory rozpoczęcia i zakończenia. Powiedzmy, że średnio zaaranżowane są w ten sposób cztery godziny twojej pracy i dwie godziny wolne – w sumie sześć godzin. Timeboxing jest po prostu rozszerzeniem tego podejścia, dlatego powinien wydawać się naturalny. Praktyka ta polega na przyglądaniu się pozostałym godzinom aktywności w ciągu dnia (w podanym przykładzie zostaje ich mniej więcej dziesięć) i mobilizuje do ustalenia, w jaki sposób część tego czasu można by lepiej spożytkować. Taki nawyk jest mniej zniechęcającym obciążeniem, gdy myślimy o nim na zasadzie przejścia z poziomu sześciu rozplanowanych godzin do ośmiu czy od dziesięciu do dwunastu, niż gdybyśmy mieli wychodzić od zera. Ponieważ już teraz stosujesz coś w rodzaju timeboxingu, masz opanowaną pewną strategię i pewne procesy, a w miarę czytania książki będziemy dokonywać ich przeglądu i starać się je udoskonalać. Wszystko to sprowadza się do powiedzenia, że – w odróżnieniu od wielu innych metod poradnikowych – timeboxing nie jest obcą ci praktyką, którą trzeba by wciskać w życie już teraz wypełnione po brzegi zwyczajowymi sposobami działania i nawykowymi zachowaniami.

Timeboxing jest praktyczny. Dodajesz pojedynczy element do swojego kalendarza, ustalasz stosowną wielkość przedziału czasowego i gotowe. Proponowane w tej książce podejście polega na korzystaniu z jednej, najefektywniejszej metody, skupieniu się wyłącznie na niej i całkowitym zanurzeniu w niej (by uczyć się przez działanie, gdzie tylko się da) w celu jej opanowania i dostosowania do swoich potrzeb.

Timeboxing jest komplementarny. Istnieje wiele podejść do zarządzania czasem. Timeboxing nie tylko się z nimi nie kłóci, ale może też każde z nich usprawnić. Jeżeli korzystasz z macierzy Eisenhowera (porządkujesz zadania w macierzy 2 × 2 pod względem wagi i pilności), będziesz brać z niej pozycje, które są najważniejsze i najpilniejsze, i wyznaczać dla nich w kalendarzu bloki czasowe przed innymi. Jeżeli masz słabość do zjadania żab (rozprawiania się z najtrudniejszymi zadaniami na początku dnia), możesz umieszczać te żaby w godzinach porannych. Jeśli myślisz o zajęciach na zasadzie głazów, kamyków i piasku (tak by większe zadania były otoczone mniejszymi), stosownie do tego zarezerwuj dla nich bloki czasowe, zaczynając od największej sprawy. Jeżeli przemawia do ciebie reguła 80/20 (głosząca, że osiemdziesiąt procent rezultatów wynika z dwudziestu procent przyczyn), postaraj się identyfikować nieliczne zasadnicze sprawy i umieszczać je w kalendarzu przed drobnicą. Jeżeli lubisz dzielić zadania na części, dziel je i przypisuj tym kawałkom oddzielne timeboxy. Jeżeli uważasz, że głównym czynnikiem wpływającym na twoją efektywność jest poziom energii, wyznaczaj sobie czas na pracę twórczą, zajęcia administracyjne, posiłki, aktywność fizyczną i odpoczynek w porach dnia, które w twoim przypadku najlepiej temu służą. Jeżeli to właściwe odżywianie jest elementem twojego schematu produktywności, umieszczone w stosownych porach wpisy w kalendarzu będą ci przypominać o przekąskach i napojach. Timeboxing stanowi elastyczne dopełnienie wszelkich innych technik zarządzania czasem – to pojedynczy nawyk, który kieruje nimi wszystkimi. (Zauważ natomiast, że wiele z tych technik jest ze sobą sprzecznych. Co zrobić, jeżeli twój poziom energii wymaga, aby większe zadania wykonywać później w ciągu dnia? Co zrobić, gdy uporządkowanie zadań pod względem trudności nie zbiega się idealnie – a często się tak dzieje – z uporządkowaniem ich według czasochłonności lub istotności?)

Timeboxing jest stosunkowo mało znany. Ludzie dużo rzadziej wyszukują tę frazę w internecie niż nazwy innych technik. Na przykład takie terminy jak „macierz Eisenhowera” czy „technika pomodoro” są sprawdzane wielokrotnie częściej niż „timeboxing”. Znajdziesz się zatem w stosunkowo wąskim i elitarnym gronie użytkowników tej metody. Przynajmniej na razie, ponieważ grupa osób, które dostrzegają jej zalety i z nich korzystają, systematycznie rośnie. A nie jest to jeden z sekretów teorii gier, który musi być strzeżony, by nie stracił na wartości. Timeboxing to fala przypływu, która unosi wszystkie łodzie. W rzeczywistości im więcej ludzi go stosuje, tym większa spójność działań i bardziej harmonijna współpraca (patrz rozdział 6: Dla współpracy).

Timeboxing w pigułce – żebyś mógł zacząć od razu

Znacznie więcej zyskasz z kolejnych stron i rozdziałów, jeżeli czytając je, będziesz aktywnie stosował timeboxing. Nie zdołam opisać wszystkich zalet, niuansów, uzasadnień i subtelnych tajników metody już w pierwszym rozdziale, ale przedstawione poniżej podstawy, które wykraczają poza samą definicję, pozwolą ci się oswajać z tą praktyką i z nią eksperymentować – od jutra, a może nawet od dzisiaj.

Potrzebna jest właściwa mentalność – pozytywne nastawienie i przekonanie, że timeboxing może zadziałać. Fakt, że w ogóle masz tę książkę w ręku i zaszedłeś w jej lekturze do tego miejsca, sugeruje, iż nie jest z tym u ciebie najgorzej. Wiedz, że pozostałe rozdziały części pierwszej dostarczą znacznie więcej argumentów o korzyściach płynących z timeboxingu.

Jeśli chodzi o samą metodę, składają się na nią łącznie dwie czynności – planowanie i wykonanie – którym odpowiadają części druga i trzecia tej książki. Oto, co trzeba zrobić w obu tych kwestiach.

Planowanie (przed rozpoczęciem dnia)

- Zarezerwuj sobie określony czas (piętnaście lub trzydzieści minut) – zanim wir spraw nadchodzącego dnia zmąci ci umysł i zakłóci jasność osądu – na to, by zdecydować, które zadania są najważniejsze i muszą zostać wykonane.
- Ustaw w kalendarzu (najlepiej cyfrowym) przypomnienie o codziennej sesji planowania – z samego rana lub wieczorem poprzedniego dnia. Ustaw automatyczne powtarzanie wydarzenia. Dzięki temu nigdy go nie pominiesz.
- Przejrzyj swoją listę zadań. Jeżeli jeszcze jej nie masz, zmień to! Lista zadań dostarcza treści do timeboxingu. Im lepsza lista, tym lepiej się on sprawdzi.
- Wybierz najważniejsze i najpilniejsze sprawy z tej listy i wpisz je do kalendarza. Postaraj się jak najlepiej oszacować, ile czasu zajmie ci każda z nich. Nie przejmuj się na razie ich kolejnością – po prostu je zapisz.
- Zacznij działać, popełniaj błędy i szybko się ucz. Z początku będziesz często niedoszacowywać lub ­przeszacowywać czas potrzebny na wykonanie zadań – to zupełnie normalne.

Wykonanie (w trakcie dnia)

- Przystępuj do zadań punktualnie.
- Usuń rozpraszacze – zdecydowanie najbardziej niebezpieczny z nich jest smartfon.
- Trzymaj się planu. Nie sabotuj własnych ustaleń i nie podważaj podjętych wcześniej decyzji. Pomijając sytuacje nadzwyczajne, to, co ustaliłeś w trakcie planowania dnia – w chwili spokoju i jasności umysłu – jest lepsze od tego, co wymyśliłbyś reaktywnie w ferworze pracy.
- Kończ zgodnie z przewidzianym czasem. Doprowadź zadanie do finału. Nie pozwól, aby lepsze stawało się wrogiem dobrego. Zazwyczaj dobre w zupełności wystarcza.
- Po zakończeniu każdego wyznaczonego bloku czasowego staraj się od razu dzielić rezultatami swojej pracy. Wnosi to pożyteczną presję, aby zadanie zostało wykonane dostatecznie dobrze i nadawało się do pokazania – przekonasz się, że jest to ważny standard do spełnienia.
- Różne sprawy będą cię rozpraszać i wybijać z rytmu – bądź na to przygotowany. Gdy tak się zdarzy, staraj się wracać do bloku czasowego zapisanego w kalendarzu, do zaplanowanego zadania. Wymaga to praktyki, ale z czasem coraz mniej rzeczy będzie cię rozpraszać i trwać to będzie coraz krócej.

Strategia, o której czytasz, timeboxing, znakomicie nadaje się, by eksperymentować z nią na bieżąco. Budzisz się co rano i masz świeżutką okazję do testowania tego, czego się dowiedziałeś, modyfikowania, udoskonalania i dopasowywania do własnych potrzeb. Nie trać tej szansy! Aby zapewnić sobie łagodniejszy start, możesz spróbować korzystać z timeboxingu co drugi dzień (powiedzmy: w poniedziałki, środy i piątki albo wtorki i ­czwartki). Taki układ pozwoli ci porównać, jak wygląda życie z time­boxingiem i bez niego. Spodziewam się, że niebawem poczujesz impuls, żeby rozplanowywać w kalendarzu także pozostałe dni.

Teraz powinno być dla ciebie jasne, co to jest timeboxing i czym się charakteryzuje. Otrzymałeś też wiele wyraźnych zachęt do stosowania go na bieżąco.

W kilku następnych rozdziałach przyjrzymy się dowodom na jego skuteczność oraz pożytkom, jakie ci przyniesie. Mam nadzieję i spodziewam się, że połączenie naturalnych zalet timeboxingu oraz płynących z niego różnorodnych korzyści przekona cię, iż jest to metoda zupełnie wyjątkowa. To nie kolejna sztuczka służąca podkręcaniu produktywności. Nie jest to nawet jedna z najlepszych technik zarządzania czasem. To absolutnie najwspanialsza ze wszystkich technik zarządzania czasem, prawdziwy GOAT. Kto wie, czy nie najlepszy z możliwych sposobów na życie.

Podsumowanie

- Timeboxing rozwiązuje problem nieefektywnego ­wykorzystywania czasu.
- Jest praktyką, w ramach której:
- wybieramy, czym będziemy się zajmować, zanim pojawią się rozproszenia w ciągu dnia;
- wyszczególniamy każde zadanie w kalendarzu, łącznie z godziną jego początku i końca;
- skupiamy się na jednej czynności w danym momencie;
- wykonujemy zadania w stopniu wystarczającym (a nie perfekcyjnym).
- W pewnym sensie timeboxing jest połączeniem listy zadań z kalendarzem.
- Szybciej przyswoisz sobie tę mentalność i metodę oraz dużo więcej wyniesiesz z tej książki, jeśli zdecydujesz się eksperymentować z timeboxingiem już w trakcie jej czytania.

Do przemyślenia

- Jak wyobrażałeś sobie timeboxing, zanim zacząłeś czytać tę książkę?
- Pomyśl o jednej ze stosowanych przez siebie metod zwiększania produktywności. Jak można by ją połączyć z timeboxingiem?
- Ile z wczorajszych szesnastu godzin aktywności dobowej spędziłeś, twoim zdaniem, dobrze?
- Oto lista dziesięciu najpopularniejszych technik i wskazówek dotyczących zarządzania czasem. Timeboxing zawiera pewne elementy każdej z nich, a ściśle wiąże się z ośmioma. Z którymi konkretnie?
- Porządkuj zadania według hierarchii ważności.
- Twórz listy zadań do wykonania.
- Korzystaj z kalendarza.
- Ustalaj terminy wykonania.
- Planuj czas na przerwy.
- Deleguj zadania.
- Eliminuj rozpraszacze.
- Śledź upływ czasu.
- Dziel duże zadania na mniejsze.
- Wykorzystuj ułatwienia technologiczne.