Transport w przedsiębiorstwie. Logistyka, spedycja, reklamacje - ebook

Wprowadzenie

Transport nieodłącznie towarzyszył człowiekowi od początku z rozwoju cywilizacji. Służył równocześnie przemieszczaniu się ludzi i towarów. Nie tylko umożliwił wielkie odkrycia geograficzne, ale ulegał zasadniczym przemianom po dokonaniu tych odkryć. To dzięki rozwojowi poszczególnych gałęzi transportu i samych technik transportowych możliwy stał się międzynarodowy podział pracy i wykorzystanie przez producentów źródeł zaopatrzenia położonych niejednokrotnie tysiące kilometrów od miejsc, gdzie byli usytuowani. Wykorzystując te techniki, producenci mogli rozszerzać swoje rynki, wysyłając produkty gotowe w najodleglejsze miejsca na świecie.

Skoro w sferze transportu dokonano tak wiele, naturalne jest pytanie, które zadaje sobie wielu przedsiębiorców i ludzi nauki – w jakim kierunku będzie następował rozwój gałęzi i technik transportu i jak te nowe kierunki będzie można wykorzystać do sprawnego budowania sieci zaopatrzenia oraz sieci sprzedaży? Pewnym jest, że kluczową kwestią pozostanie problem czasu. W dobie intensywnego rozwoju towarowego transportu lotniczego, a także szybkich połączeń kolejowych, rozbudowy sieci autostrad czy coraz szybszych i większych kontenerowców, czas dostawy ulega znaczącemu skróceniu.

Często jednak sam czas przemieszczania towarów nie budzi zastrzeżeń, a wąskim gardłem systemu stają się procedury celne, procedury bezpieczeństwa, sprawność załadunku i przeładunków, możliwość obsłużenia przez porty odpowiedniej liczby statków, jak również bezproblemowa konsolidacja czy dekonsolidacja ładunków. Dlatego też duże nadzieje na usprawnienie samego transportu wiąże się z rozwojem nie tylko technik przemieszczania się towarów, ale także technik obsługi całego procesu − od odebrania towaru z magazynu załadowcy do momentu ich dostarczenia do magazynu odbiorcy.

Przestaliśmy zatem mówić jedynie o transporcie. Pojawiła się olbrzymia branża spedycyjna, najpierw jako organizator transportu, a później także jako jego wykonawca. Na kolejnym etapie rozwoju branży doszły usługi logistyczne, czyli kompleksowa obsługa producentów, z przejmowaniem niektórych funkcji produkcyjnych i całościowym zarządzaniem łańcuchem logistycznym. Naturalnym zjawiskiem stała się integracja różnych funkcji, związanych z szeroko rozumianym ruchem fizycznym towarów, w jedną branżę TSL, oznaczającą oczywiście system transportowo-spedycyjno-logistyczny. Transport towarowy zaczął być zatem rozumiany nie tylko jako świadczenie usług polegających na przemieszczeniu ładunków, ale także jako świadczenie usług dodatkowych, związanych z tym przemieszczaniem.

Coraz szersza konieczność wykorzystywania w procesie transportowym danego towaru więcej niż jednej gałęzi transportu doprowadziła do rozwoju technik transportu multimodalnego czy transportu intermodalnego. Do nowych koncepcji trzeba było dostosować nowe procedury, nową dokumentację, nowe rozwiązania prawne i zwyczajowe. Niestety, uregulowania międzynarodowe w tym zakresie, dokonane na forum ONZ, napotkały poważne problemy z ich ratyfikacją. Taki los spotkał m.in. Konwencję Narodów Zjednoczonych o międzynarodowym multimodalnym transporcie towarów, której nie ratyfikował do tej pory żaden kraj europejski. Starano się zatem podejść do tych kwestii branżowo. Najnowsze konwencje przewozowe, wyspecjalizowane w danej gałęzi transportu, uwzględniają już w samej nazwie nowe koncepcje transportowe, np. podpisana przez Polskę, ale jeszcze nie ratyfikowana, Konwencja Narodów Zjednoczonych o umowach międzynarodowego transportu towarów w pełni lub częściowo morzem, zwana też Regułami Rotterdamskimi.

Wykorzystanie nowych dokumentów przewozowych zostało wsparte w skali międzynarodowej przez FIATA oraz w ograniczonym stopniu przez inicjatywę UNCTAD i ICC, jak wydanie uzansów RMTD 481 (Rules for Multimodal Transport Documents, ICC Publication, No. 481), czyli reguł dotyczących dokumentów transport multimodalnego. Wydaje się jednak, że dokumenty te udało się w wystarczającym stopniu ujednolicić. Wymagało to także akceptacji różnych, nowych dokumentów w skali światowej przez banki rozliczające kontrakty w formie akredytywy dokumentowej i związane w zakresie badania dokumentów przyjętymi zwyczajami (UCP 600).

Obecnie trwa zaawansowany proces przechodzenia z tradycyjnych, papierowych form dokumentów występujących w transporcie tradycyjnym i multimodalnym na formy w pełni elektroniczne. Jest to w skali światowej duże wyzwanie, które wymaga pełnej unifikacji standardów. Nowe rozwiązania w tym zakresie dla banków zostały już przygotowane przy współpracy pomiędzy ICC, ISO i SWIFT. W ramach akredytywy od dawna istniały zwyczaje eUCP, a obecnie opracowano nowe sposoby rozliczeń, jak BPO i związane z tym zwyczaje URBPO 2013, w ramach których weryfikacja poprawności dokumentów transportowych (innych oczywiście też) odbywa się przez właściwe oprogramowanie. Ta tendencja wydaje się obecnie wiodąca, jeżeli chodzi o rozwój procedur handlowych związanych z transportem.

We współczesnych przedsiębiorstwach pojawia się problem sprawnego połączenia działań z zakresu transportu, spedycji i logistyki, zarówno w sferze zaopatrzenia, jak i sprzedaży. To specjaliści ds. transportu odpowiadają za zapewnienie sprawnego przemieszczania surowców, półproduktów, a następnie produktów gotowych. Ich zadania obejmują znalezienie spedytora czy bezpośrednio przewoźnika, zweryfikowanie solidności i standingu takiego podmiotu, przeprowadzenie z nim negocjacji umów ramowych lub jedynie stawek przewozowych i za usługi spedycyjne, zawarcie umowy na pojedynczy przewóz w formie zleceń transportowych czy spedycyjnych, rozliczenie zrealizowanej umowy i ewentualne dochodzenie reklamacji z tytułu szkód w transporcie.

Na rynku wydawniczym pojawiły się publikacje dotyczące transportu, spedycji czy logistyki, które w większości są podręcznikami zawierającymi bardzo rozbudowaną część teoretyczną lub prezentującymi wyniki badań naukowych. Książka Transport w przedsiębiorstwie napisania została z myślą o problemach, jakie w swojej działalności zawodowej napotykają pracownicy działów transportu i innych struktur odpowiadających za kwestie transportowe. Zawiera ona zatem podstawową wiedzę organizacyjną, prawną i handlową na temat szeroko rozumianej współpracy ze spedytorem, w tym operatorem transportu multimodalnego czy przewoźnikiem.

Czytelnicy dowiedzą się, jak analizować rynek transportowy, znaleźć odpowiednich spedytorów czy przewoźników, wynegocjować z nimi właściwe stawki za świadczone usługi i umowy przewozowe lub umowy o świadczenie usług spedycyjnych. Na etapie zawierania umów kupujący taką usługę najczęściej zastanawia się, w jaki sposób zabezpieczyć transakcje i ograniczyć ryzyka wynikające ze współpracy z niezbyt solidnym dostawcą lub ze zmiennej sytuacji rynkowej.

W książce znajdują się także wskazówki ułatwiające posługiwanie się dokumentami spedycyjnymi i transportowymi, w tym listami przewozowymi czy konosamentem, które trzeba złożyć w banku, rozliczając umowę handlową tzw. akredytywą dokumentową. Cały rozdział poświęcono wymaganiom formułowanym we właściwych zwyczajach, jak takie dokumenty transportowe powinny być sporządzone i jakich terminów należy dotrzymać przy ich składaniu w banku.

Ze względu na skalę reklamacji z tytułu szkód w transporcie starano się w szczególności rozbudować informacje na ten temat. W związku z tym, że skuteczne reklamacje transportowe powinny być właściwie przygotowane już na etapie wykrycia wad, a także wymagane jest przestrzeganie przy ich zgłaszaniu odpowiednich terminów, przedstawiono właściwe uregulowania pojawiające się na ten temat w konwencjach przewozowych i ustawach.

Poszczególne tematy, związane z procedurami transportowymi, zawieraniem umów przewozu czy spedycji, załadunkiem, wyładunkiem, dokumentami przewozowymi, reklamacjami w transporcie czy ubezpieczeniami ładunków oraz odpowiedzialności cywilnej przewoźników i spedytorów, przedstawiono opierając się na właściwych uwarunkowaniach prawnych i zwyczajowych. Szczególnie uwidoczniono ich zastosowanie przy przewozach krajowych i międzynarodowych, w przypadku których wykazują specyficzne cechy.

Dokładna analiza systemu prawno-zwyczajowego, uwarunkowań dotyczących usług transportowych oraz spedycyjnych ma umożliwić prawidłowe uzasadnienie składanych reklamacji czy ich dochodzenie na dalszych etapach procesu reklamacyjnego.

Autor ma nadzieję, że książka stanie się praktycznym poradnikiem nie tylko dla specjalistów ds. transportu w przedsiębiorstwach produkcyjnych i handlowych, ale także dla pracowników firm spedycyjnych i transportowych, w tym dla osób załatwiających reklamacje transportowe. Wydaje się, że w tym zakresie może ona stanowić bazę wiedzy na temat uwarunkowań podejmowanych decyzji. Autor poleca książkę również studentom przygotowującym się do pracy w branży transportowo-spedycyjnej, a także osobom zajmującym się naukowo problemami transportu.Rozdział 1Transport w systemie logistycznym przedsiębiorstwa

1.1. Procesy logistyczne w przedsiębiorstwie

Wzajemne relacje pomiędzy transportem a logistyką są różne w zależności od przyjętej w danym przedsiębiorstwie koncepcji. Można w tym zakresie wskazać cztery grupy rozwiązań:

- Pierwsze, najprostsze, to nazwanie działu transportu – działem logistyki, który realizuje praktycznie zadania transportowe. Czasami takie rozwiązania doprowadzają do wykształcenia się bardziej skomplikowanej infrastruktury transportowo-logistycznej w przedsiębiorstwie, w co włączone zostaje zarządzanie zapasami. Badania przyporządkowania funkcji jednostce organizacyjnej logistyki w przedsiębiorstwach dowiodły, że działalność transportowa występuje w 83 procentach takich jednostek. Wskazuje to na skupienie w przedsiębiorstwach decyzji czysto logistycznych i transportowych. Oczywiście, transport w jednostce logistyki ukierunkowany jest na działalność zaopatrzeniową i działalność dystrybucyjną.
- Drugie z rozwiązań organizacyjnych to rozdzielenie funkcji logistyki od funkcji transportowej. Dział logistyki zajmuje się wówczas typowymi działaniami logistycznymi, w tym gospodarką magazynową, prognozowaniem zapotrzebowania, planowaniem i sterowaniem produkcją. Dział transportu spełnia wtedy funkcje typowo transportowe i spedycyjne, natomiast dział zakupów − wyłącznie funkcje kupieckie, związane ze współpracą z dostawcami, zawieraniem i realizacją umów i ewentualnie reklamacjami.
- Trzecie rozwiązanie to odrębny dział logistyki, zajmujący się typowymi działaniami logistycznymi, oraz dział zakupów, w którego kompetencji obok działań kupieckich jest także organizowanie i nadzorowanie transportu w sferze zaopatrzenia. Decyzje transportowe w sferze dystrybucji są wówczas przypisane do działu sprzedaży. W wyniku takiego rozwiązania dział zakupów ściśle współpracuje z wybranym spedytorem (lub kilkoma spedytorami), którzy na zasadzie zlecenia spedycyjnego zajmują się organizacją procesu transportowego w sytuacji, gdy kupujący posiada gestię transportową.
- Czwarta grupa to rozwiązania polegające na outsourcingu usług transportowo-spedycyjnych, a nawet szerzej – jednoczesnym outsourcingu szeregu działań logistycznych, jak zarządzanie zapasami, konsolidacja, dekonsolidacja, weryfikacja jakości kupowanych towarów itp. Wielu spedytorów, posiadających także własne środki transportu, oferuje już usługi umożliwiające traktowanie ich jako zaawansowanych platform logistycznych.

Pomimo wzajemnych powiązań pomiędzy transportem i logistyką, należy pamiętać, że są to zdecydowanie różne pojęcia, a utożsamianie ich wynika najczęściej z braku zrozumienia zakresu logistyki. Wzajemne relacje występujące w tym obszarze zilustrowano w tabeli 1.1.

Tabela 1.1.

Relacje pomiędzy transportem a logistyką w przedsiębiorstwie

Źródło: opracowanie własne.

Obecnie logistykę należy postrzegać jako rozbudowany system, warunkujący wręcz funkcjonowanie przedsiębiorstwa. System ten znajduje swój początek w sferze zaopatrzenia, gdzie niezbędna jest właściwa organizacja transportu surowców i materiałów.

Transport w obszarze logistyki zaopatrzenia jest szczególnie ważny, gdyż może stać się wąskim gardłem całego systemu. Przede wszystkim generuje on dodatkowe koszty. Jest to ważne w sytuacji zakupów za granicą, niejednokrotnie na odległych rynkach. Kupujący − mając na uwadze wymagania w zakresie zmniejszania kupowanych ilości i zwiększania częstotliwości zakupów, oparte na koncepcji JIT (Just in Time) − w celu ograniczania kosztów poprzez zmniejszanie zapasów muszą tak ukształtować system transportu w przedsiębiorstwie, żeby nie wzrosły jego koszty. Pomocni okazują się tutaj spedytorzy, oferujący nie tylko usługi organizacji transportu, ale także składowania, konsolidacji przesyłek czy ich późniejszej dekonsolidacji.

Transport w obszarze produkcji, czyli transport wewnątrzzakładowy, ze względu na swoją specyfikę wykracza poza rozważania w tej książce. Niemniej, w sytuacji gdy przewozy dokonywane są pomiędzy oddziałami danego przedsiębiorstwa, mamy do czynienia z normalnym procesem transportowym.

Transport w obszarze logistyki dystrybucji umożliwia wysyłkę wyrobów gotowych bezpośrednio do klienta końcowego (w przypadku działalności na rynku przemysłowym) lub do pośrednich ogniw sprzedaży (w przypadku działalności zarówno na rynku konsumpcyjnym, jak i na rynku przemysłowym). Wykorzystywana jest tutaj współpraca ze spedytorami, przewoźnikami lub transport własny. Szczególną formą transportu własnego (czasami dzierżawionego na zasadzie outsourcingu, chociaż klient postrzega go jako transport producenta) może być połączenie transportu z działalnością przedstawicieli handlowych, tzw. van selling.

Transport w obszarze logistyki utylizacji często odbywa się w powiązaniu z transportem właściwym na etapie zaopatrzenia i dystrybucji. Wykorzystywane są tutaj najczęściej tzw. frachty zwrotne. W wielu przypadkach konieczne jest jednak specjalne organizowanie transportu do celu zwrotu reklamowanych towarów.

Wraz z rozwojem logistyki, jako systemu kompleksowego, narodziło się pojęcie łańcucha logistycznego. Koncepcję tę zilustrowano w tabeli 1.2.

Tabela 1.2.

Transport w łańcuchu logistycznym (dla produktów konsumpcyjnych)

Źródło: opracowanie własne.

Właściwie skonstruowany łańcuch logistyczny umożliwia korzystny i bezpieczny zakup surowców i materiałów, odpowiednie operowanie nimi, a później półproduktami i produkcją gotową, na różnych etapach procesu produkcyjnego, i wreszcie sprawną sprzedaż produkcji końcowej różnym szczeblom handlu, w celu dostarczenia jej końcowemu klientowi − instytucjonalnemu lub konsumentowi.

Logistycy w przedsiębiorstwie starają się w ramach łańcucha zapewnić konkurencyjną cenę, właściwy moment dostawy, odpowiednią jakość i w konsekwencji − tak ważne dla każdego przedsiębiorstwa − zadowolenie końcowego klienta, dzięki czemu będzie on skłonny powtórzyć ten zakup, stając się klientem lojalnym wobec tego przedsiębiorstwa.

Każde ogniwo łańcucha logistycznego spina transport. Skoro uważa się, że właściwy łańcuch logistyczny zapewnia prawidłowe działanie przedsiębiorstwa, można zdecydowanie stwierdzić, że działanie to nie byłoby możliwe bez odpowiednio zorganizowanego transportu. Niezbędne jest stworzenie procedur transportowych, a także zawarcie dobrych umów z pewnymi przewoźnikami i/lub spedytorami na każdym etapie łańcucha logistycznego. Oczywiście, nie wszystkie obszary będą wymagały działań ze strony odpowiednich służb w samym przedsiębiorstwie. W sferze zaopatrzenia decyzje transportowe mogą być podejmowane przez dostawców, a w sferze dystrybucji – przez pośrednie ogniwa sprzedaży. Na ostatnim szczeblu łańcucha transport może być w gestii klienta, także konsumenta. W interesie przedsiębiorstwa jest jednak właściwa synchronizacja i optymalizacja wszystkich decyzji transportowych w łańcuchu logistycznym.

1.2. System transportowo-spedycyjny przedsiębiorstwa

System transportowo-spedycyjny spełnia szczególną rolę w działalności przedsiębiorstwa. Umożliwia on z jednej strony przemieszczanie surowców i materiałów w celu zapewnienia ciągłości procesu wytwórczego, a więc realizacji funkcji produkcyjnych przedsiębiorstwa. Z drugiej natomiast strony warunkuje przemieszczanie produkcji gotowej, zapewniając realizację funkcji handlowych. Pomijamy w tym przypadku rolę transportu wewnętrznego, jako wykraczającego poza zakres książki.

Ze względu na swoją krytyczną rolę w procesie zakupów, produkcji i sprzedaży mało wydajny system transportowy może stanowić tzw. wąskie gardło całego łańcucha logistycznego, a ponadto może generować zbyt duże koszty, wpływające ostatecznie na problemy z konkurencyjnością przedsiębiorstwa na rynku.

Traktując zatem system transportowo-spedycyjny przedsiębiorstwa jako czynnik jego konkurencyjności, zarządzający przedsiębiorstwem − po przeprowadzeniu szczegółowej analizy kosztów i ryzyk − są na ogół zmuszeni do podjęcia na wstępie decyzji, w jakim stopniu będą realizowali zadania w zakresie transportu własnymi siłami, dysponując swoim taborem i strukturą organizacyjną transportu, a jaką ich część zlecą podmiotom zewnętrznym.

Pojawia się więc pierwsze pytanie, czy w przedsiębiorstwie należałoby:

- wdrożyć własny system transportu,
- wykorzystać outsourcing usług transportowych,
- zastosować model mieszany – transportu własnego i obcego.

Na ogół własny system transportu może być wykorzystany jedynie do przewozów lokalnych czy krajowych. Zazwyczaj jest on ukierunkowany na sferę dystrybucji przedsiębiorstwa. W zakresie współpracy z partnerami zagranicznymi, w szczególności w dalszych relacjach, trudno sobie wyobrazić skuteczne wykorzystanie transportu własnego innego niż drogowy, używanego do przewozów w Europie. Z tego powodu przedsiębiorstwa zaangażowane w wymianę towarową z zagranicą, zarówno w sferze eksportu, jak i importu, mogą co najwyżej rozpatrywać przyjęcie modelu mieszanego. Oczywiście, rozwiązaniem często spotykanym jest pełne wykorzystanie transportu obcego na podstawie długoterminowych umów ramowych z wybranymi dwoma lub trzema przewoźnikami w zakresie zaopatrzenia i dystrybucji w relacjach niezbyt odległych oraz okazjonalnie zatrudnianymi przewoźnikami przy przewozach na długich relacjach, na przykład międzykontynentalnych.

Obok pytań dotyczących ewentualnego outsourcingu usług transportowych pojawia się kolejna kwestia outsourcingu usług spedycyjnych. Outsourcing tych usług, w szczególności dla podmiotów mających mniejsze doświadczenie w zakresie spedycji, może wiązać się z całkowitym pozostawieniem doboru przewoźników w rękach spedytorów. Za tę dogodność trzeba oczywiście ponieść koszt prowizji spedytora. Atutem tego rozwiązania może być dodatkowo ograniczanie ryzyka związanego z wadliwym wypełnieniem dokumentacji transportowej lub celnej.

Przy projektowaniu systemu transportowo-spedycyjnego przedsiębiorstwa uwzględnia się szereg czynników, wśród których najważniejszymi są:

- doświadczenie własnej kadry w zakresie współpracy z przewoźnikami i spedytorami;
- stopień wdrożenia procedur posługiwania się dokumentami w formie elektronicznej i komunikacji w tym zakresie na linii kontrahent – przedsiębiorstwo – przewoźnik/spedytor – bank;
- własna infrastruktura umożliwiająca składowanie (własne magazyny), załadunki i wyładunki (rampy załadowcze), postój samochodów (duże place) czy wagonów (własne bocznice kolejowe);
- specyfika kupowanych surowców i materiałów oraz ich wrażliwość na czas transportu, warunki zewnętrzne, wpływ na środowisko naturalne, ciężar, objętość, podatność na uszkodzenia, wartość;
- specyfika sprzedawanych produktów gotowych oraz ich wrażliwość na czas transportu, warunki zewnętrzne, wpływ na środowisko naturalne, ciężar, objętość, podatność na uszkodzenia, wartość;
- lokalizacja głównych dostawców;
- lokalizacja głównych klientów, odbiorców produktów gotowych (klientów aktualnych i planowanych do pozyskania);
- lokalizacja i struktura przedsiębiorstwa, jego oddziały, współpraca z filiami zagranicznymi czy firmą matką za granicą, strategia korporacyjna w zakresie zakupu i sprzedaży;
- dostępność przedsiębiorstwa do zewnętrznej infrastruktury transportowej (stacji kolejowych, bocznic, portów morskich i śródlądowych, lotnisk);
- koszty usług transportowych i logistycznych, koszty wykorzystania określonych gałęzi transportu, lokalizacja baz transportowych i spedycyjnych w rejonie działania przedsiębiorstwa;
- powtarzalność przewozów na określonych relacjach i proces ich skomplikowania, przekraczanie granic, sformalizowane procedury celne i państwowe.

Lista takich czynników może być bardzo długa, a więc zostały one przytoczone jako przykładowe.

Odnosząc się do czynników związanych z przewożonymi towarami, wyróżnia się tzw. techniczną podatność transportową produktów, która jest ich wrażliwością na warunki przemieszczania się, z uwzględnieniem ich wielkości (przestrzenności), kształtu i ciężaru. W ramach tej podatności można sklasyfikować także kwestie bezpieczeństwa związane z transportem danego towaru, gdzie bezpieczeństwo może być rozpatrywane jako zagrożenie dla człowieka lub środowiska i wymaga wdrożenia procedur przewozu towarów niebezpiecznych. Kolejnym aspektem bezpieczeństwa może być konieczność wdrożenia procedur kontroli towarów i kontenerów pod kątem zagrożenia terrorystycznego.

Inną zmienną jest ekonomiczna podatność transportowa tych produktów, która związana jest z ich wartością. Wyższa wartość wymaga wzmożonej opieki i zabezpieczeń podczas procesu transportowego, a więc wiąże się z podwyższonym ryzykiem szkody. To z kolei często decyduje o przeniesieniu ryzyka na inne podmioty, jak ubezpieczyciel, co generuje dodatkowe koszty.

Obie podatności mają zatem wpływ na koszty transportu. Analizując koszty transportu własnego, należy ponadto uwzględnić:

- koszty zakupu/leasingu środków transportowych i elementów infrastruktury transportowej;
- koszty zatrudnienia dodatkowego personelu (kierowców, specjalistów ds. transportu) oraz dodatkowe koszty zarządzania infrastrukturą;
- koszty eksploatacyjne, w tym koszty rejestracji, zezwoleń, napraw oraz utrzymania zaplecza technicznego;
- koszty dodatkowe (ewentualne kary, opłaty administracyjne itp.).

Koszty transportu własnego mogą być zatem znaczące dla przedsiębiorstwa, które ponadto powinno uwzględnić koszty związane z utraconymi w określonym stopniu możliwościami koncentracji na swoich zasadniczych funkcjach, chociażby poprzez zaangażowanie wybranych zasobów w proces transportowy. Dokładna analiza kompleksowych kosztów umożliwia ich porównanie z kosztami outsourcingu usług transportowo-spedycyjnych i podjęcie właściwych decyzji w tym zakresie.

Niezależnie od kosztów i ryzyk, ustalonych w procesie projektowania systemu transportowo-spedycyjnego przedsiębiorstwa, ważnym czynnikiem wymagającym analizy jest zapewnienie określonego poziomu obsługi klienta w całym procesie. Obsługa klienta może być rozumiana jako zapewnienie właściwej jakości procesu dla nabywcy, ale także w celu zapewnienia właściwej jakości procesu dla spełnienia zapotrzebowania ze strony produkcji w samym przedsiębiorstwie.

1.3. Bazy informacji o przewoźnikach i spedytorach

Przedsiębiorcy poszukujący dostawców usług transportowych powinni znaleźć odpowiedź na dwa zasadnicze pytania:

− któremu przewoźnikowi mogą zlecić przewóz lub przewozy określonych towarów?

− czy jest to podmiot wiarygodny i solidny?

Analogicznie, w przypadku poszukiwania właściwego spedytora pytania te mogą brzmieć:

− który spedytor mógłby podjąć się zlecenia organizacji procesu transportowego określonego towaru?

− czy jest to podmiot wiarygodny i solidny, o pewnych referencjach?

Szczególną rolę w sferze transportu odgrywa zatem informacja. Rozwijając pytanie pierwsze, należałoby postawić sobie pytania dalsze:

− czy w zakresie kompetencji przewoźnika lub spedytora, którego zleceniodawca znajdzie, jest obsługa określonego rodzaju przewozu?

− czy dany podmiot dysponuje wymaganymi środkami transportu lub jest w stanie je zorganizować?

− czy obsługuje on przewozy na danym obszarze?

− czy proponowane stawki transportowo-spedycyjne są konkurencyjne i ile konkretnie wynoszą?

− czy przewozy będą odbywały się w ramach frachtów właściwych czy frachtów zwrotnych?

− czy warunki umowy przewozu lub spedycji są do zaakceptowania?

Rozwijając zasadnicze pytanie drugie, należałoby postawić sobie też pytania kolejne:

− czy spedytor lub przewoźnik jest firmą o niebudzącym niepokoju standingu finansowym?

− czy ma opinię podmiotu solidnego?

− czy opinia ta może być poparta dobrymi referencjami?

− czy posiadane środki trwałe są jego własnością, czy przedmiotem leasingu?

− czy przewoźnik posiada właściwe ubezpieczenie OCP, a spedytor ubezpieczenie OCS?

− czy powyższe ubezpieczenia zawarte zostały na odpowiednio wysokie kwoty i zakres terytorialny?

− czy dany podmiot ma wysoką szkodowość w zakresie szkód w transporcie?

− czy bierze na siebie odpowiedzialność w sporach transportowych?

Powyższe pytania nie wyczerpują problemów, które powinny być wyjaśnione przy nawiązywaniu współpracy z przewoźnikiem czy spedytorem. Na pytania te powinien odpowiedzieć także spedytor, dokonując doboru przewoźnika lub przewoźników do realizacji określonego zlecenia. Spedytor musi mieć świadomość, że odpowiada za podmioty, którymi posługuje podczas wykonywania zlecenia od swojego klienta. Właściwy dobór przewoźnika może jednak w pewnych przypadkach zwolnić go od odpowiedzialności, wykazując, że nie ponosi winy w wyborze. Problem ten omówiony zostanie w części poświęconej współpracy ze spedytorem.

Kolejnymi pytaniami, które zadaje sobie pracownik zleceniodawcy poszukujący usługi transportowo-spedycyjnej, są:

− skąd zdobyć adres czy kontakt mailowy i podstawowe informacje o przewoźniku lub spedytorze?

− czy przewoźnik lub spedytor zgłaszał zainteresowanie współpracą w obszarze zainteresowania zleceniodawcy?

− jakie formalności należy spełnić, aby uzyskać ww. informacje?

− jaki jest koszt zdobycia tych informacji?

Wśród najbardziej znanych baz informacji o przewoźnikach i spedytorach można wskazać:

- katalog firm transportowych na portalu polskich przewoźników drogowych ZMPD (Zrzeszenia Międzynarodowych Przewoźników Drogowych w Polsce);
- portal transportowy Spedmarket;
- portal Forum transportu;
- portal Poland−Transport;
- portal Logismarket.

Dostęp do baz jest w większości bezpłatny i można go uzyskać poprzez strony tych podmiotów w internecie.

Katalog firm transportowych ZMPD

Katalog firm transportowych na portalu polskich przewoźników drogowych ZMPD umożliwia poszukiwanie firmy transportowej w zakresie przewozów drogowych lub spedycyjnej, określając podstawowe wymagania, takie jak:

- położenie geograficzne (województwo),
- dysponowanie wymaganą flotą,
- przewozy według właściwych przepisów bezpieczeństwa (np. ADR),
- obszar działania przewoźnika (Polska, UE, WNP, inne),
- możliwość dokonywania uzgodnień w językach obcych (wybór języka),
- dodatkowe usługi (spedycja, serwis pojazdów, magazyn, stacja paliw),
- członkostwo w ZMPD,
- posiadanie certyfikatu ISO,
- zarządzanie flotą poprzez GPS.

Istnieje także możliwość dodania własnej firmy transportowej lub spedycyjnej do katalogu.

Inne bazy firm transportowych

Większość katalogów firm transportowych ukierunkowanych jest na transport drogowy, co wynika m.in. z faktu dużego rozdrobnienia tych podmiotów. W kategorii przewoźników drogowych spotykamy zarówno duże przedsiębiorstwa, dysponujące flotą kilkuset samochodów różnego typu, jak i rodzinne, małe firmy, które posiadają 2−3 samochody, głównie w leasingu. Wielu małych przewoźników ma stałe umowy z dużymi przedsiębiorstwami transportowymi czy spedycyjnymi jako podwykonawcy. Często spotykamy w takich umowach obowiązek przemalowania plandeki w samochodzie w ujednolicony sposób, wynikający z książek standardów wizualnych dużych przedsiębiorstw, uwzględniający nazwę i logo takiego przedsiębiorstwa. Dla zleceniodawcy są to pojazdy danego przedsiębiorstwa przewozowego lub spedytora i nie wnika on w stosunki prawne pomiędzy przyjmującym zlecenie a podwykonawcą.

Portal transportowy Spedmarket oferuje katalog firm transportowych i spedycyjnych, a także giełdę transportową w zakresie wolnych ładunków.

Na portalu Forum transportu klient ma możliwość wyboru rodzaju transportu (krajowy czy międzynarodowy), a ponadto miejsca geograficznego siedziby przewoźnika (kraj czy województwo).

Portal Poland−Transport oferuje wyszukiwanie podmiotów świadczących usługi nie tylko w zakresie transport drogowego, ale także w zakresie transportu kolejowego i rzecznego. Wymaga się tutaj również podania lokalizacji siedziby przewoźnika.

Informacje o wiarygodności przewoźnika lub spedytora

Decydując się na współpracę z określonym podmiotem, zazwyczaj po wstępnym zadeklarowaniu z obu stron możliwości takiej współpracy, zaczynamy zastanawiać się, czy jest to partner wiarygodny. W wielu przypadkach nic o nim nie wiemy. Nawet jeżeli współpracowaliśmy z nim kiedyś, nie możemy być pewni, że w związku ze zmienną sytuacją rynkową partner ten nie przeżywa obecnie kłopotów finansowych.

Informacje o wiarygodności przewoźnika lub spedytora można uzyskać w postaci raportu wywiadowni handlowej, z czym wiążą się określone koszty, lub można dokonać analizy czynników, które na tę wiarygodność wpływają.

Wywiadownie handlowe są przedsiębiorstwami prywatnymi, działającymi na zasadach komercyjnych. Zazwyczaj możliwe są dwa modele współpracy z nimi. Pierwszy to współpraca sporadyczna, drugi − to stały abonament lub członkostwo. Cena jednostkowa usługi jest w drugim przypadku niższa, klient ponosi jednak koszty opłaty członkowskiej. Można zamówić raport skrócony, z jedynie podstawowymi informacjami, ale w wielu przypadkach są one wystarczające do wstępnej oceny przewoźnika czy spedytora.

Zdarza się, że klient wywiadowni otrzymuje raport niekompletny lub informacje zdezaktualizowane. Dlatego też niektóre przedsiębiorstwa zamawiają raporty z dwóch niezależnych wywiadowni. Nawet w przypadku braku zastrzeżeń co do jakości informacji można uznać je za wystarczające przez kilka miesięcy, bo po tym okresie sytuacja ocenianego podmiotu może ulec diametralnej zmianie.

Wywiadownie oferują w raportach indeksy wiarygodności, które wyliczane są na podstawie kilkunastu czynników przez komputery wywiadowni i prezentowane w formie określonych liczb z komentarzem. Przykładowo, może on mieścić się w granicach od 100 do 600, gdzie 100 oznacza sytuację najlepszą, a 600 – bankruta. Wywiadownia ostrzega klienta przed wchodzeniem w stosunki biznesowe, gdy indeks ocenianego podmiotu przekroczy 400 punktów.

Najbardziej znanymi na rynku wywiadowniami gospodarczymi są:

- Wywiadownia Dun and Bradstreet (obecnie w Polsce − Bisnode);
- Wywiadownia Creditreform;
- Wywiadownia Coface (kiedyś Intercredit).

Dostęp do baz wywiadowni można uzyskać poprzez strony tych podmiotów w internecie.

Niezależnie od tego, czy dane przedsiębiorstwo angażuje podmioty trzecie do oceny przewoźnika lub spedytora, czy ich nie angażuje, powinno dokładnie przeanalizować formę prawną i datę założenia takiego podmiotu. Na ogół przyjmuje się, że spółki kapitałowe z odpowiednim kapitałem zakładowym, istniejące już kilka lat na rynku są podmiotami o wyższej wiarygodności. Rekomendacją, aczkolwiek bardzo ograniczoną, może być też przynależność przewoźnika lub spedytora do poważnego zrzeszenia.

W przedsiębiorstwach szeroko współpracujących z różnymi przewoźnikami lub spedytorami uzasadnione jest stworzenie wewnętrznego banku danych, który będzie obejmował informacje zbierane przez pracowników przy różnych okazjach.

1.4. Giełdy transportowe

Jedną z metod doboru przewoźnika drogowego jest jego znalezienie na giełdzie transportowej. Pomimo takiej nazwy są to w rzeczywistości giełdy frachtowe, oferujące wolne frachty, w tym frachty zwrotne.

Dużą i ogólnodostępną giełdę transportową LOADS−TODAY − promowaną jako największa w Europie giełda ładunków − oferuje spedytor LKW−Walter. Inną giełdą, ukierunkowaną na transport drogowy, jest Road Transport System prowadzony przez portal Trans.

Dobór przewoźników poprzez giełdy transportowe jest na ogół prosty, a ceny frachtu konkurencyjne, niemniej należy dostrzegać ryzyko przypadkowości takiego doboru w sytuacji, gdy firma przewoźnika jest dla zleceniodawcy podmiotem nowym, z którym nie miał on do tej pory do czynienia lub nawet o nim wcześniej nie słyszał. Prowadzący giełdę transportową w żadnym stopniu nie gwarantują rzetelności podmiotów biorących w niej udział. Skojarzenie zatem z giełdami towarowymi, gdzie giełdy są podmiotami o wieloletniej tradycji, udział w nich biorą członkowie giełdy lub licencjonowani przez giełdę maklerzy – jest nieuzasadnione. Giełdy transportowe czy frachtowe są w zasadzie portalami przetargowymi, w których biorą udział przypadkowi oferenci. Rejestracja takiego podmiotu na portalach nie zmniejsza ryzyka, które ponosi zleceniodawca usług transportowych.

Powyższe zastrzeżenia nie powinny w żadnym stopniu dyskredytować ofert frachtu, umieszczanych na giełdach transportowych, a jedynie uświadomić zleceniodawcy, że otrzymując konkurencyjną cenowo ofertę, jednocześnie ponosi zwiększone ryzyko tak zawartej transakcji. Ryzyko to należy rozumieć jako niebezpieczeństwo natrafienia na niezbyt solidnych przewoźników, pomimo tego, że zdecydowana większość oferentów to niewątpliwie podmioty solidne.

Zgodnie z praktyką sądów państwowych czy arbitraży, w tym orzeczeniami Sądu Najwyższego, spedytor dobierający podwykonawców poprzez giełdy transportowe, nie dokonując dokładnego sprawdzenia przewoźnika, ponosi za jego działania i zaniechania pełną odpowiedzialność i nie może wykorzystać tzw. braku winy w wyborze. Problem ten omówiony zostanie w dalszej części książki.

Giełdy transportowe są dobrym źródłem doboru przewoźników w sytuacjach, gdy zleceniodawca poszukuje pojedynczych ofert frachtu, niemniej w przypadkach znacznej wartości przewożonego towaru zleceniodawca powinien zweryfikować solidność takiego przewoźnika. Problem polega jednak na tym, że w sytuacjach nadzwyczajnych, gdy szybko trzeba zawrzeć umowę przewozu, na taką weryfikację nie ma zazwyczaj czasu.

Niewątpliwym plusem dla zleceniodawcy jest skumulowanie w jednym miejscu wielu ofert frachtu, co powoduje konkurencję pomiędzy przewoźnikami i możliwość znalezienia ofert z bardzo korzystną ceną. W szczególności, gdy przewoźnik umieszcza ofertę frachtu zwrotnego, stoi on wobec wyboru powrotu pustym samochodem lub powrotu za część normalnej stawki frachtu. Oczywiście, pojawia się tutaj granica, poniżej której bardziej opłacalny dla przewoźnika będzie powrót „na pusto”, ze względu na brak dodatkowych dojazdów na załadunek i rozładunek, a także mniejsze zużycie paliwa.

Zleceniodawca w ramach giełdy transportowej, poszukując możliwości w zakresie przewozu ładunku, dokonuje wstępnego wyboru parametrów oferty, decydując:

- czy poszukuje wolnego ładunku, czy wolnego pojazdu;
- w którym kraju i mieście miałby być dokonany załadunek;
- kiedy pojazd powinien być podstawiony na załadunek;
- w którym kraju i mieście miałby być dokonany wyładunek;
- kiedy pojazd powinien być gotowy do rozładunku;
- jakiego wymaga nadwozia pojazdu;
- jaka powinna być ładowność pojazdu.

Niektóre systemy pozwalają zleceniodawcy na określenie zakresu ceny ofertowej za kilometr frachtu, które zostaną wyświetlone przez system. Ceny takie mogą być ustalone w EUR lub PLN. Cena taka podlega na ogół negocjacjom.

Bardziej rozbudowane giełdy transportowe wymagają od zleceniodawców określenia także rodzaju towaru i formy jego opakowania. Czasami niezbędne jest też podanie wymiarów i wagi towaru.

Zazwyczaj oferty zamieszczone na giełdach transportowych mają swoje terminy ważności, określone nie tylko jako konkretny dzień, ale także ze szczegółowym wskazaniem godziny, po upływie której oferta traci ważność.

Oprócz giełd transportowych dla przewozów drogowych, pojawiają się także giełdy frachtowe, prowadzone wyłącznie dla transportu morskiego.Szerzej na ten temat w: W. Budzyński, Zakupy w przedsiębiorstwie. Negocjacje, procedury i umowy z dostawcami, Poltext, Warszawa 2016; J. Coyle, E. Bardi, C. Langley, Zarządzanie logistyczne, PWE, Warszawa 2010.

Szerzej na ten temat w: M. Christopher, Logistics and Supply Chain Management: Creating Value-Adding Networks, Prentice Hall, London 2010; K. Rutkowski, Zakupy w biznesie – potrzeba strategicznej reorientacji, „Kwartalnik Nauk o Przedsiębiorstwie” nr 4, Oficyna Wydawnicza SGH, Warszawa 2013.

Szerzej patrz: J. Neider, Transport międzynarodowy, PWE, Warszawa 2012.

Na temat giełd transportowych patrz w: J. Sosnowski, Ł. Nowakowski, Elektroniczne giełdy transportowe, Difin, Warszawa 2015.