Wdrażanie procedur podatkowych w firmie - ebook

Jak skutecznie wdrożyć i prowadzić procedury podatkowe w firmie? Ta rozbudowana publikacja krok po kroku pokaże Ci, jak przygotować się do wdrożenia procedur, na co zwrócić uwagę, a także jak prawidłowo sformułować konkretne instrukcje w obszarach kluczowych dla bezpieczeństwa podatkowego. Autor przeprowadza czytelnika przez cały proces – od „sprzedaży” pomysłu wewnątrz organizacji i zdefiniowania celu wdrożenia, poprzez analizę stanu obecnego i określenie obszarów ryzyka, aż po tworzenie i doskonalenie gotowych procedur.

W książce znajdziesz m.in.:

• Praktyczne wskazówki dotyczące wdrożenia procedur podatkowych (w tym VAT, WHT, MDR) oraz wyjaśnienie, jak wpływają one na ochronę przed odpowiedzialnością karnoskarbową.
• Omówienie audytu podatkowego – od organizacji i metodologii po dokumentowanie i interpretację wyników (np. audyt w CIT, VAT, obszarze MDR).
• Wskazówki w zakresie współpracy z interesariuszami w firmie: działem podatkowym, finansowym, IT, kadrą zarządzającą, a także innymi obszarami, które mają wpływ na prawidłowe rozliczenia (np. dział HR czy zakupów).
• Metody ustalania poziomu apetytu na ryzyko oraz wskazówki, jak uwzględnić tę kwestię w treści procedur.
• Gotowe przykłady procedur i listy kontrolne (MDR, WHT, VAT) – do bezpośredniego wykorzystania lub jako inspiracja przy tworzeniu własnych instrukcji.
• Instrukcje dotyczące audytów wewnętrznych – w tym dobór próby, stratyfikacja i zarządzanie ryzykiem w zależności od skali działalności.
• Zasady szkoleń oraz wdrażania nowych rozwiązań – jak efektywnie przeszkolić pracowników, by zapewnić trwałe funkcjonowanie procedur.

Autor prowadził wiele zespołów wdrażających setki procedur podatkowych w różnych przedsiębiorstwach, od polskich firm rodzinnych po międzynarodowe korporacje w skali całej Europy. Przedstawia praktyczne uwagi i wzorce postępowania, które ułatwią skuteczne zarządzanie obszarami podatkowymi, a także materiały gotowe do wykorzystania.

Ta publikacja to kompleksowe kompendium wiedzy dla osób odpowiedzialnych za funkcję podatkową w firmie (in-house), doradców podatkowych świadczących usługi dla klientów, właścicieli firm oraz pracowników organów podatkowych. Łączy w sobie teorię z praktycznymi rozwiązaniami, dzięki czemu ułatwia sprawne zbudowanie i utrzymanie systemu zarządzania ryzykiem podatkowym na najwyższym poziomie.

Spis treści

Wykaz skrótów  | str. 15

Przedmowa  | str. 17

Wstęp  | str. 21

Część I

Wdrażanie procedury podatkowej w firmie – od czego zacząć przed pisaniem procedury?

Rozdział I

Kolejność działań przed wdrożeniem procedury podatkowej  | str. 33

Rozdział II

Nakłonienie do wdrożenia procedury (sprzedaż)  | str. 35

1. Sprzedaż procedur podatkowych – uwagi ogólne  | str. 35
2. Sprzedaż dyrektorowi finansowemu / księgowemu / dyrektorowi podatkowemu  | str. 36
3. Sprzedaż zarządowi/właścicielowi  | str. 41
4. Argument dla wszystkich – Kodeks karny skarbowy  | str. 43

Rozdział III

Dokąd zmierzamy? Zdefiniowanie celu wdrożenia procedury  | str. 50

1. Cele towarzyszące wdrażaniu procedur podatkowych  | str. 50
2. Wypełnienie wymogu obligatoryjnego posiadania procedur podatkowych  | str. 52
3. Ochrona przed odpowiedzialnością karnoskarbową  | str. 55

3.1. Uwagi ogólne  | str. 55

3.2. Obrona przed zarzutem popełnienia czynu  | str. 57

3.3. „Uniwersalne” ryzyka Kodeksu karnego skarbowego  | str. 57

3.4. „Szczególne” ryzyka Kodeksu karnego skarbowego  | str. 95

3.4.1. Uwagi ogólne | str. 95

3.4.2. Niezłożenie informacji o pojazdach | str. 95

3.4.3. Naruszenia z obszaru prawa akcyzowego | str. 95

3.4.4. Naruszenia z obszaru cen transferowych | str. 97

3.4.5. Naruszenia z obszaru WHT | str. 98

3.4.6. Naruszenia z obszaru MPP | str. 100

3.4.7. Naruszenia obowiązków tzw. raportujących operatorów platform | str. 101

3.4.8. Naruszenie obowiązków MDR | str. 102

3.4.9. Naruszenia z obszaru prawa celnego | str. 105

4. Procedury należytej staranności podatkowej jako środki zmniejszenia ryzyka stwierdzenia winy zarządzających jednostką na gruncie Kodeksu karnego skarbowego  | str. 107

4.1. Znaczenie przypisania winy i wpływ procedur należytej staranności  | str. 107

4.2. Współpraca z organami kontrolnymi  | str. 109

4.3. Zakres dokumentacji  | str. 110

4.4. Szkolenia dla pracowników  | str. 111

4.5. Weryfikacja kontrahentów  | str. 111

4.6. Systemy informatyczne  | str. 112

4.7. Procedury awaryjne  | str. 113

4.8. Dokumentowanie działań  | str. 114

4.9. Audyty wewnętrzne  | str. 115

4.10. Komunikacja wewnętrzna  | str. 115

4.11. Współpraca z doradcami podatkowymi  | str. 116

5. Odciążenie jednostki odpowiedzialnej za rozliczenia podatkowe  | str. 117

Rozdział IV

Analiza stanu obecnego  | str. 124

1. Sens i cel analizy stanu zastanego  | str. 124
2. Analiza materialna – podstawy audytu podatkowego  | str. 126

2.1. Audyt podatkowy w CIT  | str. 126

2.1.1. Uwagi ogólne | str. 126

2.1.2. Cel i zakres audytu | str. 126

2.1.3. Metodyka przeprowadzania audytu w CIT | str. 127

2.1.3.1. Analiza przychodów | str. 127

2.1.3.2. Analiza KUP | str. 127

2.1.3.3. Alokacja kosztów do źródeł przychodów | str. 128

2.1.3.4. Amortyzacja środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych | str. 130

2.1.3.5. Amortyzacja nieruchomości w spółkach nieruchomościowych | str. 131

2.1.3.6. Ulgi podatkowe i zwolnienia | str. 132

2.1.3.7. Podatek minimalny | str. 133

2.1.3.8. Podatek od przerzuconych dochodów | str. 134

2.1.4. Dokumentacja audytowa audytu w CIT | str. 135

2.1.5. Inne praktyczne aspekty przeprowadzania audytu | str. 135

2.1.6. Wnioski i rekomendacje | str. 136

2.2. Audyt podatkowy w VAT  | str. 137

2.2.1. Uwagi ogólne | str. 137

2.2.2. Cel i zakres audytu | str. 138

2.2.3. Metodyka przeprowadzania audytu w VAT | str. 138

2.2.3.1. Analiza transakcji sprzedaży i zakupu | str. 138

2.2.3.2. Weryfikacja dokumentacji | str. 139

2.2.3.3. Kontrola poprawności rozliczeń VAT | str. 140

2.2.3.4. Analiza stosowania stawek VAT | str. 140

2.2.3.5. Weryfikacja odliczeń VAT naliczonego | str. 141

2.2.3.6. Analiza transakcji wewnątrzwspólnotowych i eksportowych | str. 141

2.2.3.7. Kontrola stosowania MPP | str. 142

2.2.4. Dokumentacja audytowa | str. 143

2.2.5 Wnioski i rekomendacje | str. 144

2.3. Prowadzenie audytu MDR  | str. 145

2.3.1. Uwagi ogólne | str. 145

2.3.2. Etapy audytu MDR | str. 145

2.3.3. Rodzaje audytów MDR | str. 147

2.3.4. Metody zbierania danych | str. 148

2.3.5. Kluczowe obszary ryzyka | str. 148

2.3.6. Raport z audytu MDR | str. 149

2.3.7. Rekomendacje | str. 150

3. Analiza stanu obecnego – obowiązujące uregulowania  | str. 151
4. Źródła wiedzy o istniejących procedurach – źródła ogólnodostępne  | str. 153
5. Informacje uzyskane od jednostki  | str. 156

5.1. Procedury „podatkowe”  | str. 156

5.1.1. Uwagi ogólne | str. 156

5.1.2. Rzeczy wspólne dla wszystkich procedur | str. 157

5.1.3. Obszary charakterystyczne dla konkretnych procedur | str. 162

5.1.3.1. Indywidualizacja podejścia | str. 162

5.1.3.2. Procedury należytej staranności w VAT | str. 163

5.1.3.3. Procedury należytej staranności w WHT  | str. 165

5.1.3.4. Procedury MDR | str. 167

5.1.3.5. Procedury rozliczania CIT | str. 170

5.1.3.6. Procedury związane z podatkiem od nieruchomości | str. 172

5.1.3.7. Procedury dotyczące obowiązków płatnika PIT | str. 173

5.2. Procedury regulujące obszary niepodatkowe wpływające na podatki  | str. 174

5.2.1. Wpływ procedur „niepodatkowych” na obszary podatkowe | str. 174

5.2.2. Procedura zakupowa | str. 175

5.2.3. Procedury AML  | str. 176

5.2.4. Regulacje dotyczące wynagrodzeń | str. 178

Rozdział V

Określenie ról i odpowiedzialności jednostek w firmie  | str. 180

1. Charakterystyka obszarów odpowiedzialności  | str. 180
2. Dział podatkowy, finansowy, księgowy  | str. 182
3. Dział kontrolingu  | str. 186
4. Dział administracji  | str. 187
5. Dział IT  | str. 189
6. Zarząd (właściciele)  | str. 191
7. Dział zakupów  | str. 194
8. Dział sprzedaży  | str. 196
9. HR (payroll)  | str. 198

Rozdział VI

Zidentyfikowanie interesariuszy  | str. 200

1. Rola i wpływ interesariuszy  | str. 200
2. Klasyfikacja jednostek jako interesariuszy  | str. 200

Rozdział VII

Zbadanie podejścia interesariuszy  | str. 202

1. Metodyka badania podejścia interesariuszy  | str. 202
2. Jednostki jako interesariusze – możliwe scenariusze  | str. 203
3. Dział podatków, finansów, księgowości  | str. 203
4. Kontroling  | str. 204
5. Dział administracji  | str. 206
6. Dział IT  | str. 207
7. Zarząd (właściciele)  | str. 208
8. Dział zakupów  | str. 209
9. Dział sprzedaży  | str. 210
10. Dział HR (payroll)  | str. 211

Rozdział VIII

Zapewnienie współpracy interesariuszy  | str. 214

1. Zakres działań z interesariuszami  | str. 214
2. Działania edukacyjne i zwiększenie świadomości  | str. 214
3. Komunikacja z kierownictwem  | str. 216
4. Unikanie decyzji wbrew interesom interesariuszy  | str. 217
5. Jak zmieniać nastawienie interesariuszy?
   Zasady komunikacji  | str. 218

Część II

Tworzenie procedury podatkowej

Rozdział I

Podstawy tworzenia procedur podatkowych  | str. 229

Rozdział II

Praca nad konspektem (krok 1)  | str. 230

1. Konspekt jako narzędzie pracy nad procedurami podatkowymi  | str. 230
2. Praca nad konspektem – etapy  | str. 231
3. Zawartość konspektu  | str. 233
4. Praca z wykorzystaniem konspektu – korzyści dla doradcy zewnętrznego  | str. 236

Rozdział III

Ustalenie poziomu apetytu na ryzyko (krok 2)  | str. 238

1. Apetyt na ryzyko – wyjaśnienie pojęcia  | str. 238
2. Adresowanie apetytu na ryzyko w procedurach podatkowych  | str. 238
3. Metoda odwołania do wartości pozycji ryzykownych  | str. 240
4. Metoda odwołania do poziomu merytorycznej oceny ryzyka  | str. 243
5. Metody kombinowane  | str. 247

Rozdział IV

Napisanie procedury (krok 3)  | str. 250

1. Przystąpienie do „właściwej” pracy  | str. 250
2. Wprowadzenie do procedury  | str. 250
3. Definicje  | str. 253

3.1. Znaczenie definicji w procedurach podatkowych  | str. 253

3.2. Co powinno znaleźć się w definicjach?  | str. 253

3.3. Dwie szkoły formułowania definicji  | str. 254

3.4. Podsumowanie  | str. 257

4. Zarządzanie strategiczne i podejmowanie decyzji  | str. 257

4.1. Wstęp do zagadnień zarządczych w procedurach podatkowych  | str. 257

4.2. Ustalenie odpowiedzialności za podejmowanie działań  | str. 257

4.3. Podejmowanie decyzji w sytuacjach spornych  | str. 258

4.4. Rola kierowników jednostek biznesowych  | str. 259

4.5. Podsumowanie  | str. 259

5. Procesy funkcji podatkowej  | str. 260

5.1. Zakres procesów uwzględnianych w procedurach podatkowych  | str. 260

5.2. Weryfikacja transakcji – podział na kategorie  | str. 261

6. Nadzór wewnętrzny w zakresie systemów IT  | str. 265
7. Zasady przechowywania dokumentów i informacji  | str. 267
8. Upowszechnianie wiedzy o procedurze i szkolenia podatkowe  | str. 270
9. Ochrona sygnalistów  | str. 272
10. Monitorowanie, audyt i rewizja procedury  | str. 274
11. Zasady audytu materialnego  | str. 277

11.1. Rola audytu materialnego  | str. 277

11.2. Rodzaje audytów podatkowych  | str. 278

11.3. Wytyczne w zakresie audytów wewnętrznych – wybór czynników ryzyka  | str. 280

12. Wytyczne w zakresie audytów wewnętrznych – dobór próby  | str. 303
13. Przydatny wzorzec – praktyczny poradnik metod doboru próby  | str. 304

13.1. Ogólny zarys zagadnienia doboru próby  | str. 304

13.2. Przed doborem próby – wybór populacji  | str. 306

13.3. Metody próbkowania  | str. 307

13.4. Statystyczny dobór próby  | str. 308

13.5. Niestatystyczne metody doboru próby  | str. 311

13.5.1. Ogólna charakterystyka metod niestatystycznych | str. 311

13.5.2. Jakościowy dobór próby | str. 311

13.5.3. Dobór na podstawie osądu | str. 313

13.5.4. Dobór przypadkowy | str. 314

13.6. Małe populacje a dobór próby  | str. 316

13.7. Stratyfikacja, czyli unikanie zafałszowania obrazu  | str. 316

13.7.1. Uwagi ogólne | str. 316

13.7.2. Losowanie warstwowe (stratyfikacja) – kroki | str. 318

13.8. Próg istotności, czyli właściwa reakcja na ograniczone zasoby  | str. 320

Rozdział V

Jak szkolić, by wdrożyć procedurę podatkową?  | str. 324

1. W jakim celu szkolić?  | str. 324
2. Wpływ szkoleń na efektywność wdrażania procedur  | str. 325
3. W jaki sposób szkolić?  | str. 326

3.1. Szkolenia dla pracowników prowadzących księgi podatkowe  | str. 326

3.2. Szkolenia dla pozostałych pracowników  | str. 328

3.3. Wskazówki dotyczące prowadzenia szkoleń i zarządzania nimi  | str. 330

3.4. Wskazówki dotyczące narzędzi  | str. 331

Część III

Przykłady – konkretne procedury

Rozdział I

Procedura MDR  | str. 335

1. Wprowadzenie do rozdziału  | str. 335
2. Wstęp (do procedury)  | str. 337
3. Definicje  | str. 339
4. Działania podejmowane w celu wywiązania się z obowiązków  | str. 342
5. Obowiązki jednostki jako promotora  | str. 345
6. Obowiązki wspomagającego  | str. 348
7. Obowiązki korzystającego  | str. 351
8. Określenie obszarów ryzyka  | str. 354
9. Zasady przechowywania dokumentów i informacji  | str. 364
10. Szkolenia i upowszechnianie wiedzy  | str. 367
11. Zasady zgłaszania naruszeń  | str. 370
12. Zasady kontroli wewnętrznej  | str. 373
13. Wejście w życie, zatwierdzanie i zmiana procedur  | str. 376
14. Załączniki – instrukcje wypełniania konkretnych informacji MDR  | str. 380

Rozdział II

Procedura WHT  | str. 385

1. Wprowadzenie do rozdziału  | str. 385
2. Wstęp (do procedury)  | str. 386
3. Definicje  | str. 388
4. Opodatkowanie należności  | str. 391
5. Przesłanki uprawniające do zastosowania preferencji WHT  | str. 395
6. Proces weryfikacji  | str. 399
7. Transakcje o wartości powyżej 2 000 000 zł rocznie. Zasady szczególne  | str. 404
8. Obowiązki sprawozdawcze  | str. 407
9. Dokumentacja i archiwizacja  | str. 408
10. Zasady zgłaszania naruszeń, kontroli wewnętrznej, stosowania procedury i aktualizacji  | str. 410
11. Materiały pomocnicze – załączniki  | str. 410

11.1. Znaczenie załączników w procedurze WHT  | str. 410

11.2. Oświadczenie o spełnieniu wymagań do zastosowania zwolnienia  | str. 411

11.3. Kwestionariusz niezależności od podmiotów trzecich  | str. 412

11.4. Kwestionariusz wewnętrznej oceny okoliczności transakcji z osobą prawną  | str. 413

Rozdział III

Procedura VAT  | str. 415

1. Wprowadzenie do rozdziału  | str. 415
2. Wstęp (do procedury)  | str. 417
3. Definicje  | str. 419
4. Proces weryfikacji kontrahentów spółki – zakupy  | str. 422
5. Polityka płatności  | str. 426
6. Dokumentowanie transakcji, weryfikacji
   oraz ich archiwizacja  | str. 429
7. Zasady zgłaszania naruszeń, kontroli wewnętrznej,
   stosowania procedury i aktualizacji  | str. 431
8. Materiały pomocnicze – załączniki  | str. 431

Posłowie  | str. 437

Bibliografia  | str. 439

Orzecznictwo  | str. 441