Zarządzanie codziennością. Zaplanuj dzień, skoncentruj się i wyostrz swój twórczy umysł - ebook

Jak sprawić, by e-maile miały znaczenie

Aaron Dignan

Pusta skrzynka odbiorcza. Brzmi nieźle, prawda? I dlaczego by nie — dzisiaj wysyłamy i otrzymujemy więcej e-maili niż kiedykolwiek wcześniej, a liczba ta rośnie z każdym mijającym rokiem. Badanie przeprowadzone niedawno przez McKinsey Global Institute wykazało, że przeciętny pracownik umysłowy spędza średnio 28% swojego tygodnia pracy na pisaniu, czytaniu lub odpowiadaniu na e-maile. Niezależnie od tego, czym dokładnie się zajmujesz, prawdopodobnie przeglądanie skrzynki odbiorczej pochłania zbyt wiele Twojej energii.

Wielu z nas prowadzi nieustającą krucjatę, by zredukować przeciążenie swojej poczty elektronicznej, co przekłada się na obsesję wydajności e-mailowej. To pragnienie jest podsycane setkami narzędzi, technik, usług, wtyczek i rozszerzeń, które mają za zadanie pomóc nam zapanować nad naszą skrzynką odbiorczą. W rezultacie coraz trudniej zastosować się do „dobrych rad”, jak korzystać z programów do obsługi poczty elektronicznej. Według znawców procesów produktywności, aby zapanować nad swoimi e-mailami, powinieneś zrobić większość (jeśli nie wszystkie) z poniższych rzeczy:

- Otagować e-maile, by przyspieszyć ich wyszukiwanie.
- Ustawić filtry, by wiadomości same się sortowały.
- Przenosić wszystkie e-maile do archiwum, by móc się skoncentrować.
- Wykorzystać kody kolorystyczne, by wiedzieć, które z wiadomości są najpilniejsze.
- Korzystać z narzędzi przypominających, by najważniejsze wątki co jakiś czas pojawiały się na nowo.
- Przekonwertować e-maile na listę zadań, tak by nic Ci nie umknęło.
- Śledzić wysłane wiadomości, by wiedzieć, kiedy zostały przeczytane.
- Stworzyć szablony, by móc szybko wysyłać standardowe odpowiedzi i wiadomości.
- Co jakiś czas przeglądać listę subskrypcji i usuwać niektóre z nich.
- Ograniczyć swoje e-maile do pięciu zdań lub mniej.
- Wykorzystać wtyczkę łączącą program pocztowy z portalami społecznościowymi, tak by widzieć twarze nadawców i mieć na ich temat dodatkowe informacje.

Jak do tego doszło? Dlaczego wiadomość elektroniczna stała się tak złożonym sposobem komunikacji? Przyczyna leży w tym, że e-mail jest obecnie naszym głównym mechanizmem komunikacji, za pośrednictwem którego dzielimy się informacjami, przypominamy sobie o czymś, przesyłamy filmy, zdjęcia i dokumenty. Podczas naszej fizycznej nieobecności adres mailowy jest naszą cyfrową reprezentacją, miejscem, gdzie jesteśmy zawsze obecni i gdzie reszta pracującego świata może nadsyłać swoje prośby i żądania.

W ten sposób nasze konto pocztowe stało się czymś w rodzaju cyfrowego rozszerzenia naszego umysłu. Oczywiście media społecznościowe i telefony komórkowe do pewnego stopnia pochłaniają naszą uwagę i część kontaktów odbywa się za ich pośrednictwem, jednak nie zmienia to faktu, że każdy z nas zawsze będzie miał jakieś cyfrowe konto pocztowe i tam właśnie będzie się odbywała większość istotnych wirtualnych kontaktów (choć w przypadku młodszych pokoleń być może to serwisy społecznościowe przejmą całkowicie rolę e-maila). Niestety, ze względu na to, że nasze cyfrowe ja — [email protected] — jest w stanie przyjąć więcej danych niż Twoje fizyczne ja, mamy tu do czynienia z wąskim gardłem. O ile prace nad sztuczną inteligencją nie osiągną za chwilę jakiegoś przełomowego etapu, będziemy musieli poradzić sobie z tym problemem sami.

Gdy myślę o swojej skrzynce odbiorczej jako o przedłużeniu mojego mózgu, brak nowych wiadomości nabiera innego znaczenia i staje się trudniej uchwytne. Pęd do opróżnienia skrzynki pocztowej może sprawić, że poczuję się pusty, jeśli otrzymane elektroniczne listy nie podsuną mi nowych pomysłów i nie będą stymulować mojego rozwoju. Aby powiedzieć to prościej, nie chcę każdego dnia toczyć bezsensownej walki z e-mailami. Chcę być pewien, że czas, który poświęcam na obsługę programów pocztowych coś mi daje, pomaga mi osiągnąć więcej. W końcu po cóż innego czytam i piszę te wszystkie wiadomości?

W przypadku każdego otrzymanego e-maila musisz w pewnym momencie zastanowić się nad kontekstem danej wiadomości: czy to jest coś, co powinienem wiedzieć? Czy wymaga to pilnej odpowiedzi? Czy muszę wrócić do tego później? Czy mogłoby to się spodobać któremuś z moich przyjaciół? Czy wymaga pilnego działania? Czy trzeba to przemyśleć? Jakie inne e-maile, zadania, pomysły czy projekty, które już są w toku, mogą się z tym wiązać? Aby jak najlepiej wykorzystać swoją skrzynkę pocztową, polecam skorzystanie z poniższych trzech prostych kroków.

Poznaj swoje złożone cele

Wielu z nas ma listę rzeczy, które chcielibyśmy osiągnąć. Większość z nich to proste zadania: posprzątać na biurku, wysłać e-mail do Krzyśka z przypomnieniem terminu, wysłać faktury. Poza tym mamy też nieustannie rozrastającą się listę celów, planów i aspiracji, do których trudniej nam się zabrać, ponieważ wymagają złożonych działań i realizacji wielu etapów pośrednich.

Te złożone cele łatwo nam się wymykają i są wysoce zależne od przypływów i odpływów naszej energii, wolnego czasu i możliwości. Niektórzy z nas chcieliby napisać książkę. Inni — odwiedzić Peru. Inni chcą spotkać się ze swoim idolem. Wielkie przedsięwzięcia, działania charytatywne, a nawet związki przepadają bez śladu, ponieważ trudno nam takie cele rozłożyć na niewielkie zadania, które moglibyśmy wykonywać każdego dnia. Aby móc wykorzystać swoją skrzynkę odbiorczą w sposób, który będzie wspierał realizację naszych długofalowych celów, musisz sprawić, by cele te były zawsze dla Ciebie widoczne. Mniej więcej co cztery miesiące analizuję swoje długofalowe, złożone cele i przypinam sobie listę zadań na biurku, by ciągle o nich pamiętać.

Połącz kropki

Każdy e-mail, który dostajesz, może być krokiem do realizacji Twojego celu, w zależności od tematu i nadawcy. Stale pamiętając o swoich długofalowych złożonych celach, możesz zacząć dostrzegać związki i potencjał w treści przychodzących wiadomości, jak również w osobach nadawców oraz możliwościach, otwierających się dzięki Twojej skrzynki e-mailowej. Nie przeglądaj skrzynki odbiorczej bezmyślnie — poświęć każdej wiadomości chwilę świadomej uwagi i zastanów się, jak wpisuje się w Twoje długofalowe cele. Z kim mógłbyś się nią podzielić? Co mógłbyś napisać, co posunie sprawy naprzód? Czy jest to szansa, by poprosić o pomoc lub radę? Czy nadawca tego e-maila może Cię bronić i wspierać? Pamiętając o tym, możesz odpowiednio oznaczyć wiadomości, przydzielić je do folderów, przesłać do innych osób, odpowiedzieć na nie lub zarchiwizować je — cały czas mając na uwadze swoje długofalowe cele, a jednocześnie nie tonąc pod napływem bieżących spraw.

Zrezygnuj z niektórych rzeczy

Jeśli przypominasz mnie, to masz zbyt wiele rzeczy do zrobienia, przeczytania, obejrzenia, sprawdzenia i doświadczenia. Twoja skrzynka odbiorcza to skarbiec pełen możliwości. Dla twórczego umysłu to bardzo kuszące. Optymiście łatwo wierzyć, że kiedyś znajdzie dość cennego czasu na te 50, 100 czy 1000 wiadomości zalegających w skrzynce. Ale wiesz co? To nigdy nie nastąpi.

Najważniejszą rzeczą, jeśli chodzi o wspieranie realizacji swoich dążeń za pomocą skrzynki mailowej, jest to, że rozproszenia muszą umrzeć, tak aby Twoje najważniejsze cele mogły żyć. Jeśli przeglądając swoją skrzynkę odbiorczą, zauważysz coś, co zwróci Twoją uwagę, zastanów się, czy pomoże Ci to w realizacji Twoich złożonych, długoterminowych celów. Jeśli nie albo jeśli nie jesteś pewien, po prostu z wdziękiem odrzuć taką wiadomość i walcz dalej. Jeśli coś naprawdę stanowi dla Ciebie szansę, jak mówi Ci Twój wewnętrzny głos, to zapewne pewnego dnia do Ciebie powróci.

------------------------------------------------------------------------

Aaron Dignan jest prezesem firmy Undercurrent, zajmującej się strategią cyfrową. Doradza takim przedsiębiorstwom jak GE, American Express, Ford Motor Company czy Cooper-Hewitt w sprawach dotyczących ich przyszłości w świecie, który coraz bardziej kocha nowinki techniczne. Jest też autorem książki Game Frame: Using Games as a Strategy for Success.
→www.undercurrent.com

------------------------------------------------------------------------

Michael Chui et al., The Social Economy: Unlocking Value And ProductivityThrough Social Technologies, McKinsey Global Institute, 2012.