Zarządzanie projektami dla bystrzaków - ebook

Napięte terminy, ograniczone budżety, obniżanie kosztów przy zachowaniu doskonałej jakości oraz wysokie oczekiwania klientów - oto chleb powszedni współczesnych project managerów. Jak w tych warunkach doprowadzić każdy projekt do szczęśliwego finału i nie postarzeć się przy tym o dziesięć lat? Ten praktyczny przewodnik stanie się Twoją tarczą, Twoim orężem w codziennej walce o przetrwanie, jaką jest zarządzanie projektami. Dostarczy Ci nie tylko wiedzy teoretycznej, ale i mnóstwa praktycznych wskazówek. A jeśli przygotowujesz się do egzaminu Project Management Professional ® (przeprowadzanego przez organizację Project Management Institute), książka ta okaże się dla Ciebie wprost bezcenna, gdyż jej treść jest zgodna z PMBOK w wersji 4. Zapanuj nad otaczającym Cię chaosem i uzyskaj znakomite rezultaty, a przy tym osobistą i zawodową satysfakcję.

• ABC zarządzania projektami - poznaj najważniejsze czynniki udanej realizacji przedsięwzięcia.
• Trzymanie ręki na pulsie - buduj efektywny harmonogram oraz budżet projektu, dzięki którym poszczególne etapy będą realizowane na czas.
• Skuteczny zespół projektowy - dowiedz się, jak wybierać do projektu najlepszych współpracowników.
• Realizacja projektu - poznaj najlepsze techniki śledzenia postępów, analizowania oraz komunikowania statusu projektu od początku do końca.
• Rozwój umiejętności - naucz się umiejętnie korzystać z technologii i stosować podejście Earned Value Management.

Dowiedz się, jak:

• definiować cele projektu i określać związane z nimi oczekiwania
• identyfikować różne grupy odbiorców projektu
• dzielić zakres pracy na fragmenty łatwe do kontrolowania
• nowocześnie szacować zasoby i nimi zarządzać
• zarządzać ryzykiem i radzić sobie z niepewnością
• być skutecznym liderem projektu i zespołu

Stan Portny jest konsultantem w dziedzinie zarządzania projektami. Posiada certyfikat PMP®. Prowadził szkolenia i doradzał pracownikom ponad 150 organizacji w sektorze publicznym i prywatnym. Opracował i przeprowadził programy szkoleniowe dla ponad 50 000 pracowników szeregowych oraz przedstawicieli kadry menedżerskiej. W swojej książce łączy analityczne podejście z wewnętrznym poczuciem ładu i równowagi oraz głębokim szacunkiem dla osobistego potencjału jednostki.

O autorze (13)

Podziękowania od autora (15)

Wstęp (17)

• O książce (18)
• Konwencje zastosowane w książce (18)
• Czego nie czytać (19)
• Naiwne założenia (19)
• Jak podzielona jest książka (19)
  
  • Część I: Oczekiwania związane z projektem (kto, co i dlaczego) (20)
  • Część II: Planowanie, czyli jak określić, ile potrwa i ile będzie kosztował projekt (20)
  • Część III: Praca w grupie, czyli organizowanie zespołu (20)
  • Część IV: Sterowanie statkiem, czyli skuteczne zarządzanie projektem (20)
  • Część V: Zarządzanie projektami na wyższym poziomie zaawansowania (20)
  • Część VI: Dekalogi (21)
• Oznaczenia stosowane w książce (21)
• Od czego zacząć? (21)

CZĘŚĆ I: OCZEKIWANIA ZWIĄZANE Z PROJEKTEM (KTO, CO I DLACZEGO) (23)

Rozdział 1: Zarządzanie projektami - klucz do osiągnięcia wyników (25)

• Co sprawia, że projekt to projekt? (25)
  
  • Trzy główne elementy składające się na projekt (26)
  • Różnorodność projektów (27)
  • Cztery etapy każdego projektu (28)
• Jak zdefiniować zarządzanie projektem? (29)
  
  • Przyjrzyjmy się procesom rozpoczęcia (31)
  • Przegląd procesów planowania (33)
  • Rzut oka na proces realizacji (34)
  • Przegląd procesów nadzoru i kontroli (35)
  • Słowo na temat procesów związanych z zakończeniem projektu (36)
• Na czym polega rola kierownika projektu? (36)
  
  • Przegląd zadań kierownika projektu (36)
  • Jak radzić sobie z potencjalnymi próbami odejścia od ustrukturyzowanej metody zarządzania projektem (37)
  • Unikanie dróg na skróty (38)
  • Uświadomienie sobie potencjalnych problemów (39)
• Czy posiadasz niezbędne cechy skutecznego kierownika projektu? (39)
  
  • Pytania (40)
  • Odpowiedzi (40)

Rozdział 2: Definiowanie celu i sensu projektu (43)

• Jak zdefiniować projekt przy użyciu dokumentacji opisującej jego zakres (43)
• Patrząc z szerszej perspektywy: jak Twój projekt wpisuje się w działalność organizacji (45)
  
  • Dlaczego właściwie realizujesz projekt? (45)
  • Wyznaczanie granic: gdzie zaczyna się i kończy Twój projekt (53)
  • Przedstawienie celów projektu (54)
• Określanie limitów: ograniczenia projektu (58)
  
  • Dostosowywanie się do ograniczeń (58)
  • Opisywanie potrzeb (60)
• Radzenie sobie z niewiadomymi na etapie planowania (61)

Rozdział 3: Kim są odbiorcy Twojego projektu? Angażowanie odpowiednich osób (63)

• Charakterystyka odbiorców projektu (64)
• Tworzenie listy odbiorców (64)
  
  • Zakładanie listy odbiorców (64)
  • Dbanie o kompletność i aktualność listy odbiorców (68)
  • Korzystanie z szablonu listy odbiorców (69)
• Identyfikowanie projektodawców, wspierających i obserwatorów projektu (71)
  
  • Ustalanie momentu zaangażowania odbiorców (72)
  • Wykorzystanie różnych metod angażowania odbiorców (75)
  • Maksymalizacja korzyści z zaangażowania odbiorców (75)
• Ustalanie zakresu uprawnień decyzyjnych odbiorców projektu (76)
• Ocena zakresu władzy i stopnia zainteresowania odbiorców (77)

Rozdział 4: Tworzenie planu działania: jak osiągnąć cel (79)

• Dziel i rządź: podział prac na mniejsze fragmenty (79)
  
  • Koncentrowanie się na szczegółach (80)
  • Hierarchiczny podział projektu przy użyciu struktury podziału pracy (81)
  • Szczególne sytuacje (87)
• Tworzenie i prezentacja struktury podziału pracy (89)
  
  • Różne metody organizacji WBS (89)
  • Wykorzystanie różnych metod tworzenia WBS (90)
  • Różne metody podziału zakresu prac (92)
  • Oznaczanie poszczególnych pozycji WBS (93)
  • Różne formaty prezentacji WBS (94)
  • Poprawa jakości WBS (95)
  • Wykorzystanie szablonów (96)
• Identyfikacja obszarów ryzyka w trakcie planowania prac (98)
• Dokumentowanie niezbędnych informacji na temat planowanych zadań (99)

CZĘŚĆ II: PLANOWANIE, CZYLI JAK OKREŚLIĆ, ILE POTRWA I ILE BĘDZIE KOSZTOWAŁ PROJEKT (101)

Rozdział 5: To na kiedy ten projekt? (103)

• Zilustrujmy to sobie: prezentacja planu prac przy użyciu diagramu sieciowego (104)
  
  • Elementy diagramu sieciowego (104)
  • Rysowanie diagramu sieciowego (105)
• Analiza diagramu sieciowego (106)
  
  • Jak czytać diagram sieciowy (107)
  • Interpretowanie diagramu sieciowego (108)
• Wykorzystanie diagramu sieciowego w praktyce (113)
  
  • Określanie kolejności realizacji (113)
  • Prosty przykład zastosowania diagramu sieciowego (116)
• Opracowywanie harmonogramu projektu (120)
  
  • Pierwsze kroki (120)
  • Zagrożenia związane z przygotowywaniem harmonogramu "od końca" (121)
  • Wywiązywanie się z ustalonych ograniczeń czasowych (121)
  • Różne strategie umożliwiające szybsze dotarcie na piknik (122)
• Szacowanie czasu trwania działań (127)
  
  • Czynniki decydujące o czasie trwania działań (127)
  • Analiza cech danego zasobu (128)
  • Wyszukiwanie źródeł informacji pomocniczych (128)
  • Poprawa wiarygodności szacunków (129)
• Prezentacja harmonogramu projektu (130)

Rozdział 6: Zasoby ludzkie, czyli kogo i kiedy będziesz potrzebować (133)

• Jakich informacji potrzebujesz, aby dopasować do zadań właściwych ludzi? (134)
  
  • Jak określić wymaganą wiedzę i umiejętności (134)
  • Prezentowanie wiedzy, umiejętności i stopnia zainteresowania przy użyciu macierzy kompetencji (136)
• Określanie wymaganego poziomu zaangażowania (138)
  
  • Korzystanie z macierzy zasobów ludzkich (138)
  • Identyfikowanie potrzebnych pracowników na macierzy zasobów ludzkich (139)
  • Określanie wymaganych nakładów pracy (139)
  • Uwzględnianie produktywności, wydajności i dyspozycyjności pracowników przy szacowaniu nakładów pracy (140)
  • Uwzględnianie wydajności przy korzystaniu z danych historycznych (142)
  • Uwzględnianie wydajności pracowników przy tworzeniu własnych szacunków (143)
• Jak się upewnić, że członkowie zespołu będą w stanie wywiązać się z przydzielonych obowiązków (145)
  
  • Wstępna alokacja czasu (145)
  • Jak zaradzić potencjalnemu nadmiarowi obowiązków (147)
  • Koordynowanie zadań w ramach kilku projektów (149)

Rozdział 7: Planowanie pozostałych zasobów i przygotowywanie budżetu (151)

• Określanie wymaganej wielkości zasobów rzeczowych (151)
• Ile nas to wyniesie: koszty i budżet projektu (153)
  
  • Różne rodzaje kosztów związanych z projektem (154)
  • Trzy etapy przygotowywania budżetu projektu (155)
  • Dopracowywanie budżetu w miarę realizacji kolejnych etapów projektu (156)
  • Określanie kosztów na etapie przygotowania szczegółowego projektu budżetu (157)

Rozdział 8: Wyprawa w nieznane: zarządzanie ryzykiem i niepewnością (161)

• Definicja ryzyka i zarządzania ryzykiem (162)
• Określanie rodzajów i czynników ryzyka (163)
  
  • Identyfikowanie czynników ryzyka (163)
  • Identyfikacja ryzyka (167)
• Ocena stopnia i konsekwencji ryzyka (168)
  
  • Szacowanie prawdopodobieństwa zaistnienia ryzyka (168)
  • Szacowanie rozmiaru konsekwencji (170)
• Jak uzyskać kontrolę: zarządzanie ryzykiem (173)
  
  • Wybór obszarów ryzyka, którymi będziesz aktywnie zarządzał (173)
  • Opracowywanie strategii zarządzania ryzykiem (174)
  • Komunikowanie ryzyka (175)
• Tworzenie planu zarządzania ryzykiem (176)

CZĘŚĆ III: PRACA W GRUPIE, CZYLI ORGANIZOWANIE ZESPOŁU (179)

Rozdział 9: Współpraca z głównymi aktorami projektu (181)

• Trzy rodzaje struktur organizacyjnych (181)
  
  • Struktura funkcyjna (182)
  • Struktura projektowa (183)
  • Struktura macierzowa (185)
• Osoby odgrywające kluczową rolę w strukturze macierzowej (187)
  
  • Kierownik projektu (188)
  • Członkowie zespołu projektowego (189)
  • Kierownicy funkcyjni (189)
  • Wyższe kierownictwo (190)
• Jak radzić sobie w organizacji macierzowej (190)
  
  • Budowa i nieustanne wzmacnianie tożsamości zespołu (190)
  • Jak pozyskać zaangażowanie członków zespołu (191)
  • Pozyskiwanie wsparcia innych osób (191)
  • Jak zażegnać najczęstsze problemy, zanim się jeszcze pojawią (192)

Rozdział 10: Określanie ról i zakresu odpowiedzialności poszczególnych członków zespołu (193)

• Przegląd kluczowych ról (194)
  
  • Zakres władzy, obowiązków i odpowiedzialności (194)
  • Porównanie zakresu uprawnień z zakresem obowiązków (195)
• Przydzielanie zadań członkom zespołu (195)
  
  • Delegowanie zadań (195)
  • Współdzielenie odpowiedzialności (199)
  • Pociąganie do odpowiedzialności osób, które Ci nie podlegają (200)
• Prezentowanie ról za pomocą macierzy RAM (202)
  
  • Elementy macierzy RAM (204)
  • Jak czytać macierz RAM (205)
  • Przygotowywanie macierzy RAM (206)
  • Weryfikacja poprawności macierzy RAM (207)
• Jak poradzić sobie z nadmiernym ingerowaniem w poszczególne zadania (209)
  
  • Przyczyny nadmiernego ingerowania (209)
  • Jak zdobyć sobie zaufanie osoby nadmiernie ingerującej (210)
  • Jak efektywnie współpracować z osobą nadmiernie ingerującą (210)

Rozdział 11: Jak rozpocząć prace bez niepotrzebnych zgrzytów (213)

• Finalizowanie listy uczestników projektu (214)
  
  • Wchodzisz w to? Potwierdzanie udziału w projekcie (214)
  • Potwierdzanie udziału pozostałych osób (216)
  • Uzupełnianie luk (216)
• Budowanie zespołu (218)
  
  • Przejrzenie zatwierdzonego planu projektu (218)
  • Określanie celów indywidualnych i zespołowych (219)
  • Określanie ról członków zespołu (219)
  • Ustalanie procedur działania (220)
  • Wspieranie rozwoju wzajemnych relacji pomiędzy członkami zespołu (221)
  • Jak zrobić z zespołu dobrze naoliwioną maszynę (221)
• Fundamenty procesu sprawowania kontroli nad projektem (223)
  
  • Wybór i przygotowanie systemów monitorowania (223)
  • Ustalanie harmonogramu spotkań i składania raportów (224)
  • Wybór planu bazowego projektu (225)
• Uwaga! Zaczynamy projekt! (225)
• Przygotowanie gruntu pod ocenę poprojektową (225)

CZĘŚĆ IV: STEROWANIE STATKIEM, CZYLI SKUTECZNE ZARZĄDZANIE PROJEKTEM (227)

Rozdział 12: Monitorowanie postępów i kontrolowanie projektu (229)

• Ręka na pulsie: kontrola nad projektem (229)
• Systemy zarządzania informacją (231)
  
  • Czas ucieka: monitorowanie wykonania harmonogramu (232)
  • Codzienna rutyna: monitorowanie nakładów pracy (237)
  • Tropem pieniędzy: monitorowanie wydatków (241)
• Wykorzystanie systemu kontroli w praktyce (245)
  
  • Przewiduj problemy i zapobiegaj im (245)
  • Formalizowanie procesu kontroli (245)
  • Ustalanie możliwych przyczyn rozbieżności i odchyleń (247)
  • Określanie możliwych działań korygujących (247)
  • Powrót na właściwe tory: rebaselining (248)
• Jak postępować w razie prośby o wprowadzenie zmian (249)
  
  • Postępowanie w przypadku, gdy wnioskowane są zmiany (249)
  • Kontrola niekontrolowanego rozrostu projektu (250)

Rozdział 13: Przekazywanie informacji (251)

• Powiedziałem dokładnie to, co miałem na myśli, a na myśli miałemdokładnie to, co powiedziałem: podstawy skutecznej komunikacji (252)
  
  • Co składa się na proces komunikacji (252)
  • Komunikacja jednokierunkowa i dwukierunkowa (253)
  • Słyszysz mnie? Aktywne słuchanie (253)
• Wybór odpowiedniego środka komunikacji (255)
  
  • Fakty i tylko fakty: raporty na piśmie (255)
  • Przejdźmy do rzeczy: spotkania, które nie są stratą czasu (257)
• Przygotowywanie pisemnych raportów o postępach prac nad projektem (259)
  
  • Kto powinien otrzymać raport? (260)
  • Co powinno się znaleźć w raporcie (a co nie) (260)
  • Jak dostać Pulitzera, a przynajmniej napisać ciekawy raport (261)
• Organizowanie kluczowych spotkań dotyczących projektu (263)
  
  • Planowe zebrania zespołu (263)
  • Spotkania organizowane ad hoc (264)
  • Ocena postępów przeprowadzana przez wyższe kierownictwo (265)
• Przygotowywanie planu komunikacji (265)

Rozdział 14: Jak sprawić, aby pracownicy dali z siebie wszystko: skuteczne przywództwo (267)

• Przywództwo a zarządzanie (267)
• Budowanie autorytetu i wpływ na innych (268)
  
  • Dlaczego inni robią to, o co ich prosisz? (268)
  • Tworzenie fundamentów wpływu wywieranego na innych (270)
• Uda Ci się! Motywowanie członków zespołu (271)
  
  • Uzyskiwanie większego zaangażowania poprzez pokazanie korzyści z realizacji projektu (272)
  • Zachęcanie do wytrwałości poprzez demonstrowanie wykonalności projektu (273)
  • Informowanie pracowników, jak im idzie (274)
  • Wynagradzanie za osiągnięte rezultaty (274)

Rozdział 15: Zamknięcie projektu (277)

• Jak utrzymać kurs aż do pomyślnego zakończenia (277)
  
  • Wczesne przygotowanie się do zamknięcia projektu (278)
  • Aktualizowanie początkowych planów na etapie zamykania projektu (279)
  • Dopingowanie zespołu tuż przed metą (279)
• Kwestie administracyjne (280)
• Przechodzenie członków zespołu do nowych zadań (280)
• Analizowanie rezultatów: ocena poprojektowa (281)
  
  • Przygotowanie do przeprowadzenia oceny poprojektowej w trakcie realizacji projektu (283)
  • Przygotowanie do przeprowadzenia spotkania ewaluacyjnego (284)
  • Przeprowadzenie spotkania ewaluacyjnego (285)
  • A po spotkaniu? (286)

CZĘŚĆ V: ZARZĄDZANIE PROJEKTAMI NA WYŻSZYM POZIOMIE ZAAWANSOWANIA (287)

Rozdział 16: Wykorzystanie nowoczesnych technologii (289)

• Jak skutecznie wykorzystywać oprogramowanie komputerowe (289)
  
  • Jakie oprogramowanie masz do wyboru? (290)
  • Jak optymalnie wykorzystać oprogramowanie (294)
  • Wdrażanie oprogramowania do użytku (296)
• Wykorzystanie poczty elektronicznej (296)
  
  • Wady i zalety poczty elektronicznej (296)
  • Do czego wykorzystywać pocztę elektroniczną, a do czego nie (298)
  • Jak wykorzystać pocztę elektroniczną w sposób optymalny (299)
• Wykorzystanie technologii komunikacyjnych do pracy w wirtualnych zespołach (299)

Rozdział 17: Monitorowanie realizacji przy użyciu metody EVM (303)

• Na czym polega metoda EVM (303)
  
  • Pojęcia i wzory stosowane w metodzie EVM (303)
  • Prosty przykład (307)
  • Ustalanie przyczyn zaobserwowanych odchyleń (309)
• Jak zastosować metodę EVM w zarządzaniu projektem (310)
• Określanie wartości wypracowanej zadania (313)

CZĘŚĆ VI: DEKALOGI (317)

Rozdział 18: Dziesięć pytań, które powinieneś sobie zadać, planując projekt (319)

• Jak jest cel projektu? (319)
• Kogo musisz zaangażować w realizację? (320)
• Jakie rezultaty zamierzasz uzyskać? (320)
• Z jakimi ograniczeniami musisz się liczyć? (320)
• Na jakich założeniach się opierasz? (321)
• Jaki jest zakres koniecznych prac? (321)
• Kiedy powinny się rozpocząć i zakończyć poszczególne działania? (321)
• Kto będzie realizował projekt? (322)
• Jakie inne zasoby będą Ci potrzebne? (322)
• Co może pójść nie tak? (322)

Rozdział 19: Dziesięć wskazówek, które pozwolą Ci stać się lepszym menedżerem projektów (323)

• Bądź dociekliwy (323)
• Wyznawaj zasadę "da się" (323)
• Myśl w szerszej perspektywie (324)
• Koncentruj się na szczegółach (324)
• Nie czyń pochopnych założeń (324)
• Traktuj innych jak sojuszników, nie jak wrogów (324)
• Komunikuj się w sposób jasny i zrozumiały (324)
• Szanuj innych (325)
• Doceniaj dobrze wykonaną pracę (325)
• Bądź zarówno menedżerem, jak i liderem (325)

Dodatek: Jak połączyć zaprezentowane techniki w jeden sprawny proces (327)

• Przygotowanie planu projektu (327)
• Kontrola przebiegu realizacji projektu (329)