Zrób porządek z pocztą elektroniczną. 9 skutecznych sposobów ograniczających nadmiar maili - ebook
Zrób porządek z pocztą elektroniczną. 9 skutecznych sposobów ograniczających nadmiar maili - ebook
Trudno sobie dziś wyobrazić życie bez poczty elektronicznej. Ten wynalazek może znakomicie ułatwić komunikację zarówno w pracy, jak i w rodzinie czy między przyjaciółmi. Dzięki e-mailom zyskujemy na efektywności i sprawniej się porozumiewamy. Niestety, nieumiejętne korzystanie z poczty elektronicznej przynosi więcej szkody niż pożytku: zabiera mnóstwo czasu, obniża wydajność pracy i podnosi poziom stresu. Łatwo się rozproszyć nieistotnymi wiadomościami i stracić koncentrację. Jeśli w tym czasie pracujemy nad jakimś ważnym projektem, konsekwencje mogą być poważne. Jak więc poradzić sobie z codziennym zalewem poczty?
Rozwiązaniem jest rutyna. Jak wykorzystać ją do utrzymania porządku w swojej skrzynce pocztowej, podpowie Ci ta książka. Sprawdzisz, czy ulegasz ograniczającym przekonaniom na temat poczty elektronicznej, i wdrożysz dziewięcioetapowy plan ogarnięcia panującego w niej bałaganu. Znajdziesz tu mnóstwo pożytecznych wskazówek, dzięki którym wyrobisz w sobie dobre nawyki. Wprowadzenie takiej rutyny pozwoli Ci na zwiększenie efektywności pracy nie tylko z pocztą elektroniczną. Z pewnością znasz zaawansowane narzędzia, które służą do zarządzania e-mailami, i już wiesz, że nie rozwiązują one zasadniczego problemu. W tym poradniku, owszem, opisano kilka takich narzędzi, jednak podano również, jak poprawnie ich używać.
W książce:
- sześć błędnych przekonań na temat poczty elektronicznej
- siedem nawyków pozwalających uporządkować skrzynkę odbiorczą
- cztery złote działania w zarządzaniu pocztą
- dziesięć zasad efektywnego pisania e-maili
- sześć narzędzi wspomagających utrzymywanie porządku w poczcie
Odzyskaj kontrolę nad swoją pocztą!
Spis treści
Prezent dla Czytelników
Dlaczego powinieneś posprzątać w swojej skrzynce odbiorczej
- Kim jestem?
Ograniczające przekonania na temat poczty elektronicznej
- Ograniczające przekonanie nr 1. Musisz być stale dostępny
- Ograniczające przekonanie nr 2. Poczucie "winy"
- Ograniczające przekonanie nr 3. Krótkie maile są niegrzeczne
- Ograniczające przekonanie nr 4. Myślenie, że inni ludzie są ważniejsi niż Twoje własne priorytety
- Ograniczające przekonanie nr 5. Traktowanie skrzynki odbiorczej jak listy zadań do wykonania
- Ograniczające przekonanie nr 6. Rozwiązaniem może być ogłoszenie "bankructwa mailowego"
7 nawyków pozwalających uporządkować skrzynkę odbiorczą
- Nawyk nr 1. Zarezerwuj sobie czas na zajmowanie się mailami
- Nawyk nr 2. Praktykuj "zasadę pięciu zdań"
- Nawyk nr 3. Inteligentnie filtruj swoje wiadomości
- Nawyk nr 4. Każdą wiadomość "obsługuj" tylko raz
- Nawyk nr 5. Całkowicie wyeliminuj bezużyteczne wiadomości
- Nawyk nr 6. Naucz się pisać bezwzrokowo
- Nawyk nr 7. Ceń swój czas
- Twój kolejny krok
Krok 1. Wyłącz powiadomienia o przychodzących mailach
Krok 2. Wyłącz wszystkie pozostałe powiadomienia
Krok 3. Ogranicz liczbę skrzynek odbiorczych
- Działanie 1. Zrezygnuj z tylu różnych kont i skrzynek odbiorczych, z ilu tylko możesz
- Działanie 2. Stosuj filtry poczty elektronicznej
- Działanie 3. Proaktywnie ignoruj niektórych adresatów
- Działanie 4. Opracuj system przetwarzania wiadomości z każdej skrzynki odbiorczej
Krok 4. Stosuj 4 Złote Zasady dotyczące zarządzania pocztą
- Wybór 1. Usuń
- Wybór 2. Deleguj
- Wybór 3. Odrocz
- Wybór 4. Zrób
- Wykształcanie nawyku stosowania 4 Złotych Zasad
Krok 5. Utwórz jedną, centralną lokalizację dla często używanych plików
Krok 6a. Zacznij korzystać z szablonów odpowiedzi
Krok 6b. Wykorzystaj programy do wysyłania szablonowych odpowiedzi
- I. Szablony w kliencie poczty Gmail
- II. Szablony w Outlooku
- III. Szablony odpowiedzi w Yahoo!
- IV. Szablony odpowiedzi w aplikacji Mail (Apple)
- V. Szablony odpowiedzi w Mozilla Thunderbird
- Programy komputerowe ułatwiające odpowiadanie za pomocą szablonów
Krok 7. Korzystaj z 10 zasad efektywnego pisania maili
- Zasada 1. Pamiętaj, że krótkie odpowiedzi wcale nie są niegrzeczne
- Zasada 2. Używaj pogrubionego tekstu i numerowanych list
- Zasada 3. Precyzyjnie formułuj tematy swoich wiadomości
- Zasada 4. Ogranicz do minimum bezsensowne odpowiedzi
- Zasada 5. Usuwaj wszelkie zbędne informacje
- Zasada 6. Przestań zadawać pytania otwarte
- Zasada 7. Przedstaw konkretne działania
- Zasada 8. Wystrzegaj się wielu pytań naraz
- Zasada 9. Precyzyjnie nazywaj załączniki
- Zasada 10. Przestrzegaj zasady pięciu zdań
Krok 8. Korzystaj z filtrów wiadomości
- Dlaczego filtrowanie jest ważne?
- Jaki jest najlepszy sposób na filtrowanie wiadomości poczty elektronicznej?
- Jak działają filtry złożone?
- I. Filtrowanie wiadomości w usłudze Gmail
- II. Filtrowanie wiadomości w Outlooku
- III. Filtrowanie wiadomości w usłudze Yahoo!
- Jak filtry mogą pomóc Ci w utrzymaniu pustej skrzynki odbiorczej?
Krok 9. Przenoś konwersacje dotyczące współpracy na inne platformy
- Narzędzie 1. Kalendarz (Google/Outlook)
- Narzędzie 2. Outsourcing współpracy
- Narzędzie 3. Basecamp lub HyperOffice
- Narzędzie 4. Ankiety online
- Narzędzie 5. Wiki
- Narzędzie 6. Telefon lub Skype
Wskazówki pozwalające oszczędzić czas przy obsłudze poczty elektronicznej
- Wskazówka 1. Używaj podpisów
- Wskazówka 2. Umieść pliki w chmurze
- Wskazówka 3. Używaj kart, nie okien
- Wskazówka 4. Utwórz listę dystrybucyjną
- Wskazówka 5. Naucz się skrótów klawiaturowych
Narzędzia pomagające uzyskać pustą skrzynkę odbiorczą
- Narzędzie 1. Evernote
- Narzędzie 2. SaneBox
- Narzędzie 3. Mailstrom
- Narzędzie 4. IFTTT
- Narzędzie 5. Używaj szybkiej przeglądarki
- Narzędzie 6. Gmail Unsubscriber
Mam 10 tysięcy maili! Co robić?
- Krok 1. Poświęć 30 minut dziennie
- Krok 2. Wykształć nawyk oczyszczania swojej skrzynki pocztowej
- Krok 3. Zrezygnuj ze zbędnych subskrypcji
- Krok 4. Sortuj wiadomości według nadawcy
- Krok 5. Usuń jednorazowo wszystkie wiadomości śmieci
- Krok 6. Udzielaj odpowiedzi na innych platformach
- Krok 7. Archiwizuj ważne wiadomości e-mail
- Krok 8. Odpowiadaj poszczególnym osobom
- Krok 9. Bądź konsekwentny i nie ustawaj w wysiłkach
- Krok 10. Unikaj powtarzania tych samych błędów
Uwagi końcowe
| Kategoria: | Zarządzanie i marketing |
| Zabezpieczenie: |
Watermark
|
| ISBN: | 978-83-283-8072-1 |
| Rozmiar pliku: | 1,2 MB |
