Zrób porządek z pocztą elektroniczną. 9 skutecznych sposobów ograniczających nadmiar maili - ebook

Trudno sobie dziś wyobrazić życie bez poczty elektronicznej. Ten wynalazek może znakomicie ułatwić komunikację zarówno w pracy, jak i w rodzinie czy między przyjaciółmi. Dzięki e-mailom zyskujemy na efektywności i sprawniej się porozumiewamy. Niestety, nieumiejętne korzystanie z poczty elektronicznej przynosi więcej szkody niż pożytku: zabiera mnóstwo czasu, obniża wydajność pracy i podnosi poziom stresu. Łatwo się rozproszyć nieistotnymi wiadomościami i stracić koncentrację. Jeśli w tym czasie pracujemy nad jakimś ważnym projektem, konsekwencje mogą być poważne. Jak więc poradzić sobie z codziennym zalewem poczty?

Rozwiązaniem jest rutyna. Jak wykorzystać ją do utrzymania porządku w swojej skrzynce pocztowej, podpowie Ci ta książka. Sprawdzisz, czy ulegasz ograniczającym przekonaniom na temat poczty elektronicznej, i wdrożysz dziewięcioetapowy plan ogarnięcia panującego w niej bałaganu. Znajdziesz tu mnóstwo pożytecznych wskazówek, dzięki którym wyrobisz w sobie dobre nawyki. Wprowadzenie takiej rutyny pozwoli Ci na zwiększenie efektywności pracy nie tylko z pocztą elektroniczną. Z pewnością znasz zaawansowane narzędzia, które służą do zarządzania e-mailami, i już wiesz, że nie rozwiązują one zasadniczego problemu. W tym poradniku, owszem, opisano kilka takich narzędzi, jednak podano również, jak poprawnie ich używać.

W książce:

• sześć błędnych przekonań na temat poczty elektronicznej
• siedem nawyków pozwalających uporządkować skrzynkę odbiorczą
• cztery złote działania w zarządzaniu pocztą
• dziesięć zasad efektywnego pisania e-maili
• sześć narzędzi wspomagających utrzymywanie porządku w poczcie

Odzyskaj kontrolę nad swoją pocztą!

Prezent dla Czytelników

Dlaczego powinieneś posprzątać w swojej skrzynce odbiorczej

• Kim jestem?

Ograniczające przekonania na temat poczty elektronicznej

• Ograniczające przekonanie nr 1. Musisz być stale dostępny
• Ograniczające przekonanie nr 2. Poczucie "winy"
• Ograniczające przekonanie nr 3. Krótkie maile są niegrzeczne
• Ograniczające przekonanie nr 4. Myślenie, że inni ludzie są ważniejsi niż Twoje własne priorytety
• Ograniczające przekonanie nr 5. Traktowanie skrzynki odbiorczej jak listy zadań do wykonania
• Ograniczające przekonanie nr 6. Rozwiązaniem może być ogłoszenie "bankructwa mailowego"

7 nawyków pozwalających uporządkować skrzynkę odbiorczą

• Nawyk nr 1. Zarezerwuj sobie czas na zajmowanie się mailami
• Nawyk nr 2. Praktykuj "zasadę pięciu zdań"
• Nawyk nr 3. Inteligentnie filtruj swoje wiadomości
• Nawyk nr 4. Każdą wiadomość "obsługuj" tylko raz
• Nawyk nr 5. Całkowicie wyeliminuj bezużyteczne wiadomości
• Nawyk nr 6. Naucz się pisać bezwzrokowo
• Nawyk nr 7. Ceń swój czas
• Twój kolejny krok

Krok 1. Wyłącz powiadomienia o przychodzących mailach

Krok 2. Wyłącz wszystkie pozostałe powiadomienia

Krok 3. Ogranicz liczbę skrzynek odbiorczych

• Działanie 1. Zrezygnuj z tylu różnych kont i skrzynek odbiorczych, z ilu tylko możesz
• Działanie 2. Stosuj filtry poczty elektronicznej
• Działanie 3. Proaktywnie ignoruj niektórych adresatów
• Działanie 4. Opracuj system przetwarzania wiadomości z każdej skrzynki odbiorczej

Krok 4. Stosuj 4 Złote Zasady dotyczące zarządzania pocztą

• Wybór 1. Usuń
• Wybór 2. Deleguj
• Wybór 3. Odrocz
• Wybór 4. Zrób
• Wykształcanie nawyku stosowania 4 Złotych Zasad

Krok 5. Utwórz jedną, centralną lokalizację dla często używanych plików

Krok 6a. Zacznij korzystać z szablonów odpowiedzi

Krok 6b. Wykorzystaj programy do wysyłania szablonowych odpowiedzi

• I. Szablony w kliencie poczty Gmail
• II. Szablony w Outlooku
• III. Szablony odpowiedzi w Yahoo!
• IV. Szablony odpowiedzi w aplikacji Mail (Apple)
• V. Szablony odpowiedzi w Mozilla Thunderbird
• Programy komputerowe ułatwiające odpowiadanie za pomocą szablonów

Krok 7. Korzystaj z 10 zasad efektywnego pisania maili

• Zasada 1. Pamiętaj, że krótkie odpowiedzi wcale nie są niegrzeczne
• Zasada 2. Używaj pogrubionego tekstu i numerowanych list
• Zasada 3. Precyzyjnie formułuj tematy swoich wiadomości
• Zasada 4. Ogranicz do minimum bezsensowne odpowiedzi
• Zasada 5. Usuwaj wszelkie zbędne informacje
• Zasada 6. Przestań zadawać pytania otwarte
• Zasada 7. Przedstaw konkretne działania
• Zasada 8. Wystrzegaj się wielu pytań naraz
• Zasada 9. Precyzyjnie nazywaj załączniki
• Zasada 10. Przestrzegaj zasady pięciu zdań

Krok 8. Korzystaj z filtrów wiadomości

• Dlaczego filtrowanie jest ważne?
• Jaki jest najlepszy sposób na filtrowanie wiadomości poczty elektronicznej?
• Jak działają filtry złożone?
• I. Filtrowanie wiadomości w usłudze Gmail
• II. Filtrowanie wiadomości w Outlooku
• III. Filtrowanie wiadomości w usłudze Yahoo!
• Jak filtry mogą pomóc Ci w utrzymaniu pustej skrzynki odbiorczej?

Krok 9. Przenoś konwersacje dotyczące współpracy na inne platformy

• Narzędzie 1. Kalendarz (Google/Outlook)
• Narzędzie 2. Outsourcing współpracy
• Narzędzie 3. Basecamp lub HyperOffice
• Narzędzie 4. Ankiety online
• Narzędzie 5. Wiki
• Narzędzie 6. Telefon lub Skype

Wskazówki pozwalające oszczędzić czas przy obsłudze poczty elektronicznej

• Wskazówka 1. Używaj podpisów
• Wskazówka 2. Umieść pliki w chmurze
• Wskazówka 3. Używaj kart, nie okien
• Wskazówka 4. Utwórz listę dystrybucyjną
• Wskazówka 5. Naucz się skrótów klawiaturowych

Narzędzia pomagające uzyskać pustą skrzynkę odbiorczą

• Narzędzie 1. Evernote
• Narzędzie 2. SaneBox
• Narzędzie 3. Mailstrom
• Narzędzie 4. IFTTT
• Narzędzie 5. Używaj szybkiej przeglądarki
• Narzędzie 6. Gmail Unsubscriber

Mam 10 tysięcy maili! Co robić?

• Krok 1. Poświęć 30 minut dziennie
• Krok 2. Wykształć nawyk oczyszczania swojej skrzynki pocztowej
• Krok 3. Zrezygnuj ze zbędnych subskrypcji
• Krok 4. Sortuj wiadomości według nadawcy
• Krok 5. Usuń jednorazowo wszystkie wiadomości śmieci
• Krok 6. Udzielaj odpowiedzi na innych platformach
• Krok 7. Archiwizuj ważne wiadomości e-mail
• Krok 8. Odpowiadaj poszczególnym osobom
• Krok 9. Bądź konsekwentny i nie ustawaj w wysiłkach
• Krok 10. Unikaj powtarzania tych samych błędów

Uwagi końcowe